كيفية تعلم إدارة الناس

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تهانينا، لقد نلت أخيرًا الترقية التي لطالما أردتها وصرت مديرًا الآن. قد تكون متوترًا قليلًا إذا كانت هذه المرة الأولى لك في مضمار الإدارة، وهذا الشعور مفهوم وشائع ومبرر تمامًا في الواقع. سيختلف هذا بالكامل عن أي شيء مررت به سابقًا، ومع ذلك يتعلم معظم المديرين عن طريق الممارسة، لذا لا توجد طريقة للتعلم أفضل من شغل هذه الوظيفة. استعد لهذا التحول بمعرفة المطلوب منك ولا تنس إدارة وقتك.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

الاستعداد للتحول

تنزيل المقال

1. 
   1
   ادرس أنماط الإدارة التي تعرضت لها. استرجع تجاربك مع المديرين الذين عملت معهم على مدار سيرتك المهنية؛ من منهم نجح نمطه ومن أخفق؟ أيهم أدى عملًا جيدًا في تدريب وتحفيز الناس؟ إذا كنت لا تزال على اتصال بأي منهم، فرتب معه موعدًا للقاء واطرح عليه أي أسئلة لديك.

   • لا تتوقع أن يمنحك أحدهم الوصفة السحرية للمدير الرائع لأن التحول لمدير كفء يتطلب وقتًا وجهدًا وتجربة.
2. 
   2
   اسأل قسم الموارد البشرية عن التدريبات المتاحة. ستتولى العديد من المهام المختلفة في وظيفة المدير إذ أنك فجأة ستصبح مسؤولًا عن توقيع السجلات الزمنية وتوظيف طاقم العمل وتقديم مراجعات الأداء. اسأل الموارد البشرية عما إذا كان هناك دورات تدريبية يمكنك الالتحاق بها لمعرفة التفاصيل الأساسية.

   • أدرك أنك ستتعلم بالتجربة أكثر من التدريب الرسمي. أفضل طريقة لتعلم إدارة الناس هي الكشف عن ساعديك والبدء بالعمل.
3. 
   3
   اقرأ الكتب المتعلقة بمنصب المدير. هناك آلاف الأعمال المنشورة عن كيفية إدارة الناس ويمكن لقراءة الكتب المتعلقة بالموضوع أن تساعدك على فهم تجارب الآخرين ومعرفة كيفية ابتكار نمط إدارة يناسبك بأفضل درجة. اذهب لمتجر الكتب أو المكتبة العامة واختر بعضًا مما يلي:

   • بلانكارد وجونسون "مدير الدقيقة الواحدة"
   • كوفي "العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية"
   • ماكسويل "21 قانونًا لا يقبل الجدل في القيادة"
   • كارنيجي "كيف تكسب الأصدقاء وتؤثر في الناس"
4. 
   4
   خذ دورات في الإدارة. اتصل بالجامعة أو الكلية الموجودة بمدينتك لتعرف المتاح لديهم. تغطي دورات الإداراة الشائعة موضوعات شائعة، مثل: سلوك المؤسسة والعلاقات بين العمال والإدارة وإدارة المشروعات الصغيرة. يمكنك سؤال رئيسك عما إذا كانت الشركة تغطي التكاليف المرتبطة بهذه الدورات.

   • يمكنك العمل على الحصول على شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال إذا لم تكن لديك شهادة جامعية، أما إذا كنت قد أتممت سنوات الدراسة الجامعية الأربع، فضع في اعتبارك إتمام الدراسات العليا لتحصل على الماجستير في إدارة الأعمال (بالإنجليزية: MBA).
5. 
   5
   فكر في نفسك كقائد. لقد أصبح لديك هوية مهنية جديدة بعد تعيينك مديرًا فلابد أن تدرك أنك الآن مسؤول عن وضع خطة المجموعة بدلًا من أن تكون فردًا مشاركًا له بؤرة تركيز ضيقة. أنت الآن قائد ولست عاملًا فحسب.

