Come Imparare a Gestire il Personale

"Management non è altro che motivare altra gente."
Lee IacoccaCongratulazioni! Hai finalmente ottenuto quella promozione che hai sempre voluto e adesso, sei un manager - forse per la prima volta nella tua carriera. E adesso? Se questa è la tua prima volta nel mondo del management, potresti essere nervoso. Quello è uno stato d'animo comprensibile, comune. ed infatti anche piuttosto prevedibile. Questa è una cosa che sarà molto, molto differente da quello che hai fatto finora. Il management ha una serie di obiettivi e regole completamente differenti; inoltre è richiesto un diverso tipo di capacità. Molto spesso le persone nuove all'esperienza del management non comprendono totalmente cosa significhi essere un manager - soprattutto come influenzerà la loro vita futura (esatto, la tua vita cambierà significativamente). In special modo se il tuo stipendio è cambiato di conseguenza.

Questo articolo ti presenterà una serie di linee guida che puoi usare come riferimento per orientarti in quella che spesso può essere una transizione caotica. Non è certamente un set completo di istruzioni da eseguire giorno per giorno; ora che sei un manager quel concetto non esiste più. Tuttavia, è un insieme ragionevole di spunti che ti aiuterà nel processo decisionale degli obiettivi da perseguire e la gestione del tuo staff. Quindi prendi un respiro profondo e cominciamo!

