ดาวน์โหลดบทความดาวน์โหลดบทความX
วิกิฮาวเป็น "wiki" ซึ่งหมายความว่าบทความหลายๆ บทความของเรานั้นเป็นการร่วมมือกันเขียนของผู้เขียนหลายคน ในการเขียนบทความชิ้นนี้ ผู้คน 29 คน ซึ่งบางคนไม่ขอเปิดเผยตัว ได้ร่วมกันเขียนและปรับปรุงเนื้อหาของบทความอย่างต่อเนื่อง
บทความนี้ถูกเข้าชม 2,746 ครั้ง
บางทีคุณอาจจะต้องเขียนรายงานการจัดงานหรือเรียงความเพื่อระบุว่างานนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์กับจุดประสงค์ มันคือวิธีที่สำคัญที่ผู้คนหรือบริษัทที่เคยจัดงานสามารถระบุได้ว่าพวกเขาควรเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ มีวิธีที่คุณสามารถทำให้รายงานการจัดงานของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น สิ่งนี้สำคัญถ้าคุณกำลังวางแผนที่จะจัดงานอีกครั้ง
ขั้นตอน
เลือกสไตล์การนำเสนอและรูปแบบสำหรับผู้ชมแต่ละคน. คุณสามารถเสนอรายงานการจัดงานโดยเย็บเล่ม ใช้ที่เย็บกระดาษ ส่งอีเมลเป็นไฟล์ PDF ทำไฟล์นำเสนอใน PowerPoint และอื่นๆ- คุณต้องเรียบเรียงรายงานการจัดงานของคุณให้เป็นสัดส่วนอย่างชัดเจน คุณต้องระบุว่าคุณอยากเปรียบเทียบผลลัพธ์ของงานกับจุดประสงค์อย่างไร สรุปผลหลักๆ ที่ได้จากงานหลักๆ
- ปรับแต่งรายงานการจัดงานตามความต้องการและความสนใจของผู้สนับสนุนและผู้ชมแต่ละคน พิจารณาจุดประสงค์ของผู้สนับสนุน ผู้สนับสนุนคือผู้ชมที่สำคัญของรายงานการจัดงาน พวกเขาอยากรู้ว่ามันคุ้มค่าหรือไม่ที่จะสนับสนุนการจัดงานนี้ ฉะนั้นคุณต้องพิจารณาสิ่งที่พวกเขาอยากรู้และจุดสนใจหลักของพวกเขา
- ปรับแต่งรายงานการจัดงานให้ตรงกับความต้องการของเอกลักษณ์ของงานและผู้สนับสนุน อย่าเขียนรายงานแบบระบายสีตามตัวเลข ผู้ชมอื่นๆ ของรายงานการจัดงาน ได้แก่ ผู้บริหารอาวุโสและผู้จัดการฝ่ายการเงิน
สร้างขั้นตอนเพื่อบันทึกข้อมูลที่คุณจะต้องใช้ตลอดการจัดงาน. คุณคงไม่อยากพึ่งพาความทรงจำของคุณ- การบันทึกข้อมูลสำคัญก่อน ระหว่าง และหลังการจัดงานจะทำให้คุณมีรายงานที่เฉพาะเจาะจงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันยังจะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลได้ทันเวลา[1]
- ลองใช้การบันทึกข้อมูลอย่างต่อเนื่องโดยใช้ผู้คนหลายคนถ้าจำเป็น (รวมไปถึงผู้ฝึกงาน) เพื่อรวบรวมข้อมูล สิ่งที่สำคัญคือคุณไม่ควรรอจนกว่าจะจบงานเพื่อทำรายงาน[2]
กลั่นกรองให้ได้ประเด็นที่สำคัญ. อีกปัญหาหนึ่งของรายงานการจัดงานคือมันทำอะไรได้มากกว่าการระบุระเบียบวาระหรือมุ่งเน้นไปที่ข้อความที่รู้สึกดีและสนับสนุนเพียงเล็กน้อย อย่าทำแบบนั้น คุณต้องเน้นประเด็นสำคัญด้วยมุมมองที่ชัดเจนและใช้การวิเคราะห์แทน- เลือกไฮไลท์ของงานบางตอนเพื่อพูดถึงรายละเอียด พิจารณาว่า 3 สิ่งใดได้ผลดีที่สุดและ 3 สิ่งใดที่ทำให้ประหลาดใจมากที่สุด [3]
