Een werkplan schrijven

Een werkplan is een overzicht van een reeks doelen en processen waarmee een team die doelen kan bereiken, en het geeft de lezer een beter begrip van de omvang van het project. Werkplannen worden gebruikt in het zakelijke of academische leven en zorgen dat je georganiseerd blijft bij het werken aan projecten. Door middel van werkplannen breek je een proces op in kleine, bereikbare taken en identificeer je dingen die je wilt bereiken. Leer hoe je een werkplan moet schrijven zodat je goed voorbereid bent bij je toekomstige projecten.

Stappen

Pdf downloaden

1
Bepaal het doel van je werkplan. Werkplannen worden om verschillende redenen geschreven. Bepaal het doel van tevoren zodat je je goed kunt voorbereiden. Bedenk dat de meeste werkplannen voor een bepaalde periode gelden (bv. 6 maanden of 1 jaar).
- Op het werk helpen werkplannen je leidinggevende om te weten aan welke projecten je de komende maanden werkt. Deze komen vaak vlak na een jaarlijks voortgangsgesprek of wanneer teams grote projecten op zich nemen. Werkplannen kunnen ook het resultaat zijn van strategische planningsessies die je organisatie aan het begin van een nieuw kalender- of fiscaal jaar houdt.
- In de academische wereld kunnen werkplannen studenten helpen een planning te maken voor een groot project. Ze kunnen docenten ook helpen hun lesmateriaal voor het semester te plannen.
- Voor een persoonlijk project zullen werkplannen je helpen af te bakenen wat je van plan bent te doen, hoe je het gaat doen, en tegen welke datum je klaar wilt zijn. Persoonlijke werkplannen, hoewel niet strikt noodzakelijk, zullen een individu helpen zijn/haar doelen en voortgang bij te houden.
2
Schrijf de inleiding en achtergrond. Voor professionele werkplannen moet je wellicht een inleiding en achtergrond schrijven. Deze voorzien je leidinggevende of manager van de gegevens die ze nodig hebben om je werkplan in het juiste verband te zien. Het schrijven van een inleiding en achtergrond is vaak onnodig voor een academisch werkplan.
- De inleiding moet kort en boeiend zijn. Maak je leidinggevenden duidelijk waarom je dit werkplan maakt. Introduceer de specifieke projecten waar je in deze tijdsperiode aan zult werken.
- De achtergrond moet de redenen aangeven waarom je dit werkplan maakt. Geef bijvoorbeeld details of statistieken uit recente verslagen, identificeer problemen die aangepakt moeten worden, of baseer je op aanbevelingen of feedback die je tijdens eerdere werkprojecten hebt ontvangen.
3
Bepaal je doel(en) en doelstellingen. Doelen en doelstellingen zijn verwant, aangezien ze allebei verwijzen naar dingen die je hoopt te bereiken door je werkplan. Onthoud echter ook de verschillen; doelen zijn algemeen en doelstellingen zijn specifieker.
- Doelen zouden zich moeten richten op het grotere geheel van je project. Geef de gewenste einduitkomst van je werkplan weer. Houd het breed; zeg bijvoorbeeld dat je doel is om een onderzoeksverslag te schrijven of meer te leren over schrijven.
- Doelstellingen moeten specifiek en tastbaar zijn. Met andere woorden, je zou deze moeten kunnen doorstrepen als je ze klaar hebt. Het zoeken van mensen om te interviewen voor je onderzoeksverslag zou bijvoorbeeld een goede doelstelling zijn.
- Veel werkplannen delen doelstellingen op in korte-, middellange- en langetermijndoelstellingen als ze erg verschillen. Bijvoorbeeld: het kortetermijndoel van een bedrijf om in drie maanden 30 procent meer kijkers te krijgen kan erg verschillen van het langetermijndoel om in het volgende jaar de naamsbekendheid in sociale media te versterken.
- Doelstellingen worden meestal geschreven in de bedrijvende vorm en gebruiken actieve werkwoorden met specifieke betekenissen (bv. plannen, schrijven, vergroten, en meten) in plaats van werkwoorden met vagere betekenissen (bv. onderzoeken, begrijpen, weten, enz.).
4
Overweeg je werkplan te ordenen met SMART doelstellingen. SMART is een afkorting die wordt gebruikt door mensen op zoek naar meer tastbare, uitvoerbare uitkomsten in werkplannen.
- Specifiek. Wat gaan we precies doen voor wie? Leg uit welke doelgroep je gaat bedienen en alle specifieke handelingen die je verricht om die doelgroep te helpen.
