Jak napsat formální e mail

Napsat formální e-mail vypadá jako pořádná výzva, protože e-maily se často používají k osobním a neformálním účelům. Pokud potřebujete napsat e-mail učiteli, nadřízenému, obchodnímu kontaktu, vládní agentuře, nebo jinému kontaktu, který vyžaduje formálnost, sledujte našich pár jednoduchých kroků. Zachovejte zprávu stručnou a věcnou, snažte se dodržet požadavky na styl, tón a formátování. Nakonec si svůj e-mail pro kontrolu pročtěte a zkontrolujte jeho obsah ještě předtím, než jej nadobro odešlete.

10 Vteřinové shrnutí

1. Použijte neutrální e-mailovou adresu, ne přezdívku nebo uživatelské jméno.
2. Předmět e-mailu zachovejte krátký a věcný.
3. Vhodně pozdravte a pokud je to nutné, tak se i představte.
4. Napište svou zprávu. Zůstaňte věcní.
5. Podepište se správně celým jménem.
6. E-mail si po sobě přečtěte, než jej odešlete.

Metoda 1

Metoda 1 ze 3:

Formátování e-mailu

Stáhnout PDF

1
Použijte profesionální e-mailovou adresu. V ideálním případě by vaše e-mailová adresa měla být variací vašeho jména, nikoliv přezdívka nebo uživatelské jméno. Použijte čárku, pomlčku nebo podtržítko, abyste se ujistili, že vaše e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno, nikoliv číslice, ani jiné znaky.
- Například drsňá[email protected] vypadá velmi neprofesionálně, zatímco [email protected] je velmi vhodné.
2
Držte se profesionálního písma. Většina e-mailových služeb vám nyní nabízí na výběr celou řadu druhů a stylů písma. Pro formální dopis se však hodí konzervativnější styly jako je Times New Roman a Arial. Vyhněte se dekorativním stylům písma jako je například Comic Sans nebo Old English. Navíc také:^{[1]XZroj výzkumu}
- Pište svůj e-mail v čitelné velikosti písma, tedy alespoň velikostí 12.
- Vyhněte se speciálním stylům jako je kurzíva, zvýrazněný nebo vícebarevný styl písma, pokud to nevyžaduje obsah či účel e-mailu.
- Nepoužívejte psaní stylem CAPS. Vypadá to, jako byste na příjemce e-mailu křičeli.
3
Pro předmět použijte stručnou a jasnou zprávu. V řádce pro předmět použijte klíčová slova, která jsou obsahem e-mailu a která naznačí, o čem budete psát v pouhých několika slovech. Ujistíte se tak, že příjemce váš e-mail nepřehlédne, protože řádek předmětu není prázdný, příliš vágní, či nedůležitý.^{[2]XZroj výzkumu}
- Předměty typu “Rychlý dotaz,” “Kontakt,” nebo “E-mail ohledně důležité záležitosti” jsou příliš vágní nebo nic neříkající, než abyste je mohli použít.
- “Rozvrh, Seznam hostů, Dotaz na oběd a Přehled schůzky 12. března,” jsou na druhé straně příliš dlouhé a mohou se týkat více témat.
- “RE Schůzka: nefunkční eskalátor z 12. března,” je však krátký a věcný. Upozorní příjemce na specifické téma a datum.
Reklama

Metoda 2

Metoda 2 ze 3:

Napište svou zprávu

Stáhnout PDF

1
Užijte vhodné oslovení. Formální e-mail vždy začněte vhodným oslovením. Je vhodné příjemce oslovit jménem (pokud jej znáte). Uveďte jejich titul (Pan, Paní, Slečna, Dr., atd.) spolu s jejich příjmením, za kterým následuje čárka nebo středník. Můžete danou osobu oslovit také „Vážený…“ pokud chcete.^{[3]XZroj výzkumu}
- Pokud neznáte jméno osoby, které píšete, oslovte ji ”Vážená paní/ Vážený pane” nebo ”K rukám dané osoby.“
- Nepoužívejte výrazy typu ”Ahoj” nebo jiné neformální výrazy.
2
V prvním odstavci se představte (pokud je to nutné). Pokud píšete někomu, ke komu nemáte žádný vztah, jako například novému zákazníkovi, manažerovi, který má na starosti přijímání nových lidí, nebo vládnímu úředníkovi, sdělte jim, kdo jste a proč jim píšete. Toto byste měli uvést hned v prvních dvou větách vašeho e-mailu.
- Pokud například píšete potencionálnímu zaměstnavateli, můžete napsat: "Jmenuji se Jan Novotný. Kontaktuji Vás, abych se přihlásil na pozici administrativního asistenta, zveřejněnou na Jobs.cz."
3
Nejdůležitější informace uveďte na prvním místě. Jakmile jste se představili a uvedli důvod, proč píšete, můžete pokračovat statí svého e-mailu. Nejdůležitější obsah uvádějte vždy do horní části e-mailu. Budete tak respektovat čas příjemce a účel e-mailu zůstane jasný.^{[4]XZroj výzkumu}
- Pokud píšete vládnímu úředníkovi, můžete začít například takto: "Jmenuji se Alice Dvořáková. Získala jsem Vaši e-mailovou adresu z webu Vaší kanceláře. Píši Vám ohledně dopravního přestupku ze dne 31. prosince 2009."
4
Jděte k věci. Ve formálním e-mailu je v pořádku, pokud budete přímí, za předpokladu, že budete zdvořilí. Pokud budete chodit kolem horké kaše, odradíte čtenáře nebo pro ně bude těžké pochopit, co po nich vlastně chcete.^{[5]XZroj výzkumu}
- Pokud například píšete profesorovi, neplýtvejte zbytečně řádkami typu: “Jsem Dagmar Fialová. Znáte mě? Chemie A1 je mým oblíbeným předmětem. Moc se mi líbí, jak jsou Vaše hodiny zorganizované. Je pro mě jednoduché vše pochopit a dozvím se, co bude v testu. Když jsem již zmínila test, přemýšlím také nad další zkouškou.”
- Pokud místo toho napíšete něco podobného, bude to daleko lepší: “Jsem Dagmar Fialová. Jsem studentkou ve Vaší třídě Chemie A1 a píši Vám ohledně časové neshody se zkouškou, která mi nastala v rozvrhu.”
5
Buďte struční. Nikde není stanoveno, jak dlouhý by e-mail měl být. Je však dobrý nápad, pokud délka vašeho e-mailu nepřekročí velikost obrazovky notebooku.^{[6]XZroj výzkumu}
- Pokud váš e-mail bude zdlouhavý, snažte se jej rozdělit do menších odstavců. Mezi každý odstavec vložte odrážku.
6
Držte se formálního jazyka. Protože se formální e-maily píší pro profesionální kontext, budete chtít udělat dobrý dojem. Používejte celé věty a zdvořilé fráze. Vyhněte se následujícímu:^{[7]XZroj výzkumu}
- Slang
- Stažené tvary
- Emotikony a smajlíci
- Rouhání se
- Vtipy
7
Použijte vhodnou formu zakončení. Co se rozloučení týče, můžete si vybrat z celé řady vhodných výrazů, které se hodí k ukončení formálního e-mailu. Rozlučte se také svým plným jménem a titulem (pokud jej máte). Můžete se držet následujících příkladů:^{[8]XZroj výzkumu}
- "S úctou,"
- "S pozdravem,"
- "Se srdečným pozdravem,"
- "S přáním pěkného dne,"
- “Váš student,”
Reklama

Metoda 3

Metoda 3 ze 3:

Příprava k odeslání

Stáhnout PDF

1
Přiložte nezbytné přílohy. Pokud potřebujete přiložit přílohu, nezapomeňte se o ní zmínit v samotném e-mailu, a dejte tak příjemci vědět, že e-mail přílohu má. Snažte se to s přílohami nepřehánět, co se do jejich počtu a velikosti týče a použijte běžně používané a kompatibilní formáty.^{[9]XZroj výzkumu}
- Připojte například poznámku typu: “V příloze naleznete můj životopis a portfolio ve formátu PDF.”
Nespoléhejte na běžnou opravu gramatiky, kterou používá váš prohlížeč. Pokud si svůj e-mail přečtete nahlas, nebo požádáte někoho, aby si jej přečetl je skvělý způsob, jak vychytat chyby nebo nejasné fráze.^{[10]XZroj výzkumu}
3
Ujistěte se, že váš e-mail neobsahuje žádné citlivé informace. Mějte vždy na paměti, že e-maily nejsou bezpečným způsobem komunikace. Kdokoliv se může do e-mailu nabourat a informace vědomě či nevědomě zneužít a vy se tak snadno můžete dostat do problémů.^{[11]XZroj výzkumu}
- V e-mailové komunikaci se vyhněte používání hesel, čísel účtů a důvěrných informací.
Reklama