Cách để Báo cáo tự động trên Excel

How.com.vn hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách báo cáo dữ liệu tự động trên Microsoft Excel. Bài viết này cũng nói về cách truy vấn và tạo báo cáo từ nguồn bên ngoài (MySQL, Postgres, Oracle, vân vân) ngay trên bảng tính (worksheet) bằng cách sử dụng trình cắm Excel để liên kết bảng tính của bạn với nguồn dữ liệu đó.

Còn với dữ liệu được lưu sẵn trên bảng tính Excel, chúng ta sẽ sử dụng những lệnh macro để tạo và xuất báo cáo thành nhiều loại tập tin khác nhau chỉ với một phím bấm. May mắn là Excel đã tích hợp sẵn tính năng này nên bạn sẽ không cần phải tự tạo thuật toán.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 2:

Với dữ liệu bên ngoài (MySQL, Postgres, Oracle, vân vân)

Tải về bản PDF

Tải trình cắm Excel của Kloudio từ Microsoft AppSource. Tiện ích trên sẽ cho phép bạn tạo ra kết nối liên tục giữa nguồn hoặc cơ sở dữ liệu bên ngoài với tập hợp bảng tính (workbook) của bạn. Trình cắm này cũng hoạt động với Google Sheets.
Tạo kết nối giữa bảng tính của bạn và nguồn dữ liệu ngoài bằng cách nhấp vào dấu + trên cổng Kloudio. Nhập chi tiết của cơ sở dữ liệu (loại cơ sở dữ liệu, thông tin đăng nhập) và chọn bất kỳ tùy chọn bảo mật/mã hóa nào nếu bạn đang làm việc với dữ liệu bí mật hoặc của doanh nghiệp.
Sau khi tạo kết nối giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu, bạn sẽ có thể truy vấn và tạo báo cáo từ dữ liệu ngoài ngay trên Excel. Tạo báo cáo tùy chỉnh từ cổng Kloudio, sau đó chọn tài liệu trong trình đơn thả xuống ngay trên Excel. Bạn có thể áp dụng mọi bộ lọc và tần suất làm mới cho báo cáo (bảng tính kinh doanh có thể được cập nhật tự động hàng tuần, hàng ngày thậm chí hàng giờ).
Ngoài ra, bạn còn có thể nhập dữ liệu vào bảng tính được kết nối và cập nhật lên nguồn dữ liệu ngoài. Hãy tạo mẫu tải lên từ cổng Kloudio, sau đó bạn sẽ có thể tải những thay đổi từ bảng tính lên nguồn dữ liệu ngoài bằng tay hoặc tự động.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 2:

Với dữ liệu có sẵn trên Excel

Tải về bản PDF

Nếu dữ liệu cần báo cáo đang được lưu trữ, cập nhật và duy trì trên Excel, bạn có thể tự động hóa quá trình báo cáo bằng Macro. Macro là tính năng được tích hợp sẵn cho phép chúng ta tự động hóa những tác vụ phức tạp và lặp đi lặp lại.
2
Mở Excel. Nhấp đúp (hoặc nhấp chuột với máy tính Mac) vào ứng dụng Excel hình chữ "X" trắng trên nền xanh lá, sau đó nhấp vào Blank Workbook (Bảng tính trống) trên trang mẫu.
- Trên máy tính Mac, bạn nhấp vào File (Tập tin) và chọn New Blank Workbook (Bảng tính trống mới) trong trình đơn thả xuống hiện ra.
- Nếu bạn đã có sẵn báo cáo Excel cần được tự động hóa, hãy nhấp đúp vào tập tin để mở tài liệu trong Excel.
Nếu bạn chưa thêm số hoặc nhãn cho cột mà mình muốn tự động hóa kết quả, hãy tiến hành trước khi tiếp tục.
4
Bật thẻ Developer (Nhà phát triển). Theo mặc định thì thẻ Developer không hiển thị đầu cửa sổ Excel. Tùy theo hệ điều hành mà bạn có thể bật thẻ này như sau:
- Trên Windows — Nhấp vào File > Options (Tùy chọn) > Customize Ribbon (Tùy chỉnh ruy-băng) bên trái cửa sổ, tích vào ô "Developer" ở phía dưới bên trái cửa sổ (có thể bạn cần cuộn xuống trước) rồi nhấp vào OK.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Trên Mac — Nhấp vào Excel > Preferences... (Tùy chỉnh) > Ribbon & Toolbar (Thanh công cụ & ruy-băng) và tích vào ô "Developer" trong danh sách "Main Tabs" (Thẻ chính), sau đó nhấp Save.^{[2]XNguồn nghiên cứu}
Bây giờ thẻ này đã hiển thị đầu cửa sổ Excel. Một thanh công cụ sẽ hiện ra tại đây.
Một cửa sổ sẽ bật lên.
7
Nhập tên cho lệnh macro. Trong khung văn bản "Macro name", hãy nhập tên cho lệnh macro. Thao tác này sẽ giúp bạn nhận diện được lệnh macro sau này.
- Chẳng hạn, nếu tạo lệnh macro nhằm xuất biểu đồ từ dữ liệu có sẵn, bạn có thể đặt tên lệnh là "Chart1" hoặc tương tự.
8
Tạo tổ hợp phím tắt cho lệnh macro. Nhấn phím ⇧ Shift đồng thời với một phím khác (chẳng hạn như chữ T) để tạo tổ hợp phím tắt cho lệnh macro sau này.
- Trên máy tính Mac, tổ hợp phím tắt sẽ là ⌥ Option+⌘ Command và phím nào đó (ví dụ như ⌥ Option+⌘ Command+T).
9
Lưu lệnh macro vào tài liệu Excel hiện tại. Nhấp vào khung thả xuống "Store macro in" (Lưu macro vào) và chọn This Workbook (Tập hợp bảng tính này) để chắc chắn rằng lệnh macro sẽ sẵn sàng cho bất kỳ ai sử dụng workbook hiện tại.
- Bạn sẽ cần lưu tập tin Excel theo định dạng riêng thì lệnh macro mới được lưu.
Sau khi thiết lập của lệnh macro được lưu, bạn sẽ được đưa vào chế độ ghi. Mọi thao tác mà bạn thực hiện từ bây giờ cho đến khi ngừng quá trình ghi đều sẽ được lưu lại.
11
Tiến hành các bước mà bạn muốn tự động hóa. Excel sẽ theo dấu mọi thao tác nhấp chuột, nhấn phím để định dạng tùy chọn mà bạn nhập và thêm chúng vào danh sách macro.
- Chẳng hạn, để chọn dữ liệu và tạo biểu đồ từ dữ liệu đó, bạn cần tô sáng dữ liệu, nhấp vào Insert (Chèn) ở đầu cửa sổ Excel, chọn loại biểu đồ, nhấp vào định dạng biểu đồ mà bạn muốn sử dụng và chỉnh sửa biểu đồ nếu cần thiết.
- Nếu bạn muốn sử dụng lệnh macro để thêm giá trị từ ô A1 đến A12, hãy nhấp vào ô trống, nhập =SUM(A1:A12) và nhấn ↵ Enter.
Tùy chọn nằm trong thanh công cụ của thẻ Developer. Chương trình sẽ ngừng ghi và lưu lại tất cả thao tác mà bạn đã thực hiện trong suốt quá trình ghi thành một lệnh macro.
13
Lưu bảng tính Excel thành tập tin kích hoạt macro. Nhấp vào File, chọn Save As (Lưu thành) và đổi định dạng tập tin thành xlsm thay vì xls. Sau đó, bạn có thể nhập tên tập tin, chọn vị trí lưu rồi nhấp vào Save (Lưu).
- Nếu bạn không thực hiện như trên thì lệnh macro sẽ không được lưu như một phần của bảng tính, điều này có nghĩa là người dùng trên máy tính khác sẽ không thể sử dụng macro nếu như bạn gửi workbook cho họ.
14
Thực thi lệnh macro. Nhấn tổ hợp phím mà bạn đã tạo như một phần trong lệnh macro để tiến hành. Bảng tính sẽ tự động thực hiện các bước trong lệnh macro.
- Bạn cũng có thể thực thi lệnh macro bằng cách nhấp vào Macros trong thẻ Developer, chọn tên của macro và nhấp Run (Thực thi).
Quảng cáo

Lời khuyên

Bạn chỉ nên tải trình cắm Excel từ Microsoft AppSource hoặc nhà cung cấp bên thứ ba mà bạn tin tưởng.
Macro có thể được sử dụng cho mọi tác vụ từ đơn giản (ví dụ: thêm giá trị hoặc tạo biểu đồ) đến phức tạp (chẳng hạn: tính giá trị của ô, tạo biểu đồ từ kết quả, gắn nhãn biểu đồ và in kết quả).
Khi mở bảng tính có macro, có thể bạn cần nhấp vào Enable Content (Bật nội dung) trong băng-rôn màu vàng nằm đầu cửa sổ trước thì mới sử dụng được macro.

Cảnh báo

Macro sẽ thực hiện không sót một bước nào trong quá trình bạn ghi. Hãy chắc chắn rằng bạn không vô tình nhập sai giá trị, mở chương trình không cần thiết hoặc xóa tập tin nào đó.
Macro có thể được sử dụng cho mục đích xấu (chẳng hạn như xóa dữ liệu trên máy tính của bạn). Không nên thực thi lệnh macro từ những nguồn không đáng tin.