英文レターの書式を整える方法

英文レターを書く際には、その種類と誰に宛てるかによって使う書式が異なります。つまり、友だちに書くレターとビジネスレターとでは書き方が大きく異なります。更に、郵送の場合と電子メールで送る場合でも異なります。この記事では状況に合った英文レターの書式を紹介します。

方法 1

方法 1 の 4:

ビジネスレターの書式を整える

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1
一番上に自分の名前と住所を書く　左寄せ、シングルスペースのブロック形式で番地、市、州、郵便番号を含めます。^{[1]X出典文献}
- 市、州、および郵便番号は全て一緒に１行に収めますが、番地は別の行に書きます。
- 企業、公的機関などでは組織の連絡先情報を印刷した書簡用紙を用意している場合があります。そういった組織専用のレターヘッドを使う場合には、差出人の住所を繰り返し書く必要はないため、この手順は省略します。
2
住所のすぐ下に日付を書く　手紙を書いた日または差し出し予定日のいずれかを書きます。
- 日付は、すぐ上の住所と同じように左寄せにします。
- 「月、日にち、年」の順番で書きます。「月」はスペルアウトし、「日にち」と「年」は算用数字で書きます。例：February 9, 2013（2013年2月9日）。
これにより自分の住所と次に含める情報とを明確に分けることができます。
4
必要に応じて文書参照番号を入れる^{[2]X出典文献}　特定の案件についての手紙を書く場合には文書参照番号を含むと良いでしょう。文書参照番号は「Re：」の後に入力しましょう。
- 左寄せで１行に収めましょう。
- もらった手紙への返信や求人広告についての問い合わせ、また情報提供依頼などを書く場合に文書参照番号を入れましょう。
- 文書参照番号の後に１行空白を設け、次の英文レター構成要素を加えます。
5
受取人の住所を入力する　受取人の名前、役職名、会社名、番地、市、州、郵便番号を含めます。
- 受取人の情報は全て左寄せ、シングルスペースで書きます。受取人の氏名、役職名、会社名、番地または通り名称はそれぞれ１行毎に設けて分けて書きます。その下に市、州、郵便番号を全て１行に収めます。
- 海外に送る場合は、受取人の住所の真下に１行設けて大文字で国名を含めます。
- 可能な限り特定の個人に「Mr.」や「Ms.」などの適切な敬称をつけて送りましょう。受取人の性別が不明な場合には、敬称を省いても構いません。
- 受取人の住所の下を１行空けます。
6
本文を冒頭敬辞で始める　一般的には、「Dear（親愛なる）」に続けて敬称と受取人の姓を書き、コンマを打ちます。
- 冒頭敬辞も左寄せにします。
- 受取人の性別がわからない場合は、フルネームを書くか、役職名と姓を記載しましょう。
- 冒頭敬辞の下、１行空けます。
7
必要に応じて件名を入力する　件名は冒頭敬辞の下に全て大文字で左寄せで書きます。
- 件名は短くかつ明確にしましょう。また１行に収めることも大切です。
- 実際、件名を入力するのは標準的ではないため、慎重に考えましょう。
- 文書参照番号を最初に含めた場合には件名を書く必要はありません。
- 件名を加えた場合にはその下１行空けます。
左寄せで段落を整えますが、段落の最初の行を字下げすることもできます。
9
導入部で手紙の趣旨を説明したら次の段落で具体的な内容を書く　ここでは手紙の趣旨を具体的に詳しく説明し、内容をまとめた結論も含めましょう。
- 本文は簡潔な書式に則って入力しましょう。段落内はシングルスペースで書き、各段落の間は１行空けます。また最後の段落の後も空白行を加えます。
10
結尾敬辞で手紙を終える　結尾敬辞の例には、「Sincerely（誠にありがとうございます）」「Best regards（よろしくお願いします）」「Thank you（ありがとうございます）」などがあります。結尾敬辞も左寄せにし、最後にコンマを打ちましょう。
- 結尾敬辞の最初の言葉の最初の文字だけを大文字にします。
結尾敬辞の下３行空けて自分の名前を加え、更に改行して役職名を加えます。
12
同封書類はレターの一番最後に言及する　同封書類がある場合には最後に言及します。自分の名前と役職名の下に１行空けて「Enclosures（同封物）」と書き、続けて同封書類の標題を加えます。
- 同封書類がなければこの作業は必要ありません。
- 同封書類のセクションもシングルスペースで左寄せにします。
タイピストや秘書などが手紙を書いた場合は「Enclosures（同封物）」行の下に１行設けてタイピストのイニシャルを加えます。
結尾敬辞と自分の名前の間に、できれば筆記体で署名します。手書きすることでその手紙にかけた労力を示し、その重要性を訴えることができます。
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方法 2