Passaggi

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Quello che contraddistingue significativamente i manager è il doversi separare dal concetto noto come "contribuzione individuale". I managers non sono, fondamentalmente, contributori individuali. Cio' significa che sarai responsabile per il lavoro degli altri; il tuo successo dipende da quanto bene il tuo team funziona. Adesso sei responsabile per tanto, ma proprio tanto più lavoro di quanto tu stesso possa mai produrre (vedi le avvertenze). Non puoi risolvere tutti i problemi - non ci provare nemmeno... quello non è più il tuo lavoro.
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Preparati al cambiamento: Questo decisamente diventerà caotico e frustrante... forse non immediatamente, ma i manager sono spesso spinti in direzioni multiple. Potresti essere obbligato a seguire un nuovo modo di vestire. Avrai nuove regole da rispettare (specialmente nell'area delle Risorse Umane).
- Trova un mentore: Non il tuo superiore, ma trova un altro manager con molta esperienza e chiedi a quella persona di aiutarti nella transizione. Questo è un tool molto importante e spesso sottovalutato. Inoltre, ti permetterà di ottenere una considerevole stima agli occhi dei tuoi superiori, dal momento che mostra maturità.
- Unisciti ad un gruppo di networking: Ce ne sono parecchi di questo tipo (Toastmasters per esempio). Chiedi informazioni su club locali agli altri managers e direttori. Trai vantaggio dalle opportnità di networking nella tua zona.
- Contatta il reparto delle Risorse Umane: Vai al reparto delle Risorse Umane e chiedi se ci sono dei libri o Corsi di Formazione che ti possono aiutare. Leggi un po' in merito ad essere un manager. Esiste una montagna di letteratura in materia. Puoi leggere alcuni dei libri più conosciuti. ("The One Minute Manager" e "The Seven Habits of Highly Effective People" tra i principali).
- Aiuta il tuo staff ad accettare la tua promozione: è possibile che lo staff che andrai a gestire sia composto dai tuoi stessi ex colleghi, e questo molto probabilmente sarà causa di invidie (possibile risentimento) e attriti. Non lo puoi prevenire, ma se mantieni aperte le linee di comunicazione potrai ridimensionare i problemi. In ogni caso, ricorda che adesso sei nel management e anche se non lo andrai ad ostentare, non puoi permettere che i tuoi vecchi colleghi approfittino del rapporto precedente. Tuttavia, anche se non fossero i tuoi vecchi colleghi, avere un nuovo manager è sempre snervante. Dirigi lo staff e fai sapere loro dei tuoi piani. Consolida il rapporto manager/staff prima che puoi. Anche se può sembrare po' goffo all'inizio non esserne imbarazzato... segui solo gli step, cerca di essere te stesso, e non dimenticare da dove sei partito.
- Non trascurare la famiglia: Marito-moglie-amante-qualsiasi cosa, i tuoi figli, se ne hai, gli amici hanno ancora bisogno della tua attenzione, proprio come prima. Avrai molte più cose di cui preoccuparti adesso - il management è un cambiamento piuttosto difficile. Mantieni le tue priorità in ordine. Se sai di persone che si lamentano del fatto che sei diventato distante - prendine nota. Tu non vuoi permettere alla tua carriera di rovinare il rapporto con la tua famiglia (non saresti il primo).
- Non trascurare la tua salute: OK, hai scoperto che in effetti è divertente. Il lavoro è eccitante, stai lavorando di più, probabilmente anche a casa, vai a dormire più tardi, ti alzi prima, probabimente sta andando bene anche la gestione di famiglia e figli... stai dormendo abbastanza? Ne sei proprio sicuro?
Nello specifico, quali sono le scadenze dei tuoi obiettivi? Vuoi che il tuo team raggiunga dei target ogni ora, giorno o settimanalmente; e i tuoi nuovi obiettivi come la revisione della produttività? Scrivi tutto è mettilo bene in mostra (vedi i consigli). Questo costituirà la tua lista di controllo. Un consiglio, questa lista cambierà nel tempo; è un documento da tenere sempre aggiornato. Alcune cose possono restare fisse (livelli di servizio, per esempio), ma altre potrebbero cambiare in base alle strategie dei Dirigenti. Rivedi la lista frequentemente, con occhio critico, e modificala quando necessario.
è necessario che tu conosca individualmente i punti forti e quelli deboli di ogni membro del tuo team. John è capace di lavorare molto velocemente, ma a volte si fa sfuggire qualche dettaglio. Jane è estremamente accurata, ma ha problemi di gestione con il volume di lavoro effettuato. Bill ha un eccellente rapporto con la clientela ma non riesce mai a dire "no" ai clienti mentre Mary ha grandi capacità tecniche ma non è adatta ad interagire con le persone. Hai veramente bisogno di sapere tutto questo molto , molto bene poichè dovrai usare questa conoscenza per bilanciare la produttività del tuo team.
Usa le informazioni raccolte nei passaggi sopra descritti per abbinare le persone con il lavoro da fare. Questo processo è chiamato assegnazione del lavoro in base alle capacità. Praticamente vuoi "sfruttare" i punti di forza di ogni persona in modo da ottenere il miglior risultato da ognuno. Se ne hai l'opportunità, metti insieme le persone che hanno delle abilità che si complementino. Per esempio, potresti assegnare un progetto a John e Jane o fare in modo che Mary e Bill si consultino a vicenda per realizzare una presentazione.
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Incontra i membri del tuo team: Meeting regolari faccia-a-faccia sono fondamentali per un buon management. Questi incontri hanno molti scopi:
- Dai del feedback sulla prestazione del lavoro: Discuti gli obiettivi della settimana precedente includendo cosa è andato bene, che aree dovrebbero essere migliorate e come fare in modo che tale miglioramento sia ottenuto. Questo perterà a...
- Mostra in linea di massima gli obiettivi per il prossimo incontro: Questi sono solitamente riferiti come "elementi di azione" e creeranno la base per la successiva revisione settimanale della produzione.
- Cerca di essere sempre al corrente dei problemi del tuo staff: Naturalmente, ora che sei manager, tenderai a perdere un po' del contatto con il tuo team ed è una cosa che è necessario che tu realizzi. L'unica maniera per essere sempre aggiornato sui problemi che influenzano le prestazioni del tuo team (e di conseguenza il tuo lavoro) è quella di ascoltare i tuoi impiegati!
- Chiedi consiglio su possibili idee: Il tuo staff vuole sentirsi coinvolto. Senza eccezione, il fattore principale dietro le persone che lasciano il lavoro è il cattivo management - che molto spesso viene scaturito dal sentirsi ignorati. Verrai giudicato non solo sulle prestazioni del tuo team, ma anche sul ritmo di ricambio dei tuoi impiegati.
- Motivazione: Peter Scholtes, nelle sue conferenza, è solito indicare che le persone tendono ad automotivarsi. I migliori manager sono quelli che riescono a trovare la maniera di rendere i loro impiegati motivati a portare avanti il loro lavoro con soddisfazione ed orgoglio. Usa questi incontri anche per scoprire cosa entusiasma i tuoi dipendenti e usalo per migliorare la loro collaborazione.
Non isolarti dal tuo team. Talvolta l'iniziale volume di lavoro sembrerà soffocarti e potresti avere la tendenza a recluderti per stare al passo - specialmente adesso con l'enorme quantità di documenti che ti ritroverai sicuramente tra le mani. Non devi assolutamente dare l'impressione di abitare la "torre d'avorio". Se i membri del tuo tam non sono abituati a vederti, cominceranno ad avere un'attitudine di anarchia. Le cose potrebbero avere brutte ripercussioni su di te. Anche se ti stai occupando di gestire uno staff in remote, è necessario che tu faccia "sentire" loro la tua presenza. Se gestisci uno staff su turni multipli, assicurati di visitarle tutti regolarmente.
La rua review focalizzerà in gran parte sulle prestazioni del tuo team quindi assicurati di mantenere un registro scritto di problemi e risultati ottenuti. Questo sarà particolarmente importante qualora si presentassero problemi rilevanti. è naturale aspettarsi dei problemi; come gestirli è l'elemento fondamentale su cui tu ed il tuo team dovete concentrare l'attenzione.
Non significa dare del denaro... anche se ben accetto, non è il principale fattore motivante per ottenere una buona performance. Il riconoscimento è molto più efficace. Se ne hai l'autorità, forse potresti concedere una licenza premio (un giorno in più di vacanza per avere ottenuto un risultato eccezionale). Fai in modo che succeda regolarmente, rendilo ottenibile ma difficile. Quando dai un premio, fallo in maniera plateale (premia in pubblico, ammonisci in privato).
Ci saranno inevitabilmente dei momenti in cui avrai bisogno di correggere un comportamento. Impara a farlo in maniera appropriata. Se lo fai in maniera corretta, otterrai i risultati desiderati. Se lo fai nella maniera sbagliata, le cose potrebbero andare molto male.
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Consigli

