Een standaard operationele procedure schrijven

Een Standard Operational Procedure (SOP) bevat informatie over hoe een taak stap-voor-stap moet worden uitgevoerd. Een bestaande SOP hoeft alleen maar aangepast en bijgewerkt te worden, maar je kunt ook in een situatie verkeren waarin je er een helemaal moet opzetten.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Je SOP opzetten

Pdf downloaden

1
Kies de opzet. Er is geen juiste en onjuiste manier om een SOP te schrijven. Maar jouw bedrijf heeft vast al een aantal SOPs waar je naar kunt kijken om een idee te krijgen van de gewenste opzet. Gebruik bestaande SOPs – als die er zijn – als voorbeeld. Als die er niet zijn, heb je een paar opties:
- De opzet met de eenvoudige stappen. Deze manier is goed voor routinematige procedures, die kort zijn, weinig mogelijke resultaten opleveren en redelijk concreet zijn. Behalve de noodzakelijke documentatie en veiligheidsvoorschriften is het in feite niet meer dan een lijst met punten, waarin de lezer in eenvoudige zinnen wordt verteld wat er moet gebeuren.
- De opzet met de hiërarchische stappen. Dit werkt goed voor langere procedures – met meer dan tien stappen, waarbij beslissingen genomen moeten worden, verhelderd moet worden en terminologie moet worden uitgelegd. Dit is over het algemeen een in een specifieke volgorde gestelde lijst met de hoofdstappen en de bijbehorende sub-stappen.
- De opzet met de stroomdiagrammen. Als een procedure meer op een landkaart lijkt, met heel veel verschillende mogelijke uitkomsten, is een stroomdiagram de beste oplossing. Je moet voor deze opzet kiezen, wanneer de uitkomsten niet goed te voorspellen zijn.
2
Denk na over je publiek. Je moet met drie belangrijke dingen rekening houden voordat je een SOP gaat schrijven:
- Wat weet je publiek al? Is je publiek bekend met de organisatie en zijn procedures? Kennen ze de terminologie? De taal die je gebruikt moet passen bij de kennis en bijdrage van de lezer.
- De taalvermogens van je publiek. Is het mogelijk dat er mensen zijn die niet jouw taal spreken, als ze je SOP 'lezen'? Als dat het geval is, is het een goed idee om afbeeldingen met onderschriften en diagrammen op te nemen.
- De omvang van je publiek. Als je SOP door veel mensen (in verschillende rollen) tegelijk wordt gelezen, moet je het document opzetten als een dialoog in een toneelstuk: gebruiker 1 doet iets, en daarna gebruiker 2, en zo voorts. Op die manier kan elke gebruiker zien hoe hij of zij een radertje is in een goedlopende machine.
3
Denk na over 'jouw' kennis. Waar het op neer komt is dit: Ben jij de juiste persoon om dit op te schrijven? Snap jij waar het hier om gaat? Op welke manier het fout zou kunnen gaan? Hoe het veilig moet worden? Als dat niet zo is, kun je de klus beter aan iemand anders overdragen. Een slecht geschreven – of, wat nog erger is, onjuist geschreven – SOP niet alleen tot verlaagde productiviteit en organisatorisch falen, maar kan ook onveilig zijn en impact hebben op alles van je team tot het milieu. Het is, kortom, geen risico dat je wil lopen.
- Als het een project betreft waarvan je je verplicht voelt om het af te maken, wees dan niet bang om degenen die dagelijks met de procedure te maken hebben om hulp te vragen. Interviews houden is een gebruikelijk onderdeel van het maakproces van SOPs.
4
Kies tussen een korte of lange SOP. Als je een SOP schrijft of bijwerkt voor een groep mensen die bekend zijn met het protocol, de terminologie, enz. en gewoon een kort en bondige SOP, zoals een checklist, willen, kun het kort houden.
- Naast de algemene doelstelling en andere relevante informatie (datum, auteur, ID-nummer, enz.), bevat hij alleen maar een lijstje met stappen. Als er verder geen details of verduidelijkingen nodig zijn, is dit genoeg.
5
Hou het doel van de SOP voor ogen. Het is duidelijk dat je te maken hebt met een procedure die in jouw organisatie keer op keer wordt herhaald. Maar is er een specifieke reden dat deze SOP zo waardevol is? Moet de veiligheid erin benadrukt worden? Nalevingsmaatregelen? Wordt hij voor training gebruikt of op dagelijkse basis? Hier volgen een aantal redenen waarom jouw SOP noodzakelijk is voor het succes van je team:
- Om ervoor te zorgen dat aan de nalevingsstandaarden wordt voldaan
- Om de productievereisten te maximaliseren
- om te verzekeren dat de procedure geen nadelig effect heeft op het milieu
- Om de veiligheid te verzekeren
- Om te verzekeren dat alles volgens schema verloopt
- Om fabricagefouten te voorkomen
- Om als trainingsdocument gebruikt te worden
  - Als je weet waar je SOP de nadruk op moet leggen, is het makkelijker om het document om die punten heen te structureren. Het is ook makkelijker om te zien hoe belangrijk je SOP is.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Je SOP schrijven

