Как написать стандартную типовую инструкцию

Стандартная типовая инструкция (СТИ) – это документ, содержащий пошаговую информацию о том, как выполнить задание. Имеющуюся СТИ может понадобиться изменить или обновить, или вы можете оказаться в ситуации, когда вы должны будете ее написать, начиная с нуля. Это звучит пугающе, но на самом деле это очень, очень, очень тщательный перечень. Посмотрите шаг 1, чтобы начать.

Часть 1

Часть 1 из 3:

оформление вашей CТИ

Загрузить PDF

1
Выберите свой формат. Нет верного или неверного способа написать CТИ. В любом случае, у вашей компании, возможно, есть набор CТИ, к которым вы сможете обратиться за руководством по форматированию, наметив в общих чертах, как предпочтительно, чтобы оно выглядело. В этом случае, используйте уже существующую CТИ как шаблон. Если этого нет, у вас есть несколько вариантов:
- Простой пошаговый формат. Он подойдет для рутинной короткой процедуры, которая имеет немного возможных результатов, и довольно точна. Помимо необходимой документации и инструкций по безопасности, на самом деле, это – просто маркированный список, состоящий из простых предложений, указывающих читателю, что нужно сделать.
- Иерархический пошаговый формат. Обычно используется для объемных процедур – больше чем в 10 шагов, включающих в себя несколько решений для осуществления, уточнения и терминологию. Обычно это лист со списком основных пунктов и подпунктов в определенном порядке.
- Формат блок-схемы. Если процедура больше похожа на карту с практически бесконечным числом возможных исходов, то использование блок-схемы становится лучшим выбором. Этот вариант формата вы должны выбрать в том случае, когда результаты не всегда можно предсказать.
2
Учитывайте свою аудиторию. Существуют три основных фактора, которые нужно учитывать перед созданием своей СТИ:
- Предварительные знания вашей аудитории. Знакомы ли они с вашей компанией и ее процедурами? Знают ли они терминологию? Стиль вашего изложения должен соответствовать знаниям и доле участия читателя.
- Возможности языка вашей аудитории. Есть ли хоть один шанс, что «читать» вашу СТИ будет тот, кто не говорит на вашем языке? Если такая вероятность есть, то лучше включить в СТИ большое количество подписанных изображений и диаграмм.
- Размер вашей аудитории. Если множество людей будут одновременно читать вашу СТИ (которые заняты в разных ролях), то вам следует форматировать документ так, чтобы он был больше похож на разговор в пьесе: пользователь 1 завершает действие, дальше следует пользователь 2, и так далее и так далее. Таким способом, каждый читатель сможет увидеть, как он или она становится важной деталью хорошо смазанного механизма.
3
Учитывайте свои знания. Все сводится к этому: являетесь ли вы лучшим для того, чтобы написать это? Вы знаете, что влечет за собой этот процесс? Как он может пойти неправильно? Как сделать его безопасным? Если нет, то вам лучше передать это кому-нибудь другому. Скудно написанная, а что еще хуже, неверно написанная СТИ, может не только снизить производительность и стать причиной неудач организации, но это также может быть небезопасно и иметь негативное влияние на вашу команду или окружающую среду. Короче говоря, вам не стоит так рисковать.
- Если на этот проект вы были назначены, или вы чувствуете себя вынужденным (или обязанным) его закончить, то не стыдитесь просить о помощи людей, которые выполняют эту процедуру повседневно. Проведение интервью – это обычная часть любого процесса создания СТИ.
4
Выберите между короткой или длинной формой СТИ. Если вы пишете или обновляете СТИ для группы лиц, хорошо знакомых с протоколом, терминологией, и т.п., то пойдет на пользу использование короткой и быстрой СТИ, больше похожей на перечень, и написанной в краткой форме.
- Помимо основных целей и сопутствующей информации (дата, автор, идентификационный номер и т.д.), это на самом деле просто точный список шагов. В этом случае нет необходимости в деталях или уточнениях.
5
Держите в уме цель своей CТИ. Очевидно, у вас есть процедура внутри вашей организации, которая продолжает повторяться снова и снова и снова. Но есть ли особая причина почему эта конкретная CТИ полезна? Требуется ли делать упор на безопасности? Меры по обеспечению соблюдения? Это используется для обучения или для каждодневной деятельности? Вот несколько причин, почему ваша CТИ необходима для успешной работы вашей команды:
- Чтобы соблюдались все стандарты
- Чтобы максимально увеличить производственные требования
- Чтобы не было неблагоприятных воздействий на окружающую среду
- Чтобы обеспечить безопасность
- Чтобы все шло в соответствии с графиком
- Чтобы предотвратить сбои в производстве
- Чтобы использовать его как документ для обучения
  - Если вы знаете, что именно должна подчеркивать ваша CТИ, то вам будет легче структурировать все написанное вокруг этих моментов. Также так будет легче увидеть, как важна ваша CТИ.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

