Einen Arbeitsplan erstellen

Ein Arbeitsplan ist ein Überblick über Ziele (z.B. abzuschließende Projekte) und Aufteilung der Arbeitsschritte innerhalb eines Teams, um das Ziel zu erreichen. Ein Arbeitsplan kann dir dabei helfen, organisiert zu bleiben. Durch einen Arbeitsplan brichst du ein Projekt in viele kleine Aufgaben und kannst so besser festlegen, welche Schritte zu tun sind. Lerne hier, wie du einen Arbeitsplan erstellst und sei für dein nächstes Projekt vorbereitet.

Vorgehensweise

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. Arbeitspläne werden aus verschiedenen Gründen angelegt. Überlege dir, warum du einen Arbeitsplan erstellst. Bedenke, dass die meisten Arbeitspläne für einen bestimmten Zeitraum gültig sind (d.h., 6 Monate oder ein Jahr).
- An deinem Arbeitsplatz helfen Arbeitspläne dem Projektleiter eine Übersicht der Projekte zu behalten, an denen in den nächsten Monaten gearbeitet wird. Sie werden meistens nach einer großen Jahresbesprechung raus gegeben, oder nachdem ein großes Projekt übernommen wurde. Arbeitspläne können auch Strategiepläne sein, die du zu Beginn eines Kalenderjahres erstellst, um organisiert zu bleiben.
- In der akademischen Welt können Arbeitspläne Studenten dazu verhelfen den Durchblick bei einem Projekt zu bewahren, oder dem Dozenten seinen Kurs für das Semester zu planen.
- Für persönliche Projekte kann ein Arbeitsplan die Schritte präzise beschreiben und in eine Reihenfolge bringen, zudem kannst du festlegen, bis wann das Projekt abgeschlossen sein soll. Persönliche Pläne sind nicht unbedingt notwendig, aber sie helfen dir dabei, deine Ziele und Fortschritte festzuhalten und konsequent zu verfolgen.
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Einleitung und Hintergrund. Für berufliche Arbeitspläne musst du eine Einleitung schreiben und den Hintergrund erläutern. So hat dein Manager oder Projektleiter immer die wichtigsten Informationen über das Projekt parat und kann den Arbeitsplan besser verstehen. Für einen akademischen Arbeitsplan ist das meist nicht nötig.
- Die Einleitung sollte kurz und ansprechend sein. Erinnere deinen Leiter, warum dieser Plan erstellt wurde. Stelle das/die Projekt/e vor, an denen dein Team innerhalb des angegebenen Zeitraums arbeiten wird.
- Der Hintergrund sollte die Gründe für den Arbeitsplan deutlich machen. Du kannst z.B. Details angeben, kürzlich veröffentlichte Statistiken zitieren, Probleme direkt schildern oder Vorschläge und Feedback der letzten Wochen zur Sprache bringen.
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Bestimme dein Ziel und Etappenziele. Beide Arten sind Ziele und zeigen auf etwas, das du erreichen möchtest. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass ein Ziel sehr allgemein sein kann und ein Etappenziel viel spezifischer dargestellt ist.
- Das Ziel sollte sich auf das große Ganze konzentrieren. Liste die Ziele auf, die du am Ende deines Arbeitsplans erreichen willst. Lege das Ziel großräumig an, mache es z.B. zu deinem Ziel einen Forschungsbericht bis dahin durch gearbeitet zu haben.
- Etappenziele sollten spezifisch und konkret sein. In anderen Worten, es sollte dir möglich sein, sie auf deinem Arbeitsplan abzuhaken, wenn du sie erreicht hast. Ein gutes Etappenziel wäre z.B. Personen zu finden, du für deinen Forschungsbericht interviewen kannst.
- Viele Arbeitspläne unterteilen die Etappenziele in kurz-, mittel-, und langfristige Ziele, wenn sie sich deutlich voneinander unterscheiden. Das kurzfristige Ziel eines Unternehmens, die Zuschauerzahl um 30% zu erhöhen, kann beispielsweise stark von dem langfristigen Ziel die Sichtbarkeit der Marke in sozialen Netzwerken innerhalb des nächsten Jahres zu stärken.
- Etappenziele werden generell in der Befehlsform geschrieben. Zudem werden aktive Verben verwendet, wie "plane," "schreibe," "erhöhe," und "miss," anstatt anderer Verben mit weniger Ausdruckskraft, z.B. "untersuche," "verstehe," "wisse," etc.
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Überlege dir, deinen Arbeitsplan nach dem "SMART" Prinzip einzuteilen. SMART ist ein Akronym, das von Personen verwendet wird, die nach konkreteren und verfolgbaren Ergebnissen in einem Arbeitsplan suchen.
- Spezifisch. Was genau machen wir für wen? Mache deutlich, wem genau ihr dient und wie genau ihr den Auftrag ausführen werdet.
