Cara Belajar Memanajeri Staf

"Manajemen tidak lebih dari memotivasi orang lain."

Selamat! Akhirnya Anda mendapatkan promosi yang ditunggu-tunggu, dan sekarang, Anda adalah manajer, mungkin untuk pertama kalinya dalam perjalanan karier Anda. Jadi, sekarang apa? Jika ini adalah peran pertama Anda dalam manajemen, mungkin Anda agak gugup. Perasaan itu bisa dimengerti, sudah umum, dan bahkan, bisa dipastikan ada. Peran ini akan sangat berbeda dengan pekerjaan Anda sebelumnya. Manajemen memiliki aturan dan tujuan yang sepenuhnya berbeda, serta memerlukan berbagai keahlian. Sering kali, orang yang baru dalam peran manajemen tidak mengerti betul apa artinya menjadi manajer, dan bagaimana hidup mereka akan berubah (ya, hidup Anda pasti akan berubah). Ini benar, apalagi jika Anda tidak lagi menerima gaji per jam, tetapi gaji tetap bulanan. Kita akan membahas itu nanti.

Artikel ini akan mempersembahkan satu set panduan yang bisa Anda gunakan untuk memahami transisi yang membingungkan. Ini bukan instruksi yang harus dikerjakan dari hari ke hari, konsep itu sudah tidak ada lagi karena sekarang Anda adalah manajer. Akan tetapi, ini adalah garis besar yang akan membantu Anda melalui proses penetapan tujuan dan mengelola staf. Jadi, tarik napas dalam dan ayo kita mulai!

