कैसे एक्सेल में रिपोर्ट्स ऑटोमेट करें (Automate Reports in Excel)

आर्टिकल डाउनलोड करें

आर्टिकल डाउनलोड करें

इस आर्टिकल में:

पहले से एक्सेल में मौजूद डेटा के लिए (For Data Already In Excel)

एक्सटर्नल डेटा (MySQL, Postgres, Oracle, आदि) के लिए

रिलेटेड आर्टिकल्स

स्रोत और उद्धरण

यह विकिहाउ गाइड आपको माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल (Microsoft Excel) में डेटा की रिपोर्ट को ऑटोमेट (Automate) करना सिखाएगी। एक्सटर्नल डेटा के लिए, यह विकिहाउ गाइड आपको एक्सेल प्लगइन्स का इस्तेमाल करके किसी भी एक्सटर्नल डेटा सोर्स (MySQL, Postgres, Oracle, आदि) से क्वेरी करना और रिपोर्ट बनाना सिखाएगी, जो आपकी वर्कशीट को एक्सटर्नल डेटा सोर्स से लिंक करते हैं। एक्सेल वर्कशीट में पहले से स्टोर डेटा के लिए, हम मैक्रोज़ (Macros) का इस्तेमाल रिपोर्ट बनाने और उन्हें एक की (Key) के प्रेस के साथ अलग अलग फ़ाइल टाइप में एक्सपोर्ट करने के लिए करेंगे। भले ही, एक्सेल एक बिल्ट-इन स्टेप रिकॉर्डर के साथ आता है, जिसका मतलब है कि आपको मैक्रोज़ को खुद से कोड नहीं करना होगा।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 2:

पहले से एक्सेल में मौजूद डेटा के लिए (For Data Already In Excel)

आर्टिकल डाउनलोड करें

1. 
   1
   यदि आपको जिस डेटा की रिपोर्ट करने की जरूरत है, वह पहले से ही एक्सेल में स्टोरेज, अपडेट और बनाए रखा गया है, तो आप मैक्रोज़ का इस्तेमाल करके रिपोर्टिंग वर्कफ़्लो को ऑटोमेट कर सकते हैं: मैक्रोज़ एक बिल्ट इन फ़ंक्शन होता है, जो आपको कॉम्प्लेक्स और दोहराए जाने वाले टास्क को ऑटोमेट करने की अनुमति देता है।
2. 
   2
   एक्सेल खोलें: एक्सेल ऐप आइकॉन पर डबल-क्लिक करें (या क्लिक करें, यदि आप मैक पर हैं), जो ग्रीन कलर की बैकग्राउंड पर एक सफेद "X" जैसा दिखाई देता है, फिर टेम्प्लेट पेज पर Blank Workbook पर क्लिक करें।

   • मैक पर, आपको File पर क्लिक करना होगा और फिर रिजल्टिग ड्रॉप-डाउन मेनू में New Blank Workbook पर क्लिक करना होगा।
   • यदि आपके पास पहले से एक एक्सेल रिपोर्ट है, जिसे आप ऑटोमेट करना चाहते हैं, तो इसके बजाय आप रिपोर्ट की फ़ाइल को एक्सेल में खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करेंगे।
3. 
   3
   यदि जरूरी हो, तो अपनी स्प्रैडशीट का डेटा एंटर करें: यदि आपने कॉलम लेबल और नंबर एड नहीं किए हैं, जिसके लिए आप रिजल्ट ऑटोमेट करना चाहते हैं, तो आगे बढ़ने से पहले ऐसा करें।
4. 
   4
   Developer टैब एनेबल करें: डिफ़ॉल्ट रूप से, Developer टैब एक्सेल विंडो के ऊपर की तरफ दिखाई नहीं देता है। आप अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के आधार पर नीचे दिए गए काम को करके इसे एनेबल कर सकते हैं:

   • Windows — File पर क्लिक करें, Options पर क्लिक करें, विंडो के बाएं तरफ Customize Ribbon पर क्लिक करें, विंडो के नीचे के दाएं हिस्से में "Developer" बॉक्स को चेक करें (आपको पहले नीचे स्क्रॉल करना पड़ सकता है) और OK पर क्लिक करें।
   • Mac — Excel पर क्लिक करें, Preferences... पर क्लिक करें, Ribbon & Toolbar पर क्लिक करें, "Main Tabs" लिस्ट में "Developer" बॉक्स को चेक करें और Save पर क्लिक करें।
5. 
   5
   Developer पर क्लिक करें: यह टैब अब एक्सेल विंडो में ऊपर की तरफ होना चाहिए। ऐसा करने से एक्सेल विंडो में ऊपर की तरफ एक टूलबार खुल जाएगा।
6. 
   6
   Record Macro पर क्लिक करें: यह टूलबार में होता है। एक पॉप अप विंडो दिखाई देगा।
7. 
   7
   मैक्रो के लिए एक नाम एंटर करें: "Macro name" टेक्स्ट बॉक्स में, अपने मैक्रो के लिए नाम टाइप करें। यह आपको बाद में मैक्रो की पहचान करने में मदद करेगा।

