كيفية كتابة خطاب تفويض أو توكيل

تنزيل المقال

تنزيل المقال

خطاب التفويض يعطي طرفًا ثالثًا الإذن بالتصرف بالنيابة عنك، خاصةً في الحالات التي لا تكون موجودًا فيها أو غير قادرًا على التصرف بنفسك. قد تحتاج أن يساعدك شخصًا ما في الأمور المالية مثلًا أو المسائل القانونية أو التوجيهات الصحية. خطاب تفويض مكتوب بشكل صحيح سيؤدي هذا الغرض.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 4:

التحضير لكتابة خطاب تفويض

تنزيل المقال

1. 
   1
   اعرف ما الذي يفعله خطاب التفويض. خطاب التفويض يعطي شخصًا آخر الحق في التصرف بالنيابة عنك في مسائل محددة. هذه المسائل في الأساس تكون في ظروف معينة يكون فيها كاتب الخطاب غير قادر على تمثيل نفسه. إليك بعض الأمثلة التي قد تتطلب خطاب تفويض:

   • قد يمنح الوالد عاملي الروضة الحق في اتخاذ قرارات في حالات الطوارئ الطبية بخصوص الأطفال في الروضة.
   • من المستحسن إعطاء خطاب تفويض للقُصَّر الذين يسافرون مع بالغين غير والديهم أو أوصيائهم. سيحمي هذا القُصَّر من الاتجار بالأطفال وقضايا حضانة الأطفال.
   • إذا كان لديك بعض المال في بنك محلي لم تعد قادرًا على الوصول إليه فقد تحتاج أن تكتب خطاب تفويض لتسمح لشخصٍ آخر بالتصرف في الأمور التي تتعلق بالحساب أو المؤسسة المالية.
   • خطاب التفويض يمكن أن يسمح بالكشف عن معلومات شخصية مثل السجلات الطبية.
   • قد تحتاج أيضًا أن تفوض طرفًا آخر ليتصرف بالنيابة عنك في معاملة المعاملات المالية سريعة الحدوث. ليس بإمكان كل الصفقات التجارية أن تنتظرك! إذا كنت مريضًا يمكنك كتابة خطاب تفويض ومنح ثقتك لبعض زملائك باتخاذ القرارات بدلًا منك بشكل مؤقت.
2. 
   2
   حدد الجهات المختلفة المتضمنة في خطاب التفويض. يوجد ثلاثة أطراف في خطاب التفويض: الطرف الأول هو صاحب الحق الأصلي مثل والد الطفل أو صاحب الحساب البنكي. الطرف الثاني هو مجموعة الأشخاص أو الشخص الذي يتعامل معه الطرف الأول مثل المؤسسات المالية أو المستشفيات. الطرف الثالث هو الشخص الذي اخترته ليتصرف كوكيل في حالة غياب الطرف الأول. يجب أن يكون الخطاب موجهًا للطرف الثاني.

   • سيشرح الخطاب الحقوق الممنوحة للوكيل الذي سيتصرف بالنيابة عنك.
   • إذا كان الطرف الثاني غير معلوم (خاصةً في عندما تُمنَح السلطة في حالات الطوارئ محتملة الحدوث) عليك ببساطة كتابة في الخطاب "إلى من يهمه الأمر".
3. 
   3
   اطبع خطاب التفويض بدلًا من كتابته باليد. كتابة خط اليد قد يكون من الصعب قراءتها كما أن شكلها ليس احترافيًا كالكتابة المطبوعة. خطاب التفويض عبارة عن وثيقة مهمة حيث تمنح أحدهم سلطتك القانونية أو المالية. يجب أن يكون الخطاب جاهزًا لأي لفحص. إذا أرد شخصًا قريبًا لك أن يطعن في سلطة حامل الخطاب قيمكن استخدام هذه الوثيقة كدليل في المحكمة.