Pubblica i tuoi obiettivi: Quando esponi i tuoi obiettivi, e quelli del tuo team, assicurati che siano molto visibili. Il team ha bisogno di vederli - sempre. "Incrementa il livello di servizio del 5% nel corso dei prossimi 6 mesi" non dovrebbe essere un segreto. Distribuisci gli obiettivi aggiornati non appena sono disponibili.
Complimentati con il tuo staff: Le piccole cose durano. Dire alle persone che stanno svolgendo un buon lavoro, fa davvero una grande differenza! Non lo fare comunque spesso per evitare che diventi privo di significato, ma fai capire che il lavoro del tuo staff è davvero apprezzato.
Non smettere mai di comunicare!: Il tuo staff si sentirà molto più coinvolto se li rendi partecipi di quello che succede. Tutti vogliono vedere il "grande schema delle cose" a volte.
Cerca di essere giusto, ma con decisione: Arriverà prima o poi il momento in cui sarà necessario prendere provvedimenti disciplinari che possono andare a finire con un licenziamento. Questo può essere incredibilmente difficile anche per un manager con tanta esperienza. Come disciplinare gli impiegati è un topic a parte e va oltre lo scopo di questo articolo, ma è possibile trovare dei validi riferimenti. La risposta più breve è cercare sempre di essere coerente e documentare tutto.
Usa il Reparto delle Risorse Umane: Se hai un reparto delle Risorse Umane, adesso sono i tuoi nuovi migliori amici. Sono una risorsa da accogliere a braccia aperte. Ti possono dare una mano con i premi, con la disciplina, e soprattutto ti possono aiutare a stare lontano da problemi di natura legale; a loro piace davvero che tu ne sia consapevole. Davvero, loro stanno dalla tua parte.
Acquista familiarità con l'EAP: EAP sta per Programma di Assistenza per gli Impiegati. Gran parte delle compagni grandi ne hanno uno e può essere incredibilmente utile. Se una persona del tuo staff ha problemi personali, lascia che l'EAP se ne prenda carico (NON cercare di fare lo psicologo dello staff). Se cominci ad avere problemi personali (leggi le avvertenze) ricorda che l'EAP è disponibile anche per te.
Dai il buon esempio: Un leader dovrebbe concentrarsi a dare sempre il buon esempio in tutti gli aspetti del proprio lavoro. Cerca di essere un modello esemplare per i tuoi colleghi emanando una presenza positiva. Mostra compassione, comprensione, e rispetto, e fai in modo che le tue mansioni includano lavoro di squadra e dedizione. è molto importante che manager e supervisori mostrino i valori più alti nel posto di lavoro. Se hai una posizione visibile pubblicamente che mette sotto i riflettori la tua vita privata, comprendi che la tua vita intera si riflette sotto l'esempio che stai dando.
Assumi un Coach: Oltre al mentore - assumi una persona che ti formi (se ne hai la possibilità). Un mentore può essere un grande supporto ma potrebbe non avere sempre tempo da dedicarti. Un coach è un professionista esperto che non ha nessun impegno se non quello di adattarsi ai tuoi impegni e ti aiuterà ad ottenere il tuo stile personale per quanto riguarda il management.
Ricorda gli Obiettivi di Alto Livello: Cerca di essere consistente. Comunica in maniera chiara e stabilisci obiettivi a prova di equivoci. Ascolta. Fornisci continuo feedback, specialmente quando è positivo. Elimina gli ostacoli dal successo del tuo team.

