كيفية كتابة تقرير حول حدث منظم من قبل جهة العمل

تحتاج في مواقف معينة إلى كتابة تقرير حول حدث معين، ويكون الهدف من وراء مثل هذا النوع من التقارير أن نحدد مدى نجاح تنظيم هذا الحدث عن طريق وضع "نتائجه" في مقارنة موضوعية مع "أهدافه المنشودة". هذه الطريقة من أهم الطرق المتبعة من قبل الأفراد والشركات المنظمة للأحداث والمؤتمرات بهدف تحديد ما يجب أن يتم من تغييرات في المواقف الشبيهة، حيث يلعب هذا النوع من التقارير دورًا كبيرًا في تجاربك التنظيمية التالية. مثلما هو الأمر مع كل شيء، توجد أساليب ونصائح إرشادية يتم اتباعها لضمان كتابتك لهذا التقرير بطريقة صحيحة. اقرأ الخطوات التالية لمعرفة المزيد عن الأمر.

جزء 1

جزء 1 من 3:

وضع الهيكل الأساسي للتقرير

تنزيل المقال

1
حدد أسلوب وصيغة العرض المناسبة لكل فئة من الجمهور. يمكن أن يتم تقديم هذا النوع من التقارير مطبوعة أو يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني بصيغة بي دي إف أو كعروض تقديمية (باور بوينت) أو غيرها من الخيارات المختلفة. ^{[١]Xمصدر بحثي}
- تأكد أن تقريرك منظم عبر مجموعة من الأقسام الواضحة. الموضوع الأساسي للتقرير هو مقارنة "النتائج النهائية" بـ "الأهداف المنشودة" من تنظيم الحدث، لذا يجب أن تقرر كيفية عقدك لهذه المقارنة. احرص على تلخيص النتائج الرئيسية التي تحققت بانتهاء التنظيم.
- اهتم في التقرير بالربط بين احتياجات واهتمامات كلًا من الرعاة والجمهور. ضع في اعتبارك أهداف الرعاة، خاصة أن الرعاة هم الجمهور الرئيسي الذي يتم مخاطبتهم بشكل مباشر أو غير مباشر من خلال هذا النوع من التقارير. يجب أن تجيب على سؤال مدى استحقاق هذا الحدث للرعاية في المرات القادمة من عدمه. حاول بكل ما أوتيت من تركيز أن تتعرف على "نقاط التأثير" التي تخطب ود الرعاة (عاطفيًا ومنطقيًا).
- قم بإعداد التقرير محاولًا تلبية الاحتياجات المحددة والخاصة جدًا فيما يتعلق بالحدث والرعاة. أظهر نقاط القوة واذكر النقد الذكي الدقيق. لا تكتب تقريرًا مهلهلًا وضعيف المحتوى وضع في اعتبارك أن قائمة قراء التقرير عادة ما تضم المديرين التنفيذيين والمديرين الماليين للشركة كذلك.
2
ضع خطة واضحة لتتبع المعلومات التي سوف تحتاج إليها في أثناء الحدث نفسه. لا يجب أن تكتفي بالاعتماد على ذاكرتك فقط لا غير. لاحظ كذلك أن العمل على التقرير لا يجب أن يبدأ فجأة بعد انتهاء الحدث، لكن يبدأ التخطيط والاستعداد له ما قبل تنفيذ الحدث بفترة كافية.
- تعقب المعلومات المفيدة لك قبل وأثناء وبعد انتهاء الحدث. يتيح لك ذلك زيادة فرص كتابة تقرير محدد وبالتأكيد أكثر فاعلية، كما يضمن لك من جهة أخرى أن تجمع كل المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب ولحظة وقوعها؛ أي إنتاج مادة طازجة وأكثر حيوية في التقرير. ^{[٢]Xمصدر بحثي}
- فكر في وضع خطة لجمع المعلومات بشكل مستمر والجأ إلى تكوين فريق من أكثر من شخص إذا دعت الضرورة. يمكنك عادة أن تعتمد على الموظفين تحت التدريب في مثل هذه المهام. لا تنتظر أبدًا إلى وقت انتهاء الحدث من أجل السعي لتجميع المعلومات التي تحتاج إليها في كتابة تقريرك. ^{[٣]Xمصدر بحثي}
3
اختزل كل شيء إلى الأهداف الأساسية. واحدة من أهم العيوب المتكررة في مثل هذا النوع من التقارير أنها لا تفعل أي شيء أكثر من مجرد سرد جدول الأعمال أو التركيز على تجميل والدعاية غير النقدية للحدث. لا تقع في هذا الخطأ الشائع وبدلًا من ذلك احرص على النظر للأجزاء الرئيسية من اليوم بنظرة موضوعية وتحليلية.
- قم بتسليط الضوء على أجزاء معينة على مدار اليوم وناقشها بالتفصيل. يمكنك مثلًا أن تتحدث عن أكثر ثلاثة أشياء حققت الغرض منها في مقابل ثلاثة أشياء ذات نتائج مخالفة لما كان متوقعًا. ^{[٤]Xمصدر بحثي}
- تجنب حشو التقرير بالتفاصيل التافهة مثل قائمة الطعام أو التفاصيل المملة حول عرض المتحدث الرئيسي. يجب عليك أن تذكر التفاصيل المهمة والتي تساعدك على إنتاج تقرير حيوي وذكي.

