Comment apprendre à gérer des gens

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Se préparer à son rôle de manageur

Communiquer avec son équipe

Travailler avec son équipe

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Références

Félicitations ! Vous venez enfin d’obtenir le poste de manageur pour lequel vous avez tant travaillé. Passée l’euphorie initiale, vous pouvez ressentir des doutes et de l’appréhension quant à vos nouvelles attributions. En particulier, la gestion d’une équipe peut être intimidante, à fortiori s’il s’agit de votre première expérience dans le domaine. Si rien ne vaut la pratique, il reste essentiel de vous préparer en amont de votre prise de poste . Vous pourrez ainsi mieux gérer les difficultés au quotidien et éviter certaines erreurs.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Se préparer à son rôle de manageur

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   Étudiez les styles de gestion que vous avez connus. Parmi vos anciens responsables, certains vous ont sans doute marqué par leur comportement exemplaire ou, au contraire, par leurs erreurs récurrentes. Dressez une liste de ce qui vous a paru positif et de ce qui vous a déplu en tant que collaborateur. Vous pourrez l’utiliser comme base pour adapter votre comportement à votre nouvelle équipe. Si possible, contactez un de vos anciens responsables. Demandez-lui conseil sur les meilleures pratiques à adopter et les erreurs à ne pas commettre.

   • Tout conseil, si précieux soit-il, ne remplace pas l’expérience de terrain. Gardez à l’esprit que devenir un responsable reconnu et respecté demande du temps et des efforts. Vous ferez certainement des erreurs, ce qui participe également à votre apprentissage.
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   Suivez des formations internes. En tant que responsable, votre poste n’est plus simplement opérationnel. En effet, vous devrez gérer des problèmes administratifs, organiser l’emploi du temps de l’équipe, résoudre les conflits, suivre l’évolution de vos collaborateurs, engager de nouvelles recrues ou encore être le lien entre votre équipe et les autres services . Pour appréhender au mieux ces diverses fonctions, de plus en plus d’entreprises proposent des formations en interne destinées aux responsables de tout niveau. Renseignez-vous sur les conditions d’accès auprès du service des ressources humaines .

   • Les formations internes sont généralement ciblées. Elles peuvent porter sur la manière d’optimiser son temps, la prise de parole en public, la gestion du stress, la résolution des conflits ou encore sur les techniques de motivation. Notez cependant que seule votre confrontation au réel vous permettra d’apprendre et de vous perfectionner.
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   Lisez et développez votre culture générale. Ne vous limitez pas à votre expérience en entreprise. Intéressez-vous également aux théories sur les modèles organisationnels, les relations humaines ou encore les sujets macroéconomiques. Coupler ces connaissances à votre expertise professionnelle vous permettra de développer des solutions originales aux problèmes rencontrés. La littérature relative à l’économie, au développement personnel ou à la gestion est abondante. Notez que les auteurs sont généralement eux-mêmes d’anciens responsables publics ou privés qui dispensent des conseils et partagent leur expérience. Il peut également s’agir d’économistes, de sociologues ou de praticiens comme des psychologues qui livrent leurs analyses et théories .

   • Kenneth Blanchard, expert en gestion d’entreprise, et Spencer Johnson, psychologue, sont les auteurs de l’ouvrage Le manager minute, recommandé à tout responsable en devenir ou même confirmé . L’ouvrage a été réédité sous le titre Le nouveau manager minute, paru en 2015 .
   • L’ouvrage de Stephen Covey, Les 7 habitudes des gens efficaces, est une analyse des comportements qui conditionnent le succès tant sur le plan professionnel que privé .
   • John C. Maxwell, pasteur et auteur américain, a publié le livre Les 21 lois irréfutables du leadership en 1998, devenu depuis un phénomène littéraire. Il y détaille les composantes du succès en se basant sur des exemples concrets .
   • Dale Carnegie est un auteur américain aujourd’hui mondialement reconnu pour sa méthode de développement personnel appliquée à l’entreprise. Son principal ouvrage, How to win friends and influence people ou Comment se faire des amis dans la traduction française, détaille en quatre parties une méthode pour influencer les autres en se changeant soi-même .
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   Complétez une formation en gestion. Il s’agit d’un domaine à part entière qui fait l’objet de cursus complets en université ou en école. Les sciences sociales, les techniques de communication, le droit du travail ou encore la gestion administrative font partie des matières enseignées. Certaines formations peuvent être suivies par correspondance si vous ne pouvez pas assister aux cours en personne . Selon les circonstances, discutez de votre projet avec votre employeur pour aménager vos horaires ou obtenir une subvention.