方法 2 の 4:

親しみを込めた手紙を書く

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1
日付を加える　手紙の右上に、書いた日付または差し出す日付を含めます。^{[3]X出典文献}
- 日付は「月、日にち、年」の順番で書きます。「月」をスペルアウトするのが標準的な形式ですが、日付全てを算用数字で書くこともできます。
- 日付は右寄せにします。
2
親しみを込めた挨拶の言葉で始める　「Dear（親愛なる）」で始めるのが最も一般的ですが、受取人との関係によっては「Dear」を省いて名前から始めることもできます。
- 挨拶の言葉は左寄せにし、終わりにコンマを打ちます。
- 友達や同僚に書く時には、「Dear Jane（親愛なるジェーン）」という具合に下の名前を使うのが一般的です。
- 更にカジュアルで親しみを込めたレターにしたい場合には、「Dear」を「Hello（こんにちは）、「Hi（カジュアルなこんにちは）」、「Hey（更にカジュアルなこんにちは）」などに置き換えることができます。
- 年配の人や尊敬の念を示したい人に書く場合には、「Dear Ms. Roberts（親愛なるロバーツさん）」などと、敬称と姓を含めましょう。
- 挨拶の言葉と本文の間に１行空白を設けます。
3
導入部、主部、結論で内容を構成する　導入部と結論は１つの短い段落にまとめますが、主部は通常それよりもかなり長くなります。
- 本文内容は左寄せにしますが、各段落の最初の行を字下げします。
- 本文全体をシングルスペースで書きます。一般的に親族、友達、同僚などに宛てた形式張らない手紙の場合、段落と段落の間を空ける必要はありませんが、読みやすいように空白行を設けても良いでしょう。
- 本文の最後の文章（段落）の下１行空けて、結びの言葉を加えます。
4
適切な結びの言葉で締める　形式張った手紙でなくても、結びに「Sincerely（心を込めて）」といった従来通り結び言葉を加えるのがまだ主流です。ただし、よりカジュアルな手紙であれば従来の結び言葉を使わなくても構いません。親しい友人に宛てる手紙には「Until next time!（また会えるのを楽しみにしています！）」または「Talk to you later!（次回もおしゃべりを楽しみにしています！）」と結んでも良いでしょう。
- 結びの言葉の最後にコンマを打ちましょう。正式なレターであればその下に自分の名前を入力しますが、ここでは入力しません。
- 結びの言葉と挨拶の言葉の配置を揃えます。
5
署名する　結びの言葉の真下に署名しましょう。通常、活字体ではなく筆記体で署名します。
- 下の名前で呼び合う間柄なら、下の名前で署名しても構いません。下の名前だけでは受取人が誰からの手紙か理解できないと思う場合には、姓も加えましょう。
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方法 3

方法 3 の 4:

正式な手紙またはビジネス文書を電子メールで送る

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1
メールの目的を短くかつ正確に説明する　目的は電子メールの件名欄に入力し、本文用のスペースには書きません。
- 受信者があなたからのメールを予期している場合には、件名には簡単な標題または参照番号などを入れましょう。新規にメールを送る場合には具体的な件名を考えましょう。メールの趣旨がすぐに分かるようにするのが理想です。つまり受信者が実際にメールを開いて読みたくなるような相手の心を引く件名にする必要があります。
2
メールの本文は正式な挨拶で始める　通常「Dear（親愛なる）」の後に、受信人の敬称あるいは役職名を続けます。
- 可能な限り、特定の個人に向けてメールを送りましょう。個人名を加えずにメールを送信するのは避けましょう。宛名をどうすれば良いか分からない場合の最後の手段として「To Whom it May Concern（関係各位）」を使いましょう。
- 厳密に言えば、挨拶の後にはコロンを打つのが正式ですが、最近では、ほとんどの人が正式な電子メールの挨拶の後にコンマを使用しています。
- 受信者の敬称として「Ms.」か「Mr.」のどちらを使うべきかが不明な場合には、相手のフルネームを書きましょう。
- 挨拶の後１行空けます。
3
簡潔かつ有益な内容を書く　他の形式の手紙と同様にメールの場合も導入部、主部、結論で構成します。主部も含め全体に短くかつ要点をついた内容にします。
- 左寄せにします。
- 字下げはしません。
- 全てシングルスペースで書き、各段落の間に１行、更に最後の段落の下に１行空白を設けます。
4
結びの言葉で締める　結論文の後１行空けて「Sincerely（心を込めて）」またはそれに相当する結びの言葉で締めましょう。結びの言葉にはコンマを打ちます。
- 結びの言葉が複数の言葉から成る場合には、最初の言葉の最初の文字を大文字に、左寄せに整えます。１つの言葉で結ぶ場合には、最初の文字を大文字にして左寄せにします。
- 他の結びの言葉として、「Thank you（ありがとうございます）」「Yours truly（敬具）」「Best wishes（ご多幸を祈ります）」などがあります。
5
結びの言葉の真下に自分の名前を入力する　郵送用の手紙と異なり電子メールの場合には手書きの署名ができません。
- 名前も左寄せで書きましょう。
6
最後に自分の連絡先情報を加える　名前の下１行空けて自分の住所、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトまたはブログのサイト情報を加えます。
- 上記の情報も全て左寄せにします。情報毎に改行して入力します。
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方法 4

方法 4 の 4:

友好的な電子メールを送る

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受信者がメールを開く前に一目でメールの趣旨が分かるように、簡潔かつ正確な件名をつけましょう。^{[4]X出典文献}
2
丁寧な挨拶や冒頭の決まり文句で本文を始める　「Dear（親愛なる）」などの礼儀正しい挨拶の言葉で初め、その後に受信者の名前を続けます。
- 挨拶の言葉は左寄せにします。
- 親しい友人へのメールであれば、挨拶の言葉を省略し、相手の下の名前を書いてコンマを打ちましょう。
- 挨拶の言葉とメールの本文の間は１行空けます。
他のすべての手紙と同様に、メールの本文には、導入部、主部、結論を含めます。ただし、親しい友人にメールを書く場合は、このような形式をとる必要がない場合もあります。
4
結びの言葉で締める　友人へのメールでは形式張った締め方をする必要はありませんが、メールの終わりだと分かるようにしなければなりません。
- 親友にメールを書く場合には、結びの言葉を省略し、自分の名前で結んでも全く支障ありません。
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ポイント

正式な手紙の書き方は米国と英国で多少の違いがあります。英国では、差出人住所と日付が右揃えになり、標題を含む場合には中央揃えで書きます。更に、日付は「日にち、月、年」の順で書き、冒頭敬辞にはコロンではなく、コンマを打ちます。^{[5]X出典文献}
この記事で紹介した形式はブロック形式と呼ばれることもありますが、ブロック形式を使いたくない場合には、修正ブロック形式やセミブロック形式を使うと良いでしょう。^{[6]X出典文献}修正版及びセミブロック形式にもブロック形式に載せる情報を全て含めますが、配置の仕方などが変わります。