Cara Membuat Laporan Acara

Mungkin, Anda perlu menuliskan laporan acara untuk menilai kesuksesan suatu acara dengan membandingkan hasil dengan tujuannya. Laporan ini dibutuhkan perusahaan atau perorangan yang mengadakan acara untuk menentukan apakah perlu dilakukan perubahan. Ada beberapa cara untuk memastikan laporan acara sukses dibuat dengan baik. Anda akan memerlukannya jika hendak mengadakan acara lain!

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Menyusun Laporan Acara

Unduh PDF

1
Tentukan gaya presentasi dan format untuk setiap audiensi. Laporan acara dapat dijilid, distapler, berupa berkas PDF, peresentasi PowerPoint, dan lain sebagainya. ^{[1]XTeliti sumber}
- Pastikan laporan acara disusun menjadi beberapa bagian yang jelas. Anda harus menentukan cara membandingkan hasil acara dengan tujuannya. Buat ringkasan hasil utama acara yang dilaksanakan.
- Sesuaikan laporan acara untuk kebutuhan dan minat setiap sponsor dan audiensi. Pertimbangkan tujuan sponsor-sponsor. Pada derajat tertentu, sponsor adalah audiensi kunci untuk laporan acara. Mereka ingin menilai kelayakan acara yang disponsori. Jadi, pastikan Anda mengetahui keinginan dan hal-hal yang paling mengundang minat mereka.
- Sesuaikan laporan acara untuk juga memenuhi kebutuhan khusus terkait keunikan acara dan sponsor. Jangan tuliskan laporan seakan ditujukan pada satu jenis audiensi. Eksekutif senior dan manajer finansial juga merupakan audiensi lain dari laporan acara Anda.
2
Ciptakan proses untuk memantau informasi yang dibutuhkan di sepanjang acara. Anda tidak boleh hanya mengandalkan ingatan.
- Pantau informasi kunci sebelum, selama, dan setelah acara untuk membuat laporan yang lebih spesifik dan terutama, lebih efektif. Cara ini juga memungkinkan Anda menyusun laporan sesuai alur waktunya. ^{[2]XTeliti sumber}
- Pertimbangkan melakukan pengumpulan data yang berkelanjutan dengan bantuan banyak orang, jika diperlukan (termasuk para pegawai magang). Intinya, pembuatan laporan tidak boleh menunggu selesainya acara. ^{[3]XTeliti sumber}
3
Ringkas laporan ke poin-poin inti. Salah satu masalah pada laporan acara adalah cenderung hanya sedikit membahas agenda acara atau berfokus pada penyataan yang manis-manis saja. Jangan lakukan hal tersebut. Sebaiknya Anda menyorot poin-poin inti dengan jelas dan analitis.
- Pilih beberapa bagian penting dalam acara untuk dibahas lebih rinci. Carilah tiga hal yang berlangsung paling sukses, dan tiga poin yang paling mengejutkan. ^{[4]XTeliti sumber}
- Jangan penuhi laporan dengan detail tidak penting, misalnya menu makan siang atau ringkasan mendetail dari seluruh presentasi pembicara utama. Anda perlu mencantumkan hal-hal yang penting.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menempatkan Konten yang Tepat di Dalam Laporan

