كيفية طلب إجازة من العمل عبر البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

تنزيل المقال

قد يكون طلب إجازة من العمل أمرًا صعبًا ومحرجًا، لكنك ستلجأ إليه يومًا ما لا محالة. إذا خططت جيدًا للوقت الذي ستغيبه عن العمل بحيث لا يؤثر غيابك تقريبًا على سير العمل وتحد من أي مشاكل أو أضرار قد تواجه مديرك بسببه، فستزيد احتمالية موافقته على إعطائك تلك الإجازة. كن مباشرًا وودودًا عند كتابة طلب الإجازة عبر البريد الإلكتروني واشرح جيدًا سبب احتياجك لتلك الإجازة. اطلب الإجازة بكل ثقة طالما كنت مهذبًا ومراعيًا لكيفية تأثير غيابك على العمل، سواءً كانت تلك الإجازة للترفيه أو لظروف شخصية أو أيًا كان سببها.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 2:

توقيت تقديم الطلب

تنزيل المقال

1. 
   1
   اقرأ قوانين الشركة حول طلبات الإجازة. اقرأ كتيب قوانين الشركة أو اسأل مديرك عن قوانين الإجازات، واعرف عدد أيام الإجازة المسموح بها لك، وكيف ومتى تنطبق شروطها وما إذا كان وضعك يؤهلك لأخذ إجازة مدفوعة الأجر.

   • قد تؤثر الأقدمية أو المنصب الوظيفي في شروط الإجازة المسموح بها وعدد أيامها.
   • تأكد أولًا من استحقاقيتك بعد لطلب الإجازات إذا كنت لا تزال موظفًا جديدًا، فقد لا يرحب مديرك بالأمر. يصعب على الموظفين الجدد طلب إجازات استثنائية في بداية عملهم مع الشركة.
2. 
   2
   اختر أيام إجازتك في أوقات ملائمة لضغط العمل. ستزيد احتمالية نجاحك في أخذ الإجازة إذا لم يكن هناك أي مشاريع جارية بالفعل أو مواعيد تسليم نهائية وشيكة. إذا كانت الشركة تمر بضغط فائق من العمل في وقت معين سنويًا، فتجنب طلب إجازة في ذلك الوقت قدر الإمكان.

   • إذا احتجت لإجازة خلال فترة منشغلة في العمل لظروف طارئة أو فرصة لن تعوّض، فقدم تبريرًا قويًا لطلب إجازتك.
   • اسأل ما إذا كان هناك مِن زملائك مَن ينوي أخذ إجازة في نفس الأيام التي تنوي عليها (إن كان ذلك متاحًا)، حيث ستصعب موافقة مديرك على طلب إجازتك في حال وجود عجز في عدد الموظفين.
   • إذا تمت الموافقة على طلبك، فذكّر زملائك بأيام إجازتك قبل أسبوع من حلولها.
3. 
   3
   قدم طلب الإجازة قبل موعدها بأسبوعين على الأقل. قدم طلب إجازتك قبل موعد بدايتها الذي تنوي عليه بأسبوعين على الأقل، فكلما قدمت طلب إجازتك مبكرًا، زادت احتمالية نيل الموافقة عليها. سيسمح إخطارك لمديرك بإجازتك قبل موعدها بعدة أسابيع أو شهر حتى بالقيام بالاستعدادات اللازمة لتعويض غيابك.

   • كلما زادت مدة الإجازة التي تنويها، كان عليك تقديم طلب إجازتك مبكرًا أكثر. إذا كنت تنوي أخذ إجازة لبضعة أيام فقط، فيكفي الإخطار بذلك قبل أسبوعين من موعدها، أما إذا كنت ستغيب لأسبوع كامل أو أكثر، فأخطر مديرك قبل موعد الإجازة بشهر على الأقل.
4. 
   4
   أنجز الكثير من العمل قدر الإمكان قبل بدئك في إجازتك. أنجز قبل رحيلك قدر ما يمكنك من المهام والمسئوليات المطلوب تنفيذها خلال فترة إجازتك، حيث سيقدّر زملاؤك طمأنتك وتأكيدك لهم بأن غيابك لن يزيد الحمل على عاتقهم، كما سيسهل ذلك من موافقة مديرك على طلبك.

   • رتب مع زملائك تنفيذ المهام التي لن تتمكن من إتمامها قبل حلول موعد إجازتك عوضًا عنك، وتأكد من فهمهم الكامل لتلك المهام، وأعطهم أرقامًا وطرقًا للتواصل معك في حال احتاجوا مساعدتك حيال أمر ما أثناء غيابك.

جزء 2

جزء 2 من 2:

كتابة البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

1. 
   1
   وضح طلبك في عنوان البريد. ينبغي أن يدرك مديرك طبيعة طلبك فور وصول بريدك إليه دون الحاجة لفتحه حتى، لذا اكتب بوضوح أنك ترغب في إجازة موضحًا تاريخها في عنوان البريد.