- Meetbaar. Is het kwantificeerbaar en kunnen we het meten? Kan je de resultaten tellen? Heb je het werkplan zo gestructureerd dat gezondheid in Zuid-Afrika in 2020 zou verbeteren? of heb je het zo gestructureerd dat gevallen van hiv/aids bij pasgeboren Zuid-Afrikaanse baby's zou met 20 procent zouden afnemen tegen 2020?
  - Bedenk dat je een uitgangswaarde moet bepalen om verandering te kwantificeren. Als je niet weet hoeveel gevallen er zijn van hiv/aids bij pasgeborenen in Zuid-Afrika, is het onmogelijk om met vertrouwen te zeggen dat je de voorkomende gevallen met 20 procent hebt verminderd.
- Achievable (haalbaar). Kunnen we het gedaan krijgen binnen de toegekende tijd met de beschikbare middelen? De doelstelling moet realistisch zijn, met het oog op de beperkingen. 500 procent meer verkoop is alleen redelijk in een klein bedrijf. 500 procent meer verkoop als je de markt domineert is zo goed als onmogelijk.
  - In sommige gevallen moet je raad vragen van een expert of autoriteit, om uit te zoeken of de doelstellingen in je werkplan haalbaar zijn.
- Relevant. Zal deze doelstelling een effect hebben op het gewenste doel of strategie? Het is waarschijnlijk belangrijk voor de algehele gezondheid, maar leidt het meten van lengte en gewicht van middelbare scholieren direct tot verandering in geestelijke gezondheidsprocedures? Zorg dat je doelstellingen en methodes een duidelijke, intuïtieve relatie hebben.
- Tijdgebonden. Wanneer zal deze doelstelling zijn bereikt, en/of wanneer zullen we weten dat we klaar zijn? Specificeer een harde einddatum voor het project. Stel vast welke uitkomsten je project eventueel voortijdig zouden beëindigen, waarbij alle uitkomsten zijn bereikt.
5
Maak een lijst van je middelen. Tel alles mee dat nodig zal zijn om je doelen en doelstellingen te bereiken. Middelen zullen variëren, afhankelijk van het doel van je werkplan.
- Op het werk kunnen middelen dingen omvatten als financieel budget, personeel, consultants, gebouwen of kamers, en boeken. Je kunt een gedetailleerd budget in een appendix zetten als je werkplan formeler is.
- Op academisch gebied kunnen middelen zaken omvatten als toegang tot verschillende bibliotheken, onderzoeksmaterialen als boeken, kranten en tijdschriften, toegang tot computers en internet, en docenten of andere mensen die je kunnen helpen als je vragen hebt.
Beperkingen zijn obstakels die in je weg kunnen staan bij het bereiken van doelen en doelstellingen. Als je bijvoorbeeld aan een onderzoeksverslag werkt voor school, kan je erachter komen dat je planning te druk is om goed te onderzoeken en te schrijven. Een beperking zou daarom een te drukke planning kunnen zijn, en je zou iets weg moeten halen tijdens het semester om je werkplan efficiënt af te maken.
Verantwoordelijkheid is essentieel voor een goed plan. Wie is verantwoordelijk voor het volbrengen van elke taak? Er kan een team van mensen zijn die aan een taak werkt (zie middelen), maar één persoon moet aanspreekbaar zijn als een taak niet op tijd klaar is.
8
Schrijf je strategie. Bekijk je werkplan en besluit hoe je je middelen zult gebruiken en overwin je beperkingen om je doelen en doelstellingen te bereiken.
- Schrijf specifieke handelingen op. Bepaal wat elke dag of week moet gebeuren om je doelstellingen te bereiken. Schrijf ook stappen op die andere mensen in je team moeten nemen. Overweeg het gebruik van projectmanagementsoftware of een persoonlijke kalender om deze informatie te ordenen.
- Maak een planning. Hoewel je een voorlopig werkplan kunt maken, moet je je realiseren dat onverwachte dingen kunnen gebeuren, en je moet ruimte inbouwen in je planning om te voorkomen dat je achterop raakt.
Advertentie

Tips

Laat je werkplan voor je werken. Werkplannen kunnen zo gedetailleerd of ruim zijn als je wilt. Ze kunnen worden geschreven op een vel papier of gecreëerd met professionele software, met gebruik van afbeeldingen en kleuren. Gebruik wat voor jou het meest natuurlijk en effectief is.
Identificeer mijlpalen als je project erg groot is. Mijlpalen zijn punten tijdens een project waarop bepaalde doelstellingen worden bereikt. Ze kunnen ook dienen als een punt van reflectie, waardoor je in staat bent te kijken waar je bent in het proces en te zorgen dat je nog steeds op het goede spoor bent met het werkplan.

Advertentie