Как форматировать письмо

Правильный формат написания письма во многом зависит от его типа. Дружеское письмо отличается от формального, а традиционные письма отличаются от тех, которые отправляют по электронной почте. Прочтите эту статью, и вы узнаете, как правильно составить ваше следующее письмо.

Метод 1

Метод 1 из 3:

формальное или деловое письмо^{[1]XИсточник информации}

Загрузить PDF

1
В верхней части письма поместите адрес отправителя. Укажите адрес, город, регион и почтовый индекс.
- Адрес отправителя должен быть выровнен по левому краю с использованием одиночного междустрочного интервала.
- Не указывайте имя отправителя или его должность. Эта информация будет включена в заключение письма, поэтому приводить ее дважды будет излишним.
- Если вы отправляете письмо на профессиональном бланке, который уже включает эту информацию, пропустите этот шаг. Не повторяйте адрес отправителя два раза.
- Прежде, чем приступить к основной части письма, пропустите одну строку.
2
Укажите дату. Введите дату написания письма или дату его завершения.
- Выровняйте дату по левому краю.
- Пишите дату в формате «день-месяц-год». Месяц пропишите текстом, а день и год укажите цифрами.
- Пример: 14 мая 2013 г.
- Оставьте пустую строку между датой и следующей частью письма.
3
При необходимости приведите ссылку на предыдущую переписку или разговор.^{[2]XИсточник информации} Если в письме вы ссылаетесь на определенную документацию или предыдущую переписку, вы можете указать это в этом пункте.
- Ссылку выровняйте по левому краю.
- Укажите ссылку на письмо, объявление о работе или запросе о предоставлении информации.
- Пропустите одну строку после ссылки, чтобы отделить ее от основной части.
4
Укажите адрес получателя. Добавьте имя и должность получателя, а также название компании, адрес, город, регион и почтовый индекс.
- Вся эта информация должна быть выровнена по левому краю с использованием одиночного междустрочного интервала. Имя получателя должно быть написано на отдельной строке, равно как и его должность, название компании и адрес получателя. Город, область, регион и почтовый индекс укажите в этой же строке.
- Если вы отправляете письмо в другую страну, укажите название страны прописными буквами на отдельной строке ниже адреса.
- После адреса оставьте одну строку пустой.
- Адресуйте письмо конкретному человеку всякий раз, когда это возможно.
5
Включите вежливое приветствие. Типичное приветствие начинается с «Уважаемый (ая)», после чего следует имя получателя и его отчество (если это применимо к ситуации). За названием следует запятая.
- Приветствие следует выравнивать по левому краю.
- Если вы не знаете пол получателя, вместо «Уважаемый (ая)» вы можете написать «Добрый день…»
- Оставьте пустую строку после приветствия.
6
Напишите тему письма, если это необходимо. Заголовок письма пишется с предлогом «о» («об») в форме предложного падежа и ставится перед приветствием.
- Обращение должно быть выровнено по левому краю.
- Старайтесь сделать заголовок кратким, тем не менее вместив в нем содержание письма. Старайтесь уместить его в одной строке.
- Обратите внимание, что это необязательное требование.
- Оставьте пустую строку после заголовка.
- Пропустите заголовок, если вы указали ссылку на предыдущую переписку.
7
Кратко пропишите основное содержание письма. Используйте одиночный междустрочный интервал, но оставьте пустую строку между каждым абзацем и после последнего пункта.
- Выровняйте весь текст по левому краю и не используйте отступы.
- Тело вашего письма должно включать краткое введение, объясняющее цель всего письма, более обширную часть, конкретизирующую эту цель, и заключение, которое подводит итог.
8
Закончите вежливым заключением. Добавьте вежливое заключение вроде «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «Благодарю».
- Заглавной оставьте только первую букву первого слова заключения.
- Выровняйте по левому краю.
- После заключения должна следовать запятая.
- Оставьте четыре пустые строки под заключением перед вводом своего полного имени, а затем на строку ниже укажите свою должность.
Напишите свое имя от руки, желательно прописью, между текстом заключения и расшифровкой вашей подписи.
10
Упоминайте о приложениях к письму. Если вы прикладываете к письму любые документы, на одну строку ниже вашего имени и титула напишите «Приложения» и перечислите имеющиеся приложения.
- В этом нет необходимости, если в письме нет никаких приложений.
- Сохраняйте одиночный междустрочный интервал и выравнивание по левому краю.
Если другой человек набирал письмо под вашу диктовку, включите инициалы машинистки в самом низу письма, на одну строку ниже приложений.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

