如何在Excel中自动创建报告

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本指南介绍如何在Microsoft Exce中自动创建数据报告。如果是外部数据,可以使用Excel插件将外部数据源(MySQL、Postgres和Oracle等)关联到工作表,这样就能在工作表中查询外部数据源的数据并创建报告。

如果是Excel工作表中存储的数据,可以使用宏来一键创建报告并导出为不同的文件类型。Excel自带步骤记录器,因此你不需要自己编写宏。

方法 1
方法 1 的 2:

外部数据(MySQL、Postgre和Oracle等)

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  1. How.com.vn 中文: Step 1 从Microsoft AppSource下载名为Kloudio的Excel插件。...
    从Microsoft AppSource下载名为Kloudio的Excel插件这样就能将外部数据库或数据源永久关联到工作簿。此插件也可用于Google Sheets。
  2. How.com.vn 中文: Step 2 在Kloudio门户中单击“+”将外部数据源关联到工作表。
    输入数据库的详细信息,比如类型和凭据。如果含有机密或公司数据,选择安全或加密选项。
  3. How.com.vn 中文: Step 3 将数据库关联到工作表后,就能在Excel中查询外部数据并创建报告。
    从Kloudio门户创建自己的报告,然后在Excel下拉菜单中选择它们。随后就可以添加更多的筛选条件,并选择报告的刷新频率,比如每星期、每天甚至每小时自动刷新销售工作表。
  4. How.com.vn 中文: Step 4 此外还可以将数据输入关联的工作表,并同步到外部数据源。
    通过Kloudio门户创建上传模板,这样就能将工作表中的更改手动或自动同步到外部数据源。
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方法 2
方法 2 的 2:

Excel中存储的数据

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  1. How.com.vn 中文: Step 1 如果你在Excel中存储、更新和维护数据并想创建报告,可使用宏来自动生成报告。
    宏是Excel的内置功能,可以自动完成复杂且重复的任务。
  2. How.com.vn 中文: Step 2 打开Excel。
    双击(Mac上为单击)Excel应用程序图标,图标为绿色背景,中间有一个白色的“X”。打开后,单击模板页上的空白工作簿
    • 如果使用Mac,单击文件,然后在下拉菜单中选择新建空白工作簿
    • 如果要自动生成现有Excel报告,双击报告文件以在Excel中打开。
  3. How.com.vn 中文: Step 3 根据需要输入工作表数据。
    如果尚未输入用于自动排序结果的列名或编号,先输入,然后继续下一步。
  4. How.com.vn 中文: Step 4 启用开发工具选项卡。
    Excel窗口的顶部默认不显示开发者选项卡。根据自己的操作系统,按以下步骤启用它:
    • Windows——单击文件,单击选项,单击窗口左侧的自定义功能区,向下滚动并选中窗口右下角的“开发工具”,然后单击确定[1]
    • Mac——单击Excel,单击偏好设置...,单击功能区和工具栏,在“主选项卡”列表中选中“开发工具”,然后单击保存[2]
  5. How.com.vn 中文: Step 5 单击开发工具。
    它位于Excel窗口的顶部。随后会显示工具栏。
  6. How.com.vn 中文: Step 6 单击录制宏。
    它位于工具栏中。随后会弹出窗口。
  7. How.com.vn 中文: Step 7 输入宏的名称。
    在“宏名”文本框中输入宏的名称。取一个有辨识度的名称。
    • 比如你要创建一个将现有数据做成图表的宏,可以取名为“图表1”或类似的名称。
  8. How.com.vn 中文: Step 8 创建宏的快捷键组合。
    按住 Shift加另一个键来创建键盘快捷键,比如T。稍后可以用它来运行宏。
    • 如果使用Mac,快捷键的组合方式为 Option+ Command和你输入的按键,比如 Option+ Command+T
  9. How.com.vn 中文: Step 9 将宏保存在当前的Excel工作簿。
    单击保存在下拉框,然后单击当前工作簿,这样任何人只要打开此工作簿就可以使用宏。
    • 还需要将Excel文件另存为特殊的格式才能保存宏。
  10. How.com.vn 中文: Step 10 单击确定。
    它位于窗口的底部。随后会保存宏设置并进入录制模式。在停止录制前,你执行的所有步骤都会被录制。
  11. How.com.vn 中文: Step 11 执行要自动化的步骤。
    Excel会跟踪每个单击和按键动作以及你调整的格式,并将它们添加到宏列表中。
    • 如果要选择数据并创建图表,先选中数据,单击Excel顶部的插入,单击图表类型,单击要使用的图表格式,然后根据需要编辑图表。
    • 如果要使用宏在A1A12中添加数据,单击空白单元格,输入=SUM(A1:A12)}},然后按 Enter
  12. How.com.vn 中文: Step 12 单击停止录制。
    它位于开发工具选项卡工具栏中。这样就能停止录制,并将录制期间执行的步骤保存为单独的宏。
  13. How.com.vn 中文: Step 13 将Excel工作簿保存为启用宏的文件。
    单击文件,单击另存为,然后将文件格式从xls改为xlsm。随后输入文件名,选择保存位置,并单击保存
    • 如果不这样做,宏就无法保存在工作簿中。这样当你把工作簿发送给其他人时,他们无法在另一台电脑上使用宏。
  14. How.com.vn 中文: Step 14 运行宏。
    按之前创建的快捷键运行宏。随后工作簿会自动执行宏录制的步骤。
    • 也可以在开发工具选项卡中单击,选择宏的名称,然后单击运行来运行宏。
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小提示

  • 一定要从Microsoft AppSource下载Excel插件,除非您信任此第三方提供者。
  • 无论是简单的任务(输入值或创建图表)还是复杂的任务(单元格求值、创建结果图表、添加图表标签或打印结果),都可以使用宏来实现。
  • 打开带有宏的工作簿时,先单击窗口顶部黄条中的启用内容,然后才能使用宏。
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警告

  • 宏会忠实还原你在录制期间执行的每个步骤,因此不要输入错误的值、打开不需要的程序或删除文件。
  • 某些人会利用宏来蓄意破坏,比如删除电脑上的文件,因此不要运行来历不明的宏。
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