   • उदाहरण के लिए, यदि आप एक मैक्रो बना रहे हैं, जो आपके उपलब्ध डेटा से एक चार्ट बनाएगा, तो आप इसे "Chart1" या इससे मिलते-जुलते नाम दे सकते हैं।
8. 
   8
   मैक्रो के लिए एक शॉर्टकट की कॉम्बिनेशन बनाएं: कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने के लिए ⇧ Shift की को दूसरी की (उदाहरण, T की) के साथ दबाएं। इसका इस्तेमाल आप बाद में अपने मैक्रो को रन करने के लिए करेंगे।

   • मैक पर, शॉर्टकट की कॉम्बिनेशन ⌥ Option+⌘ Command और आपकी की (उदाहरण, ⌥ Option+⌘ Command+T) होगा।
9. 
   9
   मैक्रोज़ को मौजूदा एक्सेल डॉक्युमेंट में स्टोर करें: "Store macro in" ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें, फिर यह सुनिश्चित करने के लिए This Workbook पर क्लिक करें कि वर्कबुक खोलने वाले किसी भी पर्सन के लिए मैक्रो उपलब्ध होगा।

   • मैक्रो को सेव करने के लिए आपको एक्सेल फाइल को एक विशेष फॉर्मेट में सेव करना होगा।
10. 
    10
    OK पर क्लिक करें: यह विंडो के नीचे होता है। ऐसा करने से आपकी मैक्रो सेटिंग्स सेव हो जाएंगी और आप रिकॉर्ड मोड में आ जाएंगे। अब से लेकर जब तक आप रिकॉर्डिंग बंद नहीं करेंगे, तब तक आप जो भी स्टेप उठाएंगे, उन्हें रिकॉर्ड किया जाएगा।
11. 
    11
    उन स्टेप्स का पालन करें, जिन्हें आप ऑटोमेट करना चाहते हैं: एक्सेल आपके द्वारा एंटर किए गए हर क्लिक, कीस्ट्रोक और फ़ॉर्मेटिंग विकल्प को ट्रैक करेगा और उन्हें मैक्रो की लिस्ट में एड कर देगा।

    • उदाहरण के लिए, डेटा को सिलैक्ट करने और उसमें से एक चार्ट बनाने के लिए, आप अपने डेटा को हाइलाइट करेंगे, एक्सेल विंडो के ऊपर की तरफ Insert पर क्लिक करें, एक चार्ट टाइप पर क्लिक करें, उस चार्ट फॉर्मेट पर क्लिक करें जिसका आप इस्तेमाल करना चाहते हैं और जरूरत के हिसाब से चार्ट को एडिट करें।
    • यदि आप A1 से A12 सेल की वेल्यू को एड करने के लिए मैक्रो का इस्तेमाल करना चाहते हैं, आप एक खाली सेल पर क्लिक करेंगे, =SUM(A1:A12) टाइप करें और ↵ Enter दबाएं।
12. 
    12
    Stop Recording पर क्लिक करें: यह Developer टैब के टूलबार में होता है। यह आपकी रिकॉर्डिंग को रोक देगा और एक पर्सनल मैक्रो के रूप में रिकॉर्डिंग के दौरान आपके द्वारा इस्तेमाल किए गए किसी भी स्टेप को सेव कर लेगा।
13. 
    13
    अपनी एक्सेल शीट को मैक्रो-एनेबल फ़ाइल के रूप में सेव करें: File पर क्लिक करें, Save As पर क्लिक करें और xls के बजाय फ़ाइल फॉर्मेट को xlsm में चेंज करें। फिर आप एक फ़ाइल नाम एंटर कर सकते हैं, एक फ़ाइल लोकेशन को सिलैक्ट कर सकते हैं और Save पर क्लिक कर सकते हैं।

    • यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो मैक्रो को स्प्रैडशीट के भाग के रूप में सेव नहीं किया जाएगा, जिसका मतलब है कि यदि आप उन्हें वर्कबुक भेजते हैं, तो अलग-अलग कंप्यूटर पर दूसरे लोग आपके मैक्रो का इस्तेमाल नहीं कर पाएंगे।
14. 
    14
    अपने मैक्रोज़ को रन करें: ऐसा करने के लिए मैक्रो के हिस्से के रूप में आपके द्वारा बनाए गए की कॉम्बिनेशन को दबाएं। आपको अपनी स्प्रैडशीट को अपने मैक्रो के स्टेप्स के अनुसार ऑटोमेट होते देखना चाहिए।

