Cara Menyusun Format Surat

Menentukan format surat yang tepat terutama tergantung pada jenis surat yang ingin Anda tulis dan kepada siapa Anda mengalamatkan surat tersebut. Format surat yang dapat Anda gunakan saat menulis kepada seorang teman akan sangat jauh berbeda dengan format yang digunakan untuk menulis surat-surat formal/resmi. Terlebih lagi, format surat tradisional yang dikirim melalui pos berbeda dengan format yang digunakan untuk email. Teruskan membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menyusun format surat yang benar yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat Anda selanjutnya.

Metode 1

Metode 1 dari 4:

Menyusun Format Surat Bisnis atau Resmi

Unduh PDF

1
Tulislah nama dan alamat Anda di bagian atas surat Anda. Cantumkan alamat jalan, kota, provinsi, dan kode pos dengan bentuk blok, rata kiri dan spasi tunggal.^{[1]XTeliti sumber}
- Kota, provinsi, dan kode pos dituliskan dalam satu baris, sedangkan alamat jalan dituliskan dalam satu baris tersendiri.
- Jika Anda mengirim surat dengan menggunakan kop surat yang sudah mencantumkan informasi tersebut, lewati langkah ini. Jangan mencantumkan alamat pengirim dua kali.
2
Tulis tanggal tepat di bawah alamat Anda. Tulis tanggal penulisan surat atau tanggal surat tersebut selesai ditulis, terserah Anda.
- Tanggal ditulis rata kiri, sama dengan penulisan alamat yang tepat berada di atasnya.
- Tulislah tanggal dengan format “bulan-hari-tahun”. Tulis bulan dengan huruf, tapi gunakan angka untuk menuliskan hari dan tahun. Contohnya: Februari 9, 2013.
Ini akan memisahkan alamat dari bagian selanjutnya, sehingga lebih mudah dibaca.
4
Tuliskan baris referensi, jika diperlukan.^{[2]XTeliti sumber} Jika surat ditulis dengan referensi pada suatu hal tertentu, dapat membantu pembaca jika tertulis baris referensi yang dimulai dengan “Re:”
- Baris referensi ditulis rata kiri dan usahakan hanya terdiri dari satu baris.
- Tuliskan baris referensi saat menjawab surat, lowongan kerja, atau meminta informasi.
- Jika Anda menuliskan baris referensi, beri satu baris kosong setelahnya untuk memisahkan baris referensi dari bagian surat selanjutnya.
5
Tulislah alamat penerima. Tuliskan nama dan gelar penerima, juga nama perusahaan, alamat jalan, kota, provinsi, dan kode pos.
- Semua informasi ini dituliskan rata kiri dan spasi tunggal. Nama penerima ditulis dalam satu baris tersendiri, juga gelar penerima, nama perusahaan, dan alamat jalan. Kota, provinsi, dan kode pos dituliskan dalam satu baris.
- Jika mengirim surat ke negara lain, tuliskan nama negara dengan huruf-huruf kapital pada baris tersendiri di bawah alamat penerima.
- Alamatkan surat ke orang tertentu, jika bisa, dan tuliskan nama orang tersebut dengan gelar yang sesuai seperti “Bapak” atau “Ibu”. Jika Anda tidak tahu jenis kelamin penerima, Anda tidak perlu menuliskan gelar tersebut.
- Beri satu baris kosong di bawah alamat lengkap penerima.
6
Mulailah badan surat Anda dengan sapaan sopan. Sapaan yang umum biasanya dimulai dengan “Yang Terhormat,” diikuti dengan gelar dan nama belakang penerima. Beri tanda koma setelah nama belakang penerima.
- Sapaan ditulis rata kiri.
- Jika Anda tidak tahu jenis kelamin penerima, Anda dapat menyapa penerima dengan nama lengkapnya, atau tulis gelar jabatan pekerjaan penerima diikuti dengan nama belakangnya.
- Beri satu baris kosong setelah sapaan.
7
Tulis baris subjek, jika mau. Tulis baris subjek dengan huruf-huruf kapital di bawah sapaan, dengan rata kiri.
- Buatlah baris subjek singkat namun deskriptif. Usahakan hanya terdiri dari satu baris.
- Perlu dicatat bahwa ini tidak konvensional dan sebaiknya jangan sering digunakan.
- Jangan mencantumkan baris subjek jika Anda sudah mencantumkan baris referensi.
- Beri satu baris kosong setelah baris subjek jika Anda mencantumkan baris subjek.
Paragraf-paragraf surat ditulis rata kiri tapi awal setiap paragraf ditulis menjorok ke dalam.
9
Ikuti bagian pendahuluan surat dengan bagian badan surat yang lebih panjang. Bagian ini seharusnya menjelaskan tujuan surat dan juga mencantumkan kesimpulan yang merangkum semua yang tertulis di surat tersebut.
- Tulislah bagian badan surat dengan ringkas. Setiap paragraf ditulis dengan spasi tunggal, tapi beri satu baris kosong di antara setiap paragraf dan setelah paragraf terakhir.
10
Akhiri surat Anda dengan salam penutup yang sopan. Contoh-contoh salam penutup yang sopan antara lain “Hormat saya,” “Salam hormat,” atau “Terima kasih.” Ingatlah untuk menulis salam penutup dengan rata kiri dan diikuti dengan tanda koma.
- Hanya huruf pertama dari kata pertama salam penutup yang ditulis dengan huruf kapital.
Namun, beri tiga baris kosong di bawah salam penutup sebelum menuliskan nama lengkap Anda, diikuti dengan gelar jabatan pekerjaan Anda pada baris di bawahnya.
12
Sebutkan lampiran yang ada pada bagian paling akhir surat Anda. Jika Anda menyertakan lampiran, tulis “Enclosures” / “Lampiran” satu baris di bawah tulisan nama dan gelar jabatan Anda dan tulis lampiran apa saja yang disertakan bersama dengan surat tersebut.
- Perlu dicatat bahwa ini tidak wajib jika Anda tidak menyertakan lampiran apa pun.
- Bagian lampiran ditulis rata kiri dan spasi tunggal.
Jika orang lain yang mengetik surat tersebut dan Anda yang mendiktekan, cantumkan inisial nama depan dan belakang juru ketik pada bagian paling bawah surat Anda, satu baris di bawah lampiran.
Tanda tangani surat tersebut dengan pena di antara salam penutup dan tulisan nama Anda. Menandatangani surat dengan pena menunjukkan kepada penerima surat bahwa Anda menggunakan waktu Anda sendiri untuk mengirimkan surat ini kepada mereka dan karena itu, ini penting.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 4:

Menyusun Format Surat untuk Teman atau Kerabat Dekat (Surat Pribadi)

Unduh PDF

1
Tulis tanggal. Cantumkan tanggal penulisan surat atau tanggal surat selesai ditulis pada bagian kanan atas surat.^{[3]XTeliti sumber}
- Tulis tanggal dengan format “bulan-hari-tahun”. Menulis bulan dengan huruf biasanya merupakan format yang standar, tapi untuk surat jenis ini Anda dapat menulis keseluruhan tanggal dengan angka.
- Tanggal ditulis rata kanan.
2
Tulis sapaan bersahabat. Sapaan “Yang Terhormat” masih merupakan sapaan yang paling umum digunakan, tapi, tergantung pada hubungan Anda dengan penerima surat, Anda mungkin dapat menulis nama penerima tanpa formalitas apa pun.
- Sapaan ditulis rata kiri dan diikuti dengan tanda koma.
- Saat menulis kepada teman atau rekan seangkatan, Anda biasanya dapat menuliskan nama depan mereka saja. Contohnya: “Yang Terhormat Jane”.
- Untuk surat yang bahkan lebih pribadi, Anda mungkin dapat mengganti “Yang Terhormat” dengan sapaan kasual seperti “Halo,” “Hai,” atau “Hei.”
- Jika menulis kepada orang tua atau seseorang yang memang harus Anda hormati, tuliskan gelar personal dan nama belakang penerima. Contohnya: “Yang Terhormat Ibu Roberts”
- Beri satu baris kosong di antara sapaan dan bagian teks utama surat.
3
Tulis pendahuluan, badan/isi, dan kesimpulan pada teks utama surat Anda. Pendahuluan dan kesimpulan sebaiknya masing-masing hanya terdiri dari satu paragraf singkat, tapi bagian badan surat biasanya jauh lebih panjang.
- Bagian teks utama surat ditulis rata kiri, tapi baris pertama pada setiap paragraf ditulis menjorok ke dalam.
- Keseluruhan teks utama surat ditulis spasi tunggal. Biasanya Anda tidak memberi jarak di antara paragraf pada surat pribadi, tapi Anda dapat melakukannya jika itu membuat surat Anda menjadi lebih mudah dibaca.
- Beri satu baris kosong setelah kalimat terakhir pada teks utama Anda untuk memisahkan teks utama dari salam penutup.
4
Tutup dengan salam penutup yang sesuai. “Hormat saya” masih cukup umum digunakan, bahkan untuk surat pribadi. Jika surat ini cukup kasual, bagaimanapun, Anda dapat mencantumkan salam penutup yang tidak terlalu konvensional. Cobalah sesuatu seperti “Sampai jumpa lagi!” atau “Sampai ketemu nanti!” jika Anda menulis kepada teman dekat.
- Beri tanda koma setelah salam penutup, tapi jangan mengetikkan nama Anda setelahnya.
- Salam penutup ditulis sejajar dengan kepala surat.
5
Tanda tangani surat Anda. Tanda tangani surat Anda di bawah salam penutup. Biasanya, nama Anda ditulis dengan tulisan tangan, bukannya dicetak dengan printer.
- Jika Anda biasanya saling memanggil nama depan dengan penerima surat, Anda dapat menuliskan nama depan Anda dan selesai begitu saja. Namun, jika penerima mungkin tidak tahu siapa Anda hanya dari nama depan Anda, pastikan Anda juga menuliskan nama belakang Anda.
