कैसे सर्वे रिपोर्ट लिखें

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इस आर्टिकल में:

बैकग्राउंड और समरी (Summary) लिखना

कार्यपद्धति और परिणाम

परिणामों का विश्लेषण

रिपोर्ट को सुंदर बनाना

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स्रोत और उद्धरण

सर्वे (Survey) कर लेने के बाद सर्वे रिपोर्ट (Survey Report) तैयार करनी होती हैI इस रिपोर्ट मे सर्वे, इसके रिजल्ट्स, देखे गये पैटर्न और ट्रेंड (pattern और trend) होते हैं। अधिकांश सर्वे रिपोर्ट एक ही स्टैण्डर्ड आर्गेनाइजेशन के होते हैं जो कुछ हेडिंग्स में बंटे होते हैं। हरेक सेक्शन का एक खास उद्देश्य होता है, जिसके अनुसार उसको नाम या शीर्षक देते हैं। सभी सेक्शंस को काफी ध्यान से भरें, फिर रिपोर्ट को बार बार पढ़ें ताकि कोई गलती रह ना जाये और आप एक पोलिश्ड और प्रोफेशनल (Polished और Professional) रिपोर्ट बना पायें।

चरण

भाग 1

भाग 1 का 4:

बैकग्राउंड और समरी (Summary) लिखना

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   रिपोर्ट को हेडिंग्स के साथ अलग अलग सेक्शंस में बांटें: जैसा कि ऊपर बताया गया है, रिपोर्ट को अनेक अध्यायो में बांट दीजिये और फिर सबको एक एक शीर्षक दीजिये। देखा गया है कि लगभग सभी रिपोर्टो के ढांचे एक जैसे होते हैं, अर्थात अलग अलग रिपोर्टो में भी विभिन्न अध्याय के एक ही समान शीर्षक हैं। शीर्षकों के कुछ स्टैंडर्ड (standard) उदाहरण हैं:

   • टाइटल पेज
   • विषय सूची (Table of Contents)
   • एग्जीक्यूटिव समरी (Executive Summary)
   • बैकग्राउंड और ओब्जेक्टिव्स (Background and Objectives)
   • मेथडोलॉजी (Methodology)
   • रिजल्ट्स
   • निष्कर्ष और अनुशंसाये (Conclusion and Recommendations)
   • अनुलग्नक (Appendices)
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   एग्जीक्यूटिव समरी: एग्जीक्यूटिव समरी दो से तीन पेज की होती है। यह विषय सूची के तुरंत बाद आना चाहिये। इसमें पूरी रिपोर्ट का सारांश होना चाहिये। इस छोटे से विवरणी में पूरी रिपोर्ट के सभी मुख्य मुख्य पॉइंट्स शामिल होना चाहिये, जैसे कि:

   • सर्वे की कार्य पद्धति (Survey Methodology)
   • सर्वे के मुख्य परिणाम (Key results)
   • सर्वे के परिणामों से निकला निष्कर्ष
   • निष्कर्षों पर आधारित अनुशंसाये
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   बैकग्राउंड सेक्शन में सर्वे के ऑब्जेक्टिव के बारे में लिखें: इस सेक्शन को सर्वे के उद्देश्य के साथ शुरू करना चाहिए, बताइये कि सर्वे क्यों किया गया। सर्वे की अवधारणा (hypothesis) और लक्ष्यों (goals) को बताइये। यह पूरा विवरण एक पेज में आ जाना चहिये। इसमें निम्न बातें ज़रूर होनी चाहिये:

   • स्टडी और टारगेट पॉपुलेशन: सर्वे किसका हो रहा है? क्या स्टडी किया जा रहा है? क्या वे व्यक्ति किसी खास उम्र वर्ग, जाति, धर्म, राजनैतिक विचारधारा या आदत वाले हैं?
   • स्टडी के प्रभावी कारक क्या हैं? सर्वे किसके बारे में जानना चाह रहा है? क्या सर्वे का उद्देश्य किन्हीं दो वस्तुओं के बीच में संबन्ध जानने के लिए किया जा रहा है?
   • अध्ययन का उद्देश्य क्या है? सूचनाये कैसे इस्तेमाल होंगी? उनसे कौन सी नई बात सामने आयेगी?
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   पृष्ठभूमि: अगर पहले भी इसी तरह का कोई अध्ययन या खोज हुआ है, तो उनके बारे में बताइयेI सर्वे का परिणाम सर्वे की विषय वस्तु पर हमारी वर्तमान सोंच को कैसे प्रभावित करेगा? इस प्रश्न की व्याख्या कीजिये और यह भी बताइये कि अन्य खोजकर्ताओ की इसके बारे में क्या राय है? यह सब करीब दो पन्नो में हो जाना चाहिये।