Avvertenze

Non provare a fare il lavoro del tuo staff: C'è un vecchio detto:"Se vuoi qualcosa fatta bene, falla da solo". Dimenticatene. Levatela proprio dalla testa. Non l'hai mai sentito, non significa nulla, ed è un concetto cotroproducente. Se vuoi qualcosa fatta nella maniera giusta, assegnala alle persone giuste e lavora sulla motivazione dei tuoi impiegati. Se provi a metterci troppo le mani sopra, non sarai mai un buon boss. Il tuo compito è quello di gestire. Significa che è completamente appropriato lasciare che gli altri lavorino per te.
Mantieni la riservatezza dell'impiegato (quando possibile): Può capitare che non sia possibile a volte (determinati problemi relativi alle Risorse Umane come potenziali abusi sul posto di lavoro), ma se qualcuno viene da te con un problema cerca di essere cauto con i loro segreti. Basta davvero una sola volta a distruggere la tua reputazione come confidente e puoi andare incontro a dei problemi legali. Se qualcuno ti dice "questo è in confidenza" accertati che quella persona sappia che non ti è consentito, in qualità di manager, di mantenere determinate cose confidenziali.
Mantieni la riservatezza della compagnia: Verrai a conoscenza di determinati segreti. Spesso, si tende a rivelare i segreti in quanto ci fa sentire più importanti. Se vieni a sapere di prossimi licenziamenti, e te lo fai "sfuggire" di bocca senza averne l'autorizzazione, preparati ad essere parte di quella lista. è sempre difficile vedere che questo succeda ma nessuno ha detto che essere un manager sia una cosa semplice.
Preparati per ore di lavoro più lunghe: è un dato di fatto. Il tuo stipendio adesso prevede che tu sia disponibile a fare qualsiasi cosa sia necessaria per portare a termine un progetto, o raggiungere un obiettivo ecc. è vero che i manager hanno gratifiche e benifit che i normali impiegati non hanno, ma ora hai anche ulteriori responsabilità. Non arrivare mai tardi, e non andare via prima. Ok, magari una volta ogni tanto avrai pure qualcosa da fare, naturalmente - proprio come tutti. Solamente non ne fare un'abitudine. Adesso sei un leader, quindi comportati di conseguenza.
I faccia-a-faccia settimanali NON sono revisioni della prestazione. O almeno, non è quello il solo scopo per cui hai questo tipo di incontri individuali con i tuoi impiegati. Vuoi che siano meno formali e più aperti alla discussione. Non cercare di controllarli troppo severamente - è un momento in cui sia te che ogni membro del tuo staff può scambiare opinioni, vale in entrambe le direzioni.
La transizione a manager può sembrare veramente intimidatoria. Non è sempre traumatico, ma molto spesso i nuovi manager patiranno molto stress prima di sentirsi a proprio agio con la nuova posizione. Trova qualcuno con cui parlarne. Se hai trovato un mentore (passaggio 2) quella persona può effettivamente darti supporto. Non tenere tutto dentro - fai attenzione a qualsiasi cambiamento indesiderato di comportamento (rabbia, sospetto, aumento del consumo di alcolici, e così via).
Non rimproverare l'intero dipartimento a causa dello sbaglio di una singola persona. Per esempio, se Jane è l'unica impiegata che arriva sempre in ritardo, non mandare un'e-amil di gruppo avvertendoli di essere puntuali altrimenti prenderai provvedimenti. Piuttosto, incontra Jane in privato per discutere il problema.
Mai rimproverare un impiegato pubblicamente.