كيفية كتابة خطة عمل

خطة العمل هي الخطوط العريضة والموجز الذي يوضح مجموعة الأهداف والعمليات المطلوبة من فريق العمل أو الشخص المسئول عن مشروع ما. الهدف من خطط العمل هو إتاحة الفرصة للقارئ لفهم أفضل لأهداف، ومهام، ونتائج، والمواعيد النهائية الخاصة بالمشروع. تساعد خطط العمل، سواء كان ذلك في الحياة العملية أو الدراسية، على البقاء منظمًا أثناء العمل، وعلى تسهييل عملية تقييم الأداء ومدى الوصول للأهداف المحددة مسبقًا. تقدر من خلالها على تقسيم العمليات المطلوبة إلى مهام صغيرة وقابلة للإنجاز، وكذلك تعريف الأشياء التي ترغب في تحقيقها. تعلم الآن كيفية كتابة خطة العمل، لكي تكون مستعدًا لمشاريعك القادمة.

الخطوات

تنزيل المقال

1
تحديد الغرض من خطة العمل. تُكتب خطط العمل للعديد من الأسباب. حدد الغرض من خطة العمل التي تكتبها، وضع ذلك الغرض نصب عينيك حتى تقدر على إعدادها بالطريقة الصحيحة. ضع في اعتبارك أن أغلب خطط العمل تكون لفترة معينة من الوقت (على سبيل المثال: 6 أشهر - أو سنة).
- في العمل، تساعد الخطط في اطلاع مديرك على المشاريع التي تعمل عليها خلال الشهور المقبلة. ويتم وضعها مباشرة بعد مراجعة الأداء السنوي أو بعد تنفيذ الفريق للمشاريع الكبيرة. كما يمكن أن تُوضع خطط العمل خلال دورات التخطيط الإستراتيجي التي تنظمها المنظمة في بداية العام أو السنة المالية الجديدة.
- في الحقل الأكاديمي، تساعد خطط العمل الطلاب على وضع جدولًا زمنيًا للمشاريع الكبيرة. كما تساعد الأساتذة أيضًا في التخطيط للمادة العلمية المقدمة في الفصل الدراسي.
- في المشاريع الشخصية، تساعدك خطة العمل في رسم الخطوط العريضة لما تنوي القيام به، وكيفية تنفيذه، والتاريخ الذي تنوي إنهاء العمل بحلوله. الخطط للمشاريع الشخصية، وإنك كانت غير ملزمة أو ضرورية للغاية، إلا أنها تساعد الأفراد على تنظيم أعمالهم ومراقبة الأداء ومدى تحقق الأهداف الخاصة بتلك المشاريع.
2
كتابة المقدمة والمعلومات الأساسية. بالنسبة لخطط العمل الاحترافية، قد تحتاج لكتابة "مقدمة" لخطة العمل. الهدف من كتابتها هو تقديم المعلومات الكافية للمدير أو المشرف من أجل فهم الخطة بالشكل الأمثل. كتابة هذه المقدمة قد لا تكون ضرورية بالنسبة لخطط العمل الأكاديمية.
- يجب أن تكون المقدمة موجزة وجذابة. اذكر أسباب إعداد تلك الخطة. تحدث بشكل تقديمي عن المشروع أو المشاريع المحددة التي سوف تعمل عليها خلال الفترة الزمنية المقبلة.
- يجب أن تغطي تلك المقدمة الأسباب وراء صناعة هذه الخطة. على سبيل المثال: اسرد التفاصيل والإحصاءات من التقارير الحديثة، حدد المشاكل التي تحتاج للمعالجة، وكوّن مجموعة من التوصيات أو التعليقات التي تسلمتها خلال المشاريع السابقة.
3
حدد الأهداف والغايات. ضع لنفسك غاياتك وأهدافك التي ترغب في تحقيقها، مع ملاحظة الفرق أن الغايات: هي الأهداف طويلة المدى، والتي تكون عامة وموسعة. بينما الأهداف: فتشير للأهداف قصيرة المدى، والتي يجب أن تكون محددة وواضحة بحيث يمكنك تحويلها لإجراءات ومهام عملية تقدر على تنفيذها في الواقع.
- الغايات يجب أن تركز على الصورة الشاملة لمشروعك. اذكر النتائج النهائية المرجوة من خطة العمل. على أن تجعلها واسعة النطاق، على سبيل المثال: اجعل غايتك هي أن تنجز الورقة البحثية أو أن تتعلم المزيد عن الكتابة.