   • Notez que les cursus en formation initiale durent généralement au moins un an. De plus, la charge de travail est celle d’un étudiant, ce qui peut être difficile à concilier avec votre vie professionnelle. Prenez votre décision en connaissance de cause afin de mener votre projet à terme.
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   Considérez-vous comme un(e) meneur(se). Gérer une équipe et la mener sont deux fonctions différentes. En termes anglo-saxons, il s’agit de différencier le « manager » du « leader ». En tant que responsable, vous êtes en charge d’organiser votre équipe pour répondre à des objectifs fixés. Le meneur a une vision plus large voire panoramique, des enjeux de l’entreprise. Si vous pouvez être un bon manageur sans être un meneur, vous pouvez également concilier les deux. Il s’agit d’un exercice difficile, qui nécessite à la fois une expertise professionnelle et de solides compétences relationnelles .

   • Si vous prenez la tête d’une équipe à laquelle vous avez appartenu, la relation avec vos collaborateurs peut devenir compliquée. En effet, ils ne sont plus des collègues, mais des employés qui sont sous votre responsabilité. Cela peut susciter de la jalousie, de la rancœur ou de la déception. Quoi qu’il en soit, gardez une attitude professionnelle en toutes circonstances.
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   Cherchez un mentor. Il s’agit d’une personne à laquelle vous pouvez vous référer, et qui pourra vous aider en temps utile, de façon à la fois professionnelle et informelle. Elle saura en effet vous conseiller et même vous soutenir auprès de sa propre hiérarchie .

   • Un mentor est idéalement une personne dont le niveau hiérarchique est supérieur au vôtre. Par exemple, si vous êtes responsable d’une sous-équipe d’un département, votre mentor peut être le responsable du service.
   • Le mentorat est une pratique relativement nouvelle en France. Il peut ainsi être intimidant voire paraitre inconvenant de demander à un collaborateur de devenir votre mentor. En réalité, il s’agit plutôt d’une relation qui se développe peu à peu selon les affinités. Par exemple, si la personne qui vous a recruté est également votre responsable, il est probable qu’elle vous propose elle-même son soutien.
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   Faites appel aux services d’un coach personnel. Il s’agit d’une option intéressante si vous rejoignez une nouvelle structure ou une grande entreprise. Contrairement au mentorat, le coaching est une solution de court terme reposant sur l’intervention d’une personne neutre et extérieure à l’entreprise. Le coach vous aidera à définir et à imposer votre style de gestion en toute objectivité. Après une phase d’observation, vous mettrez en place un plan d’action concerté pour répondre à un objectif initialement fixé .

   • Bien qu’efficace, le recours à un coach est onéreux. Comptez en moyenne 500 € de l’heure . Les tarifs varient selon le type et la durée de la mission. N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs professionnels.
   • Vous pouvez trouver des experts en ligne  ou vous en faire recommander par d’autres responsables.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Communiquer avec son équipe

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   Développez une relation individuelle avec vos collaborateurs. Pour gérer un groupe, vous devez avant tout en connaitre les membres. Présentez-vous formellement à vos collaborateurs puis prenez le temps de discuter avec chacun d’eux individuellement. Tentez de cerner leur personnalité à travers ces premiers contacts . Un responsable doit savoir être proche de ses collaborateurs sans pour autant paraitre familier ou intrusif. Cet équilibre est délicat à trouver, car il peut être parasité par des considérations personnelles ou professionnelles. Il est donc essentiel d’instaurer de bonnes méthodes et habitudes de communication dès votre prise de poste .

