كيفية كتابة خطاب اعتذار

ربما تكون قد أفسدت الأشياء لكنك على استعداد الآن أن تُبادر وتضع الأمور في نصابها الصحيح. إنه لأمرٌ جيد لك حقًا أن تفعل ذلك! فرسالة الاعتذار وسيلة جيدة للبدء في تعويض أحد الأخطاء أو مساعدة شخص ما كي يشعر على نحو أفضل، حتى وإن كان ذلك الخطأ غير مقصود من جانبك. إذا كنت تريد التأكد من أن اعتذارك مُجدي حقًا وفعّال، بل أنه لا يسبب المزيد من الأذى؛ فعليك إذن باتبّاع هذه النصائح. لتبدأ أولًا باتباع الخطوة رقم 1 لتتعلم كيفية كتابة رسالة اعتذار رائعة.

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

صياغة اعتذارك

تنزيل المقال

1
وضّح محتوى رسالتك. من الجيد أن تبدأ بأن توضح لهم أن هذه الرسالة هي رسالة اعتذار. فبذلك تمنحهم الفرصة لوضع أنفسهم في الحالة المناسبة لقراءة بقية الرسالة، فبالتأكيد أنت لا تريد لهم أن يكونوا حائرين بخصوص سبب الكتابة أو ماذا تريد أن تقول لهم.
- قُل شيئًا مثل: "أردت أن أكتب لك رسالة اعتذار."
2
اذكر خطأك. الآن بعد أن اعترفت بخطأك واعتذرت عنه، قُل عن ماذا تعتذر ولماذا كان خاطئ. كُن دقيق ووصفي. من خلال الوضوح التام سيعرف الشخص الذي تعتذر له أنك تفهم وتعي تمامًا ما فعلت.
- قُل شيئًا مثل: "إن ما فعلتُ في نهاية الأسبوع الماضي كان غير ملائم، وغير محترم، وأناني إلى حدٍ بعيد. كان من المفترض أن يكون زفافك متعلقًا بسعادتك والاحتفال بحبك، لكن بطلبي يد جيسيكا للزواج، حوّلت التركيز إليَّ؛ فبذلك حاولت سرقة لحظتك الخاصة، وكان ذلك خطأ."
3
اعترف بحجم الأذى الذي سببته للآخرين. اعترف بتعرُّضِهم للأذى وتفهّمك قدر الأذى الذي سبَّبته. إنه لوقت مناسب أن تذكر أنك لم تتعمَّد أبدًا أذيتهم.
- قُل شيئًا مثل: "أخبرني يعقوب أن أفعالي لم تكن فقط مُفسدة لحفل زفافك، لكنها أيضًا جعلت من شهر العسل تجربة غير سعيدة لكم كما يجب لها أن تكون. أرجو أن تتفهَّم أن ذلك لم يكن أبدًا في نيتي. أردت منك أن تملك المقدرة على النظر إلى الوراء وأن تتذكَّر اللحظات السعيدة فقط، لكني أفسدت كل هذا بأفعالي الأنانية. سلبت منك تلك اللحظات السعيدة. وبينما لا أستطيع حقًا معرفة حجم شعورك حيال ذلك، لكني بكل تأكيد أستطيع فهم أن ما فعلتُ كان من أسوأ الأشياء التي يمكن أن أكون قد فعلتها لك."
4
عبِّر عن امتنانك. فإذا أردت -رغم أن ذلك غير مطلوب- يمكنك أن تعبِّر عن الشكر والامتنان للأشياء الجيدة التي قد فعلوها من أجلك في الماضي. سيُظهر ذلك تقديرك لهم، كما سيساعد في إظهار استيائك مما فعلتَ مسبقًا.
