ดาวน์โหลดบทความดาวน์โหลดบทความX
บทความนี้ร่วมเขียนโดยเหล่าบรรณาธิการและนักวิจัยที่ผ่านการฝึกฝนมาเพื่อความถูกต้องและครอบคลุมของเนื้อหา
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้
บทความนี้ถูกเข้าชม 15,247 ครั้ง
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างรายงานข้อมูลอัตโนมัติใน Microsoft Excel ถ้าเป็นข้อมูลภายนอก บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการ query และสร้างรายงานจากแหล่งข้อมูลภายนอก (เช่น MySQL, Postgres, Oracle และอื่นๆ) จากใน worksheet โดยใช้ plugins ของ Excel ที่เชื่อมต่อ worksheet กับแหล่งข้อมูลภายนอก
ถ้าข้อมูลอยู่ใน worksheet ของ Excel ก็ต้องใช้ macros สร้างรายงานแล้ว export เป็นไฟล์ประเภทต่างๆ โดยกดปุ่ม โชคดีที่ Excel มาพร้อม step recorder (ตัวอัดขั้นตอนที่ต้องทำ) ในตัว ไม่ต้องมานั่งป้อนโค้ด macros เอง
ขั้นตอน
ดาวน์โหลด plugin Excel ของ Kloudio จาก Microsoft AppSource. ใช้สร้างการเชื่อมต่อระหว่างฐานข้อมูลภายนอก หรือแหล่งข้อมูล กับ workbook ของคุณ plugin นี้ใช้กับ Google Sheets ได้ด้วย
สร้างการเชื่อมต่อระหว่าง worksheet กับแหล่งข้อมูลภายนอก โดยคลิกปุ่ม + ใน Kloudio portal. พิมพ์รายละเอียดของฐานข้อมูล (ประเภทฐานข้อมูล รหัสผ่าน) แล้วเลือกลักษณะการเข้ารหัสหรือรักษาความปลอดภัย ถ้าเป็นข้อมูลบริษัทหรือข้อมูลที่เป็นความลับ
พอเชื่อมต่อ worksheet กับฐานข้อมูลแล้ว ก็ query แล้วสร้างรายงานจากข้อมูลภายนอกได้จากใน Excel เลย. สร้าง custom reports จาก Kloudio portal แล้วเลือกรายงานจากในเมนูที่ขยายลงมาของ Excel แล้วใช้ฟิลเตอร์เพิ่มเติม และเลือกความถี่ในการรีเฟรชรายงาน (sales spreadsheet จะได้อัพเดทอัตโนมัติทุกอาทิตย์ ทุกวัน กระทั่งทุกชั่วโมง)
นอกจากนี้คุณยังป้อนข้อมูลใน worksheet ที่เชื่อมต่อไว้ ให้ข้อมูลในแหล่งข้อมูลภายนอกอัพเดทได้ด้วย. สร้างเทมเพลตสำหรับอัพโหลด จากใน Kloudio portal แล้วอัพโหลดข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง จาก spreadsheet ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกด้วยตัวเองหรือโดยอัตโนมัติโฆษณา
ถ้ามีข้อมูลที่จะรายงานอยู่ใน Excel และอัพเดทกับดูแลจัดการในนั้น ก็กำหนดให้รายงาน workflow อัตโนมัติด้วย Macros ได้เลย. Macros เป็นฟังก์ชั่นที่มีอยู่ใน Excel ใช้กำหนด tasks ต่างๆ ที่ซับซ้อนและซ้ำซ้อนให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ
เปิด Excel. ดับเบิลคลิก (หรือคลิกถ้าใช้ Mac) ไอคอนของแอพ Excel ที่เป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้วคลิก Blank Workbook ในหน้าเทมเพลต- ถ้าใช้ Mac ให้คลิก File แล้วคลิก New Blank Workbook ในเมนูที่ขยายลงมา
- ถ้ามีรายงาน Excel ที่อยากทำให้อัตโนมัติอยู่แล้ว ก็ดับเบิลคลิกไฟล์ของรายงาน เพื่อเปิดขึ้นมาใน Excel ได้เลย
ป้อนข้อมูลใน spreadsheet ถ้าจำเป็น. ถ้ายังไม่ได้กำหนดชื่อและหมายเลขคอลัมน์ที่จะรายงานผลอัตโนมัติ ก็ต้องทำก่อน
เปิดใช้ tab Developer. ตามค่า default tab Developer จะไม่โผล่มาที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel ให้ไปเปิดตามขั้นตอนต่อไปนี้ แล้วแต่ระบบปฏิบัติการที่ใช้
คลิก tab Developer. ที่โผล่มาด้านบนของหน้าต่าง Excel เพื่อเปิด toolbar ด้านบนของหน้าต่าง Excel เช่นกัน
คลิก Record Macro. ใน toolbar แล้วหน้าต่าง pop-up จะโผล่มา
พิมพ์ชื่อ macro. ในช่อง "Macro name" ให้พิมพ์ชื่อ macro จะได้หาเจอทีหลัง- เช่น ถ้าสร้าง macro สำหรับสร้างชาร์ทจากข้อมูลที่มี ก็ให้ตั้งชื่อว่า "Chart1" หรืออะไรที่ใกล้เคียง
