Cách để Gấp thư và bỏ vào phong bì

Có thể bạn cho rằng gấp thư và bỏ vào phong bì như thế nào cũng được, nhưng thực ra không phải vậy. Có các quy ước nhất định về việc gấp thư sao cho đúng cách, đặc biệt là thư tín giao dịch. Bạn nên dành chút thời gian học các kiểu gấp thư khác nhau trước khi cho vào phong bì.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 3:

Gấp thư thương mại tiêu chuẩn Mỹ cho phong bì thương mại thông thường

Tải về bản PDF

1
Viết phong bì. Nếu định viết thông tin của người nhận trên phong bì, bạn cần thực hiện trước khi bỏ thư vào để tránh dấu hằn in trên lá thư.
- Nếu muốn phong thư có vẻ chuyên nghiệp hơn, bạn có thể in địa chỉ trên phong bì bằng máy in.
- Bạn nên viết địa chỉ người nhận ở khoảng giữa mặt trước phong bì (ví dụ, nếu ở Mỹ, các thông tin này sẽ là: tên, địa chỉ, thành phố, bang, mã bưu chính), và địa chỉ người gửi (tên, địa chỉ, thành phố, bang, và mã bưu chính) ở góc trên bên trái phong bì.
2
Đặt lá thư trên mặt bàn. Trước khi gấp thư, bạn cần kiểm tra địa chỉ trên thư và trên phong bì cho khớp. Đảm bảo rằng bạn đã ký dưới lá thư.
- Mặt có chữ của thư phải đối diện với bạn như khi đang đọc thư.
3
Gấp mép dưới lá thư lên. Gấp lá thư lên sao cho mép dưới của giấy nằm ở khoảng 1/3 trang giấy từ trên xuống.
- Nếu không chắc phải gấp đến đâu, bạn có thể đặt chiếc phong bì bên dưới lá thư ở khoảng giữa để làm vạch mức.
4
Căn sao cho các mép giấy thẳng hàng. Trước khi gấp thư thành nếp, bạn cần đảm bảo các mép ngoài của lá thư phải thật thẳng hàng để tránh nếp gấp xiêu vẹo.
- Nếu các mép giấy không được đặt thẳng hàng, nếp gấp sẽ bị vẹo, và lá thư có thể sẽ không vừa với phong bì.
- Khi đã chắc chắn rằng các mép giấy đã thẳng hàng, bạn hãy dùng ngón tay cẩn thận miết thành nếp.
5
Gấp mép giấy trên xuống. Bước tiếp theo là gấp mép giấy ở trên xuống đến cách mép dưới của thư (đã gấp) khoảng 1 cm.
- Lần này cũng vậy, bạn có thể dùng phong bì làm vạch mức. Khi đặt phong bì bên dưới lá thư, bạn có thể đảm bảo lá thư bỏ vừa phong bì bằng cách căn chỉnh nếp gấp trên và dưới của lá thư bằng với cạnh trên và dưới của phong bì.
6
Miết nếp gấp. Đừng quên căn sao cho nếp gấp trên và cạnh dưới của trang giấy thẳng hàng để nếp gấp được gọn gàng và ngay ngắn.
- Nếu muốn, bạn có thể cầm nghiêng thước kẻ và dùng cạnh mỏng của thước miết dọc theo tờ giấy để tạo nếp gấp sắc cạnh.
7
Cho lá thư vào phong bì. Cầm lá thư sao cho các nếp gấp hướng ra ngoài, và nếp gấp trên của thư trùng với cạnh trên của phong bì. Cầm phong bì sao cho phần nắp của phong bì hướng về phía mình và mở ra. Cẩn thận cho lá thư vào phong bì mà không làm nhăn giấy.
- Người nhận sẽ lấy thư ra và mở thư mà không phải xoay lại cho đúng chiều để đọc.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 3:

Gấp thư giao dịch tiêu chuẩn Mỹ cho phong bì số 10 có “ô cửa sổ”