   • مثال لعنوان البريد: " طلب إجازة لمحمد علاء للأيام من 10/10/2010 إلى 14/10/2020".
2. 
   2
   افتتح البريد بتحية لطيفة. خاطب مديرك باسمه مباشرة مرفقًا ذلك بتحية لطيفة، فعلى الرغم من أن هذا قد يبدو أمرًا غير ضروري أو غير مهم، إلا أنه سيضفي نبرة دافئة على بريدك ويجعله أكثر احترافية.

   • لا حاجة لأن تكون تحيتك مبالغة في الاحترام أو اللباقة، فيكفي قول شيء بسيط مثل "مرحبًا يا أحمد" أو "صباح الخير يا سعاد" أو "تحياتي يا أشرف".
   • كن على دراية بألقاب مديريك والطرق التي يفضل مناداته بها. قد يبدو استخدامك لاسم مديرك الأول في بريدك أمرًا وقحًا إذا كانت المخاطبة بالألقاب هي طريقة التواصل السارية في شركتك أو إذا كان مديرك يفضل مناداته بلقب ما قبل اسمه مثل (دكتور أو أستاذ أو مهندس...)، فاستخدم تلك الألقاب عند تحيتك له في رسالتك.
3. 
   3
   اذكر تاريخ الإجازة. أعد ذكر تاريخ أيام الإجازة في أول سطر من جسد الرسالة نفسه، حتى بعد ذكرك له بالفعل في عنوان البريد، وصِغ تلك المعلومات على هيئة طلب.

   • مثال: "أطلب من سيادتكم إجازة من يوم الأربعاء الموافق 10 أكتوبر إلى يوم الخميس الموافق 18 أكتوبر".
4. 
   4
   وضح سبب احتياجك للإجازة. اذكر سبب طلبك للإجازة مباشرةً بعد ذكر التواريخ وكن صادقًا حيال هذا السبب، حتى لو كنت تشك في موافقة مديرك عليه. قد تواجه عواقب وخيمة إذا كذبت حيال سبب طلبك للإجازة، كما سيصعّب ذلك من نيل الموافقة على أي طلبات إجازة مستقبلية.

   • مثال: "أحتاج لتلك الإجازة للسفر مع عائلتي في رحلتهم إلى الغردقة".
   • إذا كنت تطلب الإجازة لظروف طارئة أو حدث مفاجئ، فاحرص على التشديد على ذلك أثناء تبريرك لطلب إجازتك. يميل المديرون عادةً للموافقة على طلبات الإجازة المفاجئة في تلك الحالات الطارئة كالجنازات أو الظروف الطبية أو الأفراح المفاجئة، حتى ولو تم تقديم الطلب في اللحظات الأخيرة دون سابق إنذار.
5. 
   5
   طمئن مديرك بإعدادك لخطة لتعويض غيابك. أظهر لمديرك أنك فكرت جيدًا في كيفية تأثير غيابك على العمل، لذا إذا كنت ستحتاج للترتيب مع أحد زملائك ليغطي بعض مسئولياتك أو كان هناك أي مشروعات أو عملاء قد يتطلبون متابعتك أثناء فترة إجازتك، فاذكر تفصيليًا كيف ستحل تلك المشاكل. كلما أزحت المزيد من العبء والعمل عن كاهل مديرك، كلما شعر بأريحية أكثر للموافقة على طلب إجازتك.

   • مثال: "لقد حرصت على أن يسري عملي على أكمل وجه أثناء غيابي، فقد اتفقت مع أحمد ليتولى مسئولية عملائي، كما أنهيت كل الأعمال الورقية المطلوبة أثناء فترة غيابي".
   • أخبر مديرك بطريقة التواصل معك في حالة الحاجة إليك أثناء إجازتك، لكن إذا لم تكن ترغب أو تستطيع إعطاءه رقمًا أو عنوان بريد إلكتروني ليتواصل معك من خلاله أثناء غيابك، فأخبره بذلك في طلبك.
6. 
   6
   اختتم رسالتك بطريقة لطيفة وودية. اختتم البريد الإلكتروني بسؤال مديرك عن موقفه حيال طلبك، واشكره أيضًا قبل توقيع البريد باسمك، حيث سيحافظ ذلك على النبرة الودية والاحترافية التي بدأتها في تحيتك.

   • مثال لخاتمة البريد: "هل هناك مشكلة في ذلك؟ مع خالص الشكر، محمد".

نصيحة من خبير

كيف تستغل وقتك على أكمل وجه:

• ضع هدفًا لنفسك بتعلم أو تحقيق شيئًا ما خلال ال 6 أشهر القادمة، حيث سيساعدك التطلع لشيء ما على الحفاظ على حماسك وتحفيزك في الشهر الأول من عودتك للعمل بعد إجازة طويلة.
• فكر في مستقبلك الوظيفي أثناء وقت إجازتك، واسأل نفسك عن تطلعاتك وما إذا كانت وظيفتك تحقق لك تلك التطلعات، ثم فكر في الفرص المتاحة في وظيفتك التي قد تساعدك في تحقيق أهدافك على المدى البعيد.
• إذا كنت سعيدًا في مكان عملك الحالي، لكن ليس بالوظيفة التي تشغلها به، فتحدث إلى مديرك حول إمكانية نقلك إلى وظيفة أخرى في الشركة قبل عودتك من الإجازة وانخراطك في وظيفتك الحالية مجددًا.