   • Procurez-vous les évaluations des années passées. Vous en apprendrez davantage sur les motivations, les projets et les objectifs individuels de vos collaborateurs. Sachez cependant qu’il s’agit de documents confidentiels dont l’accès peut être restreint.
   • Dans l’idéal, soyez le premier à arriver au bureau et le dernier à partir. Vous aurez ainsi davantage d’opportunités pour échanger avec vos collaborateurs. Par exemple, vous pouvez discuter quelques minutes en prenant un café le matin, avant de quitter le bureau ou encore à l’heure du déjeuner. Assurez-vous cependant que votre interlocuteur est disponible et ne forcez pas la conversation.
   • Organisez des activités hors des locaux professionnels. Par exemple, réunissez votre équipe une fois par mois ou par trimestre autour d’un diner dans un restaurant. Invitez vos collaborateurs ainsi que les membres de leur famille s’ils le souhaitent. Profitez de ces activités pour mieux connaitre votre équipe dans un cadre informel.
   CONSEIL D'EXPERT(E)

   

   Elizabeth Douglas

   PDG de How.com.vn

   Elizabeth Douglas est PDG de How.com.vn. Elle a plus de 15 ans d'expérience dans le secteur technologique, notamment en matière de missions dans l'ingénierie informatique, d'expérience d’utilisateur et de gestion de produits. Elle a obtenu une licence en informatique et un master en administration des affaires à l'université de Stanford.

   

   Elizabeth Douglas
   PDG de How.com.vn

   Selon Elizabeth Douglas, PDG de How.com.vn : « Il faut prendre conscience qu’on ne peut gérer tous ses collaborateurs de la même façon. Chaque personne a des attentes différentes d’un responsable, que ce soit sur le plan du soutien moral ou du conseil professionnel. Pour les comprendre, il est important de saisir toute opportunité de connaitre ses collaborateurs et de recueillir leur avis. »
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   Planifiez des réunions régulières. Préparez soigneusement votre première réunion. Accueillez chaque participant et décrivez brièvement votre parcours et vos motivations. Selon la taille de l’équipe, vous pouvez également demander à vos collaborateurs de se présenter succinctement. Selon la situation, vous pouvez aussi partager vos attentes et votre projet. Soyez humble et n’hésitez pas à préciser que vous êtes également en phase d’observation et d’apprentissage. L’essentiel est d’instaurer un climat de confiance . Planifiez des réunions hebdomadaires pour vous assurer de la mise en place de votre organisation. Adaptez progressivement leur fréquence et leur contenu . Par exemple, si la communication est plus efficace par courriel ou par interactions individuelles, combinez les différents modes.
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   Apprenez à donner une opinion professionnelle. Le retour ou feedback en anglais est un outil de communication et de performance puissant. Il doit cependant être utilisé avec précaution, car une remarque peut avoir un impact psychologique sur votre collaborateur ou exacerber une tension. Qu’il s’agisse d’un retour positif, correctif ou négatif, respectez votre interlocuteur . L’évaluation annuelle est également un outil que vous devez apprendre à maitriser. Il est en effet de plus en plus utilisé dans le cadre d’une amélioration continue et d’un développement des compétences.

