Cómo escribir un informe de un evento

¿Te asignaron redactar un informe de evento? Estos informes determinan si un evento tuvo éxito o no al comparar los resultados con los objetivos inicialmente trazados. Asimismo, es un medio importante mediante el cual las personas o compañías que acaban de celebrar un evento pueden determinar qué cambios hacer. Existen diversas maneras en las que puedes asegurar el éxito de tus informes, sobre todo si decides celebrar algún otro evento en el futuro.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Organiza tu informe de evento

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Determina cuál será el estilo de presentación y el formato para cada audiencia. Los informes de evento pueden ser documentos físicos espiralados o engrapados, así como documentos PDF o presentaciones Power Point enviados por correo electrónico, etc.^{[1]XFuente de investigación}
- Asegúrate de organizar tu informe en secciones claras. Tu objetivo es comparar los resultados del evento con los objetivos que inicialmente trazaste para él. Haz un resumen de los principales logros del evento.
- Ajusta el informe a las necesidades e intereses de cada patrocinador y audiencia. Considera los objetivos de los patrocinadores. En cierta forma, los patrocinadores son la audiencia principal de los informes de evento. Ellos desean saber si valió la pena o no patrocinar tu evento. Por este motivo, debes considerar qué puntos desean saber y cuáles son sus temas de interés.
- Asimismo, debes ajustar el informe de modo que satisfaga las necesidades específicas del evento y de los patrocinadores, ya que ambos son únicos. No redactes un informe de manera mecánica. Otras audiencias incluyen a los ejecutivos de alta gerencia y a los gerentes financieros.
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Crea un proceso para rastrear información que necesitarás para tu informe durante el transcurso del evento. No confíes únicamente en tu memoria.
- Rastrear información clave antes, durante y después del evento te permitirá redactar un informe más específico y efectivo. Asimismo, esto te permitirá recopilar información de manera más oportuna.^{[2]XFuente de investigación}
- Recopila información de manera continua y pide ayuda a otras personas si resulta necesario (incluidos potenciales practicantes) para recopilar datos. Nunca olvides que no debes esperar a que el evento finalice para comenzar a redactar el informe.^{[3]XFuente de investigación}
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Utiliza solo información clave. Uno de los problemas relacionados con los informes de eventos es que estos no hacen más que repetir la agenda o enfocarse en frases superficiales u optimistas. No cometas ese error. Lo que debes hacer es resaltar los puntos clave con un estilo claro y analítico.
- Elige algunos de los momentos más representativos del evento y descríbelos al detalle. Una buena idea es considerar tres puntos positivos y, quizás, tres puntos que causaron sorpresa.^{[4]XFuente de investigación}
- Evita incluir demasiados detalles mundanos en el artículo, tales como el menú del almuerzo o un resumen detallado del discurso de apertura. Lo que debes hacer es resaltar los detalles que realmente importan.
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Parte 2

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Haz que tu informe tenga el contenido correcto