- หลีกเลี่ยงการรวบรวมบทความด้วยรายละเอียดยิบย่อย เช่น เมนูอาหารกลางวันหรือบทสรุปที่มีรายละเอียดของการนำเสนอทั้งหมดของผู้พูด คุณต้องคัดกรองเฉพาะสิ่งที่สำคัญ
โฆษณา
เขียนบทสรุปผู้บริหาร. รายงานการจัดงานควรมีบทสรุปผู้บริหารซึ่งเป็นฉบับที่เฉพาะเจาะจงของรายงานฉบับเต็มที่มีรายละเอียดมากกว่า ลองนึกถึงบทสรุปผู้บริหารว่าเป็นบทนำ [4]- คุณควรทำรายงาน 2 ฉบับ ได้แก่ บทสรุปผู้บริหารที่ออกแบบมาเพื่อคนที่สนใจในผลลัพธ์ของการจัดงานและรายงานฉบับที่มีรายละเอียดมากกว่าสำหรับคนที่เกี่ยวข้องหรือสนับสนุนการจัดงาน
- คุณต้องกลั่นกรองและมุ่งเน้นที่จุดประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญในบทสรุปผู้บริหาร บทสรุปผู้บริหารต้องกระชับได้ใจความ มีความยาว 1 หรือ 2 หน้า มันควรสรุปองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดงานและการตีความหมายข้อมูลอย่างกระชับ
ใส่รูปในรายงานการจัดงาน. การนำเสนอโดยใช้แผนภูมิเพื่อให้เห็นแนวโน้มสถิติมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการนำเสนอผู้อ่านด้วยตัวเลขมากมาย- ถ้าการทำงานมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณก็ควรใส่รูปของผลิตภัณฑ์นั้น รูปของเหตุการณ์จริงสามารถช่วยวาดภาพรายงานการจัดงานได้ พยายามหารูปของผู้สนับสนุนบนเว็บไซต์เพื่อบันทึกสำหรับรายงาน คุณไม่ควรรอทำสิ่งนี้เมื่องานจบ
- คุณควรรวบรวมตัวอย่าง การจำลองการจัดงาน และตัวอย่างที่อยู่ในงานลงในรายงาน รายงานจำนวนผู้คนที่ได้รับคูปองของผู้สนับสนุน เป็นต้น บันทึกข้อมูลจากในงานและนอกงานซึ่งได้จากการจัดงาน ในสื่อ เพื่อผู้ชม สำหรับผู้สนับสนุน
ข้อมูลโฆษณาและสื่อ. คุณต้องประเมินสื่อที่ได้จากการเปรียบเทียบกับจุดประสงค์ที่วางไว้- มุ่งเน้นที่โฆษณาตีพิมพ์และบทความซึ่งมีชื่อและโฆษณาของผู้สนับสนุนนอกเหนือจากการรวบรวมจำนวนเงินที่หมุนเวียนและค่าโฆษณา
- บันทึกการโฆษณาในโทรทัศน์ ประกาศสาธารณะ การจัดอันดับและอัตราค่าโฆษณา และการครอบคลุมของข่าว
- อย่าลืมบันทึกโฆษณาทางวิทยุ อัตราค่าโฆษณา มูลค่าของโฆษณาและโปรโมชั่น รายงาน และอื่นๆ
ระบุจุดประสงค์ของการจัดงาน. คุณต้องเชื่อมโยงจุดประสงค์ของการจัดงานกับผลลัพธ์ ฉะนั้นคุณต้องระบุสิ่งที่ย้ำเตือนว่าภารกิจแท้จริงและเป้าหมายของการจัดงานนี้คืออะไร- คุณสามารถใส่โปรแกรมของการจัดงาน คุณยังควรระบุว่าผู้เข้าร่วมงานที่สำคัญคือใครด้วย ทำส่วนนี้ให้กระชับได้ใจความ
- คุณต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ระบุและพูดถึงผลลัพธ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจงของการจัดงานและเชื่อมโยงผลลัพธ์เหล่านี้กับผลลัพธ์ที่ระบุไว้ ตั้งอยู่บนหลักความจริงและอย่าพยายามปกปิดสิ่งที่ไม่ได้ผล
