Cách để Định dạng một bức thư

Cách định dạng chính xác khi viết thư phần lớn phụ thuộc vào loại thư mà bạn dự định viết và người nhận thư. Định dạng mà bạn có thể sử dụng khi viết cho bạn bè sẽ thay đổi đáng kể so với định dạng được sử dụng trong các bức thư trang trọng. Ngoài ra, định dạng của thư truyền thống được gửi qua bưu điện sẽ khác với định dạng thư được gửi qua e-mail. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách thích hợp để định dạng bức thư tiếp theo của bạn.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 4:

Thư trang trọng hoặc thư kinh doanh

Tải về bản PDF

1
Viết tên và địa chỉ của bạn ở đầu thư. Hãy cung cấp tên đường, thành phố, tiểu bang, và mã bưu điện trong một khối được căn lề trái và cách dòng đơn.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Thành phố, tiểu bang, và mã bưu điện được viết trên cùng một dòng, còn địa chỉ đường được viết ở một dòng riêng.
- Nếu bạn sử dụng phần đầu thư chuyên nghiệp đã bao gồm các thông tin đó, hãy bỏ qua bước này. Không lặp lại địa chỉ của người gửi hai lần.
2
Viết ngày ngay dưới địa chỉ của bạn. Hãy nhập ngày mà thư được viết hoặc được hoàn thành, tùy theo bạn thích.
- Ngày nên được căn lề trái, giống như địa chỉ ở phía trên.
- Trong thư tiếng Anh, viết định dạng theo tháng-ngày-năm. Viết đầy đủ tháng, nhưng sử dụng số để viết ngày và năm. Ví dụ: February 9, 2013.
Điều này sẽ tách phần địa chỉ khỏi phần tiếp theo một cách đẹp mắt.
4
Sử dụng một dòng tham chiếu nếu phù hợp.^{[2]XNguồn nghiên cứu} Nếu viết thư có tham chiếu đến gì đó cụ thể, sẽ có ích khi bạn cung cấp một dòng tham chiếu bắt đầu bằng "Re:"
- Căn lề trái dòng tham chiếu và viết nó trong một dòng duy nhất.
- Sử dụng một dòng tham chiếu khi trả lời thư khác, quảng cáo việc làm, hoặc yêu cầu thông tin.
- Sau dòng tham chiếu tùy chọn, hãy xuống hàng một dòng trắng để tách nó khỏi phần tiếp theo của bức thư.
5
Nhập địa chỉ của người nhận. Hãy viết tên của người nhận và danh xưng, cũng như tên công ty, địa chỉ đường, thành phố, tiểu bang, và mã bưu điện.
- Tất cả các thông tin này nên được căn lề trái và cách dòng đơn. Tên của người nhận nên được viết trên dòng riêng, cũng như danh xưng, tên công ty, và địa chỉ đường của người nhận. Thành phố, tiểu bang, và mã bưu điện được viết trên cùng một dòng.
- Nếu gửi thư đến một quốc gia khác, hãy viết in hoa tên nước đó trên dòng riêng biệt bên dưới địa chỉ.
- Viết tên người nhận cụ thể, bất cứ khi nào có thể, và gọi họ bằng một danh xưng thích hợp như "Ông" hoặc "Bà". Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy bỏ qua danh xưng.
- Cách một dòng trắng sau phần địa chỉ.
6
Bắt đầu nội dung thư với một lời chào hỏi lịch sự. Một lời chào điển hình bắt đầu bằng "Kính gửi", theo sau là họ và tên của người nhận. Sau tên là một dấu phẩy.
- Lời chào nên được căn lề trái.
- Nếu bạn không biết giới tính của người nhận, bạn có thể viết họ tên đầy đủ hoặc dùng họ và chức danh trong công việc của người đó.
- Cách một dòng trắng sau lời chào.
7
Viết một dòng tiêu đề nếu muốn. Nhập tiêu đề bằng chữ in hoa bên dưới lời chào và căn lề trái.
- Viết tiêu đề ngắn gọn mà vẫn mô tả thông tin. Hãy cố gắng viết đúng một dòng.
- Lưu ý rằng điều này không mang tính quy ước và nên được viết một cách ngắn gọn.
- Không viết dòng tiêu đề nếu bạn đã bao gồm một dòng tham chiếu.
- Nếu viết tiêu đề, hãy cách một dòng trắng sau tiêu đề.
Hãy căn lề trái các đoạn và thụt đầu dòng khi bắt đầu đoạn văn.
9
Viết tiếp phần giới thiệu với nội dung dài hơn. Phần này sẽ giải thích rõ hơn về mục đích của bức thư và nên bao gồm một kết luận tóm tắt mọi thứ.
- Viết phần nội dung ngắn gọn. Cách dòng đơn mỗi đoạn, tuy vậy, hãy xuống một dòng trắng giữa mỗi đoạn và sau đoạn cuối cùng.
10
Kết thúc thư với một lời chào cuối thư lịch sự. Ví dụ, "Chân thành", "Trân trọng", hoặc "Cảm ơn". Hãy nhớ căn lề trái lời chào cuối thư và đặt dấu phẩy sau nó.
- Chỉ viết hoa kí tự đầu của chữ đầu tiên trong lời chào cuối thư.
Tuy nhiên, bạn nên xuống hàng ba dòng trắng bên dưới lời chào cuối thư trước khi nhập họ tên đầy đủ của mình, theo sau là chức vụ của bạn ở dòng bên dưới.
12
Đề cập đến bất kỳ tài liệu đính kèm ở cuối thư. Nếu bạn đang đính kèm bất kỳ tệp nào, hãy nhập một dòng "Đính kèm" bên dưới tên, chức vụ của bạn và liệt kê danh sách đính kèm.
- Lưu ý rằng điều này là không cần thiết nếu bạn không có bất kỳ đính kèm nào.
- Cách dòng đơn và căn lề trái phần đính kèm.
Nếu một người khác gõ chữ và bạn đọc thư, hãy bao gồm chữ cái đầu tiên và chữ cái cuối cùng trong tên viết tắt của họ ở cuối thư trong một dòng bên dưới các đính kèm.
Ký tên của bạn bằng chữ viết tay, tốt nhất là bằng phông chữ thảo, ở giữa phần kết thư và tên đánh máy của bạn. Ký tên bằng chữ ký viết tay thể hiện với người nhận rằng bạn đã dành thời gian của mình để gửi thư cho họ và do đó nó rất quan trọng.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 4:

Thư thân mật

Tải về bản PDF

1
Viết ngày tháng. Hãy viết ngày mà bức thư được viết hoặc được hoàn thành ở góc trên bên phải của bức thư. ^{[3]XNguồn nghiên cứu}
- Trong thư tiếng Anh, viết ngày theo định dạng tháng-ngày-năm. Viết tháng đầy đủ thường được coi là định dạng tiêu chuẩn, nhưng bạn cũng có thể viết toàn bộ ngày ở dạng số.
- Ngày nên được căn lề ở phía bên phải của trang.
2
Viết một lời chào thân thiện. Lời chào "Kính gửi" vẫn là cách phổ biến nhất để sử dụng, nhưng tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận, bạn có thể viết tên người nhận mà không cần theo thủ tục.
- Lời chào nên được căn lề trái và theo sau bởi một dấu phẩy.
- Khi viết thư cho một người bạn hoặc đồng nghiệp, bạn thường chỉ cần viết tên của họ. Ví dụ: "Hoa thân mến".
- Đối với các bức thư thân mật hơn, thậm chí bạn có thể thay thế "Kính gửi" bằng một lời chào thông thường như "Xin chào", "Chào", hoặc "Này".
- Nếu viết thư cho một người lớn tuổi hoặc người nào đó bạn nên thể hiện sự tôn trọng, hãy bao gồm danh xưng và tên. Ví dụ: "Kính gửi bà Xuân".
- Cách một dòng trắng giữa lời chào và nội dung chính của bức thư.
3
Viết phần giới thiệu, phần nội dung, và phần kết trong bức thư. Phần giới thiệu và phần kết chỉ nên bao gồm một đoạn ngắn duy nhất ở mỗi phần, nhưng phần nội dung thường dài hơn nhiều.
- Căn lề trái nội dung chính của bức thư, nhưng hãy thụt dòng đầu tiên của mỗi đoạn.
- Toàn bộ nội dung chính nên được cách dòng đơn. Thông thường, đối với thư thân mật, bạn không cách nhiều dòng trắng ở giữa các đoạn, nhưng bạn có thể làm vậy nếu điều đó giúp việc đọc thư dễ dàng hơn.
- Cách một dòng trắng sau câu cuối cùng của nội dung chính để tách nó khỏi phần kết.
4
Kết thư với một lời chào cuối thư thích hợp. "Trân trọng" vẫn là một cách kết thư khá phổ biến, ngay cả đối với các bức thư thân mật. Tuy nhiên, nếu bức thư ở mức vừa phải, bạn có thể kết thư thoải mái hơn. Hãy thử lời chào cuối thư như "Tạm biệt!" hoặc "Nói chuyện với bạn sau nhé!" nếu bạn viết cho bạn thân.
- Theo sau lời chào cuối thư bằng một dấu phẩy, tuy vậy không viết tên đánh máy của bạn sau đó.
- Lời chào cuối thư nên thẳng hàng với tiêu đề.
5
Ký tên của bạn. Ký tên của bạn ngay bên dưới lời chào cuối thư. Thông thường, tên của bạn được viết bằng phông chữ thảo thay vì phông chữ in.
- Nếu bạn thường viết tên khi gửi thư cho người nhận, bạn chỉ cần ký tên của mình. Tuy nhiên, nếu người nhận không biết bạn là ai thông qua cái tên, đảm bảo rằng bạn viết cả họ của bạn.
Quảng cáo