Unduh PDF

1
Tuliskan ringkasan eksekutif. Laporan acara harus menyertakan ikhtisar yang merupakan versi ringkas dari laporan lengkap. Anggap ringkasan eksekutif sebagai sebuah pendahuluan laporan acara.^{[5]XTeliti sumber}
- Anda boleh membuat dua laporan, satu ringkasan eksekutif yang dibuat untuk orang-orang yang tertarik dengan hasil acara, dan laporan yang lebih detail untuk orang-orang yang terlibat dalam mempersiapkan, melaksanakan, dan mensponsori acara.
- Di dalam ringkasan eksekutif, Anda harus membahas dan berfokus pada objek dan hasil kunci. Ringkasan eksekutif harus singkat, cukup satu atau dua halaman. Laporan harus meringkas unsur-unsur kunci acara, dan menyertakan tafsiran singkat dari data
2
Sertakan bantuan visual dalam di laporan Anda. Sering kali laporan menjadi lebih efektif jika dilengkapi grafik yang mengilustrasikan tren statistik, alih-alih sekadar melaporkan sekelompok angka kepada pembaca.
- Jika acara menyertakan produk baru, sebaiknya Anda mencantumkan foto produk tersebut. Foto yang menampilkan momen saat acara berlangsung dapat membantu pembaca laporan untuk memperoleh gambaran terkait acara yang dilaksanakan. Usahakan untuk mengambil foto yang menunjukkan keterlibatan sponsor di acara untuk didokumentasikan di laporan. Sekali lagi, tugas ini tidak bisa menunggu selesainya acara.
- Anda juga bisa menyertakan sampel, reproduksi, dan contoh-contoh lain yang terjadi di lokasi. Laporkan jumlah orang yang menerima kupon sponsor, dan lain-lain. Dokumentasikan paparan di dalam maupun luar lokasi acara yang dihasilkan oleh pelaksanaan acara, di dalam media, kepada audiensi, untuk sponsor.
3
Dokumentasikan semua iklan dan paparan media. Sebaiknya, Anda menilai perbandingan media yang dihasilkan dengan tujuan acara yang diuraikan.
- Berfokuslah pada iklan cetak dan artikel yang mencantumkan nama dan iklan sponsor, sebagai tambahan jumlah distribusi koran dalam sehari dan rating iklan.
- Dokumentasikan iklan televisi, pengumuman publik, nilai rate card dan rating card, serta liputan berita.
- Jangan lupakan dokumentasi radio, iklan rate card, nilai untuk iklan dan promosi, laporan teraudit, dan lain sebagainya.
4
Sertakan pernyataan tujuan acara. Anda harus menghubungkan tujuan acara dengan hasilnya, maka pastikan Anda mencantumkan pengingat terkait misi awal acara dan tujuan yang ditetapkan.
- Anda dapat menyertakan daftar program acara. Sebaiknya Anda juga membahas siapa yang menjadi peserta kunci selama acara. Namun, tuliskan dengan singkat. ^{[6]XTeliti sumber}
- Pastikan Anda menghabiskan banyak waktu mendaftarkan dan membahas hasil kunci tertentu dari acara dan mencocokkannya dengan hasil yang didaftarkan. Bersikaplah realistis, dan jangan permanis hal-hal yang tidak berjalan dengan semestinya.
5
Sertakan informasi keuangan dari laporan acara. Anda harus memberikan pembahasan mendetail dari anggaran pelaksanaan acara dan pengeluaran aktual. Pastikan Anda mencantumkan perbandingan anggaran dengan pengeluaran aktual, serta menyorot beberapa hal yang berjalan baik dan area-area yang perlu ditingkatkan^{[7]XTeliti sumber}
- Anda juga harus merinci setiap biaya, termasuk biaya pemasaran dan aktivitas promosi, beban staf, dan biaya sponsor. Sebaiknya, Anda membuat anggaran yang mendetail. Manajer keuangan dan eksekutif senior akan ingin melihat bukti yang mendukung kesimpulan pengeluaran Anda.
- Sertakan perhitungan pendapatan, misalnya dari karcis, sponsor, dan pameran. Namun, pastikan Anda membandingkan pendapatan aktual dengan perkiraan.
6
Sertakan statistik yang relevan dengan pembaca. Jangan sampai laporan Anda dipenuhi informasi yang manis-manis saja. Jumlah orang yang menghadiri acara merupakan salah satu data yang perlu Anda sertakan. Sebaiknya, Anda memberikan data yang dapat diukur di dalam laporan.
- Statistik dan data terkait lainnya yang dapat disertakan misalnya jumlah penjualan dan jumlah pengunjung pada stan tertentu. Laporan acara akan lebih kredibel jika data yang diberikan lengkap. Cantumkan informasi terkait peserta/pengunjung. Sertakan demografis, angka pengunjung, dan hasil riset pengunjung (misalnya kebiasaan dalam membeli).
- Laporkan jumlah orang yang menanggapi kampanye sponsor, serta sumbangan untuk organisasi nirlaba. Dokumentasikan dampak ekonomi dan partisipasi karyawan.
$How.com.vn Bahasa Indonesia: Step 7 Sertakan unsur kualitatif \yang mengontekstualkan data.$
7
Sertakan unsur kualitatif \yang mengontekstualkan data. Laporan Anda harus menyertakan beberapa statistik, tetapi Anda juga memerlukan kutipan orang untuk memberikan umpan balik yang berhubungan dengan konteks.
- Kumpulkan tanggapan dan umpan balik dari peserta dan anggota tim acara sehingga penilaian kesuksesan acara tidak hanya datang dari penulis laporan acara. Hal ini membuat laporan Anda menjadi lebih kredibel.
- Pertimbangkan juga untuk mencantumkan riset pihak ketiga. Meletakkan nilai pada paparan media adalah salah satu contoh hal yang dapat diteliti pihak ketiga.
- Nilai ruang dan persiapan acara. Anda harus meluangkan waktu untuk menilai efektivitas lokasi dan persiapan dari sudut pandang orang lain. Bahas cara penggunaan ruang untuk konferensi, acara, dll.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menyelesaikan Laporan Acara