   • सर्वे के विषय वाले अच्छे अकडेमिक जर्नल (Academic Journals) निकालिये। उनमें सर्वे विषय पर प्रकाशित और विद्वान व्यक्तियों द्वारा समीक्षित लेख पढियेI इससे मिलते जुलते विषय पर अन्य कम्पनियो, संगठनों, समाचार पत्रों या किसी थिंक टैंक (Think Tank) द्वारा प्रकाशित लेखो को भी पढिये।
   • अपनी खोज के नतीजों की उपरोक्त मिलती जुलती खोजों के नतीजों से तुलना करें। आपके नतीजे पहले के नतीजो की पुष्टी करते हैं या उनको काटते हैं? आपके अध्ययन से इस विषय पर कौन से नये तथ्य सामने आते है?
   • अपनी खोज की विषय के बारे में विद्वान व्यक्तियों द्वारा समीक्षित लेखों की सहायता से और आगे बताइये। आप यह बताइये कि ऐसा आप क्या खोजने जा रहे हैं जो अन्य खोजकर्ता पहले मालूम नही कर पाये और क्यों नही मालूम कर पाये?

भाग 2

भाग 2 का 4:

कार्यपद्धति और परिणाम

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   कार्यपद्धति: पृष्ठभूमि और उद्देश्य अध्यायो के बाद आने वाले इस अध्याय में खोज़ के तरीके बताइयेI इससे पाठकों को यह समझने में मदद मिलेगी कि सर्वे कैसे किया गया। हालाँकि इस अध्याय की लम्बाई विषय की जटीलता के ऊपर निर्भर करेगी, अध्याय में ये चीज़ें जरूर होनी चाहिये।

   • अपने टार्गेट ग्रूप को कैसे चुना? अपने ग्रूप की उम्र रेंज़, लिंग और अन्य लक्षण कैसे तय किये? आपने किससे सलाह ली?
   • आपने सर्वे के प्रश्न ईमेल, वेब साइट, टेलिफोन पर पूछे या आमने सामने इन्टरव्यू ले कर पूछा?
   • आपने भागीदारों को ऐसे ही चुन लिया या किसी खास गुण दोष के आधार पर चुना?
   • सैम्पल साइज (Sample Size) कितना बड़ा था? अर्थात कितने लोगों से आपने प्रश्न पूछे और कितनो ने आपके प्रश्नों का उत्तर दिया?
   • क्या आपने भागीदारों को उत्तर के बदले में कुछ दिया भी?
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   प्रश्नों के प्रकार: कार्यपद्धति वाले अध्याय मे बताना है कि आपके प्रश्न कैसे थे? सीधे प्रश्न थे या मल्टिपल चॉइस (Multiple Choice) टाइप या रेटिंग स्केल (Rating Scale) वाले या फिर इन्टरव्यू किस्म के या इनके मिश्रण? अपने प्रश्नो के कुछ नमूने भी दीजिये और उनकी विषय वस्तु के बारे में बताइयेI

   • आप अपने प्रश्नो के विषय वस्तु के बारे में कुछ ऐसे लिख सकते हैं कि भागीदारों के खाने पीने की आदतो और दैनिक जीवन के बारे में पूछा गयाI
   • अपने सभी प्रश्नो को इस अध्याय मे नहीं डालिये, उन को अपने पहले अनुलग्नक (अनुलग्नक क) में शामिल कीजियेI
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   परिणाम अध्याय: सर्वे की कार्यपद्धति को ठीक से बताने के बाद, इसके परिणामों को अलग अनुभागों (Sections) में लिखियेI सामान्यतया यह अध्याय काफी लम्बा हो सकता हैI आवश्यक्तानुसार, बुलेट पॉइंट्स (Bullet Points) का भी उपयोग करेंI इससे पढ़ने में आसानी होगीI