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 4:

Email trang trọng hoặc email kinh doanh

Tải về bản PDF

1
Bắt đầu với một mô tả ngắn nhưng chính xác về mục đích của email. Mô tả này phải được đặt trong tiêu đề, không phải trong phần nội dung của email.
- Nếu người nhận mong chờ email của bạn, mô tả này chỉ cần tham chiếu đến tiêu đề. Nếu email không được mong đợi, mô tả này có thể đòi hỏi tinh tế hơn một chút. Mục đích là để người đọc biết họ nên mong đợi gì khi mở email của bạn. Điều này có nghĩa là phần mô tả cần thúc đẩy người nhận xem thư của bạn.
2
Bắt đầu email với một lời chào trang trọng. Thông thường, hãy bắt đầu bằng "Kính gửi" và theo sau là danh xưng của cá nhân hoặc công ty nhận thư.
- Viết rõ một người nhận cụ thể bất cứ khi nào có thể. Tránh gửi thư cho người nhận không tên. Chỉ viết "Gửi đến những ai quan tâm" như là phương án cuối cùng.
- Theo nguyên tắc, dấu câu thích hợp nhất để sử dụng sau lời chào vẫn là dấu hai chấm. Tuy vậy, ngày nay hầu hết mọi người sử dụng dấu phẩy sau lời chào của một email trang trọng.
- Nếu bạn không chắc chắn về việc có nên xưng hô với người nhận là "Bà" hoặc "Ông" hay không, hãy viết họ tên đầy đủ của họ.
- Cách một dòng trắng sau lời chào chính thức.
3
Viết nội dung của thư ngắn gọn nhưng cung cấp thông tin. Tương tự như bất kỳ thư nào, nội dung chính nên bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung, và phần kết. Hãy giữ toàn bộ thư, bao gồm cả phần nội dung, càng ngắn và càng đi thẳng vào chủ đề càng tốt.
- Căn lề trái nội dung chính.
- Không thụt đầu dòng.
- Cách dòng đơn nội dung chính, nhưng xuống hàng một dòng trắng ở giữa mỗi đoạn và sau đoạn cuối cùng.
4
Sử dụng lời chào cuối thư lịch sự. Hãy viết "Trân trọng" hoặc lời chào cuối thư lịch sự khác sau nội dung chính của thư và viết dấu phẩy sau nó.
- Hãy nhớ căn lề trái cho lời chào cuối thư và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên.
- Các cách kết thư trang trọng khác là "Cảm ơn", "Trân trọng" và "Chúc bạn những điều tốt đẹp nhất".
5
Nhập tên của bạn ngay bên dưới lời chào cuối thư. Không giống như một bức thư viết tay, bạn sẽ không thể dùng chữ ký viết tay trong email.
- Căn lề trái tên của bạn.
6
Liệt kê thông tin liên lạc của bạn ở phía dưới cùng. Xuống hàng một dòng sau tên của bạn, sau đó nhập địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, và trang web hoặc blog nếu thích hợp.
- Căn lề trái và cách dòng đơn tất cả các thông tin này. Hãy viết mỗi thông tin mới trên từng dòng riêng.
Quảng cáo