   • كما أنك لست ندًا لزملائك السابقين. يمكنك أن تتوقع أن بعضهم يحسدك على وظيفتك الجديدة لكن تذكر أن هدفك ليس أن تكون أفضل صديق لأعضاء فريقك. لا يجب أن تكون متغطرسًا، لكن عليك السمو عن ثرثرة الردهة بعض الشيء.
6. 
   6
   جد مرشدًا. يمكن للمرشد أن يجيب على أي أسئلة تلح عليك كما أنه سيرفع مكانتك لدى الإدارة العليا. العمل مع مرشد يدل على النضج وقد يكون مكسبًا هائلًا.

   • يجب أن يكون المرشد أعلى منك بعدة درجات في السلم الوظيفي. فقد ترغب مثلًا أن يكون رئيس الشؤون المالية مرشدك، إذا توليت إدارة الخزينة.
   • يشعر العديدون بعدم الارتياح حين يطلبون من أحدهم أن يكون مرشدًا لهم، لكن علاقات المرشد وطالب الإرشاد عادة ما تتطور بشكل طبيعي. اهتم بما يفعله مرشدك المحتمل واطلب منه العمل في اللجان واصطحبه للغداء وقد يتطوع لأخذك تحت جناحه إذا كان هناك صلة بينكما، أما إذا لم يتطوع لذلك فعليك أن تطلب.
7. 
   7
   وظف مدرب أعمال. يقوم العديد من المسؤولين التنفيذيين بتوظيف المدربين لكن يمكن للمدراء فعل هذا أيضًا. المدرب هو شخص محترف ومدَرَّب يركز على مساعدتك في تطوير نمط الإدارة الخاص بك.

   • عليك أن تدفع للمدرب لذا تأكد ما إذا كنت تستطيع تحمل التكاليف. تختلف الأجور باختلاف المكان لكن يمكنك توقع دفع 300 جنيه في الساعة كحد أدنى.
   • يمكنك إيجاد مدربي الأعمال على الإنترنت وعلى مواقع مثل "لينكد إن". ابحث باسم المدرب على جوجل للتأكد من سمعته.

جزء 2

جزء 2 من 3:

التواصل مع فريقك

تنزيل المقال

1. 
   1
   اعرف أفراد فريقك. لا يمكنك إدارة فريق قبل أن تعرف المزيد عن أعضائه. عليك معرفة نقاط قوتهم وضعفهم وكذلك ما يحفزهم. هناك العديد من الطرق الرسمية وغير الرسمية لمعرفة فريقك.

   • اقرأ تقييمات الموظفين السابقة، فأنت بحاجة لتحديد نقاط قوتهم وضعفهم.
   • توقف وتحدث. تتمثل إحدى مميزات كونك أول الواصلين وآخر المغادرين في توفير وقت لتتحدث مع الناس دون رسمية. اسألهم عن حالهم في وظائفهم وما يحتاجون مساعدة فيه.
   • استضف عشاءً للفريق مرة في الشهر وشجع أفراد الطاقم على إحضار زوجاتهم وأزواجهم، وادفع الحساب. يمكن لرؤية الناس تتفاعل بطريقة غير رسمية أن تكشف الكثير عما يحفزهم في الحياة.
   نصيحة الخبراء

   

   Elizabeth Douglas

   الرئيس التنفيذي لشركة ويكي هاو

   إليزابيث دوجلاس هي المدير التنفيذي لويكي هاو. حصلت على بكالوريوس علوم الحاسب وماجستير إدارة الأعمال MBA من جامعة ستانفورد، وتعمل في المجال التقني منذ أكثر من 15 عامًا.

