Come Automatizzare i Rapporti di Excel

Questa guida descrive come automatizzare i rapporti dei dati su Microsoft Excel. Per dati esterni, imparerai a creare query e rapporti da qualsiasi fonte di dati (MySQL, Postgres, Oracle, eccetera), direttamente all'interno del foglio di calcolo, utilizzando i plugin di Excel che permettono di collegare il programma alle fonti esterne.

Per i dati già presenti nel foglio di calcolo Excel, utilizzerai le macro per creare i rapporti ed esportarli in vari formati con un solo tasto. Fortunatamente, Excel offre uno strumento integrato di registrazione delle macro, quindi non dovrai scrivere tu il codice.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Per Dati Già Presenti su Excel

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Se i dati di cui hai bisogno per il rapporto sono già archiviati, aggiornati e mantenuti su Excel, puoi automatizzare le operazioni con le macro. Questi strumenti sono funzioni integrate che permettono di rendere automatiche attività complesse e ripetitive.
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Apri Excel. Clicca due volte (o una sola se stai usando un Mac) sull'icona dell'app di Excel, che raffigura una "X" bianca su sfondo verde, poi clicca su Cartella di lavoro vuota nella pagina dei modelli.
- Su Mac, se necessario, clicca su File, poi su Nuova cartella di lavoro vuota nel menu a discesa che compare.
- Se hai già un rapporto Excel che desideri automatizzare, dovrai cliccare due volte sul file del rapporto in modo da aprirlo in Excel.
Se non hai aggiunto le etichette delle colonne e i numeri di cui vuoi automatizzare i risultati, fallo adesso, prima di continuare.
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Attiva la scheda Sviluppo. Come impostazione predefinita, la scheda Sviluppo non viene mostrata nella parte alta della finestra di Excel. Puoi attivarla con i passaggi seguenti, che variano in base al tuo sistema operativo:
- Windows — clicca su File, poi su Opzioni, su Personalizza ribbon sul lato sinistro della finestra, spunta la casella "Sviluppo" nella parte in basso a destra della finestra (se necessario scorri verso il basso), infine clicca su OK;^{[1]XFonte di ricerca}
- Mac — clicca su Excel, poi su Preferenze..., su Ribbon e barra degli strumenti, spunta la casella "Sviluppo" nell'elenco "Schede principali", infine clicca su Salva.^{[2]XFonte di ricerca}
Questa scheda dovrebbe trovarsi nella parte alta della finestra di Excel. Premi su di essa per aprire una barra degli strumenti in alto.
Vedrai questo pulsante nella barra degli strumenti. Premilo per aprire una finestra.
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Inserisci il nome della macro. Nel campo di testo "Nome macro", digita il nome che vuoi assegnare alla macro. In questo modo, potrai riconoscerla in seguito.
- Per esempio, se stai creando una macro che genera un grafico in base ai dati disponibili, puoi chiamarla "Grafico1" o qualcosa di simile.
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Crea una scorciatoia di tasti per la macro. Premi il tasto Maiusc insieme a un altro (per esempio T) per creare la scorciatoia da tastiera. Userai questa combinazione di tasti per eseguire la macro in seguito.
- Su Mac, la scorciatoia sarà ⌥ Option+⌘ Command più il tasto che hai scelto (per esempio ⌥ Option+⌘ Command+T).
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Salva la macro all'interno del documento Excel attuale. Clicca sul menu a discesa "Salva macro in", poi clicca su Questa cartella di lavoro, così da assicurarti che la macro sia disponibile a tutti gli utenti che apriranno la cartella di lavoro.
- Per salvare la macro, dovrai assegnare un formato speciale al file Excel.
Questo pulsante si trova in fondo alla finestra. Premilo per salvare le impostazioni della macro ed entrare nella modalità di registrazione. Tutti i passaggi che compirai da questo momento in avanti verranno registrati, finché non fermerai la registrazione.
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Esegui i passaggi che desideri automatizzare. Excel registrerà ogni clic, tasto premuto e opzione di formattazione che inserirai, aggiungendole alla lista della macro.
- Per esempio, per selezionare i dati e creare un grafico, dovrai selezionare i dati, cliccare su Inserisci nella parte alta della finestra di Excel, cliccare sul tipo di grafico che desideri usare e modificarlo in base alle tue necessità.
- Se vuoi usare la macro per sommare i valori delle celle comprese tra A1 e A12, dovrai cliccare su una cella vuota, digitare =SOMMA(A1:A12), infine premere Invio.
Troverai questo pulsante nella scheda Sviluppo della barra degli strumenti. Premilo per interrompere la registrazione e salvare tutti i passaggi che hai compiuto come una singola macro.
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Salva il foglio Excel come file con attivazione macro. Clicca su File, poi su Salva con nome, infine cambia il formato del file da xls a xlsm. A questo punto, puoi inserire il nome del file, selezionare il percorso di salvataggio e cliccare su Salva.
- Se non lo farai, la macro non verrà salvata come parte del foglio di calcolo. Di conseguenza, gli utenti che utilizzano computer diversi dal tuo non potranno usare la macro quando riceveranno la cartella di lavoro.
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Esegui la macro. Per farlo, premi la combinazione di tasti che hai scelto durante la creazione della macro. Dovresti notare che il foglio di calcolo si completa automaticamente, seguendo i passaggi della tua macro.
- Puoi eseguire una macro anche cliccando su Macro nella scheda Sviluppo e selezionando il nome della macro, infine cliccando su Esegui.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Per Dati Esterni (MySQL, Postgres, Oracle, Ecc.)

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Scarica il plugin di Excel di Kloudio da Microsoft AppSource. Questo componente aggiuntivo permette di creare un collegamento permanente tra un database esterno o una fonte di dati e una cartella di lavoro. Funziona anche su Google Fogli.
Digita i dettagli del tuo database (tipo, credenziali) e seleziona le opzioni di sicurezza/crittografia, se stai lavorando con dati confidenziali o aziendali.
Una volta creato un collegamento tra la tua cartella di lavoro e il database, potrai eseguire delle query e creare rapporti utilizzando dati esterni, senza uscire da Excel. Crea rapporti personalizzati sul portale Kloudio, poi selezionali dal menu a discesa di Excel. A quel punto, potrai applicare i filtri aggiuntivi che preferisci e scegliere la frequenza degli aggiornamenti dei rapporti (in questo modo, puoi avere fogli vendite che si aggiornano automaticamente ogni settimana, giorno o ora).
Crea un modello di caricamento dal portale Kloudio e sarai in grado di caricare automaticamente o manualmente le modifiche che compi all'interno della cartella di lavoro, direttamente sulla fonte di dati esterni.
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Consigli

Scarica i plugin di Excel solo da Microsoft AppSource o da un altro provider di terze parti di cui ti fidi.
Puoi usare le macro per compiti di tutti i tipi, da operazioni semplici (per esempio aggiungere valori o creare grafici) fino a quelle più complesse (per esempio, calcolare i valori delle celle, creare un grafico in base ai risultati, assegnare le etichette a un grafico e stampare i risultati).
Quando apri un foglio di calcolo che contiene una macro, prima di poterla usare dovrai cliccare su Attiva contenuti nella barra gialla che si trova in alto nella finestra.

Avvertenze

Le macro possono essere usate per scopi pericolosi (per esempio per eliminare file sul tuo computer). Non eseguire macro da fonti non affidabili.
Le macro eseguiranno letteralmente tutti i passaggi che compi durante la registrazione. Assicurati di non inserire inavvertitamente un valore scorretto, di non aprire un programma che non vuoi usare e di non cancellare un file.