كيفية كتابة إجراءات التشغيل القياسية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

إجراءات التشغيل القياسية هي مستند يتألف من معلومات مفصلة خطوة بخطوة تتعلق بكيفية تنفيذ مهمة ما. قد تحتاج إجراءات التشغيل القياسية تعديلًا وتحديثًا فحسب أو ربما تكون في موقف يستدعي كتابتها من الصفر. يبدو الأمر شاقًا لكنه بالفعل مجرد قائمة مرجعية. انظر الخطوة 1 لتبدأ.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

تنسيق إجراءات التشغيل الموحدة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اختر تنسيقك. ما من طريقة صائبة أو خاطئة لكتابة إجراءات التشغيل القياسية، لكن سيكون لدى شركتك عدة نماذج منها على الأرجح والتي يمكنك مراجعتها للحصول على إرشادات التنسيق وهي توضح كيف يفضلونها. استخدم إجراءات التشغيل السابقة كنموذج إذا كان هذا صحيحًا، أما إذا لم يكن كذلك فلديك بضعة خيارات:

   • تنسيق الخطوات البسيطة. للإجراءات الروتينية القصيرة ذات النتائج المحتملة القليلة وتدخل لصلب الموضوع تمامًا، وهي مجرد لائحة موجزة من الجمل البسيطة التي تعلم القارئ بما عليه فعله بجانب المستندات الضرورية وإرشادات السلامة.
   • تنسيق الخطوات التراتبية. للإجراءات الطويلة غالبًا المكونة من أكثر من عشر خطوات وتشمل بضعة قرارات يتوجب اتخاذها وتوضيحات ومصطلحات، وتكون في العادة لائحة بالخطوات الرئيسية مع الخطوات الفرعية بترتيب محدد للغاية.
   • تنسيق مخطط التدفق. قد يكون مخطط التدفق أفضل رهاناتك إذا كانت الإجراءات أشبه بخريطة بعدد غير محدد من النتائج المحتملة. هذا هو التنسيق الذي عليك أن تختاره حين لا يكون التنبؤ بالنتائج ممكنًا.
2. 
   2
   ضع قراءك في الاعتبار. هناك ثلاثة عوامل رئيسية عليك أخذها في الحسبان قبل كتابة إجراءات التشغيل القياسية:

   • المعرفة المسبقة للقراء. هل هم معتادون على المنظمة وإجراءاتها؟ هل يعرفون مصطلحاتها؟ يجب أن تتطابق لغتك مع معرفة القارئ واستثماراته.
   • القدرات اللغوية للقراء. هل هناك أي احتمال أن يقرأ من لا يعرفون لغتك إجراءات تشغيلك؟ سيكون تضمين العديد من المخططات التوضيحية والصور المشروحة فكرة جيدة إذا كانت هذه مشكلة قائمة.
   • حجم قرائك. يجب أن تجعل تنسيق المستند أشبه بمحادثة في مسرحية، خاصة إذا كان من المتوقع أ، يقرأ الملف عدد كبير من الأشخاص في الوقت ذاته (بأدوار مختلفة): يتم مستخدم 1 الفعل ويتبعه المستخدم 2 وهكذا. يستطيع كل قارئ بهذه الطريقة أن يرى كيف سيعمل كجزء لا يتجزأ من منظومة العمل الدقيقة.
3. 
   3
   ضع معرفتك في الاعتبار. يمكن تلخيص هذا في ما يلي: هل أنت أفضل من يكتب هذا المستند؟ هل تعلم ما تستلزمه العملية؟ كيف يمكن أن يسير الأمر على نحو خاطئ؟ كيف تجعلها آمنة؟ قد يكون من الأفضل تسليم الأمر لشخص آخر إذا كانت الإجابة بالنفي. لن ينتج عن الكتابة السيئة (أو الأسوأ، غير الدقيقة) لملف إجراءات التشغيل القياسية تقليل الإنتاجية والقصور التنظيمي فقط، ولكنها ستكون غير آمنة أيضًا وذات نتائج ضارة على فريق العمل والأمن والسلامة وعلى البيئة المحيطة ككل. باختصار هو ليس أمرًا يمكنك المجازفة به.

