Comment écrire une procuration

Vous voulez donner procuration à quelqu'un ? Une lettre de procuration habilite une tierce personne à agir en votre nom, notamment lorsque vous êtes indisponible ou incapable d'agir vous-même. Vous pouvez demander à quelqu'un de vous assister, par exemple pour régler une affaire financière ou juridique ou bien appliquer une directive de santé. Une lettre de procuration correctement rédigée vous permettra d'atteindre ce but.

Partie 1

Partie 1 sur 4:

Rédiger l'entête de la lettre

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Suivez la présentation normale d'une lettre commerciale. Écrivez votre nom sur la première ligne, le nom de votre rue sur la deuxième ligne, celui de votre ville, votre pays et votre code postal sur la troisième ligne. Toutes ces lignes et les suivantes devraient être séparées par un interligne simple ^{[1]XSource de recherche}.
Après votre nom et votre adresse, sautez une ligne et écrivez la date complète et sans l'abréger, par exemple « le 2 février 2015 ».
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Écrivez le nom du destinataire et son adresse. Sautez une ligne après la date et inscrivez le nom et l'adresse du destinataire. Les renseignements concernant le destinataire doivent être présentés de la même façon que les vôtres.
- N'oubliez pas que le destinataire est différent de la personne habilitée à prendre des décisions à votre place. Vous donnez à une tierce personne un mandat pour agir en votre nom, mais la lettre devrait être adressée à la deuxième partie, c'est-à-dire la personne avec laquelle votre mandataire devra traiter ^{[2]XSource de recherche}.
- Si vous ne connaissez pas la personne, vous pouvez laisser cette partie en blanc. Par exemple, si vous avez accordé une procuration à une garde d'enfants pour faire face à une urgence médicale dont votre enfant pourrait faire l'objet, dans le cas où vous serez injoignable, vous ne pourrez pas savoir d'avance à quel hôpital elle s'adressera.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Rédiger le corps de la lettre

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Écrivez la formule d'appel. Au lieu des prénoms, employez un titre de civilité adéquat, comme « Mlle », « Mme », « M. » ou « Dr ». Vous pouvez commencer avec « cher » ou plus formellement avec l'expression « à l'attention de ».
- Inscrivez le nom complet et le titre du destinataire de la lettre.
- Écrivez « à qui de droit », si vous ne savez pas à qui adresser la lettre, notamment si vous ignorez le nom du vis-à-vis de votre mandataire.
Plus la lettre est longue, plus elle risque d'être comprise de façons différentes. Votre lettre aura moins de chance de mener à des interprétations contradictoires, si elle est concise, claire et sans verbiage.
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Précisez les actes que votre représentant sera habilité à réaliser en votre nom. Vérifiez que votre lettre de procuration est concise et précise. Vous devez aussi fixer les limites de la procuration que vous accordez, par exemple, si votre représentant peut autoriser une action médicale, signer des documents juridiques en votre absence ou retirer des fonds auprès de votre banque. Voici un exemple dont vous pouvez vous inspirer pour commencer votre lettre.
- Je soussigné (insérez votre nom complet), donne par la présente procuration à xxx pour communiquer à (insérer le nom de l'organisme qui recevra votre dossier médical), les informations médicales suivantes contenues dans mon dossier médical personnel : (énumérer les renseignements médicaux ^{[3]XSource fiableUS Occupational Safety and Health AdministrationAller sur la page de la source}).
- Donnez des détails très précis concernant cette procuration. Si la lettre concerne vos renseignements médicaux, indiquez votre numéro d'assurance maladie et les références de votre réclamation. Si vous avez besoin d'une assistance juridique, indiquez le numéro de votre dossier. Pour les questions financières, donnez les renseignements appropriés sur votre compte bancaire.
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Indiquez la période de validité de la procuration. Il est important de préciser cette période. Mentionnez la date du début et la date de la fin de la période de validité de votre procuration. Par exemple, vous pouvez écrire : « le représentant est autorisé à prendre des décisions médicales concernant mon enfant, lorsqu'il séjournera à (adresse) du 1er septembre 2015 au 15 septembre 2015. »
- Dans certaines situations, il est possible que vous ne connaissiez pas les dates, comme lorsque la procuration concerne des situations urgentes et soudaines. Dans ce cas, précisez la durée. Par exemple, vous pouvez écrire : « en cas d'urgence, le mandataire est habilité à agir en mon nom pendant trente jours. »
Expliquez pourquoi vous avez besoin d'un mandataire pour agir en votre nom. Vous pouvez dire que vous êtes malade, absent ou indisponible pendant un certain de temps.
Vous pouvez également préciser les domaines qui sont exclus du champ d'application de la procuration. Par exemple, vous pouvez décider que le mandataire n'est pas autorisé à employer vos renseignements médicaux à des fins autres que celles précisées dans la lettre. Vous pouvez aussi écrire que le mandataire n'est pas autorisé à prendre certaines décisions financières en votre nom sans une autorisation écrite préalable de votre part ^{[4]XSource fiableUS Occupational Safety and Health AdministrationAller sur la page de la source}.
Vous pouvez le faire avec une formule de politesse, comme : « je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes sentiments distingués. » Ensuite, laissez un espace de quatre lignes pour apposer votre signature, puis tapez votre nom complet.
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Parachever la lettre

