Excelでレポートを自動化する方法

この記事では、「Microsoft Excel」でデータのレポートを自動化する方法を紹介します。まず、外部データについて、この記事では、ワークシートを外部データソースにリンクするExcelアドインを使って、ワークシート内の外部データソース（MySQL、Postgres、Oracleなど）からレポートを照会して作成する方法を紹介します。また、Excelワークシートにすでに格納されているデータについては、マクロを使ってレポートを作成し、キー1つ押すだけでさまざまなファイル形式でエクスポートします。幸いなことに、Excelにはステップ記録ツールが組み込まれているので、マクロを自分でコーディングする必要はありません。

方法 1

方法 1 の 2:

Excelにすでに格納されているデータの場合

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レポートに必要なデータがExcelにすでに格納、更新、および管理されている場合は、マクロを使ってレポートワークフローを自動化することができる　マクロとは、複雑な作業や繰り返し作業を自動化するための組み込み機能のことです。
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「Excel」を起動する　「Excel」アプリ（緑地に白い「X」のようなアイコン）をダブルクリック（Macの場合はクリック）してから、テンプレートページの空白のブックをクリックします。
- Macの場合は、ファイルをクリックし、ドロップダウンメニューから新規作成をクリックしなければならないこともあります。
- 自動化したいExcelレポートがすでに存在する場合は、そのレポートのファイルをダブルクリックすると、「Excel」で開きます。
出力を自動化したい列ラベルと列番号を入力していない場合は、入力してから次に進みましょう。
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タブを有効にする　デフォルトでは、開発タブは「Excel」ウィンドウの上部に表示されません。ただし、OSによっては以下の操作で有効にすることができます。
- Windows：ファイル→オプションの順にクリックして、ウィンドウ左側にあるリボンのユーザー設定をクリックし、ウィンドウ右下にある「開発」のチェックボックスにチェックを入れたら（下にスクロールしないと見つからないこともあります）、OKをクリックします。^{[1]X出典文献}
- Mac：Excel→環境設定...→リボンとツールバーの順にクリックして、「メインタブ」リストの「開発」のチェックボックスにチェックを入れたら、保存をクリックします。^{[2]X出典文献}
をクリックする　「Excel」ウィンドウの上部に表示されているはずです。クリックすると「Excel」ウィンドウの上部にツールバーが表示されます。
をクリックする　ツールバーにあります。クリックするとポップアップウィンドウが表示されます。
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マクロ名を入力する　「マクロ名」のテキストボックスにマクロ名を入力しましょう。これは、あとからマクロを特定するのに役立ちます。
- 例えば、利用可能なデータからグラフを作成するマクロを作成する場合は、「グラフ1」などの名前を付けましょう。
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マクロのショートカットキーを作成する　⇧ Shiftキーを別のキー（例：Tキー）と同時に押して、ショートカットキーを作成します。これは、あとでマクロを実行するときに使うものです。
- Macの場合、ショートカットキーは⌥ Option+⌘ Commandとキーの組み合わせになります（例：⌥ Option+⌘ Command+T）。
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マクロを作業中のブックに保存する　「マクロの保存先」のドロップダウンボックスをクリックして、作業中のブックを選択すると、そのブックを開いたときにマクロが有効になります。
- マクロを保存するには、Excelファイルを特殊な形式で保存しなければなりません。
をクリックする　ウィンドウの一番下にあります。クリックするとマクロ設定が保存され、記録モードになり、これから記録を終了するまでに行ったすべての操作内容が記録されます。
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自動化したい操作を実際に行う　入力したクリックやキーストローク、書式設定オプションがすべて追跡され、マクロの一覧に追加されます。
- 例えば、データを選択してそこからグラフを作成するには、データを選択して「Excel」ウィンドウ上部にある挿入をクリックし、グラフの種類をクリックして任意のグラフ形式を選択したら、必要に応じてグラフを編集します。
- マクロを使ってA1セルからA12セルまでの値を追加するには、空白セルをクリックして=SUM(A1:A12)と入力し、↵ Enterを押します。
をクリックする　「開発」タブのツールバーにあります。クリックすると記録が終了し、記録中に行った操作内容が個別のマクロとして保存されます。
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ExcelシートをExcelマクロ有効ブック形式で保存する　「ファイル」をクリックして名前を付けて保存を選択し、ファイル形式をxlsではなくxlsmに変更したら、ファイル名を入力し、ファイルの保存場所を選択して保存をクリックします。
- この操作を行わないと、マクロはスプレッドシートの一部として保存されないため、別のパソコンに送っても他人が使うことはできません。
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マクロを実行する　マクロの一部として作成したショートカットキーを押しましょう。マクロの内容に従ってスプレッドシートが自動化されるはずです。
- 開発タブのマクロをクリックし、マクロ名を選択して実行をクリックしても、マクロは実行することができます。
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方法 2

方法 2 の 2:

外部データ（MySQL、Postgres、Oracleなど）の場合

PDF形式でダウンロード

「Microsoft AppSource」から「Kloudio」のアドインをダウンロードする　これにより、外部データベースやデータソースとブックの間でパーシステントコネクションを確立することができます。なお、このアドインは「Googleスプレッドシート」にも対応しています。
「Kloudio」のポータルで「＋」ボタンをクリックして、ワークシートと外部データソースの間で接続を確立する　データベースの情報（データベースの種類、認証情報）を入力し、機密データや社内データを扱う場合は、セキュリティオプションまたは暗号化オプションを選択しましょう。
ワークシートとデータベースの間で接続を確立すれば、「Excel」から離れることなく外部データからレポートを照会して作成できるようになる　「Kloudio」のポータルからカスタムレポートを作成し、「Excel」のドロップダウンメニューからそのレポートを選択しましょう。他のフィルタを適用したり、レポートの更新頻度を指定したりできるようになります（したがって、売上のスプレッドシートを週、日、時間ごとに自動更新できるようになります）。
さらに、接続先ワークシートにデータを入力して、外部データソースを更新させることもできる　「Kloudio」のポータルからアップロードテンプレートを作成すると、スプレッドシートの変更を手動または自動で外部データソースにアップロードすることができます。
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ポイント

サードパーティプロバイダが信頼できる場合を除いて、Excelアドインは「Microsoft AppSource」からのみダウンロードしましょう。
マクロは簡単な作業（値の追加やグラフの作成など）から複雑な作業（セルの値の計算、出力データからのグラフ作成、グラフのラベル付け、出力データの印刷など）まで何にでも使うことができます。
マクロが含まれているスプレッドシートを開いたとき、ウィンドウ上部の黄色いバナーにあるコンテンツの有効化をクリックしないとマクロが実行できない場合があります。

注意事項

マクロは悪意ある目的で使用されることもあるので（コンピュータ上のファイルを削除するなど）、信頼できないソースからは実行しないようにしましょう。
マクロでは、記録中に行ったすべての操作内容がそのまま実行されます。誤って間違った値を入力したり、不要なプログラムを起動したり、ファイルを削除したりしないように注意しましょう。