написание вашей СТИ

Загрузить PDF

1
Подберите необходимый материал. Вообще, техническая СТИ будет состоять из 4-х элементов, помимо самой процедуры:
- Титульная страница. Включает в себя 1) название процедуры, 2) идентификационный номер СТИ, 3) дату выпуска или пересмотра, 4) название агентства/подразделения/филиала, к которому относится СТИ, и 5) подписи тех, кто подготовил и одобрил СТИ. Это может быть оформлено так, как вам нравится, при условии, что информация изложена ясно.
- Содержание. Оно необходимо только в том случае, если ваша СТИ достаточно длинная, для обеспечения легкой навигации. Здесь вы найдете простую стандартную схему.
- Гарантия качества/Контроль качества. Инструкция не может считаться хорошей, если ее нельзя проверить. Приложите необходимые материалы и детали, чтобы читатель убедился в получении желаемых результатов. Это может содержать или не содержать другие документы, такие как примеры оценки испытаний.
- Ссылки. Убедитесь, что вы перечислили все приведенные и значимые ссылки. Если вы ссылаетесь на другие СТИ, удостоверьтесь в том, что в приложении есть вся необходимая информация.
  - Ваша организация может иметь другой протокол, отличный от данного. Если вы можете ссылаться на уже существующие СТИ, откажитесь от этой структуры и придерживайтесь того, что уже есть.
2
Убедитесь в наличии следующего, необходимого для самой инструкции:
- Назначение и область применения. Другими словами, опишите цель процесса, его пределы, и как он используется. Включите стандарты, нормативные требования, роли и обязанности, входные и выходные данные.
- Методология и процедуры. Суть вопроса – перечислить все шаги с необходимыми деталями, включая необходимое оборудование. Охватите последовательные процедуры и факторы принятия решений. Обратите внимание на все «что если» и возможные препятствия или меры безопасности.
- Разъяснение терминологии. Обозначьте сокращения, аббревиатуры и все фразы, не использующиеся в просторечии.
- Предупреждения о безопасности и здоровье. Должны быть перечислены в отдельном разделе и также в дополнение к тем шагам, к которым они относятся. Не приукрашивайте этот раздел.
- Оборудование и материалы. Полный список того, что необходимо, и когда, где это можно найти, стандарты оборудования, и т.д.
- Предосторожность и препятствия. В принципе, раздел устранения неисправностей. Укажите, что может пойти неправильно, на что нужно обратить внимание, и что может препятствовать получению конечного идеального продукта.
  - Каждую из этих тем выделите в самостоятельный раздел (обычно они обозначаются буквами или цифрами), для того, чтобы ваша СТИ не стала многословной и запутанной, а также, чтобы в ней было легко ориентироваться.
  - Это не означает, что список исчерпывающий; это всего лишь верхушка айсберга процесса. Ваша организация может выделить другие моменты, которые требуют внимания.
3
Убедитесь, что написанные вами тексты кратки и легко читаемы. Разница в том, что ваша аудитория не выбирает их чтение в качестве развлечения. Вам желательно сделать его кратким и ясным – иначе внимание будет рассеиваться или они посчитают этот документ архисложным и трудным для восприятия. В общем, старайтесь укорачивать предложения настолько насколько это возможно.
- Вот плохой пример: Убедитесь что, вы вычистили всю пыль из вентиляционных шахт перед тем, как начать их использовать.
- Вот хороший пример: Перед использованием вычистите пыль из вентиляционных шахт.
- В общем, не используйте «вы». Это должно подразумеваться. Говорите в активном залоге и начинайте предложения с командных глаголов.
4
Если это необходимо, расспросите персонал, который участвует в этом процессе, как они выполняют эту задачу. Самое нежелательное, что вам нужно сделать, это написать некорректную СТИ. Вы подвергаете риску безопасность своей команды, их эффективность, свое время и запутываете установленный процесс, не вносите в него никакой души – это то, что ваши товарищи по команде могут найти немного оскорбительным. Если вам нужно, задавайте вопросы! Вам необходимо, чтобы это было правильно.
- Конечно, если вы не знаете, обратитесь к нескольким источникам, охватывающим все роли и обязанности. Один член команды может не следовать стандартной СТИ или другой участник может быть вовлечен только в часть процесса.
5
Разбейте большие куски текста диаграммами и блок-схемами. Если у вас есть шаг или два особенно пугающие, то сделайте его легче для восприятия читателем посредством какой-нибудь диаграммы или блок-схемы. Это сделает текст легким для чтения и даст мозгу небольшой перерыв, чтобы разобраться во всем. Так текст будет выглядеть более завершенным и хорошо написанным, что лучше и для вас.
- Не включайте их только для того, чтобы раздуть объем своей СТИ; это делается только при необходимости или в случае попытки устранить языковой барьер.
6
Убедитесь, что каждая страница документа имеет контрольное обозначение. Ваша СТИ возможно, одна из многих – поэтому, надеемся, что ваша организация обладает каким-либо обширным каталогом базы данных с определенной системой ссылок. Ваша СТИ является частью этой ссылочной системы, и поэтому нуждается в определенном типе кода, чтобы найти ее по порядку. Вот для чего полезны обозначения.
- Каждая страница должна иметь короткое название или идентификационный номер (ID), номер версии документа, дату и «страница № из №» в правом верхнем углу (для большинства форматов). Вам могут понадобиться или не понадобиться сноски (или держите их в сносках), в зависимости от предпочтения вашей организации.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