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Une lettre de procuration est un document officiel et à ce titre elle doit respecter certaines règles, tant dans son style que dans sa forme. En général, il s'agit de lettres normalisées qui sont composées en pavé. Le corps de la lettre doit être à interligne simple et les paragraphes ne devraient pas être indentés, sauf si la composition de la lettre est en alinéa. Sautez une ligne après la formule d'appel et à chaque changement de paragraphe ^{[5]XSource de recherche}.
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Faites appel à un témoin ou à un notaire public. Un témoin est une personne en présence de laquelle vous signerez votre lettre de procuration. Cela permet d'affirmer que vous n'avez pas été contraint de signer la lettre et que vous êtes réellement la personne qui donne l'autorisation. Dans certains cas, il est préférable de faire authentifier votre lettre par un notaire public ^{[6]XSource de recherche}. Cette personne est officiellement autorisée à attester les documents juridiques.
- Cependant, cette personne ne devrait pas être parmi celles qui sont nommées dans la lettre.
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Signez la lettre. Imprimez la lettre et signez-la à l'encre bleue ou noire. Vous pouvez choisir d'écrire la date à côté de votre signature. Si tel est le cas, inscrivez la date à laquelle vous signez le document.
- Demandez aussi à votre témoin de signer et de dater la lettre ou au notaire de légaliser votre signature.
Dans la majorité des cas, la personne qui vous représente conservera la lettre pour avoir une preuve de la procuration que vous lui avez accordée. Le mandataire peut avoir besoin de présenter la lettre aux agents de l'immigration, par exemple, s'il se déplace à l'étranger avec votre enfant.
Veillez à conserver une copie de la lettre dans vos archives. Vous en aurez peut-être besoin au cas où un problème survient à propos de la procuration que vous avez accordée à votre mandataire.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Se préparer pour rédiger une lettre de procuration

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Familiarisez-vous avec l'objet d'une lettre de procuration. Cette lettre vous permet d'accorder à une autre personne le droit d'agir en votre nom dans des situations précises. Elle sert principalement lorsque l'auteur de la lettre n'est pas en mesure de se représenter lui-même. Voici quelques situations pour lesquelles une lettre de procuration peut être appropriée.
- Un parent ou un tuteur peut donner à une garde d'enfants l'autorisation de prendre des décisions médicales d'urgence concernant les enfants qu'il lui a confiés ^{[7]XSource de recherche}.
- Il est recommandé de rédiger une lettre de procuration concernant des mineurs voyageant avec des adultes qui ne sont ni leurs parents ni leurs tuteurs. Cela protègera le mineur contre le trafic d'enfants et les problèmes liés à la garde des enfants ^{[8]XSource de recherche}.
- Si votre argent est déposé dans une banque éloignée de votre lieu de résidence, vous aurez probablement besoin de rédiger une lettre de procuration pour habiliter quelqu'un d'autre à régler des questions posées par votre compte ou votre banque.
- Une lettre de procuration peut autoriser la divulgation de renseignements personnels, comme des antécédents médicaux ^{[9]XSource fiableUS Occupational Safety and Health AdministrationAller sur la page de la source}.
- Vous pouvez aussi charger un tiers d'agir en votre nom pour traiter des transactions financières très changeantes. Vous ne pourrez pas traiter toutes ces affaires vous-mêmes. Si vous êtes provisoirement empêché, vous pouvez rédiger une lettre de procuration et accorder un pouvoir de décision à un collègue de confiance pour une période déterminée.
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Identifiez les différentes parties énoncées dans une lettre de procuration. Elles sont au nombre de trois. D'abord, il y a le titulaire des droits d'origine, par exemple le parent d'un enfant ou le titulaire d'un compte bancaire. La deuxième partie est le groupe ou la personne avec qui la première partie est en relation, comme un établissement financier ou un hôpital. La troisième partie est la personne désignée pour agir en tant que mandataire, en l'absence de la première partie. La lettre de procuration doit être adressée à la deuxième partie.
- Dans cette lettre, vous expliquez les pouvoirs que vous accordez à votre représentant pour agir à votre place ^{[10]XSource de recherche}.
- Si la deuxième partie n'est pas connue, surtout si la procuration est accordée pour faire face à des cas urgents éventuels, vous devrez simplement adresser la lettre « à qui de droit ».
Une lettre manuscrite risque d'être difficile à lire et son apparence n'est pas aussi nette que celle d'une lettre dactylographiée. Une lettre de procuration est un document important par lequel vous habilitez une personne à exercer en votre nom une action juridique ou financière. Elle doit pouvoir résister à un examen approfondi. Si l'un de vos proches veut contester la validité de la lettre, le document peut être produit en tant que preuve devant les tribunaux.
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Conseils

Si vous avez besoin de modifier votre lettre de procuration, il est préférable d'en rédiger une autre et de la signer en présence d'un témoin ou de la faire légaliser ^{[11]XSource de recherche}.