- قُل شيئًا مثل: "كان ما فعلتُ لكم شيئًا فظيعًا بالنسبة لي، خاصةً بعدَ احتوائكم لي في عائلتِكم بحُب وود. فأنتم لم تظهروا لأخي حبكم الكبير وحسب، وإنما أظهرتم لي أيضًا دعمكم وطيبتكم اللذين لم أكن أتصور أن أتلقاهما أبدًا. كانت أذيتكم بهذه الطريقة إهانة لكل الأشياء التي فعلتموها من أجلي وأنا أكره نفسي لذلك."
5
تقبَّل المسئولية. ويعد هذا من أهم الأجزاء في الاعتذار، لكنه يمكن أن يكون الأصعب في الطرح. وحتى في حالة ارتكاب الشخص الآخر لبعض الأخطاء لا يجب الاعتراف بذلك في هذه الرسالة لعدم ملائمتها. ففي هذه الرسالة ما عليك إلا الاعتراف بالمسئولية عن أخطائك بصراحة وبدون تحفُّظ. قد يكون لديك أسباب قوية لما فعلت ولكن لا ينبغي أن يمنعك ذلك من القول بتسبّبه في أذى الشخصٍ الآخر.
- قُل شيئًا مثل: "سأحاول أن أقدِّم شرحًا لما بدر مني مع علمي أنه ليس هناك أعذار. فعلى الرغم من نواياي الجيدة إلا أن ذلك لا يهم، وإنما ما يهم هنا فقط هو سوء اختياراتي. وبكل تأكيد أتحمَّل مسئولية أفعالي الأنانية ومقدار الألم الذي سبّبته لك."
- لا تختلق أعذارًا لأفعالك وإنما يمكنك تفسير أسبابك بعناية. إذا كنت تشعر حقًا بالحاجة إلى ذلك أو إن كان من شأنه أن يصحح من الأمر، فبإمكانك تفسير أسباب اختيارك. ينبغي أن تفعل ذلك إذا كنت تعتقد فقط أن فهم اختياراتك سوف يأتي ببعض الراحة على الشخص الذي تأذَّى بسببك.
6
قدِّم حلًا من شأنه أن يؤدي إلى تغيير. فالاعتذار وحده غير كافي. لأن ما يعطي لاعتذارك حقًا بعض التأثير هو إيجاد طريقة تنذر بحل المشكلة مستقبلًا. هذا أفضل حتى من مُجرد القول بعدم تكرار ذلك مجددُا. فعندما تقّدم خطة للتغيير وكيف ستمضي فيها، سوف يُظهر ذلك للشخص أنك حقًا جاد في تعديل الوضع للأفضل.
- قُل شيئًا مثل: "إن اعتذاري فقط لا يكفي، فأنت تستحق ما هو أفضل. عندما تعود إلى الوطن، أود أنا وجيسيكا أن نقيم حفل ترحيب بالعودة لأرض الوطن. سُيقام هذا الحفل من أجل جمع الشمل وستكون مكرّسة بشكل كامل وبنسبة 100% للاحتفال بالحب الكبير الذي تتشاركه مع أخي. إذا كنت لا ترغب في المجئ فلا بأس، فقد أردت فقط أن أجد طريقة لمساعدتك في خلق ذكريات سعيدة بدلًا من تلك التي سلبتك إياها."
7
أعلِن رغبتك في تواصل أفضل في المستقبل. يجب ألا تطلب المسامحة في الحال، فسوف يضع ذلك مطالب -سواءً عن قصد أو عن غير قصد- على شخصٍ قد أخطأت لتوّك بحقه. وإنما من الأفضل أن تُعبر عما تريده حقًا لعلاقتكما من تواصل بشكل أفضل في المستقبل.
- قُل شيئًا مثل: "لا أستطيع أن أتوقّع مسامحتك ولكني بكل تأكيد آمل ذلك. كل ما يُمكنني قوله في الحقيقة هو أنني أريد أن تكون الأمور بيننا جيدة. أريدك أن تكون على ما يُرام، بل وأن تكون سعيد في النهاية عند وجودنا سويًا. أريد أن استرد علاقتنا الرائعة. كل ما آمله مستقبلًا هو القدرة على تخطِّي الماضي وخلْق أوقات أسعد معًا."