   • Si vous devez faire un retour négatif à un collaborateur, prévoyez une zone calme et à l’écart de ses collègues et accordez-lui le temps nécessaire pour discuter. Préparez également votre discours et anticipez ses questions et explications . Le choix des mots est également essentiel. Par exemple, évitez le mot « mais » dans vos phrases, car votre interlocuteur n’en retiendra que la seconde partie . Au lieu de dire « tu ne fais qu’empirer la situation en te disputant avec un client », préférez une phrase du style « il me semble qu’il est préférable d’écouter la plainte du client ».
   • Plutôt que de mettre l’accent sur un défaut ou une erreur de votre collaborateur, proposez-lui des pistes d’amélioration. Un plan de remédiation à court ou moyen terme, une nouvelle formation ou un remaniement des tâches peuvent être des solutions. Veillez cependant à les mettre en place avec le plein accord de votre collaborateur et à ne pas les imposer.
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   Soyez à l’écoute de vos collaborateurs. L’écoute active est une qualité du manageur appréciée de tous . Impliquez vos collaborateurs dans toutes les décisions qui les concernent. Recueillez leurs avis, leurs questions et leurs suggestions. Ce n’est qu’ainsi que vous cernerez les besoins, les attentes et les qualités de chacun.

   • L’écoute active est un processus qui facilite la construction d’une relation de confiance et de respect mutuels. Lorsque vous discutez avec un collaborateur, accordez-lui toute votre attention. Évitez de répondre à d’autres sollicitations ou, si elles sont urgentes, excusez-vous au préalable. Soyez également attentif(ve) aux signes non verbaux .
   • Ne portez pas de jugement hâtif. Laissez vos collaborateurs développer et échanger leurs idées avant de leur présenter votre propre opinion.
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Partie 3

Partie 3 sur 3:

Travailler avec son équipe

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   Identifiez et définissez le rôle de votre équipe. Quelle que soit la taille de l’entreprise, vos collaborateurs doivent être conscients de l’utilité de leurs fonctions au sein de l’organisation. Discutez avec votre propre hiérarchie pour définir précisément le rôle de votre équipe. Vous pourrez ainsi motiver plus facilement vos collaborateurs.
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   Définissez les priorités. Une équipe n’est généralement pas cantonnée à une tâche spécifique. Pour optimiser leur efficacité, aidez vos collaborateurs à gérer leurs priorités. Vous pouvez ainsi mettre en place un calendrier, apporter votre soutien actif dans les activités les plus complexes ou définir des délais. Cette organisation peut se décider individuellement avec les collaborateurs concernés, au cours d’une réunion d’équipe ou par une communication écrite .
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   Apprenez à déléguer. Prendre la tête d’une équipe ne signifie pas en porter toutes les responsabilités. La délégation est l’une des clés pour créer un climat de confiance et de respect tout en motivant vos collaborateurs . À défaut, vous risquez en outre d’être submergé(e) et de faire des erreurs. Commencez par confier des tâches de faible importance à différents membres de votre équipe pour jauger leurs qualités et leurs défauts. Au fil du temps, affinez la délégation selon l’expérience et les compétences de chacun. Vous pouvez également superviser ou suivre l’exécution des tâches en accord avec votre collaborateur. Ceci dit, si vous estimez que certaines fonctions vous sont dévolues et ne relèvent que de votre responsabilité, gérez-les vous-même . Il est également important de ne pas vous décharger de toutes vos tâches sur votre équipe, au risque de frustrer et de stresser vos collaborateurs.
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   Sachez reconnaitre vos erreurs. Un responsable est d’autant plus respecté qu’il sait admettre ses torts et en prendre toute la mesure. Cela peut sembler difficile si vous cherchez dans le même temps à vous imposer. Cependant, il s’agit d’une qualité essentielle qui vous aidera à gagner la confiance de votre équipe . Ceci dit, certaines erreurs sont plus faciles à corriger que d’autres. À cet égard, votre préparation au métier est essentielle afin d’éviter les écueils majeurs .
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   Félicitez et récompensez vos collaborateurs. Valoriser les succès individuels et collectifs est un signe d’humilité de votre part et de respect envers vos collaborateurs. Remercier est un geste qui prend une dimension particulière dans le cadre professionnel, car il motive les employés et contribue à votre réputation. Adaptez votre façon de féliciter vos collaborateurs à leur personnalité et au type de performance .