    • आप Developer टैब में Macros पर क्लिक करके, अपने मैक्रो के नाम को सिलैक्ट करके और Run पर क्लिक करके भी मैक्रो को रन कर सकते हैं।

विधि 2

विधि 2 का 2:

एक्सटर्नल डेटा (MySQL, Postgres, Oracle, आदि) के लिए

आर्टिकल डाउनलोड करें

1. 
   1
   माइक्रोसॉफ़्ट ऐपसोर्स (AppSource) से Kloudio का एक्सेल प्लगइन (Excel plugin) डाउनलोड करें: यह आपको एक्सटर्नल डेटाबेस या डेटा सोर्स और आपकी वर्कबुक के बीच एक लगातार कनेक्शन बनाने की अनुमति देगा। यह प्लगइन गूगल शीट्स के साथ भी काम करता है।
2. 
   2
   Kloudio पोर्टल पर + बटन पर क्लिक करके अपनी वर्कशीट और अपने एक्सटर्नल डेटा सोर्स के बीच एक कनेक्शन बनाएं: अपने डेटाबेस (डेटाबेस टाइप, क्रेडेंशियल) के डिटेल्स में टाइप करें और छिपे हुए या कंपनी डेटा के साथ काम करते समय किसी भी सुरक्षा/एन्क्रिप्शन विकल्प को सिलैक्ट करें।
3. 
   3
   जब आप अपनी वर्कशीट और अपने डेटाबेस के बीच में एक कनेक्शन बना लेते हैं, फिर आप एक्सेल से बाहर आए बिना एक्सटर्नल डेटा से क्वेरी और रिपोर्ट बना पाएंगे: Kloudio पोर्टल से अपनी कस्टम रिपोर्ट बनाएं और फिर एक्सेल में ड्रॉप-डाउन मेनू से उनको सिलैक्ट करें। फिर आप कोई भी अतिरिक्त फ़िल्टर लागू कर सकते हैं और रिपोर्ट रिफ्रेश होने की फ्रिक्वेन्सी को चुन सकते हैं (ताकि आप अपनी बिक्री स्प्रैडशीट को हर सप्ताह, दिन या घंटे में अपने आप से अपडेट कर सकें।)
4. 
   4
   इसके अलावा, आप अपने कनेक्टेड वर्कशीट में डेटा इनपुट भी कर सकते हैं और डेटा को अपने एक्सटर्नल डेटा सोर्स को अपडेट कर सकते हैं: Kloudio पोर्टल से एक अपलोड टेम्प्लेट बनाएं और आप अपनी स्प्रेडशीट में चेंजेज़ को अपने एक्सटर्नल डेटा सोर्स पर मैन्युअली या अपने आप से अपलोड कर पाएंगे।

सलाह

• यदि आप थर्ड पार्टी प्रोवाइडर पर भरोसा नहीं करते हैं, तो केवल माइक्रोसॉफ़्ट ऐपसोर्स से एक्सेल प्लगइन्स डाउनलोड करें।
• मैक्रोज़ का इस्तेमाल आसान टास्क (जैसे, वेल्यू एड करना या चार्ट बनाना) से लेकर मुश्किल टास्क तक (जैसे, अपने सेल के वेल्यू का हिसाब करना, रिजल्ट्स से चार्ट बनाना, चार्ट को लेबल करना और रिजल्ट को प्रिंट करना) के लिए किया जा सकता है।
• अपने मैक्रो के साथ एक स्प्रेडशीट खोलते समय, मैक्रो का इस्तेमाल करने से पहले आपको विंडो के ऊपर की तरफ एक यलो बैनर में Enable Content पर क्लिक करना पड़ सकता है।

चेतावनी

• मैक्रोज़ का गलत तरीके से इस्तेमाल (उदाहरण के लिए, आपके कंप्यूटर पर फ़ाइल्स को हटाने के लिए) किया जा सकता है। जो सोर्स विश्वास के योग्य न हो, उनसे मैक्रोज़ रन न करें।
• मैक्रोज़ रिकॉर्डिंग के दौरान आपके द्वारा किए गए हर स्टेप को असल में लागू करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपने गलती से गलत वेल्यू को एंटर नहीं किया है, तो एक प्रोग्राम खोलें जिसे आप इस्तेमाल नहीं करना चाहते हैं या किसी फ़ाइल को हटाना चाहते हैं।