Come Confrontare Due File Excel

Questo articolo spiega come confrontare i dati contenuti in due file di Excel diversi. Quando hai l'esigenza di manipolare e confrontare le informazioni presenti in un file Excel, puoi utilizzare le funzioni "CERCA", "INDICE" e "CONFRONTA" per aiutarti nell'analisi.

Metodo 1

Metodo 1 di 4:

Usare la Modalità di Visualizzazione Affiancata di Excel

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Apri i fogli di lavoro che vuoi confrontare. Avvia Excel, clicca sul menu File, quindi seleziona l'opzione Apri. A questo punto, seleziona i due file che vuoi confrontare usando la finestra di dialogo apparsa.
- Accedi alla cartella in cui hai memorizzato i due file di Excel, selezionali entrambi separatamente, quindi lasciali aperti.
Dopo aver aperto uno dei file, clicca sulla scheda Visualizza collocata nella parte superiore centrale della finestra del programma.
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Clicca sull'opzione Affiancati. È elencata nel gruppo "Finestra" della scheda Visualizza. È caratterizzata da un'icona raffigurante due fogli. In questo modo, i due file di Excel verranno visualizzati affiancati verticalmente, ognuno all'interno della propria finestra.
- L'opzione in oggetto potrebbe non essere visibile all'interno della scheda Visualizza se hai aperto uno solo dei due file di Excel che vuoi confrontare.
- Se hai già aperto entrambi i fogli da analizzare, Excel li userà automaticamente per attivare la modalità di visualizzazione "Affiancati".
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Clicca sul pulsante Disponi tutto. In questo modo, avrai la possibilità di cambiare l'orientamento delle finestre dei due file mentre sono visualizzate affiancate.
- All'interno della finestra pop-up apparsa, puoi scegliere come disporre le due finestre dei file: Orizzontalmente, Verticalmente, Sovrapposte o Affiancate.
Dopo aver aperto entrambi i file da confrontare, clicca sull'opzione Scorrimento sincrono (collocata sotto all'icona Affiancati), per scorrere più facilmente il contenuto di entrambi i file e individuare visivamente le eventuali differenze nei dati.
Quando la funzione "Scorrimento sincrono" è attiva, sarai in grado di scorrere il contenuto di entrambi i fogli di Excel visualizzati a video in modo semplice e veloce, pertanto potrai comparare i dati visivamente alla ricerca di eventuali incongruenze o differenze.
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Metodo 2

Metodo 2 di 4:

Usare la Funzione CERCA

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Apri i fogli di lavoro che vuoi confrontare. Avvia Excel, clicca sul menu File, quindi seleziona l'opzione Apri. A questo punto, seleziona i due file che vuoi confrontare usando la finestra di dialogo apparsa.
- Accedi alla cartella in cui hai memorizzato i due file di Excel, selezionali entrambi separatamente, quindi lasciali aperti.
Successivamente, verrà visualizzato un menu a discesa nel punto scelto.
I bordi di quest'ultima dovrebbero apparire più scuri per indicare che la cella è stata selezionata.
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Clicca sulla scheda DATI della barra multifunzione di Excel. A questo punto, seleziona il menu a discesa Convalida dati. Dovrebbe apparire a video un pop-up.
- Se stai usando una versione datata di Excel, dovrai accedere al menu "Dati" visualizzato nella parte superiore della finestra e selezionare l'opzione Convalida dei dati dall'elenco apparso.
Clicca sul menu a discesa in cui è visualizzata la voce Elenco, collocato nella sezione "Consenti" della finestra "Convalida dati".
In questo modo potrai scegliere l'origine dei dati (per esempio, la prima colonna del foglio attuale) che verranno poi processati usando l'apposito menu a discesa.
Clicca sul pulsante OK quando apparirà la finestra di convalida dei dati. Dovrebbe apparire un campo di testo con una freccia collocata sul lato destro. Quando cliccherai su quest'ultima, verrà visualizzato un menu a discesa.
Se stai usando una versione precedente di Excel, non cliccare sulla scheda Inserisci, ma clicca sulla scheda Formule, quindi accedi al menu a discesa Ricerca e riferimento.
Clicca due volte sull'opzione indicata. Dovrebbe apparire un pop-up al cui interno è visibile il pulsante OK. Clicca su quest'ultimo per continuare.
Seleziona il menu a discesa "Valore", quindi scegli la cella in cui verrà visualizzato l'elenco generato dalla convalida dei dati.
Le informazioni visualizzate nella cella in cui hai inserito la funzione "CERCA" dovrebbero cambiare automaticamente.
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Metodo 3

Metodo 3 di 4:

Usare XL Comparator

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Apri il browser del computer e visita l'URL https://www.xlcomparator.net. Verrai reindirizzato al sito web XL Comparator che potrai usare per confrontare due file di Excel.
Verrà visualizzata una finestra di dialogo che ti permetterà di selezionare uno dei due file di Excel da confrontare. Assicurati di usare entrambi i campi visualizzati a video, in modo da selezionare tutti e due i file in oggetto.
Dovrebbe apparire un pop-up nella parte superiore della pagina: ti informerà che il caricamento dei file ha avuto inizio. Ricorda che i file di grandi dimensioni richiederanno un tempo maggiore per essere caricati sul sito. Clicca sul pulsante OK per chiudere la finestra.
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Seleziona le colonne da analizzare. Sotto al nome di ciascun file è presente un menu a discesa denominato Select a column. Clicca sul menu indicato di ciascun file per selezionare le colonne che desideri confrontare.
- All'interno del menu apparso, saranno visualizzati i nomi delle colonne rilevate.
Hai a disposizione quattro opzioni tra cui scegliere: ognuna di esse modificherà il modo con cui verrà generato il file risultante dalla comparazione dei dati.
Nell'ultima sezione della pagina sono presenti due opzioni relative a come effettuare l'analisi dei dati: Ignore uppercase/lowercase e Ignore "spaces" before and after values. Clicca su ciascuno dei pulsanti di spunta indicati prima di continuare.
Verrà visualizzata la pagina da cui potrai scaricare il file risultante dal processo di comparazione dei dati.
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Scarica il documento che contiene i dati generati dal processo di analisi. Dopo aver caricato i file da confrontare e scelto come eseguire il confronto, avrai la possibilità di scaricare il documento che contiene i risultati dell'analisi dei dati. Clicca sul link Click here visualizzato nel riquadro Download the comparison file.
- Se hai la necessità di eseguire un secondo confronto, clicca sul pulsante New comparison collocato nell'angolo inferiore destro della pagina per poter ripetere l'intero procedimento.
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Metodo 4

Metodo 4 di 4:

Accedere a un File di Excel Direttamente da una Cella

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Prendi nota del nome dei file di Excel da confrontare e dei fogli che contengono al loro interno.
- In questo caso, ipotizza di dover confrontare i seguenti file:
  - C:\Confronta\File1.xls (contenente un foglio denominato "Vendite 1999").
  - C:\Confronta\File2.xls (contenente un foglio denominato "Vendite 2000").
- In entrambi i fogli, la colonna "A" contiene i nomi dei prodotti, mentre la colonna "B" contiene l'importo delle vendite di ciascun prodotto. Nella prima riga di ogni foglio sono presenti le intestazioni delle colonne.
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Crea un file in cui memorizzare i risultati del confronto. Utilizzerai il file denominato "File3.xls" per salvare i risultati. In questo file dovrai riservare una colonna per i prodotti e un'altra alla differenza delle vendite di ogni anno.
- C:\Confronta\File3.xls (contenente un foglio denominato "Confronto").
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Inserisci i nomi delle colonne. Apri solo il file "File3.xls", seleziona la cella "A1" e digita il seguente codice:
- ='C:\Confronta\[File1.xls]Vendite 1999'!A1
- Se il file è memorizzato in una cartella diversa da quella di esempio, sostituisci la porzione di codice "C:\Compare\" con il percorso corretto. Se hai assegnato un nome diverso ai file, sostituisci la porzione di codice "Book1.xls" con il nome corretto. Se il foglio presente nel file Excel ha un nome diverso da quello indicato nell'esempio, sostituisci il parametro "Vendite 1999" con quello corretto. Fai attenzione al fatto che il file a cui stai facendo riferimento ("File1.xls") non deve essere attualmente in uso: Excel potrebbe modificare il riferimento che stai creando qualora fosse già aperto. In questo caso la cella in cui hai inserito il codice avrebbe lo stesso contenuto di quella a cui stai facendo riferimento.
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Trascina il quadratino di riempimento della cella "A1" per creare la lista completa di tutti i prodotti. È collocato nell'angolo inferiore destro della cella in esame. In questo modo, i nomi dei prodotti verranno copiati automaticamente.
In questo caso usa il nome "Differenza", inserendolo nella cella "B1".
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Per esempio, ipotizza di voler calcolare la differenza delle vendite di ogni prodotto. In questo caso, inserisci il seguente codice all'interno della cella "B2":
- ='C:\Confronta\[File2.xls]Vendite 2000'!B2-'C:\Confronta\[File1.xls]Vendite 1999'!B2
- Usando le celle che fanno riferimento ad altri dati presenti in un file di Excel è possibile eseguire qualsiasi tipo di operazione.
Trascina il quadratino di riempimento della cella "B2", collocato nell'angolo inferiore destro di quest'ultima, per popolare automaticamente il resto delle celle della colonna, come hai fatto nel passaggio precedente.
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Consigli

Ricorda che i file a cui farai riferimento nella formula non devono essere in uso. Se sono aperti, Excel potrebbe ignorare il riferimento diretto presente nella cella rendendo impossibile accedervi successivamente (a meno che non vengano riaperti nuovamente all'interno del programma).