Langkah

Unduh PDF

Perbedaan yang signifikan adalah migrasi dari konsep yang disebut "kontribusi individual". Manajer bukan kontributor individual. Artinya, Anda bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain. Kesuksesan Anda bergantung pada kinerja tim. Anda sekarang bertanggung jawab atas banyak pekerjaan, lebih daripada yang bisa Anda kerjakan sendiri (lihat bagian Peringatan). Anda tidak dapat memperbaiki semua masalah. Tidak perlu dicoba, itu bukan tugas Anda lagi.
2
Bersiaplah untuk transisi. Ini akan membuat Anda bingung dan frustrasi, mungkin tidak secara langsung, tetapi manajer biasanya ditarik ke banyak arah. Mungkin ada aturan berpakaian yang harus Anda ikuti. Ada peraturan baru yang harus dipatuhi (terutama dalam area SDM).
- Cari mentor: Mentor bukan atasan langsung Anda, tetapi manajer lain yang memiliki banyak pengalaman. Minta figur tersebut membantu transisi Anda. Ini sangat penting dan sering kali diremehkan. Tim manajemen level atas akan menghargai Anda. Keputusan untuk mencari mentor menunjukkan kedewasaan.
- Bergabung dengan kelompok jaringan: Ada banyak kelompok jaringan, (salah satunya adalah Toastmasters). Tanyakan kepada manajer lain dan eksekutif tentang klub lokal. Manfaatkan acara pembinaan jaringan di area Anda.
- Hubungi SDM: Kunjungi departemen SDM dan tanyakan apakah ada buku SDM atau pelatihan yang bisa Anda gunakan untuk membantu. Bacalah buku tentang menjadi manajer. Ada banyak buku tentang topik ini. Bacalah beberapa literatur sekaligus ("The One Minute Manager" dan "The Seven Habits of Highly Effective People" adalah bacaan wajib manajemen).
- Bantu staf mengatasi masalah: Staf yang menjadi bawahan Anda sekarang mungkin tadinya adalah rekan Anda, dan itu akan menimbulkan rasa iri (bahkan mungkin kebencian) dan gesekan. Situasi itu tidak dapat dihindari, tetapi masalahnya dapat dikurangi jika Anda tetap membuka komunikasi. Namun, Anda harus ingat bahwa sekarang Anda adalah manajer dan meskipun tidak ingin memamerkan status baru tersebut, Anda tidak bisa membiarkan mantan rekan memanfaatkan hubungan yang ada di antara Anda dan mereka. Staf yang sebelumnya bukan rekan kerja pun akan merasa gelisah jika mendapat manajer baru. Bicaralah dengan staf dan sampaikan rencana Anda. Bina hubungan antara manajer dan staf sejak dini. Walaupun pada awalnya tampak agak canggung, jangan malu, ikuti saja langkah-langkahnya, jadi diri sendiri, dan jangan lupakan posisi awal Anda di perusahaan tersebut.
- Jangan mengabaikan keluarga: Suami/istri/pasangan dan anak, serta teman tetap membutuhkan perhatian yang sama seperti sebelumnya. Sekarang pikiran Anda disibukkan dengan banyak hal karena manajemen adalah transisi yang berat. Prioritaskan apa yang harus diprioritaskan. Jika Anda mendengar ada yang mengatakan Anda agak jauh, perhatikan. Jangan sampai karier menghancurkan hubungan keluarga (sudah banyak contohnya)
- Jangan mengabaikan kesehatan: Oke, ternyata peran manajemen ini menyenangkan. Pekerjaannya menarik, jam kerja lebih panjang, mungkin Anda juga bekerja di rumah, tidur agak larut, bangun lebih pagi, tetap bisa memperhatikan keluarga dan anak. Akan tetapi, apakah Anda cukup tidur? Yakin?
Apa persisnya tujuan Anda? Apakah Anda punya target per jam, harian, atau mingguan yang harus dipenuhi tim. Bagaimana dengan tujuan baru Anda, seperti memeriksa produktivitas? Tulis semuanya dan publikasikan (lihat tips). Ini akan menjadi daftar yang harus Anda selesaikan. Perhatikan bahwa daftar tersebut akan berubah seiring waktu, bukan dokumen eksak. Ada beberapa hal yang selalu sama (misalnya, level pelayanan), tetapi yang lain mungkin berubah sesuai strategi yang diberikan oleh Manajemen Eksekutif. Tinjau daftar Anda secara reguler, dengan kacamata kritis, dan lakukan revisi jika diperlukan.
Anda harus mengetahui kekuatan dan kelemahan tiap anggota tim. Tono bekerja sangat cepat, tetapi kadang melewatkan beberapa detail. Tini sangat menyeluruh, tetapi bermasalah dengan volume pekerjaan yang diproses. Budi memiliki hubungan yang spektakuler dengan pelanggan, tetapi tidak bisa mengatakan "tidak" kepada klien, sementara Wati memiliki keahlian teknis luar biasa, tetapi tidak pandai berhubungan dengan manusia. Anda harus mengetahui semua itu dengan sebaik-baiknya. Pengetahuan tersebut berguna untuk menyeimbangkan produktivitas tim.
Gunakan informasi yang Anda kumpulkan dari langkah di atas untuk memberikan pekerjaan yang sesuai dengan tiap individu. Ini merupakan penugasan yang berbasis keahlian. Anda harus memaksimalkan kelebihan tiap orang dan meminimalkan penugasan yang menargetkan kelemahannya. Jika ada kesempatan, gabungkan beberapa orang dengan keahlian yang saling melengkapi. Misalnya, tugaskan Tono dan Tini dalam satu proyek, atau minta Budi dan Wati untuk saling berkonsultasi dalam presentasi.
6
Adakan rapat dengan anggota tim. Pertemuan tatap muka reguler sangat penting dalam manajemen. Pertemuan ini memiliki beberapa tujuan.
- Memberi umpan balik tentang kinerja: Diskusikan target minggu sebelumnya, termasuk apa yang sudah berhasil dengan baik, area apa yang dapat diperbaiki, dan bagaimana cara memperbaikinya. Ini kemudian berlanjut pada langkah di bawah ini.
- Uraikan tujuan untuk rapat berikutnya: Tujuan tersebut adalah target yang harus dieksekusi dan menjadi basis untuk peninjauan produksi minggu berikutnya.
- Mengetahui masalah staf: Di posisi baru ini, kontak dengan staf akan berkurang dan Anda harus menyadari itu. Satu-satunya cara untuk mengetahui masalah yang memengaruhi kinerja tim (dan juga memengaruhi pekerjaan mereka) adalah mendengarkan staf.
- Minta ide: Staf Anda pasti ingin merasa terlibat. Tidak ada pengecualian bahwa faktor motivasi nomor satu di balik keputusan karyawan untuk berhenti kerja adalah manajemen yang buruk, yang sering kali berasal dari perasaan diabaikan. Anda tidak hanya dinilai berdasarkan kinerja tim, tetapi juga tingkat perputaran karyawan.
- Motivasi: Menurut Peter Scholtes, manusia memotivasi diri sendiri. Manajer terbaik selalu menemukan cara memotivasi staf untuk bekerja dengan baik dan perasaan bangga. Gunakan sesi ini untuk mengetahui apa motivasi karyawan dan gunakan informasi itu untuk meningkatkan kontribusi mereka.
Jangan mengisolasi diri dari staf. Kadang, beban kerja memang terlalu banyak sehingga Anda cenderung menjauh dari staf agar dapat membereskan pekerjaan Anda sendiri, khususnya dengan banyaknya dokumen yang harus dikerjakan. Jangan memberi kesan bahwa Anda tidak bisa diganggu. Jika anggota tim tidak dapat menemui pemimpin mereka, akan ada sikap anarki yang berkembang. Situasi akan sangat buruk bagi Anda. Walaupun Anda memanajeri staf secara virtual, Anda tetap harus memastikan mereka "merasakan" kehadiran Anda. Jika Anda mengepalai beberapa giliran kerja, pastikan Anda mengunjungi tiap giliran secara reguler.
Peninjauan kinerja pribadi Anda akan sangat berfokus pada kinerja tim. Jadi, pastikan Anda mencatat tiap masalah dan pencapaian. Ini akan sangat penting jika timbul masalah yang signifikan. Masalah akan selalu ada, Anda dan tim hanya perlu memfokuskan usaha untuk mengatasi masalah tersebut.
Penghargaan tidak selalu berbentuk uang. Hadiah uang memang menyenangkan, tetapi bukan motivator kerja yang utama. Penghargaan yang lebih efektif adalah pengakuan. Jika Anda memiliki wewenang, mungkin Anda bisa memberikan cuti atas performa mereka (cuti ekstra satu hari atas pekerjaan yang luar biasa). Beri hadiah reguler dan dapat dicapai, tetapi sulit. Ketika Anda memberi hadiah, pastikan itu diketahui (beri hadiah secara publik, beri teguran secara pribadi).
Akan ada saatnya Anda harus memperbaiki perilaku staf. Jadi, Anda harus belajar melakukannya. Jika dapat melakukannya dengan baik, Anda akan mendapat hasil yang diinginkan. Jika tidak, situasi akan memburuk. Anda bisa mempelajari cara memberikan bimbingan di antara umpan balik positif.
Iklan