جزء 2

جزء 2 من 3:

اختيار المحتوى الصحيح

تنزيل المقال

1
اكتب ملخصًا تنفيذيًا (ملخص إداري). يجب أن يحتوي التقرير على ملخص تنفيذي، والذي يقصد به نسخة موجزة من التقرير الكامل الأكثر تفصيلًا. يمكنك اعتبار أن الملخص التنفيذي هو بمثابة مقدمة التقرير. ^{[٥]Xمصدر بحثي}
- يمكنك أن تصنع تقريرين: الأول ملخص تنفيذي موجه للأفراد المهتمين بنتائج الحدث، والثاني تقرير مفصل كامل موجه للأفراد المشتركين بشكل مباشر في تنظيم أو رعاية الحدث.
- يجب أن تركز في الملخص التنفيذي على النقاط الأساسية ونتائج الحدث فقط لا غير. يشترط في هذا التقرير صغير الحجم أن يكون موجزًا في صفحة أو اثنتين فقط لا غير تعمل من خلالهما على ذكر العناصر الأساسية التي دار حولها الحدث، بالإضافة إلى تفسير مختصر للبيانات التي توصلت إليها (معطيات وحقائق).
2
استخدم المواد البصرية في التقرير. يكون من الأكثر فعالية على سبيل المثال أن تعرض الإحصائيات من خلال رسوم توضيحية بدلًا من إغراق القارئ في دوامة من الأرقام وسط نص ضخم صعب القراءة.
- يتم تقديم منتجات جديدة في مثل هذا النوع من المناسبات، لذا احرص على وضع صور لهذه المنتجات في التقرير. استفد من الصور التي تم التقاطها على مدار اليوم كذلك ضمن التقرير؛ استفد من الصور التي يظهر بها الرعاة من أجل توثيق حضورهم في الحدث واهتم بالصور التي تعبر عن عدد الحضور وغيرها من التفاصيل المهمة. من جديد: لا يمكن تأجيل هذا النوع من المهام إلى ما بعد انتهاء الحدث.
- من الجيد أن يحتوي التقرير على عينات ونسخ وأمثلة واقعية لما حدث على مدار اليوم. اذكر عدد الأفراد الذين حصلوا على كوبونات الرعاة ودعايتهم. اهتم بتوثيق نسبة وصول الحدث للإعلام والجمهور والرعاة بشكل مباشر (بداخل موقع التنظيم في يوم الحدث) وبشكل غير مباشر (بعيدًا عن مكان التنظيم).
3
قم بتوثيق كل الدعاية والظهور في وسائل الإعلام. أنت بحاجة إلى تقييم ما تحقق من ظهور إعلامي مقارنة بالأهداف المنشودة التي تم وضعها في خطة تنظيم الحدث.
- ركز على الإعلانات المطبوعة والمقالات التي ظهرت فيها أسماء الرعاة. يساعدك ذلك على معرفة أرقام التوزيع وتكلفة الإعلانات (نسبة السعر إلى الفعالية).
- قم بتوثيق الإعلانات التلفزيونية والدعاية عن طريق العلاقات العامة والتغطية الإخبارية وتصنيفات ونسب فاعلية الوسيلة الإعلامية أو الدعائية.
- لا تنسَ توثيق الإعلانات عبر الراديو وفعالية الإعلانات والعروض الترويجية وتقارير المراجعة وغير ذلك.
4
اذكر الأهداف المنشودة من الحدث. من المهم للغاية أن تربط بين أهداف الحدث ونتائجه، لذا تأكد من التذكير بالمهمة الأصلية للحدث والأهداف التي سعى لها المنظمون من وراء كل ذلك.
- قد تحتاج إلى ذكر برنامج الحدث. يجب عليك كذلك أن تذكر المشاركين الأساسيين في الحدث في بعض الأجزاء. فقط تأكد من أن هذه الأقسام مختصرة للغاية. ^{[٦]Xمصدر بحثي}
- تأكد من استغلال أغلب الوقت في ذكر ومناقشة النتائج الرئيسية المحددة للحدث وربطها بالنتائج المتوقعة التي تم تنظيم الحدث من أجل تحقيقها. كن واقعيًا ولا تحاول التجميل من الأشياء التي لم تسر على النحو المطلوب. تذكر من جديد أنه تقرير تحليلي (نقدي) وليس ترويجيًا.
