Vrij vragen via e‐mail

Vrijaf vragen kan lastig zijn en je nerveus maken, maar soms is het noodzakelijk. Als je je tijd buiten het werk om plant, zodat het minimale problemen veroorzaakt voor je werkgever, zal je meer kans hebben om die vrije dagen te krijgen die je nodig hebt. Als je gaat zitten voor je verzoek via e-mail, wees dan direct en vriendelijk en geef een goede uitleg waarom je vrij wilt nemen. Of je nu op vakantie gaat of persoonlijke zaken moet regelen, je kunt met een gerust hart vrijaf vragen als je beleefd bent en rekening houdt met de gevolgen van je afwezigheid voor je werkplek.

Deel 1

Deel 1 van 2:

Je verzoek op het juiste moment indienen

Pdf downloaden

1
Controleer het beleid van je bedrijf aangaande het aanvragen van verlof. Controleer het werknemershandboek of vraag een supervisor wat het vakantiebeleid is op jullie werkplek. Zoek uit hoeveel vakantiedagen je beschikbaar hebt, hoe en wanneer ze accumuleren en of je in aanmerking komt voor betaalde vrije tijd.^[1]XBron
- Of je wel of niet een senior bent kan ook van invloed zijn op het aantal dagen dat je vrij kunt nemen en wanneer je op vakantie kunt gaan.
- Als je een nieuwe werknemer bent, controleer dan of je nog in aanmerking komt voor vrije tijd. Als je een nieuwe werknemer bent, kan het moeilijk zijn om vrijaf te krijgen en zal de leidinggevende mogelijk niet al te enthousiast zijn.
2
Plan je vrije dagen op een geschikt moment. Het zal gemakkelijker zijn om vrij te nemen als je niet betrokken bent bij een lopend project, of als er geen dreigende deadlines zijn. Als je bedrijf een bepaalde tijd van het jaar heeft die erg druk is, dan kun je in die periode beter geen vrije dagen opnemen.^[2]XBron
- Als je tijdens een drukke periode tijd nodig hebt voor een onverwachte noodsituatie of kans, geef dan een overtuigende uitleg voor je verzoek.
- Als het mogelijk is, vraag dan of iemand anders overweegt vrij te nemen rond de data die jij voor ogen hebt. Als er op je werk een personeelstekort is, zal het voor je leidinggevende moeilijker zijn om je verzoek in te willigen.^[3]XBron
- Als je verzoek om vrijaf wordt ingewilligd, herinner je je collega's er dan ongeveer een week voordat je vrijaf neemt aan dat je een paar dagen weg bent.
3
Doe je verzoek ten minste twee weken van tevoren. Je moet ten minste twee weken voor de datum waarop je vrijaf wilt, verlofdagen aanvragen. Over het algemeen geldt dat hoe verder van tevoren je dit verzoek doet, hoe groter de kans is het ingewilligd wordt. Als je je leidinggevende enkele weken of zelfs een maand voordat je vertrekt, laat weten dat je van plan bent om vrij te nemen, dan kan iedereen op de werkplek zich voorbereiden op je afwezigheid.^[4]XBron
- Hoe langer je van plan bent om vrij te nemen, hoe beter je dat van tevoren kunt aangeven. Een opzegtermijn van twee weken voor een paar vrije dagen is voldoende. Als je een week of langer weg bent, moet je je leidinggevende zo mogelijk minstens een maand van tevoren op de hoogte te stellen.
4
Voltooi zoveel mogelijk werk als je kan voor je vertrekt. Als er taken en verantwoordelijkheden zijn die je zou doen in de tijd dat je vrijaf wilt nemen, rond er dan zoveel mogelijk af voor je vertrekt. Je collega's geruststellen dat je afwezigheid hen niet te zwaar zal belasten, zal zeer op prijs worden gesteld en het gemakkelijker maken voor je leidinggevende om je verzoek in te willigen.^[5]XBron
- Als je werkverantwoordelijkheden hebt die niet voor je vertrek kunnen worden afgehandeld, maak dan afspraken met collega's om je te dekken. Zorg ervoor dat ze de taken die ze moeten afronden volledig begrijpen. Geef ze contactgegevens voor het geval ze je hulp nodig hebben.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Je e-mail schrijven