дружеское письмо^{[3]XИсточник информации}

Загрузить PDF

1
Включите заголовок. Этот пункт должен включать почтовый адрес отправителя, город, регион и почтовый индекс.
- Используйте одиночный междустрочный интервал и поместите заголовок в правом верхнем углу письма.
- На отдельной строке напишите улицу и номер дома. На следующей строке укажите город, регион и почтовый индекс.
- Обратите внимание, что указывать адрес получателя в дружеском письме не требуется.
2
Укажите дату. Укажите дату написания письма или его завершения на отдельной строке прямо под заголовком.
- Напишите дату в формате «день-месяц-год». Написание месяца текстом считается стандартным форматом, но вы также можете написать всю дату в числовом формате.
- Дата должна быть выровнена по правому краю.
- Напишите дату непосредственно под заголовком. Не пропускайте строку.
3
Напишите дружественное приветствие. Приветствие «Уважаемый» по-прежнему является наиболее используемым, но, в зависимости от ваших отношений, вы можете написать имя получателя без формальностей.
- Отправляя письмо другу или сверстнику, как правило, можно написать только имя, к примеру: «Дорогая Женя!»
- Если вы пишете лицу, которое старше вас или кому-то, к кому вы должны проявить немного уважения, включите его имя и отчество, например: «Уважаемая Алла Робертовна».
- После приветствия поставьте запятую.
- Оставьте пустую строку между приветствием и датой, а также между приветствием и основным текстом.
- В письме еще более близкому другу обращение «Уважаемый» можно заменить дружеским приветствием «Привет».
- Выровняйте приветствие по левой стороне.
4
В тексте письма напишите введение, тело и заключение. Введение и заключение должны состоять только из одного краткого пункта, но основная часть, как правило, значительно больше.
- Основной текст письма выровняйте по левому краю.
- Весь основной текст должен быть напечатан с использованием одиночного интервала. Как правило, в дружеском письме нет необходимости пропускать строки между абзацами, но вы можете сделать это для удобочитаемости вашего письма.
- Первую строку каждого абзаца начинайте с отступа.
- После основного текста оставьте пустую строку, чтобы отделить его от заключения.
5
Используйте соответствующее заключение. После заключения поставьте запятую, но не включайте печатную версию вашего имени после него.
- Заключение должно совпадать с заголовком.
- «С уважением» по-прежнему является самым распространенным вариантом для заключения даже в дружеских письмах. Если письмо адресовано достаточно близкому человеку, вы можете использовать менее традиционное заключение. Попробуйте что-то вроде «До скорой встречи!» или «До связи!»
6
Поставьте свою подпись. Поставьте свою подпись прямо под заключением. Обычно имя пишут прописью, а не печатают.
- Если вы с получателем обращаетесь друг к другу по имени, вы можете написать в подписи только свое имя. Если получатель может не узнать вас только по имени, не забудьте включить свою фамилию.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

формальное электронное письмо^{[4]XИсточник информации}

Загрузить PDF

1
Отделите заголовок от самого письма. Укажите тему письма в поле «Тема». Не пишите тему в самом теле электронного письма.
- Убедитесь, что выбранная тема кратко, но точно описывает содержание письма – это позволяет получателю быстро просканировать ее и мгновенно узнать, чего ожидать.
2
Пропустите заголовок. Обычно в электронном письме не указывают адрес отправителя, адрес получателя или дату, даже если это письмо носит формальный характер.
- Причина этого довольно практична. Поскольку письмо направляется в цифровом виде, указывать физический адрес не имеет никакого смысла. Кроме того, большинство сервисов электронной почты имеют «параметры конверта», которые включают электронный адрес отправителя, адрес электронной почты получателя, тему и дату.
3
Включите вежливое приветствие. Несмотря на то, что формат такого письма немного упрощен, вы все равно должны включить вежливое приветствие, которое начинается с «Уважаемый (ая)» и включает в себя имя получателя и его отчество.
- Выровняйте приветствие по левому краю.
- Строго говоря, наиболее правильный знак препинания после приветствия – это запятая. Тем не менее, если вместо структуры «Уважаемый…» вы используете приветствие «Добрый день», вы можете поставить восклицательный знак.
- Адресуйте письмо конкретному получателю, если это возможно. Старайтесь не отправлять письма, не указав получателя.
- Если вы не уверены, как стоит обращаться к получателю, вместо этого Вы можете написать просто приветствие, к примеру: «Добрый день… »
- После приветствия оставьте пустую строку.
4
Старайтесь сделать текст письма кратким, но информативным. Как и в любом письме, основной текст должен включать введение, тело письма и заключение. Постарайтесь, чтобы весь текст письма, в том числе основная часть, был настолько коротким и точным, насколько это возможно.
- Выровняйте основной текст по левому краю.
- Не используйте отступы.
- В основном тексте используйте одиночные междустрочные интервалы, а после каждого абзаца оставляйте одну пустую строку.
5
Используйте вежливое заключение. Напишите «С наилучшими пожеланиями» или другое не менее вежливое заключение после основного текста письма.
- Выровняйте заключение по левому краю.
- Только первую букву первого слова делайте заглавной.
- После заключения поставьте запятую.
- Другие возможные варианты заключения: «Заранее благодарю», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».
6
Напишите свое имя. Напишите имя непосредственно под заключением.
- Выровняйте имя по левому краю.
- Не оставляйте место для подписи, так как в электронной версии письма подписать его от руки невозможно.
7
Укажите свою контактную информацию в нижней части. С новой строки напишите свой физический адрес, номер телефона, адрес электронной почты, веб-сайт или блог.
- Выровняйте эту информацию по левому краю с одиночным интервалом. Каждую новую информацию напишите с отдельной строки.
Реклама

Советы

Обратите внимание, что существуют некоторые различия между официальными письмами в русскоязычных и англоязычных странах. В англоязычных странах дата может быть записана в формате «месяц-день-год», а после приветствия может следовать не запятая, а двоеточие.^{[5]XИсточник информации}
Приведенные выше инструкции объясняют, как написать официальное письмо, используя блочный формат, но вы также должны ознакомиться с модифицированной структурой и полу-блочным форматом.^{[6]XИсточник информации}
- Модифицированный формат подразумевает выравнивание адреса отправителя и дата по правому краю, а заключение должно соответствовать началу строки с указанием адреса отправителя.
- В полублочном формате адрес отправителя, дата и заключение выравниваются по центру страницы. Кроме того, каждый абзац письма начинается с отступа, а текст имеет одиночный междустрочный интервал.