Unduh PDF

1
Buatlah laporan acara tepat pada waktunya. Usahakan menulis dan menerbitkan laporan secepat mungkin setelah acara. Pastikan Anda menjadwalkan hal ini di kalender untuk memastikannya tepat waktu. Beberapa orang menyarankan untuk menerbitkan laporan 30 hari setelah acara, tetapi lainnya berpendapat bahwa laporan sebaiknya diterbitkan beberapa saja setelahnya. ^{[8]XTeliti sumber}
- Kapan pun waktu tenggatnya, pastikan Anda tidak melewatinya. Mungkin, Anda menuliskan laporan acara untuk agensi yang diminta oleh klien tertentu. Perhatikan semua permintaan yang ada. ^{[9]XTeliti sumber}
- Intinya, audiensi Anda mengharapkan laporan yang menyeluruh dan tepat waktu. Jadi, buat laporan yang memenuhi ekspektasi dan jangan menunggu terlalu lama sehingga menjadi basi.
2
Ulas laporan acara Anda. Pastikan laporan acara menggunakan tata bahasa yang baik dan tidak ada salah eja, tanda baca, dan kesalahan lainnya.
- Pastikan jawaban Anda tidak dangkal. Aturan umumnya, Anda harus menggunakan teknik penulisan “show, dont tell ” (tunjukkan, jangan dikatakan). Artinya, sebaiknya Anda memberikan beberapa contoh khusus untuk mendukung poin-poin umum yang dibuat dalam laporan.
- Jangan lupakan audiensi Anda, dan pastikan penulisan laporan terlihat formal dan profesional. Laporan acara bukanlah dokumen informal; dokumen ini penting untuk menentukan kelayakan pengadaan acara sehingga harus terdengar berwibawa.
Iklan

Tips

Ambil foto lebih banyak daripada yang Anda butuhkan. Semakin banyak pilihan, semakin baik.
Ketika Anda mengumpulkan kutipan dari para pemimpin dan perencana, jangan langsung menghampiri mereka. Mereka adalah orang-orang yang masih ada jauh setelah acara berakhir. Sebaiknya, pertama-tama ajukan pertanyaan Anda kepada orang-orang di keramaian karena merekalah yang akan pergi terlebih dahulu. Selain itu, jangan ganggu pembicara atau pemimpin acara jika dia sedang sibuk. Mereka akan bisa ditanyai nanti.
Saat mengumpulkan kutipan, bercakap-cakaplah seperti biasa dan terus bertanya secara alami sampai lawan bicara Anda mau mengungkapkan pikirannya.
Kumpulkan kutipan lebih banyak dari yang Anda butuhkan. Semakin banyak, semakin baik.
Foto yang bagus dapat menunjukkan bagaimana pelaksanaan acara atau reaksi orang-orang terhadap acara yang berlangsung.
Coba ambil foto yang menampilkan gambaran besar dari acara secara keseluruhan, termasuk foto keramaian pengunjung dan pembicara dalam satu gambar untuk menunjukkan besarnya acara kepada pembaca.