- الأهداف يجب أن تكون محددة وملموسة. بمعنى آخر، يجب أن تكون قادرًا على التأشير عليها في قائمة مهامك بمجرد تحقيقها. على سبيل المثال: (إيجاد أشخاص لإجراء مقابلات معهم من أجل الورقة البحثية التي تعمل عليها) تعتبر هدفًا مناسبًا.
- بعض خطط العمل تقوم بتقسيم الأهداف إلى: أهداف قصيرة، ومتوسطة، وبعيدة المدى. خاصة إذا كانت طبيعة الأهداف لديهم تتفاوت تفاوتًا كبيرًا فيما بينها. على سبيل المثال: فالهدف قصير المدى للشركة من أجل (زيادة المشاهدة بنسبة 30% خلال ثلاثة أشهر) يختلف جدًا عن الهدف طويل المدى في (تعزيز رؤية العلامة التجارية في وسائل الإعلام الإلكتروني خلال العام المقبل).
- تكتب الأهداف بصيغة المبنى للمعلوم ويستخدم بها أفعال الحركة ذات المعنى الواضح -غير قابل للتأويل- (على سبيل المثال: يخطط / يكتب / يزيد / يقيس ) بدلًا من الأفعال ذات المعنى الغامض (مثل: يفحص/ يفهم/ يعرف.. إلى آخره).
4
قم بترتيب الأهداف في خطة عملك باستخدام الطريقة الذكية "سمارت SMART". تم اختصار هذا المسمى من خلال خمس كلمات تصف ما تحتاجه من أجل الوصول إلى نتائج ملموسة وقابلة للتنفيذ من خلال خطة العمل الخاصة بك.
- كن محددًا "Specific". ما الذي سوف نقوم به؟ ولمن؟. حدد الفئة المستهدفة التي سوف تقدم لها الخدمة وأي إجراءات محددة ستتبعها من أجل مساعدة هذا القطاع من الناس.
- اختر أهدافًا قابلة للقياس "Measurable". هل هذه الأهداف المحددة قابلة للقياس الكمي؟. هل نقدر على حساب النتائج؟ هل قمت ببناء خطة العمل على أساس هدف (ستتحسن الصحة في جنوب أفريقيا في العام 2020) ؟ أم أنك كنت محددًا واخترت هدفًا واضحًا وقابلًا للقياس مثل: (ستنخفض نسبة المواليد المصابين بالإيدز في جنوب أفريقيا، بنسبة 20% خلال 2020) ؟
  - تذكر أن رقم خط الأساس يجب أن يتم وضعه من أجل قياس التغيير. إذا كنت لا تعرف معدل الإصابة بالإيدز عند المواليد في جنوب أفريقيا، فسيكون من المستحيل أن تقول بثقة أن معدل الإصابات سوف يقل بنسبة 20%.
- ضع أهدافًا قابلة للتحقيق "Achievable". هل هذا الهدف يمكن إتمامه خلال المدة المخصصة وبالإمكانيات المتاحة؟. يجب أن تكون الأهداف واقعية ومدركة للقيود والموانع المحيطة ببيئة العمل التي قد تعوق تحقيقها. زيادة المبيعات بنسبة 500% أمر ممكن الحدوث فقط إذا كنت شركة ناشئة أو صغيرة. لكن زيادة المبيعات بنسبة 500% وشركتك هي المهيمنة على السوق بالفعل، فهو أمر أقرب للمستحيل.
  - في بعض الحالات، يكون من اللازم الرجوع إلى أحد الخبراء من أجل استشارته في تحديد ما إذا كانت الأهداف الموضوعة قابلة للتحقيق أم لا.
- ضع أهدافًا وثيقة الصلة بالموضوع الأساسي "Relevant". هل هذه الأهداف ستؤثر على الغايات المطلوبة أو الإستراتيجية الأساسية؟ على الرغم من أهمية "قياس الطول والوزن" بشكل عام في أمور الرعاية الصحية لطلاب المدارس، لكن هل هذه الإجراءات تؤثر بشكل مباشر على مهمتك في وضع إجراءات رعاية "الصحية النفسية" للطلاب" ؟ تأكد من أن الأهداف والأساليب المتبعة ذات علاقة واضحة وبديهية بالموضوع الأساسي الذي تعمل عليه.
