कैसे दो एक्सेल फाइल्स को कंपेयर करें (Compare Two Excel Files)

ये विकिहाउ आपको गाइड दो अलग-अलग एक्सेल फ़ाइल्स के बीच की इन्फोर्मेशन को सीधे कम्पेयर करना सिखाएगी। एक बार जब आप इन्फोर्मेशन को मेनिपुलेट करना और कम्पेयर करना सीख जाते हैं, फिर आप लुक अप (Look Up), इंडेक्स (Index) और मैच (Match) की मदद से एनालिसिस में मदद पा सकते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 4:

एक्सेल के व्यू साइड बाई साइड फीचर का उपयोग करना (Using Excel's View Side by Side Feature)

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कम्पेयर करने के लिए जरूरी वर्कबुक्स को खोलें: आप एक्सेल को खोलकर File फिर Open, पर क्लिक करके और दिखाई देने वाले मेनू से कम्पेयर करने के लिए दो वर्कबुक को सिलैक्ट कर सकते हैं।
- उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें, जहां आपके पास एक्सेल वर्कबुक सेव की गई है, प्रत्येक वर्कबुक को अलग से सिलैक्ट करें और दोनों वर्कबुक को खुला रखें।
टैब पर क्लिक करें: एक बार जब आप किसी एक वर्कबुक को खोलते हैं, तो आप विंडो के टॉप-सेंटर में View को क्लिक कर सकते हैं।
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पर क्लिक करें: यह View मेनू के लिए रिबन के विंडो ग्रुप में स्थित है और इसके आइकन के रूप में दो शीट हैं।
- यदि आपके पास केवल एक्सेल में एक वर्कबुक खुली है, तो यह ऑप्शन View टैब के अंतर्गत आसानी से दिखाई नहीं दे सकता है।
- यदि दो वर्कबुक खुली हैं, तो डॉक्युमेंट्स को साथ-साथ देखने के लिए, एक्सेल ऑटोमेटिकली इनको सिलैक्ट करेगा।
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पर क्लिक करें: जब वे साइड-बाइ-साइड दिखाई देते हैं, तो यह सेटिंग आपको वर्कबुक के ओरिएंटेशन को बदलने देती है।
- पॉप-अप वाले मेनू में, आप वर्कबुक Horizontal, Vertical, Cascade या Tiled को सिलैक्ट कर सकते हैं।
एक बार जब आपके पास दोनों वर्कशीट खुल जाएँ, फिर Synchronous Scrolling पर क्लिक करें, (View Side by Side ऑप्शन के नीचे स्थित) मैन्युअली डेटा में किसी भी डिफ़्रेंस को चेक करने के लिए एक्सेल फाइल लाइन-बाइ-लाइन दोनों को स्क्रॉल करना आसान बनाता है।
दोनों के द्वारा स्क्रॉल करने के लिए एक वर्कबुक पर स्क्रॉल करें: एक बार सिंक्रोनस स्क्रॉलिंग एनेबल हो जाने के बाद, आप एक ही समय में दोनों वर्कबुक से आसानी से स्क्रॉल कर पाएंगे और उनके डेटा को अधिक आसानी से कम्पेयर कर पाएंगे।

विधि 2

विधि 2 का 4:

लुकअप फ़ंक्शन का उपयोग करना (Using the Lookup Function)