гарантия успеха и точности

Загрузить PDF

1
Протестируйте инструкцию. Если вы не хотите ее тестировать, то возможно, она недостаточно хорошо написана. Найдите кого-нибудь с ограниченным знанием процесса (или человека, который представляет собой обычного читателя), чтобы он воспользовался вашей СТИ в качестве руководства к действию. С какими проблемами они столкнулись? Если так, обратитесь к ним и проведите необходимые доработки.
- Лучше всего, когда есть группа людей для тестирования вашей СТИ. У различных людей будут возникать разные вопросы, позволяя расширить ряд (надеемся полезных) ответов.
- Будьте уверены тестировать инструкцию на том, кто никогда раньше такого не делал. Человек с предварительными знаниями, будет полагаться на свои знания, чтобы достичь цели, а не на вашу работу, а это приведет к поражению.
2
Покажите СТИ тем, кто действительно выполняет процедуру. В конце дня действительно неважно, что думает о вашей СТИ руководство. Имеет значение то, что думают о ней те, кто на самом деле работает. Так что перед тем как вы отправите свою работу наверх на утверждение, покажите ее тем, кто будет это выполнять (или выполняет). Что думают они?
- Позволяя им быть вовлеченным в процесс и позволяя ощутить себя частью этого процесса, вызовет у них расположение к тому, чтобы принять вашу СТИ. И неизбежно то, что у них появятся отличные идеи!
3
Покажите свою СТИ консультантам и команде по Гарантии качества. Как только команда даст добро идти вперед, отправьте ее к своим советникам. Возможно, у них меньше доступа к актуальному содержимому, но они дадут вам знать, если она отвечает требованиям по оформлению, если что-то пропущено, и запротоколируют все это для принятия официально и для введения в систему.
- Направьте СТИ на утверждение, используя системы управления документами, чтобы обеспечить маршрут аудита согласований. Это варьируется от организации к организации. В целом, вам нужно, чтобы все соответствовало требованиям и руководящим принципам.
- Будут необходимы подписи, и большинство организаций в наши дни не имеет проблем с использованием электронных подписей.
4
Как только СТИ будет утверждена, начинайте ее внедрять. Это может включать в себя проведение формального обучения персонала (в том числе обучение в аудитории, компьютерное обучение и т.д.) или это может означать, что вашу бумагу можно вешать в ванной комнате. Чтобы это ни было, сделайте, чтобы это работало! Вы для этого старались. Время для признания!
- Убедитесь в том, что ваша СТИ остается актуальной. Если она когда-либо устареет, обновите ее, утвердите и задокументируйте ее обновление, и перераспределите СТИ, как это необходимо. От этого зависит безопасность, производительность и успех вашей команды.
Реклама

Советы

Проверьте уточнения. Убедитесь, что здесь нет разных интерпретаций. Покажите инструкцию кому-нибудь, кто не знаком с процессом и попросите его рассказать вам свое мнение об этом; вы можете быть удивлены.
Не забудьте подключить заинтересованные стороны, где это возможно, так что документированный процесс является фактическим процессом.
Используйте блок-схемы и наглядные изображения, чтобы читателю был ясен сам процесс.
Позаботьтесь, чтобы ваш документ просмотрели люди перед тем, как его утвердят.
Используйте простой язык, чтобы объяснять шаги.
Убедитесь, что история документа зарегистрирована в каждой измененной версии.

Перед тем как писать свою СТИ, проверьте наличие уже готовой версии. Возможно вам просто нужно будет произвести пару быстрых правок. Тем не менее, убедитесь, что вы все еще документируете их!