ใส่ข้อมูลด้านการเงินในรายงานการจัดงาน. คุณต้องระบุรายละเอียดของการตั้งงบรายจ่ายที่ได้ผลจริงของการจัดงานและจำนวนเงินที่ใช้จริง (หรือรวบรวมมา) คุณต้องระบุการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายงบประมาณที่ตั้งไว้กับงบประมาณจริงเช่นเดียวกับเน้นย้ำสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ต้องปรับปรุง [5]- คุณควรลงรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงแผนการตลาดและกิจกรรมการโปรโมท ค่าใช้จ่ายของพนักงาน และค่าใช้จ่ายของการสนับสนุน คุณควรใส่รายละเอียดของงบประมาณ ผู้จัดการฝ่ายการเงินและผู้บริหารอาวุโสอยากจะเห็นหลักฐานที่สนับสนุนข้อสรุป
- ระบุรายได้ เช่น ค่าธรรมเนียม การสปอนเซอร์ และการจัดนิทรรศการ คุณต้องเปรียบเทียบรายได้กับการประเมินรายได้เปรียบเทียบกับอะไร? นั่นคือคำถามที่ดี
ระบุสถิติที่เกี่ยวข้องกับผู้อ่าน. คุณคงไม่อยากได้รายงานที่เต็มไปด้วยข้อมูลที่ดูดีเพียงอย่างเดียว จำนวนของคนที่เข้าร่วมคือสถิติที่คุณควรระบุ คุณต้องให้ข้อมูลที่สามารถวัดได้- สถิติและข้อมูลอื่นๆ ได้แก่ ปริมาณการขายที่เกิดขึ้นและจำนวนของผู้เข้าชมบูธต่างๆ การให้ข้อมูลช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับรายงานการจัดงาน ให้ข้อมูลของผู้เข้าร่วม ระบุข้อมูลประชากร จำนวนผู้เข้างาน และผลการวิจัยผู้ชม (เช่น พฤติกรรมการซื้อ)
- รายงานจำนวนของคนที่ตอบรับแคมเปญของผู้สนับสนุนเช่นเดียวกับเงินบริจาคให้กับองค์กรการกุศล บันทึกผลกระทบทางเศรษฐกิจและการเข้าร่วมของพนักงาน
มีองค์ประกอบเชิงคุณภาพที่วิจัยข้อมูล. รายงานของคุณควรมีสถิติแต่คุณต้องมีการอ้างอิงของมนุษย์เพื่อให้ผลตอบรับที่เป็นบริบท- รวบรวมคำอ้างอิงและผลตอบรับจากผู้เข้าร่วมและสมาชิกทีมจัดงานเพื่อที่การประเมินความสำเร็จและความล้มเหลวของการจัดงานไม่ได้มาจากผู้จัดทำรายงานเพียงอย่างเดียว รายงานจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
- ระบุการค้นคว้าของบุคคลที่สามด้วย การวางค่าการเปิดรับสื่อเป็นตัวอย่างหนึ่งของสิ่งที่บุคคลภายนอกสามารถค้นคว้าได้
- ประเมินพื้นที่และการจัดงาน คุณควรประเมินประสิทธิภาพของสถานที่และการจัดงานจากมุมมองของผู้อื่น พูดถึงการใช้พื้นที่เพื่อจัดการประชุม จัดงาน และอื่นๆ
โฆษณา
ส่งรายงานให้ตรงเวลา. พยายามเขียนและตีพิมพ์รายงานอย่างรวดเร็วหลังจากการจัดงาน คุณต้องจัดเวลาในปฏิทินเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น บางคนแนะนำการตีพิมพ์รายงานการจัดงานภายใน 30 วันแต่บางคนบอกว่าคุณควรส่งรายงานภายใน 2-3 วัน[6]- ไม่ว่าวันที่กำหนดจะเป็นวันไหน คุณก็ควรส่งให้ทันเวลา บางทีคุณเขียนรายงานการจัดงานสำหรับสำนักที่ว่าจ้างโดยลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องใส่ใจกับทุกคำขอ