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कम्पेयर करने के लिए जरूरी वर्कबुक्स को खोलें: आप एक्सेल को खोलकर File फिर Open, पर क्लिक करके और दिखाई देने वाले मेनू से कम्पेयर करने के लिए दो वर्कबुक को सिलैक्ट कर सकते हैं।
- उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आपके पास एक्सेल वर्कबुक सेव की गई है, प्रत्येक वर्कबुक को अलग से सिलैक्ट करें और दोनों वर्कबुक को खुला रखें।
तय करें कि आप किस सेल से यूजर को सिलैक्ट करना चाहते हैं: यह वह जगह है, जहाँ ड्रॉप-डाउन लिस्ट बाद में दिखाई देगी।
बॉर्डर को डार्क हो जाना चाहिए।
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टूलबार पर DATA टैब पर क्लिक करें: एक बार जब आप उस पर क्लिक करते हैं, तो ड्रॉप-डाउन मेनू में VALIDATION को सिलैक्ट करें। एक पॉप-अप मेनू दिखाई देगा।
- यदि आप एक्सेल के पुराने संस्करण का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो एक बार जब आप DATA टैब को सिलैक्ट करते हैं, तो Data Validation और Validation के बजाय ऑप्शन के रूप में डिस्प्ले होने पर डेटा टूलबार पॉप अप हो जाएगा।
यह आपको अपना सोर्स चुनने देगा (दूसरे शब्दों में, आपका पहला कॉलम), जो तब ड्रॉप-डाउन मेनू में डेटा में प्रोसीड किया जाएगा।
अपनी लिस्ट के पहले कॉलम को सिलैक्ट करें और Enter को दबाएँ: डेटा वेलीडेशन विंडो दिखाई देने पर OK पर क्लिक करें। जब आप एरो या तीर पर क्लिक करेंगे, तो आपको उस पर एक एरो या तीर के साथ एक बॉक्स दिखाई देना चाहिए।
उस सेल को सिलैक्ट करें, जहाँ आप दूसरी जानकारी दिखाना चाहते हैं।
और Reference टैब पर क्लिक करें: एक्सेल के पुराने वर्जन में, आप टैब पर क्लिक कर सकते हैं और Lookup & Reference कैटेगरी को खींचने के लिए Functions टैब पर क्लिक करें।
जब आप इसे डबल-क्लिक करते हैं, तो एक और बॉक्स दिखाई देना चाहिए और आप OK पर क्लिक कर सकते हैं।
lookup_value के लिए ड्रॉप-डाउन सूची के साथ सेल को सिलैक्ट करें।
Lookup_vector के लिए अपनी सूची के पहले कॉलम को सिलैक्ट करें।
Result_vector के लिए अपनी सूची के दूसरे कॉलम को सिलैक्ट करें।
जानकारी को ऑटोमेटिकली बदलना चाहिए।

विधि 3

विधि 3 का 4:

XL कम्परेटर का उपयोग करना (Using XL Comparator)

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अपना ब्राउज़र खोलें और https://www.xlcomparator.net पर जाएँ: यह आपको XL कम्परेटर की वेबसाइट पर ले जाएगा, जहाँ आप कम्पेरिजन के लिए दो एक्सेल वर्कबुक अपलोड कर सकते हैं।
पर क्लिक करें: यह एक विंडो खोलेगा जहाँ आप उन दो एक्सेल डॉक्युमेंट्स में से एक पर नेविगेट कर सकते हैं, जिनको आप कम्पेयर करना चाहते हैं। दोनों फ़ील्ड के लिए फ़ाइल को सिलैक्ट करना सुनिश्चित करें।
एक बार जब आप इसे चुन लेते हैं, तो पेज के ऊपर एक पॉप-अप मैसेज दिखाई देना चाहिए, जिससे आपको पता चल सके, कि फ़ाइल अपलोड प्रोसैस शुरू हो गया है और बड़ी फ़ाइल्स को प्रोसैस होने में अधिक समय लगेगा। इस मैसेज को क्लोज़ करने के लिए Ok पर क्लिक करें।
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उन कॉलम को सिलैक्ट करें, जिन्हें आप स्कैन करना चाहते हैं: हर फ़ाइल नेम के नीचे एक ड्रॉप-डाउन मेनू है, जिस पर Select a column लिखा होता है। कम्पेरिजन के लिए आप जिस कॉलम को हाइलाइट करना चाहते हैं, उसे सिलैक्ट करने के लिए हर फ़ाइल के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करने पर कॉलम नेम दिखाई देंगे।
अपनी रिज़ल्ट फ़ाइल के लिए कंटैंट को सिलैक्ट करें: इस कैटेगरी में उनके आगे में बबल के साथ चार ऑप्शन हैं, जिनमें से एक को आपको अपने रिज़ल्ट डॉक्यूमेंट के लिए फोर्मेटिंग गाइडलाइन के रूप में चुनना होगा।
कॉलम कम्पेरिजन को आसान बनाने के लिए ऑप्शन को सिलैक्ट करें: कम्पेरिजन मेनू के बॉटम सेल में, आपको अपने डॉक्युमेंट्स को कम्पेयर करने के लिए दो और कंडिशन: Ignore uppercase/lowercase और Ignore "spaces" before and after values दिखाई देंगी। आगे बढ़ने से पहले दोनों के लिए चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
यह आपको आपके रिज़ल्ट डॉक्यूमेंट के डाउनलोड पेज पर ले जाएगा।
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अपना कम्पेरिजन डॉक्यूमेंट डाउनलोड करें: एक बार जब आप अपनी वर्कबुक अपलोड कर लेते हैं और अपने पैरामीटर सेट करते हैं, तो आपके पास डाउनलोड के लिए उपलब्ध दो फाइलों में डेटा के बीच कम्पेयर दिखाने वाला एक डॉक्यूमेंट होगा। नीचे दिए गए Click here टेक्स्ट को Download the comparison file बॉक्स में क्लिक करें।
- यदि आप किसी दूसरे कम्पेयर को रन करना चाहते हैं, तो फ़ाइल अपलोड प्रोसैस को वापिस से स्टार्ट करने के लिए पेज के लोअर-राइट कॉर्नर में New comparison पर क्लिक करें।

