Comment écrire un rapport d’événement

Vous devez peut-être écrire le rapport d'un évènement afin de déterminer s'il s'agissait d'un succès en comparant les résultats à vos objectifs. C'est un outil très utile pour les particuliers ou les entreprises qui organisent des évènements et souhaitent déterminer s'ils doivent ou non opérer des changements. Il existe des façons de vous assurer que votre rapport d'évènement soit plus pertinent, ce qui est très important si vous souhaitez organiser un autre évènement.

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Organiser son rapport d'évènement

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Déterminez le style et le format de votre présentation. Ils dépendront de l'audience de votre rapport. Les rapports d'évènement peuvent être reliés, agrafés, envoyés par courriel en fichier PDF ou une présentation PowerPoint, etc. ^{[1]XSource de recherche}
- Assurez-vous que votre rapport soit organisé en sections claires. Vous devez déterminer comment comparer les résultats de votre évènement à vos objectifs initiaux. Résumez les retombées de votre évènement.
- Ajustez votre rapport selon les besoins et les intérêts de vos sponsors ou de votre audience. Considérez les objectifs de vos sponsors. Jusqu'à un certain degré, vos sponsors seront les principaux destinataires de votre rapport. Ils souhaiteront savoir si cela était intéressant pour eux de sponsoriser votre évènement. Vous devez donc prendre en considération les informations qui les intéressent.
- Affinez votre rapport d'évènement afin de prendre en considération les besoins spécifiques et le caractère unique de votre évènement et de vos sponsors. N'écrivez pas un rapport trop générique. N'oubliez pas vos autres interlocuteurs qui peuvent être par exemple les cadres dirigeants de votre entreprise ou les gestionnaires financiers.
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Facilitez la remontée d'informations. Mettez en place des procédés spécifiques pour faire remonter les informations dont vous avez besoin pendant votre évènement. Vous ne devez pas compter uniquement sur votre mémoire.
- Collecter les informations clés avant, pendant et après votre évènement vous permettra de rédiger un rapport plus précis et donc plus pertinent. Cela vous permettra également de le compiler en temps et en heure.
- Pour collecter ces informations en flux continu, utilisez plusieurs personnes si nécessaire (y compris des stagiaires). Le plus important est que vous ne devez pas attendre la fin de votre évènement pour commencer à vous préoccuper de la rédaction de votre rapport ^{[2]XSource de recherche}.
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Concentrez-vous sur les points clés. Le problème de certains rapports d'évènement est qu'ils se contentent de régurgiter l'agenda de ce dernier ou ne présentent que les points positifs. Ne faites surtout pas cela. Au contraire, cherchez à mettre en évidence des points stratégiques de façon claire et analytique.
- Choisissez les points de votre évènement que vous allez étudier en détail. Considérez les trois points qui ont le mieux fonctionné et les trois qui vous ont le plus surpris ^{[3]XSource de recherche}.
- Évitez de surcharger votre rapport de détails mondains, comme le menu du repas que vous avez servi ou un résumé détaillé de la présentation de chacun des orateurs. Ne reprenez que les éléments les plus importants.
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Partie 2

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Faire apparaitre le bon contenu