Tips

Ingat tujuan level atas. Anda harus konsisten. Kembangkan komunikasi yang jelas dan buat tujuan yang tidak ambigu. Dengarkan. Sediakan umpan balik, khususnya yang positif. Bereskan semua rintangan demi keberhasilan tim.
Puji staf. Ini adalah langkah kecil yang banyak manfaatnya. Memuji kinerja seseorang akan membuat perbedaan yang sangat besar. Jangan banyak memberi pujian tidak berarti, tetapi tunjukkan kepada staf Anda bahwa mereka dihargai.
Beri contoh. Pemimpin harus dapat memberi contoh dalam semua aspek pekerjaan. Jadilah teladan untuk rekan kerja dengan memancarkan getaran positif. Tunjukkan perhatian, pemahaman, dan respek, sambil tetap memfokuskan tugas pada kerja tim dan dedikasi. Manajer dan supervisor harus bisa menerapkan prinsip sebaik-baiknya di tempat kerja. Jika posisi baru ini membuat kehidupan pribadi Anda jadi sorotan, pahami bahwa seluruh hidup Anda tercermin dalam apa yang Anda contohkan.
Komunikasi, komunikasi, komunikasi! Staf akan merasa lebih terlibat jika Anda memberi tahu mereka apa yang terjadi. Kadang, semua orang ingin melihat "gambaran besar"
Adil, tetapi tegas. Ada saatnya Anda perlu mempertimbangkan tindakan disiplin yang mengarah pada pemecatan. Ini sangat sulit, bahkan untuk manajer berpengalaman sekalipun. Cara mendisiplinkan karyawan adalah topik tersendiri dan di luar lingkup artikel ini, tetapi ada banyak referensi yang bagus untuk itu. Jawaban singkatnya adalah konsistensi dan dokumentasi.
Pahami EAP. EAP adalah singkatan dari Employee Assistance Program. AEP sangat berguna dan kebanyakan perusahaan besar memiliki program ini. Jika salah satu staf Anda memiliki masalah pribadi, minta ia menemui tim EAP (jangan mencoba jadi psikiater). Jika Anda yang memiliki masalah pribadi (lihat bagian Peringatan), Anda juga dapat memanfaatkan EAP.
Cari pembimbing. Selain mentor, Anda juga membutuhkan pembimbing (jika ada kesempatan dan sarana). Mentor memang sangat membantu, tetapi biasanya tidak selalu punya waktu. Pembimbing adalah ahli profesional terlatih yang tidak memiliki agenda apa pun, kecuali untuk membantu Anda mengembangkan gaya manajemen yang autentik.
Publikasikan tujuan. Pastikan Anda memublikasikan tujuan Anda dan tujuan tim di tempat yang mudah terlihat. Tim Anda harus melihatnya sepanjang waktu. Tujuan "Meningkatkan level layanan hingga 5% pada 6 bulan ke depan" semestinya bukan rahasia. Distribusikan tujuan baru segera setelah ditetapkan.
Manfaatkan Departemen Sumber Daya Manusia. Jika ada departemen SDM, sekarang mereka adalah teman Anda yang terbaru dan terbaik. Departemen ini adalah sumber daya yang harus dimanfaatkan. Mereka dapat membantu Anda memberi hadiah, mendisiplinkan staf, menghindarkan Anda dari masalah hukum, dan mereka sangat menyukai manajer yang menyadari hal itu. Mereka ada di pihak Anda.