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Redacta un resumen ejecutivo. Tu informe de evento debe incluir un resumen ejecutivo, el cual debe ser una versión concisa de un informe completo y más detallado. Dicho resumen ejecutivo cumple el rol de una introducción.^{[5]XFuente de investigación}
- Podrías crear dos informes: un resumen ejecutivo diseñado para las personas que tienen interés en los resultados del evento y un informe más completo y detallado para los organizadores o patrocinadores del evento.
- En el resumen ejecutivo, enfócate únicamente en los objetivos y resultados más importantes. El resumen ejecutivo debe ser breve y ocupar solo una o dos páginas. Asimismo, debe resumir los puntos más importantes del evento e incluir una breve interpretación de los datos.
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Incluye ayudas visuales en tu informe. A menudo, resulta más efectivo ofrecer un cuadro que ilustre las tendencias estadísticas, en lugar de solo presentar una gran cantidad de números.
- Si el evento involucra a un producto nuevo, podrías incluir una fotografía de este. Las fotografías que se toman durante el evento pueden ayudarte a ilustrar tu informe. Intenta conseguir fotografías de la participación de los patrocinadores en el evento. Nuevamente, esta es una tarea que no puedes realizar después del evento.
- En tu reporte puedes incluir muestras, reproducciones y otros ejemplos de objetos que puedas conseguir durante el evento. De igual manera, incluye el número de personas que recibieron cupones de los patrocinadores, etc. Documenta la cobertura de los medios de comunicación tanto en el lugar del evento como fuera de él para los patrocinadores.
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Documenta tanto la publicidad como la cobertura mediática. Más adelante, debes realizar una comparación entre la cobertura mediática generada y los objetivos del evento.
- Concéntrate en folletos y artículos impresos donde aparezca la publicidad de los patrocinadores o donde se mencionen sus nombres. Adicionalmente, intenta recolectar el volumen de circulación y los costos de la publicidad.
- Documenta la publicidad televisiva, los anuncios de servicio a la comunidad, los ratings, el costo de la publicidad y la cobertura en las noticias.
- No olvides documentar la publicidad radial y sus costos, así como el costo de promoción, los informes auditados, etc.
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Incluye unas líneas sobre los objetivos del evento. Es realmente importante vincular los objetivos del evento con sus resultados. Asegúrate de incluir un recordatorio de cuál era la misión original del evento y qué metas se trazaron.
- También podrías incluir el programa del evento. Deberás discutir cuáles fueron los participantes más importantes en algún punto. Recuerda que debes ser breve.^{[6]XFuente de investigación}
- Asegúrate de dedicar la mayor cantidad de tiempo a mencionar y detallar los resultados más importantes del evento y luego compararlos con los objetivos. Sé realista y no intentes adornar las cosas que no funcionaron.
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Incluye información financiera en el informe. Es importante brindar una explicación detallada del presupuesto del evento y del dinero que realmente se gastó (o que potencialmente se ganó). Asegúrate de incluir una comparación de los gastos presupuestados y los gastos reales, así como de realzar los puntos positivos y las áreas en las que se debe mejorar.^{[7]XFuente de investigación}
- Detalla los costos, incluidos los costos de marketing y actividades promocionales, gastos relacionados con el personal y los costos de patrocinio. Es una buena idea incluir un presupuesto detallado. Los gerentes financieros y los ejecutivos de alta gerencia querrán ver evidencia que respalde tus conclusiones.
- Incluye un registro de las ganancias, tales como tarifas, patrocinadores y anexos. Sin embargo, debes asegurarte de comparar las ganancias con las proyecciones establecidas inicialmente.
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Incluye estadísticas que sean relevantes para los lectores. No querrás redactar un informe que esté cargado de información superficial. El número de personas que asistieron al evento es una cifra estadística que deberías incluir. Es una buena idea proporcionar datos que puedan cuantificarse.
- Otros datos estadísticos o generales que resulta relevante incluir son: el número de ventas generadas y el número de visitantes con respecto a un stand específico. Proporcionar este tipo de información le da mayor credibilidad al informe. Proporciona información sobre los participantes o asistentes. Incluye datos demográficos, cifras sobre la asistencia y resultados de las investigaciones realizadas en la audiencia (como, por ejemplo, los hábitos de compra).
- Informa el número de personas que responden a las campañas de los patrocinadores, así como las donaciones realizadas a favor de organizaciones de caridad. Documenta el impacto económico y la participación de los empleados.
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Incluye un elemento cualitativo que contextualice los datos. Tu informe debe incluir estadísticas, pero también debes citar las palabras de los participantes, de modo que proporciones una retroalimentación contextual.
- Reúne citas y obtén retroalimentación de los participantes y de los miembros del equipo organizador, de modo que la evaluación de los pros y contras del evento no provenga únicamente del autor del informe. Esto le dará a tu informe mayor credibilidad.
- Considera incluir las investigaciones realizadas por terceros. Colocar el valor en la cobertura de los medios de comunicación es algo que un tercero podría investigar.
- Evalúa el espacio y las instalaciones. Dedica tiempo para evaluar la efectividad de la ubicación y de las instalaciones desde el punto de vista de otras personas. Debate cómo se utilizó el espacio para la conferencia, evento, etc.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Finaliza tu informe

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Entrega tu informe a tiempo. Intenta escribir y publicar el informe lo más antes posible. Asegúrate de programar tu tiempo para hacer esto posible. Algunas personas sugieren emitir el informe en 30 días, pero otras piensan que esto se debería hacer en solo un par de días.^{[8]XFuente de investigación}
- Sin importar cuál sea la fecha límite, asegúrate de terminar el informe a tiempo. Quizás escribas el informe para una agencia que haya sido contratada por un cliente específico. Presta atención a todos los requisitos.^{[9]XFuente de investigación}
- Lo más importante es que tu audiencia esperará recibir un informe completo y oportuno. Tómate el tiempo para ser riguroso y hacer bien tu trabajo, pero no esperes demasiado, ya que tu informe lucirá anticuado.
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Revisa tu informe. Asegúrate de que la gramática del informe sea correcta y evita errores de puntuación y de ortografía.
- Asegúrate de que tus respuestas sean detalladas. Debes seguir la regla de oro de la escritura “demostrar con hechos y no con palabras”. Esto quiere decir que es una buena idea proporcionar ejemplos específicos para respaldar los puntos generales que se detallan en el informe.
- No te olvides de tu audiencia y asegúrate de que tu redacción sea formal y profesional. Un informe de evento no es un documento casual, sino un documento esencial para determinar el éxito de un evento, por lo que debe ser digno de respeto.
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Consejos

Toma más fotografías de las que crees que necesitarás. Las apreciarás en el futuro.
Para obtener unas palabras de los líderes y organizadores, no acudas a ellos primero, ya que ellos permanecerán en el lugar por mucho tiempo, incluso después de que el evento haya terminado. Asegúrate de pedirle su opinión primero al público, ya que ellos serán los primeros en partir. De igual manera, no insistas en hablar con un ponente o líder si está demasiado ocupado(a) con algo más. Podrás hablar con ellos más adelante.
Para obtener declaraciones de los líderes u organizadores, haz muchas preguntas de manera natural hasta que la persona exprese sus pensamientos.
Obtén más declaraciones de las que crees necesarias. Las apreciarás en el futuro.
Si tomas buenas fotografías, estas mostrarán la acción que hubo durante el evento o la reacción de las personas ante este.
Intenta tomar fotografías de todo el evento, incluida una imagen del público y el orador para comunicarle a lector la magnitud del evento.

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