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 4:

Menyusun Format Email Resmi atau Bisnis

Unduh PDF

1
Mulailah dengan menuliskan deskripsi pendek tapi akurat tentang tujuan email Anda. Deskripsi ini terletak di bagian subjek email Anda, bukan di badan email.
- Jika email Anda memang ditunggu-tunggu oleh penerima email, deskripsi ini dapat hanya berupa referensi subjek yang dibahas. Jika email ini tidak ditunggu-tunggu, menulis deskripsi dapat menjadi agak sulit. Tujuan penulisan deskripsi adalah supaya pembaca dapat mengira-ngira isi email Anda saat mereka membuka dan membaca email Anda. Ini artinya deskripsi perlu dapat memotivasi pembaca Anda untuk membuka dan membaca email dari Anda itu.
2
Mulailah menulis email dengan sapaan formal. Ini biasanya dimulai dengan “Yang Terhormat” dan diikuti dengan gelar jabatan resmi penerima email atau perusahaan yang Anda kirimi email.
- Alamatkan surat kepada seorang penerima tertentu jika mungkin. Hindari mengirim surat kepada penerima tanpa nama. Gunakan “Kepada yang Berkepentingan” hanya jika tidak ada pilihan lain.
- Sebenarnya, tanda baca yang paling tepat untuk digunakan setelah sapaan masih berupa tanda titik dua. Meski demikian, sekarang ini, kebanyakan orang menggunakan koma setelah sapaan pada penulisan email resmi.
- Jika Anda tidak yakin apakah harus menyapa penerima dengan “Ibu” atau “Bapak,” tulis saja nama lengkap penerima.
- Beri satu baris kosong setelah sapaan formal.
3
Tulis teks utama surat, jagalah tetap singkat tapi informatif. Seperti jenis surat apa pun, teks utama sebaiknya meliputi pendahuluan, badan, dan kesimpulan. Jagalah semua bagian, termasuk bagian badan, sesingkat dan setepat mungkin.
- Teks utama ditulis rata kiri.
- Awal setiap paragraf tidak perlu ditulis menjorok ke dalam.
- Teks utama ditulis spasi tunggal, tapi beri satu baris kosong di antara setiap paragraf dan setelah paragraf terakhir.
4
Gunakan salam penutup yang sopan. Ketik “Hormat saya,” atau salam penutup lainnya yang sama sopannya, setelah teks utama surat Anda dan ikuti dengan tanda koma.
- Ingatlah untuk menulis salam penutup dengan rata kiri dan hanya huruf pertama dari kata pertama salam penutup yang ditulis dengan huruf kapital.
- Salam penutup formal lainnya yang dapat digunakan termasuk “Terima kasih,” “Salam hormat,” dan “Salam sejahtera.”
5
Ketik nama Anda tepat di bawah salam penutup. Tidak seperti surat yang ditulis/dicetak di kertas, Anda tidak akan dapat menandatangani email Anda dengan pena.
- Nama Anda ditulis rata kiri.
6
Tulis informasi kontak Anda pada bagian bawah. Beri satu baris kosong setelah nama Anda, lalu ketiklah alamat fisik, nomor telepon, alamat email, dan situs web atau blog Anda jika ada.
- Semua informasi tersebut ditulis rata kiri dan spasi tunggal. Setiap informasi kontak diketik pada satu baris tersendiri.
Iklan