Pdf downloaden

1
Beschrijf het noodzakelijke materiaal. Technische SOPs bestaan over het algemeen, 'naast' de procedure zelf, uit vier elementen:
- Titelpagina. Deze omvat 1) de titel van de procedure, 2) een identificatienummer van de SOP, 3) de datum van uitgifte of aanpassing, 4) de naam van het bedrijf, de divisie of de afdeling waarop de SOP betrekking heeft en 5) de handtekeningen van degenen die de SOP hebben voorbereid en goedgekeurd. Je kunt deze pagina opzetten zoals je wil, zolang die informatie maar duidelijk is.
- Inhoudsopgave. Deze is alleen nodig als je SOP lang is, zodat je er makkelijk in kunt opzoeken. Een eenvoudige standaardopzet is wat je hier nodig hebt.
- Kwaliteit en kwaliteitscontrole. Een procedure deugt niet als hij niet nagekeken kan worden. Zorg ervoor dat je het benodigde materiaal en de benodigde details voorhanden hebt, zodat de lezer kan nakijken of het gewenste resultaat is bereikt. Dit kan in de vorm van andere documenten zijn, zoals bijvoorbeeld evaluatievoorbeelden.
- Naslag. Zorg ervoor dat je een lijst hebt van alle aangehaalde of geciteerde naslagwerken. Als je verwijst naar andere SOPs, moet je ervoor zorgen dat de noodzakelijke informatie in de bijlag staat.
  - Het kan zijn dat jouw organisatie andere protocollen dan deze hanteert. Als je naar een al bestaande SOPs kunt verwijzen, laat deze structuur dan los en hou je aan wat al aanwezig is.
2
Zorg er in de procedure zelf voor dat je je houdt aan het volgende:
- Bereik en toepasselijkheid. Beschrijf, met andere woorden, het doel van het proces, de grenzen, maar ook hoe het gebruikt wordt. Voeg standaarden bij, regelgeving, rollen en verantwoordelijkheden, en input en output.
- Methodologie en procedures. Dit is het vlees op de botten – som alle stappen op, inclusief de benodigde details en inclusief alle benodigde apparatuur. Neem opvolgende procedures en beslisfactoren mee. Benoem de 'wat…als'-punten en de mogelijke inbreuken of veiligheidsoverwegingen.
- Verheldering van terminologie. Identificeer afkortingen en zinnen die niet in het gewone spraakgebruik vallen.
- Gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen. Maak hier een lijst van in een apart hoofdstuk, en zet ze ook naast de stappen waar ze betrekking op hebben. Bagatelliseer deze zaken niet.
- Apparatuur en voorraden. Maak een lijst van wat nodig is en welke apparatuur of apparatuurstandaarden je wanneer en waar kunt vinden.
- Waarschuwingen en problemen. De problemenafdeling, dus. Heb het over alles wat fout kan gaan, waar op gelet moet worden en wat een probleem kan opleveren voor het uiteindelijke, perfecte product.
  - Geef elk onderwerp zijn eigen hoofdstuk (meestal genummerd) om te voorkomen dat je SOP te talig en verwarrend wordt en om te zorgen dat de boel toegankelijk blijft.
  - Dit is geen uitputtende lijst; dit is slechts het puntje van de procedurele ijsberg. Je organisatie kan aangeven welke andere aspecten aandacht behoeven.
3
Hou je schrijfsels bondig en makkelijk om te lezen. De kans is groot dat je publiek ze niet voor de lol leest. Hou het kort en bondig – anders raak je de aandacht kwijt of vinden ze het document niet om door te komen en lastig te begrijpen. Hou je zinnen zo kort mogelijk.
- Hier is een slecht voorbeeld: Zorg ervoor dat je al het stof uit de luchtinlaten verwijdert, voordat je ze gebruikt.
- Hier is een goed voorbeeld': Zuig voor gebruik al het stof uit de luchtinlaten.
- Heb het in het algemeen niet over 'jij'. Dat spreekt vanzelf. Spreek op een actieve manier en begin je zinnen met de gebiedende wijs.
4
Interview, als dat nodig is, de medewerkers die met het proces te maken over hoe ze de werkzaamheden verrichten. Het laatste wat je wil is een SOP schrijven die gewoon niet klopt. Je brengt daarmee de veiligheid, effectiviteit en tijd van je team in gevaar en je houdt geen rekening met al in gebruik zijnde procedures – iets wat je collega's je niet in dank zullen afnemen. Stel, als het nodig is, vragen! Dit moet goed gedaan worden!
- Vraag, als dingen niet duidelijk zijn, verschillende mensen, om alle rollen en verantwoordelijkheden mee te nemen. Het ene teamlid houdt zich misschien niet aan de SOP en een andere is misschien alleen maar betrokken bij een deel van de handelingen.
5
Breek grote stukken tekst in stukjes met diagrammen en stroomschema's. Als je te maken hebt met een of twee stappen die speciaal lastig zijn, kun je je het je lezers gemakkelijk maken met een grafiek of schema. Het wordt makkelijker om te lezen en het geeft de geest even rust van alle inspanningen om alles te begrijpen. En voor jou ziet het er vollediger en goed geschreven uit.
- Zet ze er niet alleen in om je SOP op te leuken of indrukwekkender te laten lijken; doe het alleen als het zin heeft of als je een taalbarrière probeert te slechten.
6
Zorg ervoor dat op elke pagina de juiste codering staat. Jouw SOP is ongetwijfeld een van vele SOPs. Om die reden houdt jouw organisatie, als het goed is, een soort database bij waarin alles op basis van een bepaald indexeringssysteem wordt bijgehouden. Jouw SOP is onderdeel van die indexering en heeft daarom een vorm van codering nodig om terug gevonden te kunnen worden. Daarom moet het er duidelijk op staan.
- Op elke pagina moet een korte titel of ID-nummer staan, de datum en een paginanummer. Misschien heb je voetnoten nodig; dat is afhankelijk van het beleid van je organisatie op dit punt.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Succes en precisie verzekeren