- สุดท้ายแล้วผู้ชมของคุณจะคาดหวังรายงานที่รอบคอบและตรงเวลา ฉะนั้นคุณต้องใช้เวลาตรวจทานและทำรายงานให้ถูกต้องแต่อย่ารอนานเกินไปจนดูเหมือนว่าล่วงเวลา
ตรวจทานรายงานการจัดงาน. รายงานการจัดงานของคุณต้องมีไวยากรณ์ที่ถูกต้องและไม่มีคำสะกด เครื่องหมาย และข้อผิดพลาดอื่นๆ- คำตอบของคุณต้องมีความลึกซึ้ง กฎข้อสำคัญของเทคนิคการเขียนแบบ “ทำให้ดูโดยไม่ต้องพูด” แปลว่าคุณต้องให้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงเพื่อสนับสนุนประเด็นที่พูดถึงในรายงาน
- อย่าลืมผู้ชมและเขียนอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ รายงานการจัดงานไม่ใช่บันทึกที่เรียบง่าย มันคือการบันทึกที่ละเอียดอ่อนว่าการจัดงานคุ้มค่าหรือไม่ ฉะนั้นมันต้องเชื่อถือได้
โฆษณา
เคล็ดลับ
- ถ่ายรูปให้มากกว่าที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้ คุณจะขอบคุณสิ่งนี้ในภายหลัง
- เมื่อต้องขอความคิดเห็นจากผู้นำและผู้วางแผนก็อย่าไปหาพวกเขาก่อน พวกเขาจะอยู่อีกนานหลังจากงานจบ ฉะนั้นคุณควรถามผู้คนจากหมู่ผู้ชมก่อน พวกเขาจะหายไปทันทีหลังจากงานจบ อย่ารบกวนผู้พูดหรือผู้นำถ้าเขายุ่งกับเรื่องอื่นอยู่ พวกเขาจะให้คุณถามคำถามในภายหลัง
- เมื่อต้องขอความคิดเห็น คุณต้องพูดคุยและถามคำถามอย่างเป็นธรรมชาติจนกว่าคุณจะทำให้อีกฝ่ายพูดความคิดเห็นของเขาได้
- ขอความคิดเห็นให้มากกว่าที่คุณคิดว่าคุณต้องใช้ คุณจะขอบคุณสิ่งนี้ในภายหลัง
- รูปภาพที่ดีสามารถแสดงการเคลื่อนไหวของงานหรือปฏิกิริยาของผู้คนในงานได้
- พยายามหารูปภาพของภาพรวม รวมถึงผู้คนและผู้พูดในรูปเดียวกันเพื่อสื่อสารให้ผู้อ่านรู้ว่างานยิ่งใหญ่แค่ไหน
โฆษณา
สิ่งที่คุณต้องใช้
- กล้องดิจิทัล
- สมุดจด
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ http://www.meetingscanada.com/features/content-74-2/
- ↑ http://www.sponsorship.com/iegsr/2014/11/17/Five-Tips-On-Creating-Post-Event-Recap-Reports.aspx
- ↑ http://www.nonprofitmarketingguide.com/blog/2007/04/20/how-to-write-an-event-summary-for-your-newsletter/
- ↑ http://www.sponsorship.com/iegsr/2011/10/11/Best-Practices--Post-Event-Fulfillment-Reports.aspx
- ↑ http://blog.empowermint.com/planner-perspective/7-sections-to-include-in-post%E2%80%93event-reports/
- ↑ http://hawthornlandings.org/2013/02/15/how-to-writing-an-excellent-post-event-wrap-up-report/
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 2,746 ครั้ง
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How ไท language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.
โฆษณา