   • अगर सर्वे में लोगो का इंटरव्यू (Interview) लिया गया है, तो कुछ प्रासंगिक उत्तरो को यहां लिखियेI इंटरव्यू के सभी प्रश्नो को एक अनुलग्नक में डालिये और उसकी सूचना यहां दीजियेI
   • अगर सर्वे ही कई भागो में बंटा है तो प्रत्येक भाग को अलग अलग अनुभागो में लिखिये और ऐसे सभी अनुभागो को उपशीर्षक भी दीजियेI
   • इस अध्याय में सर्वे के परिणामों की चर्चा नही कीजियेI केवल अपने आँकड़े, नमूने के तौर पर कुछ उत्तर, Statistics का प्रयोग और कुछ खास आँकड़ों के बारे में बात कीजियेI
   • इस अध्याय में अपने आँकड़े को आप ग्राफ, चार्ट से या विजुअल रिप्रेजेंटसन (Visual Representation) से भी दिखा सकते हैंI
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   दिलचस्प रूझान: शायद आपके पास एक विशाल आँकड़ा (Data Base) होगाI परिणाम वाले अध्याय में, इस आँकड़े से निकले दिलचस्प रूझानो को बताइयेI पाठकों को सर्वे का महत्व समझाने के लिये अपने अवलोकन के खास खास प्वॉइंट (Points) और दिलचस्प रूझानो को हाईलाइट (highlight) कीजियेI

   • उदाहरण के लिये, क्या किसी एक प्रश्न या प्रश्न समूह का, एक खास उम्र वर्ग के लोगो द्वारा दिया गया उत्तर एक समान है?
   • ऐसे प्रश्न ध्यान से देखिये जिनके उत्तर सबसे ज़्यादा लोगो ने एक जैसा दिया हैI इसका क्या अर्थ है?

भाग 3

भाग 3 का 4:

परिणामों का विश्लेषण

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   निष्कर्ष अध्याय: सब से पहले सर्वे का तात्पर्य बताइयेI एक पाराग्राफ (paragraph) में मुख्य मुख्य पॉइंट्स (Points) लिखियेI अपने पाठकों को बताइये कि इससे वे क्या सीख सकते हैं?

   • अब आप अपनी लेखक वाली तटस्थ भुमिका को छोड़ कर यह बताइये कि पाठक को किस अध्याय से चिंतित या आशंकित रहने की ज़रूरत हैI
   • आप अपने सर्वे से यह निष्कर्ष भी निकाल सकते है कि सम्बंधित सरकारी नीति या कार्य पद्धति सही है या नहींI फिर इस निष्कर्ष को हाईलाइट भी कर सकते हैंI
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   अनुशंसा: सर्वे के परिणामों को बताने के बाद बताइये कि पाठक के लिये इसमें क्या है? सर्वे आँकड़े का मतलब क्या है? आम जनता के लिये इन परिणामों क क्या मतलब है? फिर आप सर्वे के विषय के बारे में अपनी अनुशंसाये लिखियेI इन सबको लिखने के लिये कई पन्ने भी लग सकते हैंI अनुशंसाओ के कुछ आम उदाहरण हैंI

   • इस विषय पर और खोज़ की ज़रूरत हैI
   • सरकार को वर्तमान नीति या गाइडलाइन को बदलना चाहियेI
   • सम्बंधित कम्पनी या संस्था को कार्यवाही करनी चाहियेI
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   अनुलग्नक: ग्राफ, चार्ट, विज़ुअल रेप्रेज़ेंटसन, सर्वे और प्रश्नावली इत्यादि को अनुलग्नको मे डालियेI पहले अनुलग्नक में प्रश्नवाली डालियेI फिर अपने पूरे सर्वे को डालियेI अगर आप चाहे तो सर्वे, स्टेस्टीकल (Statistical) आँकड़े, इन्टरव्यू के परिणाम, ग्राफ और तकनीकी शब्दावली इत्यादि के लिये अलग अलग अनुलग्नक प्रयोग कर सकते हैंI

   • अनुलग्नको को सामान्यतया अनुलग्नक क, अनुलग्नक ख, और अनुलग्नक ग इत्यादि का नाम दिया जाता हैI
   • आप अपनी रिपोर्ट में आवश्यकतानुसार अनुलग्नको की चर्चा कर सकते हैं, जैसे कि “प्रश्नावली के लिये अनुलग्नक क देखिये” या “ग्राफ के लिये अनुलग्नक ख देखिये” इत्यादि।

भाग 4

भाग 4 का 4:

रिपोर्ट को सुंदर बनाना

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   शुरू के पृष्ठ: पहले पृष्ठ पर रिपोर्ट का नाम बड़े अक्षरों मे आना चाहिये। फिर आपका नाम और आपकी संस्था का नाम आना चाहिये। दूसरे पृष्ठ पर विषय सूची आनी चाहिये।a table of contents.