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

الاعتذار بشكل صحيح

تنزيل المقال

هذا في غاية الأهمية، فإذا كنت قد أخطأت ولديك شعور باحتمالية تكرارك الخطأ، أو إن كان الخطأ نابع من اختلافات جوهرية في الشخصية أوالقيم؛ ففي هذه الحالة لا يجب أن تعد بالتغيير، ذلك لأنه من المحتمل بنسبة كبيرة أنك ستكرّر الخطأ؛ وبالتالي أي اعتذارات مستقبلية عن أي شيء آخر ستبدو حقًا جوفاء وبلا معنى.
2
كُن حذرًا بخصوص اللغة التي تستخدمها. إن الاعتذار مهارة، ونحن بطبيعة الحال لا نريد أن نقوم بالأمر وسوف نحارب ذلك كثيرًا من الوقت. ولهذا السبب إذا كنت ترغب في الاعتذار بشكل صحيح، فعليك أن تكن حذرًا حول اللغة التي تستخدمها. فبعض العبارات والكلمات تبدو وكأنها اعتذار، لكنها في حقيقة الأمر تزيد الأمر سوءًا، لأنها تُظهر أنك لا تشعر بالأسف فعلًا. من السهل الوقوع في استخدام مثل هذه الكلمات عن طريق الخطأ، ولذلك يجب أن تكون على وعي تام أثناء كتابة رسالتك. ومن الأمثلة على ذلك:
- "تم ارتكاب بعض الأخطاء..."
- استخدام عبارات "إذا"؛ مثل قولك: "أنا آسف إذا تأذت مشاعرك" أو "إذا شعرت بالسوء حيال هذا."
- "أنا آسف أنك شعرت بهذه الطريقة."
فعندما تعتذر عليك أن تكون صادقًا وحقيقيًا حيال ذلك. وإذا كنت غير قادر على ذلك فمن الأفضل في بعض الحالات الانتظار حتى تشعر فعلًا بالأسف قبل الاعتذار. لا تستخدم النماذج المحفوظة أو الكليشيهات عند كتابة الرسالة. كما لا تقوم بنسخ بعض الرسائل المتوفرة على شبكة الإنترنت، فأنت تريد لكلامك أن يكون دقيق بخصوص ما حدث حتى يعرف الشخص الذي تعتذر له أنك تفهم ما حدث وكيف كان مؤذيًا.
فأنت لا تريد أن تبدو رسالتك مُلحة أو وقحة أو حتي خالقة للمزيد من الإهانة. كما لا تُريد أيضًا لنفسك أن تظهر محاولًا الضعط من أجل المسامحة. كذلك لا يجب أن تضع الافتراضات حول شعورهم أو لماذا هم مستاءون، لأن ذلك يمكن أن ينتهي إلى أنك لا تفهم جيدًا ما حدث. لذلك عند استخدامك للغة، من الأفضل أن تتخذ لهجة متواضعة تجعلهم يشعروا بالسيطرة على الأمر؛ هذا النوع من اللغة سيساهم بشكل كبير في مسامحتهم لك.
انتظر إن أمكن بضعة أيام قبل إرسال الرسالة، حتى تكون قادرًا على قراءتها مرة أخرى عندما تكون معزولًا أكثر عاطفيًا عن ما كتبت.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

بناء الرسالة

تنزيل المقال

عند الاعتذار ينبغي أن تبدأ بـ "عزيزي...." ومن الأفضل ألا تبالغ في تجميل لغتك في بداية الرسالة، وحاول قدر الإمكان الحفاظ على التحية بشكل أساسي.
إذا كنت لا تعرف كيف تختم رسالتك فاختمها بالشكل المعتاد: "مع خالص التقدير..." ومع ذلك يمكنك أن تكون مبدعًا أكثر إذا كنت تريد أن تُبقي الرسالة بعيدة عن الرسمية. حاول استخدام عبارات مثل "أتوجّه إليك بكامل تحياتي" أو "مرة أخرى، أعتذر لك بشدة عما سببت لك من مشاكل وآمل أن أضع الأمور في نصابها الصحيح."
3
اعمل على صياغة رسالة اعتذار رسمية تمامًا. إذا كنت تكتب رسالة اعتذار في إطار رسمي فأنت بحاجة للتأكد من أن الرسالة تبدو رسمية. فإلى جانب طباعتها بشكل جيد، عليك إضافة أشياء مثل التاريخ، واسمك، واسم منظمتك، وتوقيعك مكتوبًا، إلى جانب أي أشياء أخرى مرتبطة بطبيعة الرسالة الرسمية حسب الحاجة إليها.
- سوف تحتاج أيضًا لضبط الجُمل نحويًا، كي تبدو رسالتك رسمية وفي أنسب صورة للموقف.

أفكار مفيدة

قُل ما تعني واعنِ ما تقول. فالصدق مُفتاح الحل. إذا وعدت فاوفِ بوعدك.
قد تضطر إلى تناسي كبريائك عند الاعتذار. لن تجني شيئًا من غرورك، فالعلاقات الجيدة لا يمكن أن تقدر بثمن في كثير من الأحيان.
تأكد من أن رسالتك ليست قصيرة. جملتان أو ثلاث لن يؤدوا أبدًا بالهدف المرغوب. اظهِر للشخص أنك بذلت وقتًا وجهدًا في الرسالة.
إذا واجهت صعوبة في كتابة الرسالة، فاطلب من صديق أو من أحد أفراد الأسرة للمساعدة. سيكونوا على علم بما هو متوقَّع منك، وسيسعدوا بمساعدتك في ذلك.
تأكد من أن الرسالة قصيرة ولطيفة؛ ادخل في الموضوع وتحمل المسئولية كاملة.
حاول توضيح الأسباب التي أدت بك لفعل ذلك. قد يشعر الشخص على نحو أفضل إذا علم أنك لم تكن ماكرًا أثناء هذا الفعل.
قُل أن الخطأ كان خطأك، ولا تُحاول إلقاء اللوم على الشخص الآخر. وسُيظهر هذا مدى مسئوليتك ونُضجك.