Een evenementen verslag schrijven

Misschien moet je een evenementen verslag schrijven om te bepalen of een evenement succesvol was, door de resultaten te vergelijken met de doelstellingen. Het is een belangrijke manier waarop mensen of bedrijven die evenementen hebben georganiseerd kunnen beoordelen of ze de volgende keer aanpassingen moeten maken. Je kunt op bepaalde manieren ervoor zorgen dat je een succesvol evenementen verslag maakt. Dit is belangrijk als je erover nadenkt om nog een evenement te organiseren!

Deel 1

Deel 1 van 3:

Het opmaken van je evenementen verslag

Pdf downloaden

1
Bepaal de stijl en opmaak van de presentatie voor elke doelgroep. Evenementen verslagen zijn er in papieren vorm, samengebonden of geniet, in digitale vorm, PDF die kunt e-mailen, PowerPoint presentaties enzovoort.^[1]XBron
- Zorg ervoor dat het evenementen verslag in duidelijke secties is onderverdeeld. Je moet beoordelen hoe de resultaten van het evenement het hebben gedaan ten opzichte van de doelstellingen. Vat de belangrijkste resultaten van het evenement samen.
- Pas het evenementen verslag aan aan de behoeften en belangen van elke sponsor en je doelgroep. Denk na over de doelstellingen van de sponsors. In zekere mate zijn sponsors de belangrijkste doelgroep van een evenementen verslag. Ze willen weten of het het waard was om het evenement te sponsoren. Dus bedenk wat zij willen weten en wat hun hete hangijzers zijn.
- Maak het evenementen verslag ook zo dat het bij de eigenheid van het evenement en de sponsors past. Maak niet een simpel verslag. Andere doelgroepen van het evenementen verslag houden onder andere directieleden in en financieel managers.
2
Creëer een proces om informatie bij te houden die je nodig hebt tijdens het evenement. Je moet niet alleen afgaan op je geheugen.
- Door belangrijke informatie bij te houden voor, tijdens en na het evenement kun je een specifieker, en uiteindelijk effectiever, verslag maken. Hierdoor kun je het ook eerder afkrijgen.^[2]XBron
- Bedenk dat het verzamelen van data een voortdurend proces is waarvoor je meerdere mensen kunt inschakelen indien nodig (inclusief eventuele stagiaires). Waar het op neerkomt is dat je niet moet wachten om het verslag pas aan het eind van het evenement te maken.^[3]XBron
3
Laat het neerkomen op de belangrijkste punten. Een van de problemen met evenementen verslagen is dat ze weinig meer doen dan de agenda herkauwen of te focussen op feel-good, oppeppende uitspraken. Doe dat niet. Benadruk in plaats daarvan de belangrijkste punten met een heldere, analytische blik.
- Kies een paar hoogtepunten van het evenement uit om over uit te weiden. Bedenk welke drie dingen het best hebben gewerkt en welke drie dingen het meest verrassend waren.^[4]XBron
- Vermijd het volstoppen van het verslag met banale details, zoals het lunchmenu of een gedetailleerde samenvatting van de gehele presentatie van de belangrijkste spreker. Je moet dingen naar voren brengen die ertoe deden.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