Phương pháp 4

Phương pháp 4 của 4:

Email thân mật

Tải về bản PDF

Điều này cho phép người nhận nhanh chóng đọc qua tiêu đề trước khi mở email và cung cấp cho họ đủ thông tin để dễ hình dung.^{[4]XNguồn nghiên cứu}
2
Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự trong nội dung email. Bạn nên chọn bất cứ lời chào lịch sự nào mình thích, chẳng hạn như "Kính gửi". Viết tên người nhận sau lời chào.
- Căn lề trái cho lời chào.
- Nếu đang viết thư cho một người bạn thân, bạn không cần dùng lời chào và chỉ bắt đầu bằng tên của họ theo sau là dấu phẩy.
- Cách một dòng trắng giữa lời chào và nội dung email.
Giống như tất cả các bức thư khác, nội dung email nên bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung, và phần kết. Tuy nhiên, nếu viết email cho bạn thân, kiểu định dạng này có lẽ không cần thiết.
4
Kết thúc email bằng một lời chào tạm biệt. Khi kết thúc email gửi cho một người bạn, lời chào cuối thư không cần phải trang trọng, tuy vậy nó nên báo hiệu rằng thư của bạn đang kết thúc.
- Nếu đang viết thư cho một người bạn rất thân, đôi khi việc kết thúc email bằng tên của bạn là hoàn toàn chấp nhận được, hãy bỏ qua lời chào.
Quảng cáo

Lời khuyên

Lưu ý rằng có một vài khác biệt giữa các bức thư trang trọng ở Mỹ và Anh. Ở Anh, địa chỉ và ngày hồi âm lại được căn lề phải và dòng tiêu đề được đặt ở chính giữa. Ngoài ra, trong thư tiếng Anh, ngày được viết theo định dạng tháng-ngày-năm và đặt dấu phẩy theo sau lời chào chứ không phải dấu hai chấm.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
Nếu bạn không thích định dạng được nêu ở đây, đôi khi được gọi là định dạng theo khối (toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, hàng đầu tiên của các đoạn văn bản không thụt vào), bạn cũng có thể tự làm quen với định dạng theo khối đã sửa đổi (toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, trừ địa chỉ người gửi, ngày và phần kết, các đoạn văn bản không thụt đầu dòng) và định dạng bán khối (toàn bộ văn bản được sắp thẳng theo lề trái, trừ địa chỉ người gửi, ngày và phần kết, các đoạn văn bản được thụt vào ở dòng đầu tiên. Cả ba thành phần địa chỉ người gửi, ngày và phần kết nên được thụt vào cùng 1 vị trí).^{[6]XNguồn nghiên cứu} Về cơ bản, những định dạng này bao gồm thông tin giống nhau, nhưng được sắp xếp theo cách khác nhau.