5
اذكر المعلومات المالية. يجب عليك أن تقدم شرحًا تفصيلًا لميزانية الحدث والأموال التي تم صرفها (أو التي يحتمل كسبها). تأكد كذلك من عمل مقارنة بين النفقات المدرجة في الميزانية والنفقات الفعلية، مع التأكد من تسليط الضوء على الأشياء التي حققت الغرض منها والأشياء التي تحتاج للمزيد من التطوير على حد سواء. ^{[٧]Xمصدر بحثي}
- يجب عليك أن تذكر كل التكاليف، بما فيها تكاليف التسويق والأنشطة الترويجية ونفقات فريق العمل وتكاليف الرعاية. من المقترح كذلك أن تقوم بإضافة ميزانية مفصلة. احكم على الأمر بناءً على الجمهور المتوقع للتقرير، حيث يحتاج المدراء الماليين وكبار المسؤولين التنفيذيين إلى رؤية الأدلة التي تدعم الاستنتاجات الواردة في التقرير.
- قم بإضافة حساب قيمة الأرباح مثل الرسوم والرعاية وعوائد المعارض. فقط تأكد من أن تعقد مقارنة بين الأرباح والأرباح المتوقعة. ربما أنك تتساءل عن الأرباح المتوقعة، وحقيقة الأمر أنه سؤال جيد ويجب طرحه.
6
أضف الإحصائيات المهمة للقراء. لا تظن أن مهمتك هي حشو التقرير بعشرات المعلومات التي تمدح وتتباهي بالحدث فقط لا غير. عدد الحضور واحدة من أهم الإحصائيات التي يجب أن يتضمن عليها التقرير، كما أنه من الجيد أن تذكر الحقائق والبيانات القابلة للقياس.
- واحدة من الإحصائيات والبيانات الأخرى وثيقة الصلة التي يجب أن يحتوي عليها التقرير هي "عدد عمليات البيع المحتملة" وعدد الزوار لكل مساحة بيع محددة. ذكر الأرقام والبيانات القابلة للقياس يضيف المزيد من المصداقية إلى التقرير؛ اذكر المعلومات الخاصة بالحضور/ المشاركين، بما فيها: العدد الكلي للحضور والمعلومات السكانية ونتائج أبحاث الجمهور (مثل عاداتهم الشرائية)
- اذكر عدد الأفراد المتفاعلين مع حملات الرعاة، بالإضافة إلى التبرعات التي تمت للجمعيات الخيرية. قم بتوثيق الأثر الاقتصادي ومشاركة وتفاعل الموظفين.
7
استخدم عنصرًا نوعيًا (يحكم على البيانات بناءً على الجودة وليس الكمية) من أجل وضع هذه البيانات الرقمية في سياقها الأكبر. من الجيد أن يحتوي التقرير على بعض الإحصائيات، لكن الأفضل دائمًا أن يُضاف إليها بعض تعليقات الحضور من أجل إضفاء سياق أكبر للمعلومات الواردة.
- اجمع تعليقات واقتباسات من أحاديث المشاركين وفريق التنظيم حيث يهدف ذلك إلى تحرير التقرير من رؤية صاحبه القاصرة وجعل عملية تقييم نجاح أو فشل الحدث معتمدة بشكل أكبر على وجهات النظر المختلفة للأفراد المتواجدين، وهو ما يجعل التقرير ذا مصداقية أكبر.
- ضع في اعتبارك الاعتماد على أبحاث طرف ثالث محايد كذلك. يعتبر الاهتمام بالتغطية الإعلامية وقياسها مثالًا على الأبحاث التي يمكن إدراجها اعتمادًا على طرف محايد.
- قيم مكان إقامة الحدث وإعدادات التنظيم. يجب أن تنشغل بالحكم على فعالية موقع وإعدادات التنظيم من وجهة نظر الآخرين. ناقش كيفية الاستفادة من المكان خلال المؤتمر وأحداث اليوم وغيرها من التفاصيل.