   • Pour remercier collectivement votre équipe, profitez d’une réunion ou envoyez un message groupé en incluant votre propre hiérarchie dans les destinataires. Un évènement hors du cadre professionnel peut également être une façon de fêter le succès d’un projet mené à bien.
   • Si vous tenez à remercier individuellement un collaborateur, adressez-vous à lui en personne. Vous pouvez vous déplacer à son bureau ou le féliciter au cours d’une réunion. Veillez cependant à ne pas l’embarrasser. En effet, certaines personnes n’apprécient pas d’être au centre de l’attention et pourraient se sentir gênées.
   • Selon les circonstances, il est possible de distribuer des cadeaux. Cette pratique est plutôt recommandée pour fêter un succès collectif. À défaut, vous risquez de créer des jalousies ou d’encourager une compétition tendue entre vos collaborateurs.
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   Faites preuve de fermeté. Recadrer ses collaborateurs fait partie intégrante des fonctions du responsable . Pour autant, il ne s’agit pas de les embarrasser ou de les punir. Préparez votre intervention et évitez d’agir sous le coup d’une émotion. Il importe de faire votre retour au bon moment, au risque qu’il soit inutile, voire contreproductif. Dissipez tout doute ou malentendu et écoutez votre collaborateur. Son attitude ou ses résultats peuvent être le symptôme d’un manque de motivation ou d’un problème personnel. Selon la situation, proposez un autre entretien ou dirigez votre collaborateur vers d’autres professionnels.

   • Quel que soit le type d’entretien, assurez votre collaborateur qu’il est confidentiel. Ne répandez aucune rumeur et ne donnez aucune information au reste de l’équipe, sauf si la personne concernée donne son accord. Dans le pire des cas, si une mesure disciplinaire est décidée, n’en parlez qu’une fois la sanction officialisée.
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   Apprenez de vos erreurs. En tant que responsable, la sanction d’une erreur survient généralement rapidement et est sans équivoque, même si d’autres facteurs sont également en jeu. En effet, une équipe qui n’atteint pas les objectifs, des collaborateurs mécontents, des signes de désorganisation sont autant d’éléments qui peuvent être liés à de mauvaises décisions. Remettez-vous en question, demandez conseil à votre mentor ou l’opinion d’un autre responsable. Sachez également vous excuser au bon moment .
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Conseils

• Ne cherchez pas la perfection. Même si vous prenez les bonnes décisions, il vous est impossible de tout contrôler. Toute organisation a ses failles et il vous revient de les maitriser à votre niveau.
• Donnez l’exemple. Soyez un modèle pour vos collaborateurs en leur inspirant vos valeurs et en agissant à la fois avec professionnalisme et humanité. Faites preuve d’écoute, de respect et de compréhension. Dans le même temps, sachez être ferme et agir selon les objectifs de l’entreprise. Si vous avez un poste très exposé, sachez que vos actions se répercuteront au-delà de votre équipe.

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Avertissements

• Respectez les règles de confidentialité. En tant que responsable, vous aurez connaissance d’éléments de la vie personnelle de vos collaborateurs. Il est essentiel de ne pas les dévoiler inopinément. De même, certaines initiatives qui concernent de près ou de loin votre équipe ne devront être communiquées qu’en temps utile.
• Ne blâmez pas toute l’équipe pour une erreur commise par une personne. S’il parait nécessaire de faire un rappel global sur une attitude à tenir ou sur des méthodes de travail, vous pouvez envoyer un courriel collectif ou profiter d’une réunion. S’il ne s’agit que d’un cas isolé, il est préférable d’avoir une discussion uniquement avec le collaborateur concerné. Par exemple, ne réprimandez pas toute l’équipe sur les horaires de travail si seul un membre est systématiquement en retard.

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