สร้างคีย์ลัดสำหรับใช้ macro. กด ⇧ Shift กับปุ่มอื่น (เช่น T) เพื่อสร้างคีย์ลัดสำหรับเปิดใช้ macro ภายหลัง- ถ้าใช้ Mac คีย์ลัดจะเป็น ⌥ Option+⌘ Command กับปุ่มที่กำหนด (เช่น ⌥ Option+⌘ Command+T)
เซฟ macro ในเอกสาร Excel นั้น. คลิกช่อง "Store macro in" ให้ขยายลงมา แล้วคลิก This Workbook ให้แน่ใจว่าทุกคนที่เปิด workbook จะใช้ macro นี้ได้- ต้องเซฟไฟล์ Excel นี้ในฟอร์แมตพิเศษ ถึงจะเซฟ macro ได้
คลิก OK. ท้ายหน้าต่าง เพื่อเซฟ macro settings แล้วเข้าโหมดอัดขั้นตอน (record mode) ต่อไปทำอะไรในโปรแกรมจะถูกอัดไว้ จนกว่าคุณจะหยุดอัด
ทำขั้นตอนที่จะอัดไว้ทำงานอัตโนมัติ. Excel จะติดตามทุกคลิก ทุกการกดปุ่ม และตัวเลือกฟอร์แมต แล้วทำเป็นรายการใน macro- เช่น ถ้าจะเลือกข้อมูลแล้วสร้างชาร์ท ให้คลิกเลือกข้อมูล คลิก Insert ด้านบนของหน้าต่าง Excel คลิกประเภทชาร์ท คลิกฟอร์แมตของชาร์ท แล้วแก้ไขชาร์ทตามต้องการ
- ถ้าอยากให้ macro เอาค่าจากเซลล์ A1 ถึง A12 ไปใช้ ให้คลิกเซลล์ว่าง พิมพ์ =SUM(A1:A12) แล้วกด ↵ Enter
คลิก Stop Recording. ใน toolbar ของ tab Developer เพื่อหยุดการอัด แล้วเซฟขั้นตอนที่ทำไป แยกเป็นแต่ละ macro
เซฟ sheet ใน Excel เป็นไฟล์ที่เปิดใช้ macro ไว้. คลิก File คลิก Save As แล้วเปลี่ยนฟอร์แมตไฟล์เป็น xlsm แทน xls จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ เลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ แล้วคลิก Save- ถ้าไม่ทำตามนี้ จะเซฟ macro เป็นส่วนหนึ่งของ spreadsheet ไม่ได้ คนที่ใช้งาน workbook (ที่คุณส่งไปให้) ในคอมเครื่องอื่น เลยใช้ macro นี้ไม่ได้
เปิด macro. กดคีย์ลัดที่กำหนดไว้ก่อนหน้า จะเห็นว่าขั้นตอนต่างๆ ใน spreadsheet เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตามขั้นตอนใน macro- หรือเปิด macro โดยคลิก Macros ใน tab Developer เลือกชื่อ macro แล้วคลิก Run ก็ได้
โฆษณา
เคล็ดลับ
- ให้ดาวน์โหลด plugins ของ Excel จาก Microsoft AppSource เท่านั้น เว้นแต่แหล่งอื่นจะเชื่อถือได้
- คุณใช้ macro ทำได้ตั้งแต่ task ง่ายๆ (เช่น ใส่ค่าหรือสร้างชาร์ท) ไปจนถึง task ยากๆ (เช่น คำนวณค่าจากเซลล์ต่างๆ สร้างชาร์ทจากผลที่ได้ ตั้งชื่อชาร์ท และพริ้นท์ผลที่ได้)
- ตอนเปิด spreadsheet ที่มี macro อาจจะต้องคลิก Enable Content ในแถบเหลืองด้านบนของหน้าต่างก่อน ถึงจะใช้ macro ได้
โฆษณา
คำเตือน
- ย้ำว่า macros จะทำทุกขั้นตอนที่คุณบันทึกไว้ เพราะงั้นระวังอย่าเผลอป้อนค่าผิด หรือเปิดโปรแกรมที่ไม่ได้จะใช้ ที่สำคัญคือระวังอย่าลบไฟล์
- ใช้ macros ผิดชีวิตก็เปลี่ยน (เช่น ลบไฟล์ไหนในคอม) เพราะงั้นระวังอย่าใช้ macros จากแหล่งที่ไม่รู้จัก
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
นักเขียนในทีมวิกิฮาว
บทความนี้ร่วมเขียนโดยเหล่าบรรณาธิการและนักวิจัยที่ผ่านการฝึกฝนมาเพื่อความถูกต้องและครอบคลุมของเนื้อหา
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้ บทความนี้ถูกเข้าชม 15,247 ครั้ง
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้ บทความนี้ถูกเข้าชม 15,247 ครั้ง
หมวดหมู่: ออฟฟิศ
ในภาษาอื่น
English:Automate Reports in Excel
Español:automatizar informes en Excel
Italiano:Automatizzare i Rapporti di Excel
Русский:автоматизировать отчеты в Excel
Deutsch:Berichte in Excel automatisieren
Français:automatiser des rapports dans Excel
Bahasa Indonesia:Mengotomatisasi Laporan di Excel
العربية:أتمتة التقارير في برنامج إكسل
Tiếng Việt:Báo cáo tự động trên Excel
日本語:Excelでレポートを自動化する
มีการเข้าถึงหน้านี้ 15,247 ครั้ง
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How ไท language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.
โฆษณา