विधि 4

विधि 4 का 4:

किसी सेल से सीधे एक्सेल फाइल को एक्सेस करना (Accessing an Excel File Directly from a Cell)

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अपनी वर्कबुक और शीट नेम को लोकेट करें।
- इस स्थिति में, हम तीन उदाहरण वर्कबुक्स का यूज करते हैं, जो नीचे दिए अनुसार स्थित और नामित हैं:
  - C:\Compare\Book1.xls (“Sales 1999” नाम की एक शीट हो)
  - C:\Compare\Book2.xls (“Sales 2000” नाम की एक शीट हो)
- दोनों वर्कबुक में प्रॉडक्ट के नाम के साथ पहला कॉलम “A” है और हर साल बेचे गए अमाउंट के साथ दूसरा कॉलम “B” है। पहली रो कॉलम का नाम है।
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एक कम्पेरिजन वर्कबुक बनाएँ: हम Book3.xls के ऊपर काम करके, कम्पेरिजन करेंगे और इन प्रॉडक्ट वाला एक कॉलम बनाएँगे और दूसरा कॉलम दोनों सालों के अंदर इनके बीच में आए अंतर के लिए बनाएँगे।
- C:\Compare\Book3.xls (“Comparison” नाम की एक शीट हो)
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कॉलम का टाइटल रखें: केवल “Book3.xls” खुलने के बाद, सेल “A1” पर जाएँ और टाइप करें।
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!A1
- यदि आप एक अलग लोकेशन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो लोकेशन स्थान के साथ “C:\Compare\” को बदलें। यदि आप एक अलग फ़ाइल नाम का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो “Book1.xls” को हटा दें और इसके जगह पर अपने फ़ाइल नेम को एड करें। यदि आप एक अलग शीट नाम का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो “Sales 1999” को अपनी शीट के नाम से बदलें। ध्यान रखें कि आप जिस फ़ाइल को रेफर कर रहे हैं, वो खुली न हो (“Book1.xls”): एक्सेल आपके द्वारा खोले जाने पर, आपके द्वारा एड किए जा रहे रेफरेंस को बदल सकता है। आप एक सेल के साथ खत्म करेंगे, जिसमें आपके द्वारा रेफर सेल के जैसा ही कंटैंट होगा।
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सभी प्रॉडक्ट को लिस्टेड करने के लिए सेल “A1” को नीचे खींचें: इसे बॉटम राइट स्क्वेयर से लें और सभी नेम्स को कॉपी करते हुए इसे ड्रैग करें।
इस केस में, हम इसे "B1" में “Difference” कहेंगे।
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(उदाहरण के लिए) हर प्रॉडक्ट के कम्पेयर का अनुमान लगाएं: इस केस में, सेल “B2” में टाइप करके।
- ='C:\Compare\[Book2.xls]Sales 2000'!B2-'C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!B2
- आप रेफर्ड फ़ाइल से रेफर सेल के साथ कोई भी सामान्य एक्सेल ऑपरेशन कर सकते हैं।
बॉटम कॉर्नर स्क्वेयर को नीचे खींचें और पहले की तरह सभी डिफ़्रेंस प्राप्त करें।

सलाह

याद रखें, कि रेफर फाइल्स को क्लोज़ करना जरूरी होता है। यदि आपने उन्हें खोला है, तो एक्सेल आपके द्वारा सेल में टाइप किए गए को ओवरराइड कर सकता है, जिससे फ़ाइल को बाद में एक्सेस करना नामुमकिन हो जाता है (जब तक कि आपके पास फिर से यह खुला न हो)।