Tải về bản PDF

1
Đảm bảo lá thư được định dạng đúng. Nếu bạn dùng phong bì có một “ô cửa sổ” trong suốt để nhìn được tên và địa chỉ người nhận trong thư, quan trọng là bạn phải định dạng lá thư đúng cách để thông tin này nằm đúng vị trí.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Để định dạng thư, trước hết bạn cần căn trong chương trình soạn thảo văn bản sao cho tất cả các mép giấy đều cách lề 2,5 cm. Nhớ căn lề trái của trang giấy khi đánh máy ngày tháng và địa chỉ người nhận.
- Đoạn văn bản nên giãn cách một dòng đơn (single), ngoại trừ khoảng cách giữa các đoạn. Khoảng giữa các đoạn nên giãn cách dòng đôi (double). Toàn bộ lá thư cần được căn lề trái.
- Dòng chữ đầu tiên (ngày tháng) cần phải cách mép trên của giấy khoảng 5 cm.
- Gõ ngày tháng đầy đủ bằng chữ (ví dụ: Ngày 1 tháng 4 năm 2016 thay vì 1/4/16).
- Gõ phím enter 2 lần để cách khoảng trống giữa ngày tháng và thông tin người nhận.
- Gõ tên đầy đủ của người nhận (ví dụ: Ông Nguyễn Văn An), gõ enter, gõ địa chỉ của người nhận, gõ enter lần nữa và gõ thành phố, bang và mã bưu chính của người nhận.
- Nhớ cách trống một dòng giữa phần ghi thông tin liên lạc của người nhận và lời chào.
2
Gấp thư theo “kiểu chữ Z”. Để tận dụng ô cửa sổ của phong bì, bạn cần gấp thư sao cho tên và địa chỉ của người nhận hướng ra ngoài.^{[2]XNguồn nghiên cứu}
- Tuy không đảm bảo tính riêng tư như kiểu gấp vào trong, nhưng bạn cần gấp kiểu này nếu muốn tên và địa chỉ người nhận được nhìn thấy qua ô cửa số của phong bì.
- Nếu trong thư có thông tin nhạy cảm, tốt nhất là bạn nên dùng loại phong bì thông thường không có cửa sổ.
3
Đặt lá thư trên bàn sao cho mặt in chữ úp xuống. Như vậy bạn sẽ dễ nhìn được vị trí ghi tên và địa chỉ người nhận trong khi gấp.
- Nếu thực hiện đúng, bạn sẽ không thể đọc được nội dung của thư.
4
Xoay ngược lá thư lại. Xoay ngược lá thư sao cho phần tên và địa chỉ người nhận nắm gần phía mình.
- Nếu làm đúng, khi hé nhìn bên dưới lá thư, bạn sẽ thấy tên và địa chỉ người nhận nằm gần phía mình.
5
Gấp mép trên của tờ giấy xuống. Gấp 1/3 phần trên tờ giấy xuống về phía bạn.
- Nếu không biết chắc phải gấp đến đâu, bạn có thể đặt phong bì bên dưới, giữa trang giấy để làm vạch mức.
6
Gấp mép dưới lên. Gấp 1/3 trang giấy từ dưới lên về phía xa người.
- Bây giờ bạn có thể trông thấy tên và địa chỉ người nhận.
7
Cho thư vào phong bì. Cầm lá thư sao cho tên và địa chỉ người nhận hướng ra mặt trước của phong bì. Bỏ thư vào phong bì sao cho phần thông tin này có thể đọc được qua ô cửa sổ.
- Nếu không nhìn thấy thông tin người nhận, có thể là bạn đã úp lá thư khi cho vào phong bì. Nếu vậy, bạn cần lấy thư ra và lật lại (phần thông tin người nhận phải hướng ra cửa sổ của phong bì).
Quảng cáo

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 3:

Gấp thư thương mại tiêu chuẩn Mỹ cho phong bì thương mại cỡ nhỏ

Tải về bản PDF

1
Kiểm trra địa chỉ. Trước khi gấp thư, bạn cần đảm bảo địa chỉ trong thư khớp với địa chỉ in ngoài phong bì.
- Bước này giúp bạn tránh tình trạng lẫn lộn.
- Đừng quên kiểm tra xem bạn đã ký dưới thư chưa.
2
Đặt lá thư trên bàn. Đặt mặt viết chữ ngửa lên và xuôi chiều. Đây là cơ hội cuối cùng để bạn đọc lại thư và kiểm tra xem còn quên gì không.
- Ví dụ, bạn đã ghi ngày tháng chưa? Có lỗi chính tả và ngữ pháp nào trong thư không?
3
Gấp mép dưới lá thư lên. Gấp mép dưới lá thư lên sao cho cách mép trên của tờ giấy khoảng 1 cm.
- Bạn có thể đặt phong bì bên dưới lá thư để làm vạch mức. Nhớ rằng khi gấp xong, lá thư phải đủ nhỏ để có thể bỏ vừa phong bì.
4
Miết đường gấp. Đảm bảo các mép ngoài của tờ giấy phải thẳng hàng trước khi gấp để nếp gấp khỏi bị xiêu vẹo. Lá thư gấp xiêu vẹo có thể không vừa với phong bì.
- Dùng thước để tạo nếp gấp đẹp và gọn. Bạn có thể cầm nghiêng thước kẻ và dùng cạnh mỏng của thước miết dọc đường gấp để tạo nếp gấp phẳng và sắc.
5
Gấp nửa bên phải của tờ giấy vào trong. Bây giờ bạn sẽ gấp phần giấy bên phải vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng của giấy.
- Căn thẳng hàng mép dưới và mép trên của thư, sau đó miết đường gấp.
6
Gấp nửa bên trái của tờ giấy vào trong. Gấp phần bên kia của tờ giấy vào trong đến khoảng 1/3 chiều rộng, tương tự như phần bên phải.
- Căn mép dưới và mép trên của thư sao cho thật thẳng hàng trước khi miết xuống.
7
Xoay ngang lá thư vừa gấp và bỏ vào phong bì. Nếp gấp cuối cùng sẽ được đưa vào trước và chạm đáy của phong bì. Đặt lá thư sao cho các mặt gấp úp vào mặt sau phong bì.
- Cách bỏ phong bì như vậy sẽ giúp người nhận dễ dàng tìm thấy chỗ để bắt đầu mở thư ra.
Quảng cáo

Lời khuyên

Kiểm tra thư trước khi bỏ vào phong bì để tránh các lỗi ngớ ngẩn.
Bạn có thể tạo các nếp gấp sắc cạnh bằng cánh dùng thước miết xuống cho phẳng.
Đừng quên dán tem trước khi bỏ thư vào thùng thư.
Nếu dùng phong bì có sẵn keo để dán, bạn nhớ làm ẩm toàn bộ lớp keo, nhưng đừng để quá ướt, vì lớp keo quá ướt cũng không dính.
Nếu bạn cho thư hoặc thiệp gấp đôi vào phong bì, hãy nhớ cho nếp gấp vào đáy phong bì trước để tránh trường hợp người nhận vô tình làm rách thư khi họ dùng dụng cụ mở phong bì.