جزء 2

جزء 2 من 4:

كتابة عنوان الخطاب

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب اسمك وعنوانك على الجانب الأيمن العلوي من الصفحة. اتبع الخطوات التي تتخذها عند كتابة خطاب عمل. يجب أن يكون اسمك على السطر الأول واسم الشارع الذي تسكن فيها في السطر الثاني ومدينتك والرمز البريدي على السطر الثالث. كل الأسطر في الصفحة يجب أن تكون المسافات بينها واحدة.
2. 
   2
   اكتب التاريخ. بعد كتابة الاسم والعنوان انتقل للسطر التالي واكتب تاريخ كتابة الخطاب. اكتب التاريخ بالكامل شاملًا اليوم والشهر والسنة ولا تختصر.
3. 
   3
   اكتب اسم مستلم الخطاب وعنوانه بعد ذلك. اترك سطرًا بين التاريخ واسم المستلم وعنوانه. يجب أن تكون معلومات المستلم بالأسلوب نفسه الذي كتبت به معلوماتك.

   • ضع في حسبانك أن مستقبل الخطاب ليس هو الشخص الذي تخول له بالتفويض. أنت تمنح التفويض لطرف ثالث (وكيل) ليتصرف بالنيابة عنك ولكن الخطاب يجب أن يكون موجهًا للطرف الثاني (الشخص الذي سيتعامل معه الوكيل).
   • يمكنك ترك هذا الجزء فارغًا إذا كنت لا تعرف الطرف الذي ستتعامل معه. مثال: إذا منحت سلطات طبية في الطوارئ لعامل الروضة بشأن طفلك في الحالات التي لا يمكنك الوصول فيها فقد تكون لا تعلم أي مستشفى سيتعامل معها العامل.

جزء 3

جزء 3 من 4:

كتابة موضوع الخطاب

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب التحية. استخدم الألقاب المناسبة مثل "السيد المحترم" أو "السيدة المبجلة" بدلًا من كتابة الاسم مباشرةً. يمكنك بدء التحية بعزيزي أو اكتب "إلى" مباشرةً

   • استخدم اسم الشخص الذي ترسله له الخطاب بالكامل ولقبه.
   • إذا كنت لا تعرف اسم الطرف الذي سيتعامل مع وكيلك اكتب "إلى من يهمه الأمر".
2. 
   2
   اجعل خطاب التفويض قصيرًا ودقيقًا. الخطابات الطويلة تتضمن معلومات أكثر يمكن تفسيرها بطرق مختلفة. الخطابات المختصرة التي تخاطب الموضوع مباشرةً مع أقل قدر ممكن من الإسهاب غالبًا لا تؤدي لتفسيرات متضاربة.
3. 
   3
   حدد الواجبات المسموح لممثلك فعلها بالنيابة عنك. تأكد أن خطاب التفويض موجزًا ودقيقًا. أنت تحتاج أن تذكر تفاصيل معينة عن السلطات التي تمنحها. مثال: يمكن التفويض لممثلك بإجراءات طبية أو توقيع وثائق قانونية في غيابك أو سحب أموال من حسابك المصرفي. يمكنك على سبيل المثال بدء الخطاب بالتالي:

   • أقر أنا (اكتب اسمك بالكامل) بموجب هذا الخطاب الموجه لـ(اكتب اسم المنظمة التي تستقبل سجلاتك الطبية) بالسماح لـ(اكتب اسم وكيلك الكامل) بمعرفة المعلومات الطبية التالية من سجلاتي الطبية الشخصية: (اكتب المعلومات التي تسمح بها هنا).
   • اكتب تفاصيل محددة بشكل دقيق في خطاب التفويض. إذا كان الخطاب بشأن معلوماتك الطبية فاكتب رقم تأمينك الطبي ومعلومات المطالبة. إذا احتجت مساعدة بشأن مسألة قانونية اكتب رقم القضية. بشأن القضايا المالية اكتب معلومات الحساب المنطبق.
4. 
   4
   اكتب تواريخ التفويض. حدد وقت تأثير التفويض واكتب تاريخ البدء وتاريخ النهاية. مثال: يمكنك كتابة "للوكيل السلطة في اتخاذ قرارات طبية بشأن طفلي أثناء المكوث في (عنوان) من الأول من أبريل 2016 وحتى 15 أبريل 2016".