   • विषय सूची में हरेक अध्याय का शीर्षक/ नाम और उनकी पृष्ठ संख्या आनी चाहिये।
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   सर्वे रिपोर्ट की स्टाइल (style) के अनुसार अपने रीसर्च रिपोर्ट को नाम देना चाहियेI उदाहरण के लिये अमेरिकन साइकोलोजिकल एसोसिएशन (American Psychological Association) और शिकागो स्टाइल (Chicago Styles) पर ध्यान दीजियेI यह भी ध्यान दीजिये कि क्या आपके व्यवसाय या संस्था मे रिपोर्ट का खास फार्मेट और स्टाइल निर्धारित है? अगर हां तो इनका पालन आवश्यक है।American Psychological Association (APA) and Chicago styles.

   • रिपोर्ट मे जहां कहीं बाहरी स्रोत से प्राप्त सूचना का प्रयोग किया गया है, वाक्य खत्म होने के तुरंत बाद उस लेखक, पत्रिका या उसकी पुस्तक का नाम और पृष्ठ संख्या ब्राकेट (Bracket) में देनी चाहिये।
   • कुछ व्यवसायिक संस्थाओ के अपने कायदे कानून होते हैं, उनका पालन कीजिये।
   • अगर फारमेटिंग का कोई खास तरीका निर्धारित नही है, आप अपना स्टाइल (Style) रख सकते हैं। फिर भी आप पूरे रिपोर्ट में फोंट, फोंट साइज़, स्पेसिंग और साइटेसन (Font, Font Size, Spacing, Citation) इत्यादि का एक ही स्टाइल रखिये।
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   पूरे रिपोर्ट में आप एक स्पष्ट और निष्पक्ष भाव रखिये: याद रखिये कि आपका काम सर्वे के परिणामों की चर्चा करनी है ना कि सर्वे के परिणामों या इसके भागीदारों पर कोई जजमेंट (Judgement) पास (Pass) करना हैI अगर आप कोई अनुशंसा ही करना चहते हैं तो आखिरी अध्याय में कीजियेI

   • सर्वे के परिणामों पर सम्पादकीय नहीं लिखियेI उदाहरण के लिये अगर सर्वे मे नशाखोरी की आदत बढ़ी हुई पाई जाती है, सिर्फ यही बताइये ना कि इस पर चिंता जताते हुए इसे रोकने की मांग करेंI
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   छोटे और आसान वाक्य: सर्वे मे प्राप्त सूचनाओ को आसान तरीके से अपने रिपोर्ट में लिखियेI लच्छेदार और जटिल भाषा से बचिये। चुंकि कुछ सर्वे अपने आप में काफी जटिल हो सकते हैं, रिपोर्ट की सुगम भाषा से पाठकों को समझने में आसानी होगी।

   • अगर आप को एक आसान और एक जटिल शब्द में से एक चुनना है, तो आसान शब्द ही चुनियेI अगर आपको, “दस मे एक आदमी ने दिन मे तीन बार ज़ाम टकराने की बात कबूली” और,” दस मे से एक आदमी ने दिन मे तीन बार शराब पीने की बात कबूली”, में से एक वाक्य चुनना है तो दूसरा वाक्य चुनियेI
   • अनावश्यक मुहावरो और शब्दो से बचियेI मूसलाधार बारिश की जगह अच्छी बारिश का प्रयोग करियेI
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   पुनरावलोकन: जमा करने के पहले अपने रिपोर्ट को कई बार पढियेI ध्यान दीजिये कि व्याकरण/ ग्रामर (Grammar), वर्तनी/ स्पेलिंग (Spelling) या टाइपिंग (Typing) की कोई गलती नही रह जायेI अपने बाँस या प्राध्यापक को रिपोर्ट देने के पहले फार्मेटिंग (Formatting) की भी जांच कर लीजियेI

   • कृपया जांच कर लीजिये कि हरेक पृष्ठ के नीचे पृष्ठ संख्या लिखी है और विषय सूची मे सभी अध्यायो की पृष्ठ संख्या सही दी गयी हैI
   • याद रहे कि कम्प्युटर का स्पेल चेक (Spell Check) हमेशा सही सही काम नही करता हैI इसलिये स्पेलिंग खुद चेक कीजिये या किसी proof रीडर की मदद लीजियेI

चेतावनी

• सही आँकड़े: आपकी रिपोर्ट में आँकड़े हमेशा सही होने चाहियेI कभी भीं झूठी, भ्रामक या गलत सूचना नहीं दीजियेI