Metode 4

Metode 4 dari 4:

Menyusun Format Email untuk Teman

Unduh PDF

Deskripsi ini membuat penerima dapat dengan sekilas mengetahui subjek email Anda sebelum membuka email tersebut, serta memberi mereka cukup informasi sehingga mereka dapat mengira-ngira isi email Anda.^{[4]XTeliti sumber}
2
Mulailah dengan menuliskan sapaan atau salam yang sopan pada bagian teks email. Anda dapat menuliskan sapaan sopan apa pun yang Anda sukai, seperti “Yang Terhormat”. Ikuti ini dengan nama penerima.
- Sapaan ditulis rata kiri.
- Jika Anda menulis kepada teman dekat, Anda boleh tidak menuliskan sapaan sama sekali dan langsung memulai dengan nama pertama mereka yang diikuti dengan tanda koma.
- Beri satu baris kosong di antara sapaan dan badan email Anda.
Seperti semua jenis surat lainnya, badan email Anda sebaiknya meliputi pendahuluan, badan, dan kesimpulan. Namun, jika Anda menulis email untuk teman dekat, jenis format seperti ini mungkin tidak diperlukan.
4
Akhiri email Anda dengan salam penutup. Saat menutup email untuk teman, salam penutup tidak perlu formal, tapi sebaiknya dapat menjadi penanda berakhirnya email Anda.
- Jika Anda menulis kepada teman yang sangat dekat, terkadang tidak apa-apa jika Anda hanya mengakhiri email Anda dengan nama Anda saja, tanpa menuliskan salam penutup sama sekali.
Iklan

Tips

Perlu dicatat bahwa ada sedikit perbedaan antara surat resmi di Amerika Serikat dengan surat resmi di Britania Raya (UK). Di UK, alamat pengirim dan tanggal ditulis rata kanan dan baris subjek, jika ada, ditulis rata tengah. Selain itu, tanggal ditulis dengan format “hari-bulan-tahun”, dan tanda koma dituliskan setelah sapaan, bukan tanda titik dua.^{[5]XTeliti sumber}
Jika Anda tidak menyukai format yang dijelaskan di sini, yang terkadang disebut sebagai format blok, Anda juga dapat menggunakan format blok termodifikasi dan format semi-blok.^{[6]XTeliti sumber} Format-format tersebut pada dasarnya meliputi informasi yang sama, dan hanya letak-letaknya saja yang berbeda.