جزء 3

جزء 3 من 3:

الانتهاء من التقرير

تنزيل المقال

1
اكتب التقرير في الوقت الملائم. احرص على كتابة وتسليم التقرير بشكل سريع نسبيًا ومباشرة بعد انتهاء الحدث. تأكد من إدراج ذلك ضمن جدول أعمالك لضمان اهتمامك به؛ توجد آراء مختلفة فيما يخص الوقت المناسب للنشر حيث يقترح البعض أن يتم إصداره خلال ثلاثين يوم من تاريخ الحدث، بينما يؤكد الآخرون على أهمية الانتهاء منه خلال عدة أيام فقط لا غير. ^{[٨]Xمصدر بحثي}
- أيًا كان موعد التسليم النهائي الذي حددته لنفسك أو المحدد من قبل الإدارة، تأكد من التزامك به. ربما أنك تكتب التقرير ضمن أعمال وكالة متخصصة تم تكليفها بهذه المهمة من قبل أحد العملاء. انتبه إلى مختلف التقارير المطلوب منك تسليمها. ^{[٩]Xمصدر بحثي}
- أقل ما ينتظره قارئ التقرير أن يجد نفسه أمام معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب. امنح نفسك المدة اللازمة للعناية بدقة التقرير لكن دون أن يؤثر ذلك سلبًا على موعد التسليم، بحيث يتحول إلى نص تأريخي قديم وليس وسيلة للمراقبة والتحليل.
2
قم بمراجعة التقرير. اهتم بعلاج الأخطاء الإملائية والنحوية. تأكد من أن التقرير مكتوب بصيغة لغوية جيدة، سواء كان مطلوبًا منك تقديمه باللغة العربية أو الإنجليزية. تجنب الأخطاء في القواعد النحوية وتأكد من الكتابة الإملائية الدقيقة والاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم.
- تأكد من أن المعلومات الواردة في التقرير تمتاز بالعمق والتأثير. يمكننا أن نذكر هنا قاعدة وأسلوب مهم في الكتابة ألا وهو "أفعال لا أقوال"؛ بمعنى هذا أنه لا يكفي أن تذكر جمل تجميلية ومدح لا يتوقف دون أن يوجد دليل إثبات لذلك. اجعل المعلومات الواردة في التقرير مقنعة وتتحدث عن نفسها واذكر الأمثلة التي تدعم النقاط الأساسية.
- لا تنسَ الجمهور المستهدف من التقرير. عادة ما يكون هذا النوع من التقارير رسميًا بشكل أو آخر وموجهًا إلى جهة محترفة داخل أو خارج مكان عملك. احرص على استخدامك لأسلوب كتابة رسمي واحترافي بدورك. تذكر دائمًا أن الهدف من هذا التقرير هو الحكم على جدوى/ عدم جدوى حدث معين تم تنظيمه من قبل جهة العمل، لذلك من المهم أن تظهر قدرًا كبيرًا من الجدية والأمانة.

أفكار مفيدة

قم بالتقاط صور أكثر من احتياجك. سوف تشعر بالامتنان لامتلاكك لخيارات مختلفة وقت الانتهاء من العمل على التقرير.
استهدف التعرف على ردود فعل الجمهور أولًا. لا تبدأ بالحديث مع أفراد وقادة التنظيم حيث يكون من المضمون بقائهم لفترة أطول بعد انتهاء اليوم، بينما يتسرب الجمهور العادي مباشرة مع اقتراب نهاية الحدث. تجنب كذلك أن تتسبب في إزعاج المتحدثين أو المنظمين في أوقات انشغالهم بشيء آخر وتذكر دائمًا أنهم مستمرين معك لوقت متأخر، حيث يمكنك وقتها أن تطرح أسئلتك بحرية أكثر.
في أثناء سعيك لاقتباس ردود الفعل من الحضور، لا تقم بالأمر بشكل آلي، بل تحدث بعفوية وواصل طرح الأسئلة بشكل طبيعي سيرًا مع مجرى الحديث إلى أن تصل للحظة التي يندفع فيها الطرف الآخر في الحديث عن أفكاره ورأيه في اليوم.
اجمع عددًا أكبر من الاقتباسات والتعليقات (من الحضور والمنظمين والمتحدثين والرعاة) مما تظن أنك بحاجة إليه. سوف تشعر بالسعادة لوجود خيارات كثيرة أمامك وقت الانتهاء من العمل على التقرير.
تُظهر الصور الجيدة ما تم خلال يوم الحدث من جهة، وردود فعل وتفاعل الجمهور من جهة أخرى.
حاول أن تلتقط صورًا تضم كل تفاصيل اليوم، بحيث يظهر المتحدث والجمهور الضخم جنبًا إلى جنب على حد سواء. يعبر هذا النوع من الصور عن مدى ضخامة الحدث بالنسبة للقارئ.