- Messbar. Ist es quantifizierbar und können wir es messen? Kannst du das Ergebnis zählen? Wurde der Arbeitsplan so aufgestellt, dass die "gesundheitlichen Verhältnisse in Südafrika bis 2020 verbessert werden" oder so, dass "die Zahl der Neugeborenen mit HIV/AIDS in Südafrika bis 2020 um 20% gesunken ist"?
  - Bedenke, dass eine Grundlinie gezogen werden muss, um quantitative Veränderungen feststellen zu können. Wenn du nicht die jetzige Anzahl der Neugeborenen mit HIV/AIDS in Südafrika kennst, ist es dir unmöglich zu sagen, dass du die Rate um 20% verringert hast.
- Ausführbar. Können wir es in der gegeben Zeit mit den gegebenen Ressourcen schaffen? Das Etappenziel muss realistisch sein und die Einschränkungen berücksichtigen. Den Verkauf um 500% zu erhöhen, ist nur für ein kleines Unternehmen möglich. Als Marktführer den Verkauf um 500% zu erhöhen, ist beinahe unmöglich.
  - In manchen Fällen sollte ein Experte oder eine Autoritätsperson hinzugezogen werden, um zu entscheiden, ob die Etappenziele erreichbar sind.
- Relevant. Wird dieses Etappenziel einen Nutzen für das große Ziel und die Strategie haben? Führt das Messen der Größe und des Gewichts von Mittelschülern direkt zu einer Besserung der Psyche? Achte darauf, dass deine Etappenziele und deine Methode miteinander hergehen.
- Time - zeitgebunden. Wann wird das Etappenziel erreicht, und/oder wann wissen wir, dass wir fertig sind? Lege ein Ende für das Projekt fest. Lege zudem ein mögliches Ergebnis fest, das das Projekt vorzeitig enden lassen könnte.
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Liste deine Ressourcen. Schreibe alles auf, das du benötigst, um dein Ziel zu erreichen. Die Ressourcen sind je nach Zweck deines Arbeitsplans unterschiedlich.
- An deinem Arbeitsplatz können Ressourcen u.a. das finanzielle Budget, Personal, Berater, Büroräume, und Bücher sein. Wenn dein Arbeitsplan sehr formell ist, folgt eine detaillierte Gliederung des Budgets im Anhang.
- Im akademischen Bereich können Bibliotheken, Forschungsunterlagen, wie Bücher, Zeitungen; Computer und Internet; Professoren und andere Personen, die dir Fragen beantworten können, zu den Ressourcen gehören.
Einschränkungen sind Hürden, die sich dir in den Weg legen könnten. Wenn du z.B. an einem Forschungsbericht arbeitest, merkst du vielleicht, dass dein Arbeitsplan zu überfüllt ist und dir nicht die nötige Zeit zum recherchieren und schreiben einräumt. Die Einschränkung wäre hier also der überfüllte Zeitplan. Du müsstest dann etwas aus deinem Zeitplan streichen, und dem Forschungsbericht den Vorrang geben.
Verantwortlichkeit ist für einen guten Plan unablässlich. Wer ist für die einzelnen Aufgaben verantwortlich? Es kann ein Team sein, das an einer Aufgabe arbeitet, aber es muss immer eine Person als Ansprechpartner geben.
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Deine Strategie. Schaue über deinen Arbeitsplan und entscheide, wie du deine Ressourcen nutzen willst und die Hindernisse überwinden kannst, um dein Ziel und die Etappenziele zu erreichen.
- Schreibe einzelne Schritte auf. Lege fest, was an jedem Tag oder in jeder Woche passieren muss, um dein Etappenziel zu erreichen. Schreibe zudem auf, was deine Teamkameraden tun müssen. Du kannst hierfür eine Projektmanagement Software oder einen Kalender verwenden.
- Kreiere einen Zeitplan. Du kannst zwar einen vorläufigen Plan erstellen, aber du solltest immer darauf gefasst sein, dass unerwartete Dinge passieren können und du den Zeitplan so legen musst, dass eventuelle Rückschläge und Zeitverluste mit einkalkuliert sind.
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Tipps

Erstelle deinen Arbeitsplan so, dass er für dich funktioniert. Arbeitspläne können so detailliert oder so weiträumig angelegt sein, wie du willst. Sie können auf ein Blatt Papier geschrieben oder professionell auf dem PC erstellt sein. Verwende eine Methode, die für dich am besten ist.
Wenn dein Projekt sehr groß ist, solltest du Meilensteine festlegen. Meilensteine sind Punkte während des Projekts, die dir zeigen, dass spezielle Etappenziele erreicht wurden. Sie können ebenso zur Reflexion dienen und dir zeigen, wo im Verlauf des Projekts du gerade bist und ob du noch im Zeitplan bist.

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