   

   Elizabeth Douglas
   الرئيس التنفيذي لشركة ويكي هاو

   إليزابيث دوغلاس، الرئيس التنفيذي لمواقع ويك هاو، تنصح بما يلي: "يجب أن تفهم أنه عندما ترأس أشخاصًا فلا يمكنك التعامل إداريًا معهم بالطريقة نفسها، فكل شخص يحتاج إلى نوع معين من الدعم والتوجيه من المدير.لمعرفة هذه الاختلافات، من المهم للغاية أن تجرب أشياء مختلفة وتطلب سماع الآراء".
2. 
   2
   أقم اجتماعات منتظمة مع فريقك. ستؤسس نمطًا للتواصل لكنك لن تعرف على الفور ما يناسب فريقك. انتبه في الاجتماعات الأسبوعية لاستجابة فريقك، فربما كان بعض الأفراد يكرهون الاجتماعات المنتظمة ويفضلون التواصل عن طريق البريد الإلكتروني. سيكون عليك تعديل نمط الإدارة حسب أفراد فريقك مما قد يعني إقامة اجتماعات فردية مع الأعضاء لمعرفة كيفية سير الأمور.
3. 
   3
   تعلم كيف تعطي تقييمًا فعالًا. تقديم التقييمات فن، وهو الطريقة الوحيدة لتعلم المشاركة. احرص أن يكون تقييمك دقيقًا وعمليًا بدرجة كافية. ليس عليك أن ترفع احترام المرء لذاته فحسب ولكن أيضًا أن تجعل أفراد فريقك يغادرون وهم يعرفون ما يجب عليهم فعله في الحالات المستقبلية.

   • استخدم ضمير المتكلم "أنا" بدلًا من لغة الخطاب "أنت". "أظن أن الاستماع لشكوى العميل أكثر فعالية" أفضل من "لقد تسببت في تفاقم سوء الأمر حين تجادلت مع العميل".
   • يجب أن يركز تقييمك على حلول قابلة للتنفيذ. قدم للموظفين خطوات قوية يتبعونها.
4. 
   4
   تدرب على الإصغاء. قد يظن المدراء الجدد أن عليهم تقديم كل الأجوبة لكن الإصغاء ضروري. شارك فريقك قدر إمكانك. اسألهم عن أفكارهم لحل المشكلات وطبق الأفكار المعقولة. تذكر دومًا أن تنسب الفضل لمن يستحقه.

   • يتطلب الإصغاء الفعّال أن تواجه أعضاء فريقك وتمنحهم انتباهك الكامل. أغلق بريدك الإلكتروني واضبط المكالمات الهاتفية على الرسائل الصوتية.
   • لا تكن حكميًا. سيتردد أفراد الفريق في مشاركة أفكارهم معك في المستقبل إذا وأدتها على الفور.

جزء 3

جزء 3 من 3:

العمل مع فريقك بشكل مثمر

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد كيفية اندماج فريقك في المؤسسة. يحتاج كل فريق إلى أهداف وستتأثر حالة الشركة إذا لم يعرف فريقك ما يجب عليه فعله، لكن الأهداف عادة ما تكون مبهمة لدى المدراء الجدد أنفسهم. عليك التحدث إلى رؤسائك في الشركة والسؤال عن كيفية دمج فريقك في المنظمة ككل.
2. 
   2
   ساعد الموظفين على ترتيب أولوياتهم في العمل. يجب أن يكون هناك الكثير من العمل لدى الفريق الناجح وقد لا يفهم الأفراد أي المهام يجب إتمامها أولًا. تستطيع رؤية الصورة الشاملة من موقعك كمدير. تقدم ووجه أعضاء فريقك للمهام التي يجب إتمامها أولًا. أبلغهم بهذه المعلومات شفاهة وعبر البرد الإلكتروني لتحقيق أقصى كفاءة.
3. 
   3
   فوض المهام لفريقك. يجد معظم المدراء الجدد أنه من الصعب تفويض المهام لأعضاء الفريق لأنهم لا يثقون بهم بعد، لكنك سرعان ما ستنهار إذا لم تفعل هذا. ما أفضل طريقة لتفويض المهام؟ ابدأ بخطوات صغيرة. أعطِ لأفراد الفريق مهامًا صغيرة واعرف من أفضل من يؤديها، على أن تواصل الرجوع بهذا النوع من المهام لمن يحققون نتائج ممتازة في أدائها.
4. 
   4
   اعترف بخطئك حين تخطئ. ليس عليك أن تبدو محصنًا؛ قد يبدو تقبل هذا صعبًا في البداية، خاصة إذا لم تكن تشعر بالاستقرار في منصبك كمدير، لكنه سيعلم فريقك أنه لا بأس بالاعتراف عند وقوعهم في الخطأ وطلب المساعدة.
5. 
   5
   كافئ أصحاب الأداء الاستثنائي. هناك عدة أنواع من المكافآت والمال أحدها فقط (لكنه مستحسن عادة). يجب أن تتناسب المكافأة مع الأداء الاستثنائي، لكن عليك أن تعرف أفضل ما يناسب موظفيك. ضع في اعتبارك ما يلي:

   • يمكنك كتابة رسالة شكر صادقة لمكافأة أحدهم على أدائه الاستثنائي لمرة واحدة. أخبره أنه قد أبلى حسنًا واشكره على جهده.
   • تكون المكافأة على الأداء الاستثنائي، في اجتماعات الموظفين، عن طريق توجيه المديح للشخص الذي بذل جهدًا مميزًا، لكن بعض الموظفين يكرهون أن يعرفوا بشكل شخصي، لذا انتبه لطريقة تجاوبهم لتعرف ما عليك فعله وما تتجنبه في المستقبل.
   • يمكن أن تطلق على الموظف لقب موظف الشهر لتكافئه على أدائه المميز المستمر أو أن تقيم احتفالًا لتمنحه هدية أكبر، كبطاقة هدايا أو درع الموظف المثالي أو ما شابه.
6. 
   6
   اعرف كيفية تطبيق التأديب الملائم. سيكون هناك مرات تحتاج فيها لتصحيح سلوك ما حتمًا ويفترض أن يكون لدى الشركة سياسة تأديبية يتحتم اتباعها، فمثلًا تستخدم بعض الشركات التأديب المتدرج: تبدأ بتحذير شفهي، ثم تحذير مكتوب، متبوعًا بعقاب أشد. اسأل قسم الموارد البشرية عن سياستهم واتبعها بدقة.

   • انظر دائمًا للتأديب من واقع أنه أكبر من مجرد عقاب، فهو يمنحك فرصة أيضًا للتدخل وعلاج سلوكيات موظفيك السلبية. وجههم إلى برنامج مساعدة الموظفين إذا لزم الأمر، حيث يمكنهم تلقي المساعدة لعلاج الإدمان والمشاكل المالية ومشاكل العلاقات.
7. 
   7
   تعلم من أخطائك. يجب أن تتلقى ردود فعل فورية بأوجه قصورك كمدير حين يكون الصف هو مكان العمل: لن تحقق أهداف فريقك وسيتخلى عنك الموظفون وهكذا. خذ وقتك لتفكر مليًا في خطئك إذا حدث هذا. اطلب من مدربك أو مرشدك أن يساعد في فهم مواطن التحسين.

أفكار مفيدة

• تجنب أن تكون ساعيًا للكمال. لا يمكن للمنظمات أن تكون مثالية، وكذلك الأفراد. يتعامل جزء من مهنة المدير مع حقيقة استحالة تنفيذ كل شيء كما يجب.
• كن مثالًا يحتذى به. كن قدوة لفريقك بنشر حضورك الإيجابي وأظهر التعاطف والتفهم والاحترام. من المهم أن يظهر المدراء والمشرفون أفضل القيم الممكنة داخل مكان العمل. تفهم أن حياتك بأكملها تعكس النموذج الذي تقدمه إذا كنت في منصب معروف لعامة الناس ويسلط الضوء على حياتك الشخصية.

تحذيرات

• لا توبخ القسم كله لخطأ ارتكبه أحد الأشخاص، فمثلًا إذا كانت "سمية" هي الموظفة الوحيدة المتأخرة عن العمل دومًا، فلا ترسل رسائل بريد إلكتروني جماعية تحذر الجميع وتطالبهم بالحضور في الموعد المحدد وإلا، بل قابل "سمية" بشكل خاص وناقش معها المشكلة.
• سيكون عليك أن تعرف قواعد الشركة المتعلقة بالسرية، فبصفتك مديرًا سيأتي لك موظفون يواجهون مشكلات شخصية وفي العمل وعليك أن تعرف كيف تتجاوب معهم مع الحفاظ على قواعد الشركة.