   • لا تخجل من سؤال من أتموا الإجراء يوميًا لطلب المساعدة إذا وُكِل إليك هذا المشروع وشعرت بأنك مضطر أو ملزم بإتمامه. إجراء المقابلات هو جزء طبيعي من عملية كتابة إجراءات التشغيل القياسية.
4. 
   4
   اختر بين إجراءات التشغيل الطويلة أو القصيرة. يمكنك كتابة إجراءات التشغيل بصيغة قصيرة أو تحديثها إذا كنت تكتبها لمجموعة من الأفراد المعتادين على البروتوكول والمصطلحات وغير ذلك وكانت اللائحة القصيرة الموجزة ستفيد أكثر.

   • إنها بالفعل مجرد قائمة قصيرة بالخطوات بغض النظر عن الهدف الأساسي والمعلومات ذات الصلة (التاريخ والكاتب والرقم التعريفي... إلخ). هذه هي الطريقة التي عليك اتباعها عندما لا يطلب توفير توضيح أدق أو المزيد من التفاصيل.
5. 
   5
   تذكر هدفك من كتابة إجراءات التشغيل القياسية. الأمر الجلي هو وجود إجراء في منظمتك يكرر مرارًا وتكرارًا، لكن هل هناك سبب معين يجعل كتابة إجراءات التشغيل القياسية مفيدة على نحو خاص؟ هل هي مطلوبة للتشديد على السلامة؟ تدابير امتثال؟ هل تستخدم للتدريب أو في العمل اليومي؟ إليك بضعة أسباب تجعل إجراءات التشغيل ضرورية لنجاح الفريق:

   • لضمان تلبية معايير الامتثال
   • لزيادة متطلبات الإنتاج لأقصى درجة
   • لضمان عدم وجود آثار سلبية على البيئة
   • لضمان السلامة
   • لضمان سير كل شيء وفقًا للخطة
   • لمنع أخطاء التصنيع
   • لتستخدم كوثيقة تدريب
     • سيكون من الأفضل بناء كتابتك حول هذه النقاط إذا عرفت ما يجب أن توضحه إجراءات التشغيل القياسية، كما أنه من الأسهل رؤية مدى أهمية إجراءات التشغيل.

جزء 2

جزء 2 من 3:

كتابة إجراءات التشغيل القياسية

تنزيل المقال

1. 
   1
   غطِ المادة الضرورية. تتألف إجراءات التشغيل التقنية في العموم من أربعة عناصر، إضافة للعملية نفسها:

   • "عنوان الصفحة". يشمل هذا 1) عنوان الإجراء 2) الرقم التعريفي لإجراءات التشغيل القياسية 3) تاريخ الإصدار أو المراجعة 4) اسم الوكالة/ الشعبة/ الفرع الذي تنطبق عليه إجراءات التشغيل 5) توقيع معدي إجراءات التشغيل والموافقين عليها. يمكن تنسيق هذا بأي طريقة تفضلها ما دامت المعلومات واضحة.
   • "فهرس محتويات". ضروري فقط إذا كان مستند إجراءات التشغيل القياسية طويلًا جدًا ما يوفر مرجعًا سهلًا. ما تجده هنا في الغالب هو توضيح قياسي بسيط.
   • "ضمان الجودة/ مراقبة الجودة". لا يكون الإجراء جيدًا إذا لم يكن تفقده ممكنًا. قدم المواد والتفاصيل الضرورية حتى يتأكد القارئ من حصوله على النتائج المرغوبة. قد يشمل هذا المستندات الأخرى أو لا يشملها كعينات تقييم الأداء.
   • "مرجع". احرص على ذكر كل المراجع الهامة أو المقتبس منها. احرص على إرفاق المعلومات اللازمة في الملحق إذا كان مرجعك هو إجراءات تشغيل أخرى.
     • قد يختلف بروتوكول منظمتك عن هذا. يمكنك مراجعة إجراءات التشغيل الموجودة مسبقًا إذا كانت متاحة وتخل عن هذه الفكرة والتزم بالموجود في مكانك.
2. 
   2
   أما بالنسبة للإجراء نفسه، فاحرص على تغطية الآتي:

   • النطاق والانطباق. بعبارة أخرى، صف هدف العملية وحدودها وكيفية استخدامها. ضمن المعايير والمتطلبات التنظيمية والأدوار والمسؤوليات والمدخلات والمخرجات.
   • المنهجية والإجراءات. لب المسألة، اذكر كل الخطوات مع التفاصيل الضرورية بما فيها المعدات المطلوبة. غطِ الإجراءات التسلسلية وعوامل اتخاذ القرار. وضح الاحتمالات الممكنة والتداخلات المحتملة أو اعتبارات السلامة.
   • توضيح المصطلحات. حدد المصطلحات والاختصارات وجميع العبارات غير الشائعة في الكلام المتداول.
   • تحذيرات الصحة والسلامة. تذكر في قسم مستقل ومع الخطوات التي تشكل مشكلة. لا تتغافل عن هذا القسم.
   • المعدات واللوازم لائحة كاملة بالمطلوب ومتى وأين يمكن إيجاد المعدات ومعاييرها الخ.
   • الاحتراس والمشكلات. هو في الأساس قسم لحل المشكلات. غط ما يمكن أن يسير على نحو خاطئ وما يجب الاحتراس منه وما قد يتعارض مع المنتج النهائي المثالي.
     • خصص لكل من هذه المواضيع قسمه الخاص (يرمز له بالأرقام أو الحروف غالبًا) لمنع إجراءات التشغيل من أن تكون طويلة ومربكة، ما يضمن لك أن تمثل مرجعًا سهلًا.
     • لا تعتبر هذه القائمة شاملة بأي حال وإنما مجرد رؤوس أقلام. قد تحدد منظمتك جوانب أخرى تتطلب الاهتمام.
3. 
   3
   اجعل كتابتك موجزة وسهلة القراءة. لن يلجأ قراءك لقراءتها طلبًا للمتعة في الغالب. عليك إبقاؤها قصيرة وواضحة وإلا سوف يتشتت انتباههم أو سيجدون المستند ضخمًا وصعب الفهم. حافظ على قصر الجمل قدر الإمكان إذا أمكنك.

   • إليك مثال سلبي: احرص على تنظيف الغبار من الأعمدة الهوائية قبل أن تبدأ باستخدامها.
   • إليك مثال إيجابي: نظف الغبار من الأعمدة الهوائية قبل الاستخدام.
   • لا تستخدم "أنت" في العموم إذ يجب أن يكون هذا ضمنيًا. تحدث بنبرة فعالة وابدأ جملك بأفعال أمر.
4. 
   4
   قابل الشخصيات التي تشملها العملية لمعرفة كيفية تنفيذهم للمهمة إذا لزم الأمر. إن آخر ما تريده هو كتابة إجراءات تشغيل قياسية غير دقيقة. إنك تخاطر بسلامة فريقك وفعاليته ووقته وتنفذ عملية محددة دون أدنى اهتمام وهو أمر قد يجده زملاءك مزعجًا بعض الشيء. اطرح الأسئلة إذا احتجت لذلك! سترغب في أن يكون الأمر صحيحًا.

   • اسأل عدة مصادر بالطبع إذا لم تعرف لتغطية جميع الأدوار والمسؤوليات. قد لا يتبع أحد أفراد الفريق إجراءات التشغيل القياسية أو يختص سواه بجزء من المهمة فقط.
5. 
   5
   وضح الكتل النصية الكبيرة من خلال تقسيمها إلى مخططات تدفقية ورسوم بيانية. سهل الأمر على قرائك بإضافة نوع ما من المخططات أو الرسوم إذا كانت هناك خطوة مهيبة على نحو خاص أو اثنتين. هذا يسهل القراءة ويعطي الذهن فاصلًا قصيرًا من محاولة فهم المستند كله وسيبدو لك أكثر اكتمالًا وأفضل كتابة.

   • الهدف مما سبق ليس تكبير حجم إجراءات التشغيل القياسية بدون طائل حقيقي، لذا افعله إذا كان ضروريًا فقط أو عند محاولة تخطي فجوة لغوية.
6. 
   6
   احرص على وجود ترميز للتحكم بالمستند لكل صفحة. إن مستندك هو واحد من العديد من إجراءات التشغيل القياسية لهذا السبب غالبًا، نأمل أن يكون هناك نوع من قواعد البيانات الكبيرة بمنظمتك تصنف كل شيء بنظام مرجعي محدد. مستندك جزء من هذا النظام المرجعي لذا يتطلب نوعًا من الترميز لإيجاده وهنا يأتي دور الترقيم.

   • يجب أن يكون هناك عنوان قصير لكل صفحة ورقم تعريفي ورقم مراجعة وتاريخ و"الصفحة # من #" في الزاوية اليمنى العلوية (في معظم صور التنسيقات). قد لا تحتاج لتذييل (أو تجعل التفاصيل السابقة في تذييل الصفحة) حسب تفضيلات منظمتك.