Peringatan

Jangan menegur seluruh departemen untuk kesalahan yang dilakukan satu orang. Misalnya, jika hanya Tini yang sering terlambat masuk, jangan mengirim surel peringatan ke semua karyawan agar tepat waktu. Panggil Tini untuk mendiskusikan masalah tersebut secara pribadi.
Jangan pernah menegur karyawan di depan publik.
Jangan mencoba mengerjakan pekerjaan staf. Ada ungkapan yang mengatakan: "Jika menginginkan sesuatu dilakukan dengan benar, lakukan sendiri." Lupakan ungkapan itu. Singkirkan dari pikiran Anda. Anda tidak pernah mendengarnya, ungkapan itu tidak ada artinya, dan merupakan konsep kontraproduktif. Jika Anda ingin sesuatu dilakukan dengan benar, tugaskan pada orang yang tepat dan motivasi karyawan Anda. Jika Anda melibatkan diri terlalu dalam, Anda gagal memenuhi persyaratan manajemen. Tujuan Anda adalah memanajeri. Ini adalah saat yang tepat untuk mendelegasikan pekerjaan.
Rapat pribadi mingguan bukanlah peninjauan kinerja. Meskipun Anda meninjau aktivitas minggu sebelumnya, fokusnya bukan itu saja. Rapat mingguan ini tidak begitu formal dan terbuka untuk diskusi. Jangan terlalu mengontrol karena ini juga rapat karyawan, bukan cuma rapat Anda.
Bersiaplah lembur. Ini fakta. Anda digaji sebagai manajer dan diharapkan melakukan apa saja agar pekerjaan beres. Manajer memiliki keuntungan yang tidak dimiliki karyawan biasa, tetapi juga memiliki tanggung jawab lebih. Jangan datang terlambat, jangan pulang lebih awal. Dan kadang-kadang, Anda juga harus mengerjakan sesuatu seperti yang lain. Akan tetapi, jangan dibiasakan. Sekarang Anda adalah pemimpin. Anda harus bekerja sebagai pemimpin.
Jaga rahasia perusahaan. Anda akan mengetahui beberapa rahasia. Biasanya ada kecenderungan untuk menceritakan rahasia yang membuat Anda tampak lebih penting. Jika Anda mengetahui rencana pengurangan karyawan dan membocorkan informasi tersebut tanpa wewenang, bersiaplah menjadi penghuni daftar pengurangan karyawan. Memang sulit, tetapi tidak ada yang mengatakan bahwa jadi manajer itu gampang.
Transisi ke manajemen kadang menakutkan. Memang tidak selalu seperti itu, tetapi biasanya manajer baru akan mengalami banyak stres sebelum merasa nyaman dengan posisinya. Bicaralah dengan seseorang. Jika Anda punya mentor (lihat Langkah 2), ia akan membantu. Jangan memendam apa pun. Sadari tiap perubahan perilaku yang tidak diinginkan (kemarahan, kecurigaan, peningkatan konsumsi alkohol, dsb.).
Jaga rahasia karyawan (bila memungkinkan). Kadang ini tidak mungkin (pada masalah SDM tertentu, seperti potensi kekerasan di tempat kerja), tetapi jika seorang karyawan datang menceritakan suatu masalah pada Anda, tangani rahasia itu dengan hati-hati. Reputasi Anda bisa hancur dalam sedetik dan masalah hukum akan muncul. Jika seseorang mengatakan "ini rahasia", pastikan ia tahu bahwa Anda, sebagai manajer, tidak diizinkan menyimpan rahasia tertentu.