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Écrivez un résumé analytique. Le rapport de votre évènement doit être composé d'un résumé analytique donnant une version concise du rapport complet. Ce résumé doit servir d'introduction à votre rapport ^{[4]XSource de recherche}.
- Vous pouvez rédiger deux rapports, un résumé analytique destiné aux personnes qui s'intéresseront aux résultats de votre évènement et un rapport plus détaillé pour les acteurs qui ont participé à son organisation ou à son financement.
- Dans votre résumé analytique, vous devez vous concentrer essentiellement sur les objectifs et résultats principaux de votre évènement. Il doit en effet être le plus bref possible (entre une et deux pages), afin de résumer les éléments clés entourant votre évènement. N'oubliez pas une courte interprétation de ces données.
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Utilisez des visuels. Il est souvent plus efficace de faire figurer un tableau illustrant les tendances statistiques de votre évènement, plutôt que de vous contenter de recracher des chiffres abstraits.
- Si votre évènement était destiné à présenter un nouveau produit, vous pouvez par exemple inclure une photo de ce dernier. Des clichés de l'évènement lui-même peuvent également illustrer votre rapport. Essayez de faire figurer des photos sur lesquelles apparaitront vos sponsors. Encore une fois, vous devez songer à ces détails en amont, car vous ne pourrez collecter ces clichés après l'évènement.
- Des échantillons, reproductions et autres traces de votre évènement peuvent également figurer dans votre rapport. Mentionnez par exemple le nombre d'invités ayant reçu des coupons de votre sponsor. Évoquez l'exposition générée pendant et après votre évènement, dans les médias, parmi votre audience, etc.
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Documentez la visibilité de votre sponsor. Vous devez faire figurer les parutions médiatiques ou publicitaires de votre sponsor. Comparez ces publications générées à vos objectifs initiaux.
- Concentrez-vous sur les articles et publicités publiés dans lesquels apparaissent le nom et le logo de votre sponsor, ainsi que les chiffres illustrant la portée de ces supports médiatiques.
- Parlez également des publicités télévisées, ainsi que des annonces faites par les services publics, les cotes et valeurs des cartes tarifaires, sans oublier la couverture médiatique.
- N'oubliez pas de documenter les publicités radio, les annonces de tarification, les valeurs pour les annonces et les promotions, les rapports audités, etc.
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Faites figurer les objectifs de l'évènement. Il est très important de relier les objectifs de votre évènement avec ses résultats, donc n'oubliez pas d'inclure un rappel de la mission originale de ce dernier et des objectifs fixés pendant son organisation.
- Vous pouvez également mentionner le programme de votre évènement, évoquer les participants les plus importants. Cependant, ces sections doivent être brèves.
- Prenez le temps nécessaire pour lister et discuter les objectifs principaux de votre évènement et les faire concorder aux résultats obtenus. Restez réaliste et n'essayez pas de dissimuler les éléments qui n'auraient pas fonctionné.
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Incluez les informations financières. Il est important que vous discutiez de façon détaillée du budget de votre évènement et de l'argent que vous avez effectivement dépensé (et potentiellement levé grâce à ce dernier). N'oubliez pas d'inclure un comparatif du budget prévisionnel et du budget réel, mais aussi de mettre en avant les éléments qui ont fonctionné et ceux que vous devrez améliorer pour votre prochain évènement ^{[5]XSource de recherche}.
- Vous devez détailler toutes vos dépenses, y compris en markéting et activités promotionnelles, ressources humaines et sponsoring. Il est également une bonne idée d'inclure un budget détaillé dans cette section. Les gestionnaires financiers et cadres supérieurs de votre entreprise souhaiteront voir les preuves matérielles permettant de soutenir l'analyse que vous avez faite de votre évènement.
- Faites également figurer la comptabilité des recettes, comme les frais, les partenariats financiers et les expositions. N'oubliez pas de comparer vos recettes à vos prévisionnels. C'est en effet un point essentiel à faire figurer dans votre rapport.
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Utilisez les statistiques qui intéresseront vos lecteurs. Vous devez absolument éviter d'écrire un rapport qui ne contienne que des informations positives. Vous devez par exemple faire figurer le nombre de personnes qui ont participé à votre évènement. Vous pouvez également utiliser les données mesurables de votre évènement.
- Les autres statistiques et données pertinentes que vous pouvez utiliser sont le nombre de ventes potentielles générées et le nombre de visiteurs à chaque stand. Ces données permettront de rendre votre rapport plus pertinent et crédible. Donnez également autant d'informations que possible sur vos invités/participants. Faites figurer les données démographiques, les statistiques concernant le nombre de personnes présentes et les résultats de recherche sur votre audience (comme leurs habitudes de consommation).
- Publiez également le nombre de personnes ayant été touchées par les campagnes de vos sponsors, ainsi que les donations faites aux organisations de charité. Documentez également l'impact économique de votre évènement et la participation des employés.
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Ajoutez des éléments qualitatifs. Ces derniers vous permettront de contextualiser vos données. Votre rapport doit contenir des statistiques, mais également des citations afin de replacer vos données quantitatives dans un contexte plus compréhensible.
- Collectez des citations et les retours de vos participants ainsi que les membres de votre équipe afin d'évaluer le succès de votre évènement ainsi que les erreurs que vous avez commises (qui ne doivent pas uniquement provenir de l'organisateur lui-même). Ces retours rendront votre rapport plus crédible.
- Vous pouvez également inclure des recherches menées par une tierce personne. La valeur de l'exposition médiatique de votre évènement peut par exemple être évaluée par un consultant externe.
- Évaluez également votre espace et votre décor. Vous devez vous pencher sur la pertinence du lieu dans lequel s'est tenu votre évènement ainsi que de la mise en place de la salle (et les avantages comparatifs de lieux alternatifs). Discutez de la façon dont vous avez utilisé cet espace pour votre conférence, votre évènement, etc.
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Partie 3