جزء 3

جزء 3 من 3:

ضمان النجاح والدقة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اختبر الإجراء. تعرف أنك لم تكتب إجراءاتك بشكل جيد بما يكفي على الأرجح إذا لم ترغب في اختبارها. اطلب من شخص ذو معرفة محدودة بالعملية (أو ممثل للقارئ العادي) أن يستخدم إجراءات التشغيل التي كتبتها لإرشاده. ما المشكلات التي ظهرت؟ حددها –إذا وجدت- وأجرِ التحسينات اللازمة.

   • من الأفضل أن يكون هناك عدة أشخاص اختبار لإجراءات التشغيل. سيواجه الأشخاص المختلفون مشكلات مختفة ما يمنحك ردود فعل متنوعة (نأمل أن تكون مفيدة).
   • احرص على اختبار إجراءات التشغيل على شخص لم يسبق أن نفذها. سيعتمد أي شخص ذو معرفة مسبقة على معرفته لتجاوز الأمر وبالتالي يضعف الغاية.
2. 
   2
   اجعل من ينفذون الإجراء يراجعون المستند. رأي مديرك في إجراءات التشغيل القياسية لا يهم في نهاية اليوم، وإنما المهم رأي "من يقومون بالعمل" لذا أعطه للطاقم الذي سينفذها (أو ينفذها) قبل إرسالة لرؤسائك. ما رأيهم؟

   • سيؤدي السماح لهم بالمشاركة وإشعارهم بأنهم جزء من العملية إلى جعلهم أكثر تقبلًا لهذه الإجراءات القياسية التي تعمل عليها وسيكون لديهم بعض الأفكار الرائعة حتمًا!
3. 
   3
   اجعل مستشاريك وفريق ضمان الجودة يراجعون إجراءات التشغيل القياسية. أرسلها للمستشارين حين يعطيك أعضاء الفريق الموافقة. سيكون لديهم مدخلات أقل للمحتوى الحقيقي في الغالب لكنهم سيعلمونك إذا حقق متطلبات التنسيق أو إذا كنت قد فوت شيئًا ما والبروتوكول اللازم لجعله رسميًا ومدخلًا في نظامك.

   • وجه الإجراءات القياسية لأخذ الموافقات باستخدام أنظمة إدارة المستندات لضمان مراجعة الموافقات. يختلف هذا من منظمة لأخرى لكنك سترغب في العموم أن يوافق كل شيء الإرشادات والتنظيمات.
   • ستكون التوقيعات ضرورية ولا تمانع معظم المنظمات في الوقت الحاضر قبول التوقيعات الإلكترونية.
4. 
   4
   ابدأ تطبيق الإجراءات القياسية فور الموافقة عليها. قد يتضمن هذا عمل تدريب رسمي للموظفين (مثل: تدريب في الصف أو تدريب بالحاسوب... إلخ) وإلا فقد يعني مستندك مجرد أوراق عديمة الفائدة. انقل عملك لأرض الواقع أيًا كان! لقد عملت من أجل هذا. حان وقت المواجهة والتطبيق!

   • احرص أن تظل الإجراءات القياسية جارية. حدثها إذا قدمت واحصل على إعادة موافقة للتحديثات ووثقها وأعد توزيعها حسب الحاجة إذ تتعلق سلامة فريقك وإنتاجيته ونجاحه بها.

أفكار مفيدة

• استخدم لغة بسيطة لشرح الخطوات.
• تذكر أن تضمن الأطراف الفاعلة متى أمكنك حتى تكون العملية الموثقة هي العملية الفعلية.
• تفقد وجود نسخة قديمة من إجراءات التشغيل القياسية تسبق نسختك. قد تتمكن من إجراء بضعة تعديلات سريعة فحسب لكن احرص على توثيقها أيضًا!
• احرص على توثيق تاريخ المستند في كل مرة تغير بها النسخة.
• استخدم المخططات التدفقية والعروض المصورة حتى تكون العملية واضحة للقارئ.
• تفقد وضوحها. احرص ألا تكون هناك عدة تأويلات. اعرض الإجراءات على شخص لا على العملية واسأله عن رأيه فقد تتفاجأ.
• اجعل الآخرين يراجعون مستندك قبل طلب الموافقة.