- الجدول الزمني المحدد "Time bound". متى سوف تتحقق هذه الأهداف؟ و/أو متى سوف نعرف أنها تمت؟ حدد وقت قاطع لنهاية المشروع. أيضًا، ضع بشكل واضح -في حالة وجود ذلك- النتائج التي من شأن تحققها التوصل إلى نهاية مبكرة للمشروع.
5
اذكر الإمكانيات المطلوبة. قم بتضمين كل الموارد والإمكانيات التي سيكون من الضروري توفرها لديك من أجل تحقيق أهداف وغايات المشروع. تختلف طبيعة الموارد باختلاف الغرض وطبيعة خطة العمل.
- بالنسبة لخطط العمل في الشركات والمنظمات، فالموارد قد تتضمن: الميزانية المالية، الموظفين، الخبراء والاستشاريين، المباني أو الغرف، الكتب. قد تقوم بذكر الميزانية المفصلة في الملحق، إذا كانت خطة العمل ذات طابع رسمي.
- بالنسبة للمجال الأكاديمي والدراسي، فإن الموارد قد تتضمن: أحقية استخدام مختلف المكتبات/ المواد اللازمة للبحث مثل: الكتب والمجلات والجرائد / جهاز كمبيوتر وإتصال إنترنت / أستاذ جامعي أو أي فرد قادر على الإجابة على تساؤلاتك حول الموضوع.
المقصود بذلك كل ما يقف في طريقك لتحقيق أهدافك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على ورقة بحثية تابعة للمدرسة، فقد تجد أن جدول الحصص مزدحم بشكل يمنعك عن البحث والكتابة بشكل سليم. لذا، قد تكون العقبة هي، الجدول المدرسي المزدحم، ويكون الحل أن تترك بعض الحصص المدرسية أثناء الفصل الدراسي من أجل إتمام خطة العمل بكفاءة. (التخطيط مطلوب إذا كنت تأخذ أكثر من مادة دراسية صعبة خلال الفصل الدراسي.)
المسئولية أمر في غاية الأهمية فيما يخص خطط العمل الجيدة. من هو الشخص المُكلف بإتمام كل مهمة؟ قد يكون هناك فريقًا من الناس يعملون على مهمة واحدة، لكن شخصًا واحدًا هو من يتم مسائلته حول كيفية العمل على تلك المهمة وضرورة إنهائها في الوقت المحدد.
8
اكتب إستراتيجيك. الإستراتيجية هي الخطة أو التوجه المتبع لتحقيق الهدف الرئيسي أو الكلي. ألقِ نظرة على خطة العمل وحدد كيف ستقدر على استخدام الإمكانيات المتاحة وكيفية تخطى العقبات من أجل الوصول لأهداف وغايات المشروع.
- قم بوضع خطوات عمل محددة. حدد ما يجب أن تقوم به كل يوم أو كل أسبوع من أجل تحقيق أهدافك. كذلك ضع الخطوات المطلوبة من بقية الأفراد في فريق عملك. يمكنك استخدام برامج وتطبيقات إدارة المشروعات أو تقويم شخصي من أجل الإبقاء على هذه المعلومات منظمة.
- اصنع جدولًا. لا تنسَ أن الكثير من الأشياء الغير متوقعة سوف تحدث، لذلك اترك مساحة في جدولك لتلك الإضافات المفاجئة.

أفكار مفيدة

حدد المعالم الرئيسية، خاصة إذا كان المشروع ضخمًا. المعالم الرئيسية هي النقاط خلال المشروع التي تسلط الضوء على تحقيق أهداف معينة هامة. كذلك تعمل بمثابة فترات التوقف للتفكير وإعادة التقييم، لمعرفة ما الذي أنجزته وأين أنت من الخطة الأولية وإذا ما كنت على الطريق الصحيح لخطة العمل أم لا.
اصنع خطط العمل بالطريقة التي تناسبك. يمكن أن تكون خطط العمل مفصلة أو عامة وفق ما تفضله أو ما تحتاج إليه. يمكن أن تُكتب في قطعة من الورق، أو بواسطة برنامج متخصص وباستخدام العديد من الصور والألوان. كيفية إعدادها ليست هي القضية، ولكن جدوى النقاط المذكورة وقدرتها على مساعدتك في العمل على مشاريعك هو الأمر الأهم.