Pdf downloaden

1
Plaat je verzoek in de onderwerpsregel van de e-mail. Je wilt dat je leidinggevende je verzoek onmiddellijk begrijpt, zonder dat de e-mail geopend hoeft te worden. Geef specifiek aan dat je om vrije tijd vraagt, en geef in de onderwerpsregel aan om welke periode het gaat.^[6]XBron
- Een onderwerpsregel zou bijvoorbeeld kunnen zijn: 'Patrick Smit verzoek Vakantiedagen 10/10/2020 tot en met 25/10/2020.
2
Open met een vriendelijke groet. Spreek je leidinggevende rechtstreeks aan bij dies naam en voeg een aanhef toe. Het lijkt misschien onnodig of onbelangrijk, maar het zet een warme toon en zorgt ervoor dat de e-mail professioneler overkomt.^{[7]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
- Je groet hoeft niets bijzonders te zijn. Iets eenvoudigs als 'Hé Janet', 'Hallo David' of 'Hoi Harry' is prima.
- Houd rekening met eventuele titels en voorkeuren van je leidinggevende voor de manier waarop die wenst te worden aangesproken. Als men elkaar op de werkplek gewoonlijk bij de achternaam aanspreekt, dan kan het bij de voornaam aanspreken van je leidinggevende in een e-mail, weinig respectvol overkomen. Ook als je supervisor een titelvoorvoegsel gebruikt (zoals drs., ing., prof., etc.), moet je dit in je groet gebruiken.
3
Geef de periode van de vakantiedagen aan. Ook al heb je de perioden van de gewenste vakantiedagen al in de onderwerpsregel van je e-mail gezet, dan nog moet je ze ook in de eerste regel van je e-mail vermelden. Zet deze informatie in de vorm van een verzoek.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Ik wil graag vakantie vragen van woensdag 10 oktober tot en met donderdag 25 oktober.'
4
Leg uit waarom je vrije tijd wilt. Geef direct nadat je de periode hebt aangegeven aan waarom je vrij wilt hebben. Je moet eerlijk zijn over de reden waarom je vrijaf wilt, zelfs als je denkt dat je reden geen positief antwoord zal krijgen. Als je liegt over waarom je vrije tijd nodig hebt, kan dit ernstige gevolgen hebben, en zal het in de toekomst veel moeilijker zijn om vrij te krijgen.^{[8]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Ik vraag deze vrije dagen omdat we met het gezin op vakantie willen naar Frankrijk.'
- Als je om vrije tijd vraagt vanwege een noodgeval of een onverwachte gebeurtenis, zorg er dan voor dat je dit in je uitleg benadrukt. Begrafenissen, medische problemen of zelfs onverwachte bruiloften zijn enkele voorbeelden van onverwachte gebeurtenissen waarvoor je leidinggevende een laat verzoek om vrijaf zal inwilligen.
5
Verzeker je leidinggevende ervan dat je een plan hebt voor je afwezigheid. Laat je werkgever weten dat je zorgvuldig hebt overwogen hoe je afwezigheid de werkplek zou kunnen beïnvloeden. Als je regelingen moet treffen om iemand voor je in te laten vallen of als bestaande projecten en klanten je aandacht nodig hebben tijdens je vrije tijd, leg dan uit hoe je deze problemen gaat oplossen. Hoe meer werk en frustratie je je leidinggevende kunt besparen, hoe minder groot die het een probleem zal vinden dat je vrijaf neemt.^{[9]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: 'Ik heb ervoor gezorgd dat mijn verantwoordelijkheden worden opgevangen als ik weg ben. Ik heb geregeld dat Karel voor mijn klanten zorgt. Ook heb ik al het papierwerk dat ik tijdens mijn afwezigheid zou moeten doen, afgehandeld.'
- Het is altijd een goed idee om je leidinggevende te vertellen hoe je gecontacteerd kan worden als je weg bent. Als je niet in staat of niet bereid bent om een telefoonnummer of e-mail op te geven waar je tijdens je vrije tijd op bereikbaar bent, dan moet je deze informatie in je verzoek vermelden.
6
Sluit je mail tenslotte af met een positieve opmerking. In de laatste regel van je e-mail moet je vragen of je leidinggevende akkoord gaat met je verzoek. Je moet ook je leidinggevende bedanken voordat je de mail ondertekent. Dit handhaaft de vriendelijke en professionele toon die begon met je begroeting.
- Het afsluitende deel van je e-mail zou bijvoorbeeld kunnen luiden: 'Kun je hiermee akkoord gaan? Alvast bedankt, Patrick.'
Advertentie

Advies van een deskundige

Hoe je vrije tijd zo goed mogelijk kunt gebruiken:

Stel een doel voor jezelf in termen van iets wat je wilt leren of bereiken in de komende zes maanden. Iets om naar uit te kijken kan je helpen om jezelf gemotiveerd te houden in de eerste maand nadat je terugkomt van een lange werkvakantie.
Denk tijdens je vrije tijd na over je carrière. Vraag jezelf af waar je wilt zijn en of je baan je dat ook daadwerkelijk biedt. Denk vervolgens na over kansen binnen je baan die je kunnen helpen om dichterbij je doelen op de lange termijn te komen.
Als je gelukkig bent op je werkplek, maar niet in de exacte rol waarin je zit, overweeg dan om, voordat je terugkomt, met je baas te praten over een eventuele overgang naar een andere rol in het bedrijf.