   • في بعض الحالات قد لا تكون متأكدًا من التاريخ (إذا كنت تعطي تفويضًا في حالات الطوارئ مثلًا). في هذا النوع من التفويض يمكنك كتابة "في حالة حدوث أي طارئ للوكيل الإذن بالتصرف نيابةً عني لمدة 30 يوم" مثلًا.
5. 
   5
   اكتب سبب التفويض. اشرح لما تحتاج أن يتصرف ممثلك بالنيابة عنك. الشرح قد يكون بسبب أنك مريض أو خارج المدينة أو قد لا تكون قادرًا على الوصول في الوقت المطلوب.
6. 
   6
   حدد حدود التفويض. قد تريد أيضًا أن تحدد المسائل التي لا تفويض فيها. مثال: قد تقول أن الموكل غير مسموح له باستخدام معلوماتك الطبية لأي غرض آخر غير المذكور في الخطاب أو أن الموكل غير مسموح له باتخاذ قرارات مالية معينة بالنيابة عنك دون موافقة خطية مسبقة منك.
7. 
   7
   اختم الخطاب. أنه الخطاب بتحيات ختامية مثل "مع خالص التقدير". اترك أربعة أسطر فارغة لتوقع فيها بخط يدك ثم اكتب الاسم الكامل بعد ذلك.

جزء 4

جزء 4 من 4:

نهاية الخطاب

تنزيل المقال

1. 
   1
   نسق الخطاب بشكل صحيح. خطاب التفويض عبارة عن خطاب عمل ويجب أن يكون تنسيقه صحيحًا. خطابات العمل التقليدية تستخدم صيغة واحدة. يجب أن تكون المسافات في موضوع الخطاب متساوية وسطر فارغ بين التحية وأول فقرة وكذلك بيك كل فقرة والتي تليها.
2. 
   2
   اعثر على شاهد أو كاتب عدل. الشاهد هو شخص يراك وأنت توقع خطاب التفويض. يضمن هذا أنك لم توقع الخطاب بالإكراه وأنك أعطيت التفويض فعلًا. في بعض الحالات من الجيد أن تشهر خطابك على يد كاتب عدل. كاتب العدل هو شخص مرخص من الدولة بالشهادة على الوثائق القانونية.

   • يجب ألا يكون هذا الشخص أحد المذكورين في الخطاب.
3. 
   3
   وقع الخطاب. اطبع الخطاب ووقعه بقلم أزرق أو أسود. قد تختر أن تكتب التاريخ بجانب التوقيع ايضًا وان فعلت ذلك اكتب تاريخ توقيع الوثيقة.

   • اجعل الشاهد يوقع ويكتب التاريخ هو أيضًا أو اسأل كاتب العدل أن يوثقه.
4. 
   4
   أعط الخطاب الأصلي للوكيل. في معظم الحالات سيحتفظ الوكيل بالخطاب بحيث يكون معه وثيقة التفويض الصحيحة. الوكيل قد يحتاج أن يقدم الخطاب لمسؤولي الهجرة مثلًا إذا كان سيسافر لدولة أخرى مع ابنك.
5. 
   5
   احتفظ بنسخة من الخطاب. تأكد أن تحتفظ بنسخة من الخطاب فقد تحتاجها إذا أُثيرَت أي تساؤلات بشأن التفويض الذي أعطيته لموكلك.

أفكار مفيدة

• إذا احتجت أن تجري أي تغيير لخطاب التفويض (إضافة أو حذف) فمن المستحسن أن تكتب خطابًا جديدًا وأن توثقه أو تجعل شخصًا يشهد عليه.