Pdf downloaden

1
Test de procedure. Als je je procedure niet wil testen, heb je hem waarschijnlijk niet goed genoeg geschreven. Vraag iemand met 'beperkt inzicht' van het proces (of iemand die representatief is voor de gewone lezer) om je SOP te gebruiken en zich er door te laten leiden. Tegen welke problemen lopen ze aan? Als die er zijn, moet je ze aanpakken en de noodzakelijke aanpassingen doen.
- Je kunt je SOP het beste door een paar mensen laten testen. Verschillende mensen lopen tegen verschillende dingen aan, waardoor je veel (hopelijk nuttige) antwoorden zult krijgen.
- Zorg ervoor dat de procedure wordt getest door iemand die het nog nooit gedaan heeft. Iemand met voorkennis gaat om verder te komen toch daar op vertrouwen en niet in de eerste plaats op jouw werk, waardoor dat zijn doel voorbij schiet.
2
Laat de SOP beoordelen door degenen die procedure in werkelijkheid uitvoeren. Het maakt uiteindelijk niet echt uit wat je bazen van de SOP vinden. Het gaat om degenen die er daadwerkelijk mee moeten werken. Dus laat de vrucht van je pen, voordat je die naar de bazen boven stuurt, eerst zien aan degenen die het werk gaan doen of al doen. Wat vinden zij ervan?
- Door hen te betrekken en deelgenoot van het proces te maken, zullen ze deze SOP eerder accepteren. En ze hebben ongetwijfeld een paar goeie ideeën!
3
Laat je SOP nakijken door je adviseurs en de afdeling kwaliteitscontrole. Zodra het team OK is, kun je het doorsturen naar je adviseurs. Ze hebben misschien minder over de werkzaamheden zelf te zeggen, maar ze zullen je laten weten of de opzet deugt, of je iets vergeten bent, en ze zullen je laten weten hoe je alles officieel en deel van het systeem maakt.
- Gebruik de officiële routeringssystemen voor het verkrijgen van documenttoestemming, zodat je zeker weet dat het traject om akkoord te geven goed wordt afgetekend. Dit verschilt van organisatie tot organisatie. Je wil er gewoon voor zorgen dat iedereen zijn zegje heeft gedaan en dat alle regels zijn gevolgd.
- Er moeten handtekeningen onder staan. De meeste bedrijven hebben geen moeite meer met elektronische handtekeningen.
4
Begin je SOP te gebruiken, zodra hij is goedgekeurd. Misschien moet je eerst nog een training organiseren voor de betrokkenen medewerkers, maar het kan ook betekenen dat je papier op de wc wordt opgehangen. Hoe het ook zij, zorg ervoor dat je werk wordt gebruikt! Jij hebt het geflikt. Tijd voor een beetje erkenning!
- Let erop dat je SOP actueel blijft. Als dat niet meer zo is, zorg dan direct voor een update, zorg dat de updates goedgekeurd en gedocumenteerd worden en stuur de SOP weer rond. De veiligheid, productiviteit en het succes van je team hangen ervan af.
Advertentie

Tips

Gebruik simpel Nederlands om de stappen uit te leggen.
Denk eraan om de belanghebbenden zo mogelijk te betrokkenen, zodat het geschreven proces gelijk is aan het eigenlijke proces.
Kijk of er een oudere versie van de SOP bestaat. Misschien kun je je beperken tot een paar snelle aanpassingen. Zorg er wel voor dat je ook die goed documenteert!
Zorg voor een documentgeschiedenis bij elke nieuwe versie.
Gebruik stroomdiagrammen en afbeeldingen, zodat de lezer het proces goed kan volgen.
Let op helderheid. Zorg ervoor dat er niet meerdere interpretaties mogelijk zijn. Laat de procedure zien aan iemand die er niet bekend mee is en vraag wat hij denkt: je zou nog voor verrassingen kunnen komen te staan.
Laat je stuk nakijken voordat je het laat goedkeuren.

Advertentie