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Finaliser un rapport d'évènement

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Soyez ponctuel. Essayez d'écrire et de publier votre rapport le moins de temps possible après votre évènement. Assurez-vous de le prévoir dans votre calendrier afin de ne pas trop tarder. Pour certains experts, un rapport d'évènement ne doit pas paraitre 30 jours après ce dernier, tandis que d'autres conseillent de ne pas attendre plus de quelques jours ^{[6]XSource de recherche}.
- Quelle que soit la date limite, faites tout votre possible pour ne pas la dépasser. Vous devrez peut-être écrire votre rapport pour une agence répondant à l'un de vos clients. Dans ce cas, étudiez attentivement toutes ses requêtes.
- Vous devez surtout retenir que votre audience attendra un rapport opportun et détaillé. Prenez le temps de l'écrire consciencieusement, mais ne perdez pas trop votre temps au risque que votre rapport ne devienne daté.
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Relisez votre rapport. Assurez-vous qu'il ne contienne pas de faute de grammaire ou d'orthographe, de ponctuation ou inattention.
- Assurez-vous que vos réponses soient profondes et détaillées. Une règle à suivre en la matière est de « montrer et non de dire ». Il est donc important que vous illustriez vos propos et évitiez les phrases trop générales qui ne seraient pas étayées par un exemple.
- Ne perdez jamais de vue votre audience et assurez-vous que votre rapport soit formel et professionnel. Un rapport d'évènement n'est pas un document informel : il est essentiel afin de déterminer si votre évènement a atteint ses objectifs, il doit donc faire autorité.
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Conseils

Prenez plus de photos que vous ne pensez en avoir besoin. Vous serez heureux d'avoir plus de choix lorsque vous préparerez votre rapport.
Ne collectez pas les citations des cadres dirigeants ou d'un des organisateurs en premier. Il resteront sur le lieu de l'évènement après la fin, donc commencez par vos invités (car ils seront les premiers à disparaitre une fois l'évènement achevé). Ne dérangez pas un orateur ou un invité d'honneur s'il est occupé : vous aurez tout le temps de leur poser vos questions.
Restez naturel et posez vos questions sur le ton de la conversation pour recueillir vos citations. Laissez votre interlocuteur aller au bout de sa pensée.
Collectez plus de citations que vous ne pensez en avoir besoin. Vous pourrez faire le tri lorsque vous rédigerez votre rapport.
De bonnes photos doivent illustrer le déroulé de votre évènement ou les réactions des invités.
Essayez de bien documenter la totalité de votre évènement, y compris l'audience et l'orateur en une seule et même photo afin de communiquer la portée de votre évènement au lecteur du rapport.