Comment comparer deux fichiers Excel

S'il est une chose que Microsoft Excel sait bien faire, c'est comparer des données aussi bien au sein d'une même feuille de calcul qu'entre deux classeurs. Si vous avez à comparer des données, vous aurez le choix entre utiliser les fonctions RECHERCHE, EQUIV et EXACT.

Méthode 1

Méthode 1 sur 4:

Avec la fonction côte à côte

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Ouvrez les classeurs à comparer. Exécutez Excel, cliquez sur Fichier et sélectionnez Ouvrir. Là, vous naviguerez dans l'arborescence du disque dur pour trouver les deux classeurs à comparer.
- Avant de lancer Excel, mettez vos deux classeurs dans le même dossier. La comparaison ne peut se faire que si les deux classeurs sont affichés à l'écran.
Activez un des classeurs ouverts, puis cliquez en haut sur l'onglet Affichage, le septième de la rangée des onglets.
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Cliquez sur Afficher côte à côte. Repérez le groupe Fenêtre et dans celui-ci, une icône faite de 2 fichiers verticaux placés… côte à côte. En cliquant dessus, vous aurez 2 feuilles de données, l'une à droite, l'autre à gauche.
- Bien entendu, cette fonctionnalité ne sera pas visible s'il n'y a qu'un seul classeur ouvert : Excel ne peut pas l'impossible !
- Si deux classeurs sont ouverts, Excel les considère comme actifs et les mettra donc automatiquement côte à côte.
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Cliquez sur Réorganiser tout. Cette fonctionnalité permet de modifier la présentation côte à côte des documents, car il y a plusieurs façons de les présenter.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez la présentation qui vous convient. Vous avez le choix entre Mosaïque, Horizontal, Vertical et Cascade.
Une fois les classeurs disposés comme vous le souhaitez, cliquez dans Fenêtre sur Défilement synchrone (c'est juste sous Afficher côte à côte). Comme son nom l'indique, si vous avez deux classeurs longs, vous pourrez les voir en parallèle, quelle que soit la partie que vous comparez. Très pratique pour une comparaison ligne à ligne.
Comme ils sont synchrones, peu importe celui que vous manipulez, l'autre bougera de la même façon. C'est vraiment une fonctionnalité intéressante, même si ce n'est pas elle qui va vous révéler les différences… s'il y en a !
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Méthode 2

Méthode 2 sur 4:

Avec la fonction RECHERCHE

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Ouvrez les classeurs à comparer. Exécutez Excel, cliquez sur Fichier et sélectionnez Ouvrir. Là, vous naviguerez dans l'arborescence du disque dur pour trouver les deux classeurs à comparer.
- Avant de lancer Excel, mettez vos deux classeurs dans le même dossier. La comparaison ne peut se faire que si les deux classeurs sont affichés à l'écran.
Elle sera créée dans une cellule que vous aurez préalablement choisie, mais elle n'apparaitra que plus tard.
Le contour devient alors épais.
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Cliquez sur l'onglet DONNÉES de la barre d'outils. Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Valider. Une fenêtre apparait.
- Sur les anciennes versions d'Excel, la barre d'outils des données n'apparait qu'après avoir cliqué sur l'onglet DONNÉES. Une fenêtre Validation des données s'affiche à l'écran.
C'est là que vous allez indiquer le critère en quelque sorte pivot (ici, la première colonne) qui va permettre de faire apparaitre les informations relatives.
Validez avec la touche Entrée. Cliquez sur OK. Regardez la cellule désormais dotée d'une liste : une petite flèche est apparue sur la droite de la cellule et si vous cliquez dessus, vous voyez la liste sélectionnée par vos soins.
Avec les anciennes versions d'Excel, il faut simplement cliquer sur l'onglet Formules, puis sur Recherche et référence.
Cette fonction est dans le groupe Bibliothèque de fonctions.
Ce faisant, vous faites apparaitre une boite de dialogue. Cliquez sur OK.
Elle sera choisie dans la liste déroulante du champ valeur_cherchée.
Cela se fait dans la liste du champ vecteur_recherche.
C'est dans cette colonne que s'afficheront les informations relatives.
Automatiquement apparaissent les informations relatives à cette valeur de la première colonne.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 4:

Avec XL Comparator

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Rendez-vous sur cette page, c'est celle du site de XL Comparator. Là, vous allez pouvoir téléverser sur le serveur de ce site les deux fichiers Excel à comparer.
Vous avez deux cadres (1 et 2) à l'intérieur desquels vous avez un bouton Choisir le fichier. Cliquez dessus afin de télécharger les deux fichiers Excel à comparer.
Un message d'information vous avertit simplement que le temps de traitement dépend de la taille des fichiers sélectionnés, le traitement a cependant commencé. Cliquez sur Fermer.
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Sélectionnez les colonnes à comparer. Juste en dessous du nom des fichiers se trouve une liste déroulante Sélectionnez une colonne. Cliquez sur la liste et choisissez les 2 colonnes qui vont faire l'objet de la comparaison.
- Les noms des colonnes sont classés dans le sens de création du fichier (colonne A, puis B, etc.)
Quatre types de comparaison vous sont proposés. Choisissez-en une en cliquant sur le bouton radio de gauche. Avant de faire votre choix, lisez bien ce qui vous est proposé.
Il est possible, en bas de page, d'ignorer ou non la casse (Ne pas tenir compte des majuscules/minuscules) et les espaces (Ignorer les espaces avant et après les valeurs). Vous pouvez cocher les deux options.
Vous arrivez sur la dernière page : est indiqué le nombre de lignes concernées et êtes invité(e) à télécharger le résultat de la comparaison.
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Affichez le résultat de la comparaison. En cliquant sur Cliquez ici dans le cadre Téléchargez le fichier résultat, vous êtes conduit vers une nouvelle page avec le résultat de la comparaison en format HTML. Pour le sauvegarder sur votre disque dur, faites Fichier, puis Enregistrer.
- À la fin, vous avez deux possibilités : modifier les paramètres de comparaison (Autre comparaison) ou changer les fichiers pour une autre comparaison (Comparer d'autres fichiers).
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Méthode 4

Méthode 4 sur 4:

Sans afficher les fichiers Excel

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Repérez les noms du classeur et des feuilles de calcul qu'il contient.
- Nous prendrons deux classeurs situés sur le disque dur (C:) dans un dossier Comparatif, leurs chemins d'accès sont :
  - C:\Comparatif\Classeur1.xls (contenant une feuille du nom de Ventes_1999) ;
  - C:\Comparatif\Classeur2.xls (contenant une feuille du nom de Ventes_2000).
- Pour chacun de ces classeurs, la première colonne (A) affichera la nomenclature des produits et la seconde colonne le nombre de produits vendus. Ces 2 références (nom du produit et ventes) sont inscrites sur la première ligne.
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Créez un classeur de comparaison. Nous allons créer un troisième classeur (Classeur3.xls) qui va permettre la comparaison des 2 premiers. La première colonne contiendra toujours les noms des produits, mais la suivante indiquera la variation absolue des ventes entre les deux dates (ici, ventes 2000 - ventes 1999).
- Le chemin d'accès de ce classeur sera : C:\Comparatif\Classeur3.xls (contenant une feuille du nom de Comparaison).
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Affichez le titre de la première colonne. Le classeur Classeur3.xls est seul ouvert, cliquez une fois dans la cellule A1, puis tapez :
- ='C:\Comparatif\[Classeur1.xls]Ventes_1999'!A1
- Si le classeur est ailleurs sur votre disque dur, vous remplacerez le chemin C:\Comparatif\. Si votre classeur porte un autre nom, remplacez Classeur1.xls par le nom en question. Et enfin si votre feuille de calcul ne s'appelle pas Ventes_1999, vous remplacerez ce nom. Le classeur auquel il est fait référence dans la formule (ici, Classeur1.xls) ne doit pas être ouvert à l'écran. Excel peut modifier la référence que vous ajoutez si le fichier est ouvert. Vous vous retrouveriez alors avec une cellule qui a le même contenu que la cellule à laquelle vous vous référez.
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Copiez vers le bas le contenu de la première colonne. Saisissez la poignée en bas à droite de la cellule et faites-la glisser d'autant de cellules qu'en contient la colonne A des fichiers non ouverts. Toutes les références de cette colonne apparaissent.
Ici, ce sera Variation, puisque c'est la variation des ventes qui nous intéresse.
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Faites apparaitre la variation des ventes. Commencez par le premier produit en tapant en B2 la formule suivante :
- ='C:\Comparatif\[Classeur2.xls]Ventes_2000'!B2-'C:\Comparatif\[Classeur1.xls]Ventes_1999'!B2
- Ici, nous avons fait une soustraction, mais en fonction de l'analyse que vous comptez faire, n'importe quelle opération (produit, division…) peut être programmée.
Cliquez et maintenez appuyé le bouton de la souris dans le coin inférieur droit, puis étirez la cellule vers le bas pour faire apparaitre les variations de tous les produits.
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Conseils

Nous vous rappelons qu'il est absolument nécessaire que les fichiers de référence soient fermés. Sinon vous allez vous retrouver avec des références circulaires et votre comparaison ne pourra pas se faire correctement. Le mieux est que vous testiez pour bien comprendre cette histoire de référence.