De juiste content in je verslag brengen

Pdf downloaden

1
Schrijf een managementsamenvatting. Het evenementen verslag moet een managementsamenvatting bevatten die een beknopte versie is van het volledige, gedetailleerde verslag. Bedenk dat de managementsamenvatting net zoiets is als een introductie.^[5]XBron
- Je kunt twee verslagen maken - een managementsamenvatting voor mensen die interesse hebben in de resultaten van het evenement, en een meer gedetailleerd, volledig verslag voor mensen die daadwerkelijk hebben bijgedragen aan het evenement of het hebben gesponsord.
- In de managementsamenvatting moet je focussen op de belangrijkste doelstellingen en resultaten. De managementsamenvatting moet kort zijn - slechts een of twee pagina’s. Het moet de belangrijkste punten samenvatten van het evenement, en het moet een korte interpretatie van de data bevatten.
2
Gebruik visuals in je evenementen verslag. Het is vaak effectiever om een diagram te gebruiken om statistieken te laten zien, in plaats van dat je je lezers een hoop nummers voorschotelt.
- Als het evenement over een nieuw product ging, kun je een foto ervan laten zien. Foto’s van het daadwerkelijke evenement helpen bij de illustratie van het verslag. Probeer om foto’s te krijgen van de sponsors op het evenement die je kunt gebruiken voor je verslag. Dit is weer een taak die niet kan wachten tot na het evenement.
- Samples, reproducties en andere on-site voorbeelden zijn goed om te gebruiken. Vermeld het aantal mensen die sponsor coupons hebben ontvangen etc. Documenteer zowel on-site als off-site promotie gegenereerd door het evenement, in de media, naar de doelgroep en voor de sponsors.
3
Documenteer alle promotie en media-aandacht. Je wilt bepalen hoe sterk het evenement is gepromoot in de media, ten opzichte van de doelstellingen.
- Richt je, naast oplagecijfers en bereik, op gedrukte advertenties en artikelen waarin de namen en promotie van de sponsors verschenen.
- Documenteer televisiereclame, free publicity, bereik, advertentiekosten en berichtgeving in het nieuws.
- Vergeet niet om radiobereik te documenteren, advertenties in de media, advertentiekosten, promoties, auditverslagen enzovoort.
4
Doe een uitspraak over de doelstellingen van het evenement. Het is erg belangrijk om de doelstellingen van het evenement te linken aan de resultaten, dus zorg ervoor dat je een reminder toevoegt van wat de originele missie was van het evenement en welke doelstellingen er waren bepaald.
- Je kunt het programma van het evenement toevoegen. Je kunt ook bespreken wie de belangrijkste deelnemers van het evenement waren. Houd deze onderdelen echter kort.^[6]XBron
- Zorg ervoor dat je het meeste tijd besteedt aan het noteren en bespreken van de belangrijkste resultaten van het evenement en ze te vergelijken met de gewenste resultaten. Wees realistisch en probeer de dingen niet beter te laten lijken dan dat ze zijn.
5
Voeg financiële informatie toe aan het evenementen verslag. Het is belangrijk om een gedetailleerd beeld te geven van het budget van het evenement en wat er feitelijk is uitgegeven (of eventueel is binnengekomen). Zorg ervoor dat je een vergelijking toevoegt van de begrote uitgaven met de feitelijke uitgaven, en de dingen benadrukt die goed werkten, en de dingen die verbeterd kunnen worden.^[7]XBron
- Je moet alle kosten gedetailleerd weergeven, waaronder marketing en promotionele activiteiten, personeelskosten en sponsorkosten. Het is een goed idee om een gedetailleerd budget toe te voegen. Financieel managers en directieleden willen bewijs zien dat de conclusies ondersteunt.
- Voeg een berekening van de winst toe, eveneens als de kosten, sponsoring and bewijsstukken. Zorg ervoor dat je de behaalde winst vergelijkt met de begrote winst. Vergeleken met wat? Dat is een goede vraag om te stellen.
6
Voeg statistieken toe die relevant voor de lezers zijn. Je moet geen verslag maken dat enkel feel-good informatie bevat. Het aantal mensen die aanwezig waren is een cijfer dat je moet vermelden. Het is een goed idee om meetbare data te geven.
- Andere pertinente statistieken en data kunnen onder andere het aantal sales leads zijn en het aantal bezoekers bij een specifieke stand. Het vermelden van data maakt het verslag geloofwaardiger. Geef informatie over de deelnemers/bezoekers. Vermeld demografische kenmerken, bezoekersaantal en onderzoeksresultaten van de bezoekers (zoals koopgedrag).
- Doe verslag van het aantal mensen die hebben gereageerd op de campagnes van de sponsoren, en van de donaties aan goede doelen. Documenteer de economische impact en de deelname van medewerkers.
7
Zorg voor een kwalitatief element dat de data contextualiseert. Je verslag moet statistieken bevatten, maar je hebt ook uitspraken van de aanwezigen nodig om contextueel feedback te kunnen geven.
- Verzamel citaten en feedback van de deelnemers en teamleden van het evenement zodat de beoordeling van het succes en de gebreken van het evenement niet alleen van de auteur die het verslag schrijft komt. Het is dan meer geloofwaardig.
- Bedenk ook of je extern onderzoek wilt toevoegen. Een waarde geven aan de promotie in de media is iets wat een derde partij kan onderzoeken.
- Beoordeel de lokatie en de set-up. Je moet wat tijd besteden aan het beoordelen van de effectiviteit van de lokatie en de set-up volgens het perspectief van anderen. Bespreek hoe de ruimte is gebruikt door de conferentie, het evenement etc.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Het afronden van je evenementen verslag

Pdf downloaden

1
Maak het verslag op tijd af. Probeer om het verslag redelijk snel na het evenement te schrijven en te publiceren. Zorg ervoor dat je het in je agenda plant zodat het gebeurt. Sommige mensen stellen voor om een evenementen verslag binnen 30 dagen uit te geven, maar anderen zeggen dat je het binnen een paar dagen kan doen.^[8]XBron
- Wat de deadline dan ook is, zorg dat je hem haalt. Misschien schrijf je het evenementen verslag voor een bureau dat ingehuurd is door een specifieke cliënt. Besteed aandacht aan alle verzoeken.^[9]XBron
- Waar het op neerkomt is dat je doelgroep een grondig en stipt verslag verwacht. Dus neem de tijd om het gedegen en juist te doen, maar wacht niet zo lang dat het veroudert.
2
Lees je evenementen verslag na. Zorg ervoor dat je evenementen verslag de juiste grammatica heeft en vermijd spellingsfouten, fouten in leestekens en andere drukfouten.
- Zorg ervoor dat je antwoorden diepgang hebben. Een goede vuistregel is de schrijfregel ‘show, don’t tell.’ Dit betekent dat je specifieke voorbeelden moet geven om algemene punten te ondersteunen in het verslag.
- Vergeet je doelgroep niet en zorg dat je schrijfstijl formeel en professioneel is. Een evenementen verslag is niet een nonchalant document; het is een essentieel document om te bepalen of het evenement het waard was, dus het moet gezaghebbend zijn.
Advertentie

Tips

Neem meer foto’s dan je denkt nodig te hebben. Je bent later blij met de opties.
Wanneer je een citaat van een van de leidinggevenden en planners wilt, ga dan niet eerst naar hen. Zij zijn degene die het langst blijven, dus vraag de mensen uit het publiek het eerst; zij zijn degene die het snelst naar huis gaan. Val een spreker of leidinggevende niet lastig als hij/zij druk bezig is met iets anders; ze zullen later beschikbaar zijn voor vragen.
Wanneer je citaten verzamelt, ga dan het gesprek aan en blijf vragen stellen op een natuurlijke manier totdat je de persoon vindt waar je mee wilt praten.
Verzamel meer citaten dan je denkt nodig te hebben. Je bent later blij met de opties.
Goede foto’s laten de actie van het evenement zien of de reactie van mensen op het evenement.
Probeer om foto’s te krijgen van het hele gebeuren, inclusief het publiek en de spreker op één foto zodat je aan de lezer laat zien hoe groot het was.

Advertentie