Comment faire une demande de congé par mail

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Choisir le bon moment pour soumettre sa demande

Rédiger le courriel

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Références

Il est parfois intimidant et délicat de demander un congé, mais cela est souvent nécessaire. Pour obtenir plus aisément des congés, faites simplement en sorte que votre absence ne soit pas trop ressentie. Planifiez cette absence de sorte que cela ne cause pratiquement aucun problème à votre employeur. Si vous arrivez à faire cela, il n’y a pas de raison que vous n’obteniez pas ce congé qui vous tient tant à cœur ! Au moment de rédiger votre courriel, soyez direct, aimable et expliquez clairement les raisons qui motivent cette demande. Que ce soit pour aller en vacances ou pour des raisons personnelles, vous pouvez demander des jours de congé sans crainte si vous êtes poli(e) et soucieux(se) des répercussions que votre absence aura sur votre lieu de travail.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 2:

Choisir le bon moment pour soumettre sa demande

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   Renseignez-vous. Informez-vous sur la politique de votre entreprise concernant les demandes de congé. Consultez le manuel de l’employé ou rapprochez-vous de votre chef pour en savoir plus sur la politique de l’entreprise en la matière. Déterminez le nombre de jours de congé dont vous disposez, comment et quand les faire valoir. Cherchez à savoir également si vous pouvez prétendre à des congés payés .

   • Votre ancienneté aura également une incidence sur le nombre de jours de congé auquel vous pourrez prétendre et le moment où vous pourrez en bénéficier.
   • Si vous venez d’être embauché, cherchez d’abord à savoir si vous pouvez déjà prendre des jours de congé. S’absenter alors même que l’on vient de commencer un nouvel emploi est mal apprécié. Il est difficile de bénéficier d’un congé dans ces conditions et votre supérieur hiérarchique ne verra certainement pas une telle demande d’un bon œil.
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   Choisissez le meilleur moment pour prendre vos congés. Il vous sera plus facile de vous absenter si vous n’êtes impliqué dans aucun projet en cours ou si vous n’avez aucune tache dont le délai est proche. Si vous savez que votre entreprise est très sollicitée pendant une période donnée de l’année, ne cherchez pas à prendre des jours de congé pendant ces moments .

   • Si vous avez une urgence ou faites face à un évènement inattendu et souhaitez prendre un congé pendant une période où votre entreprise est très sollicitée, expliquez très clairement la raison dans votre demande.
   • Si possible, cherchez à savoir si quelqu’un d’autre envisage de s’absenter pendant la période que vous avez choisie. Si votre employeur n’a pas assez d’effectifs, il lui sera très difficile de valider votre demande .
   • Cependant, si vous réussissez à obtenir ces jours de congé, n’oubliez pas de rappeler cela à vos collègues au moins une semaine à l’avance. Dites-leur que vous allez vous absenter la semaine prochaine et prenez ensemble les mesures appropriées pour que tout se passe sans anicroche.
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   Faites la demande deux semaines à l’avance. N’attendez pas la veille pour faire une telle demande. Demandez vos congés au moins deux semaines à l’avance. Il est très souvent beaucoup plus facile d’obtenir de son supérieur hiérarchique des jours de congé lorsque l’on s’y prend assez tôt. En faisant savoir à votre supérieur hiérarchique, plusieurs semaines, voire un mois à l’avance que vous souhaitez prendre des jours de congé, vous lui permettrez de se préparer à votre absence .

   • Plus la durée du congé que vous souhaitez obtenir est longue, plus celle du préavis doit être importante. Donnez un préavis de deux semaines si vous souhaitez prendre seulement quelques jours de congé. Si vous souhaitez vous absenter pendant une semaine ou plus, pensez à avertir votre patron(ne) au moins un mois à l’avance.
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   Exécutez le plus de tâches possible avant de partir. Si vous avez des tâches et des responsabilités à assumer pendant cette période, accomplissez-en le plus possible avant de partir. Cherchez à alléger la tâche à vos collègues. Vos collaborateurs et votre patron seront rassurés si vous leur dites que votre absence ne les accablera pas outre mesure. Cela vous permettra aussi d’obtenir plus aisément les congés tant souhaités .

   • Si vous avez des obligations professionnelles que vous ne pouvez pas remplir avant votre départ, concertez-vous avec vos collègues et prenez ensemble les dispositions qui s’imposent pour qu’ils vous couvrent. Veillez à ce qu’ils comprennent parfaitement les tâches que vous leur demandez d’accomplir. Donnez-leur vos coordonnées ou celles des personnes qu’ils pourraient joindre au cas où ils auraient besoin d’aide.
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Partie 2

Partie 2 sur 2:

Rédiger le courriel

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   Précisez votre requête dans l’objet du mail. Votre supérieur hiérarchique doit pouvoir comprendre très rapidement ce que vous voulez sans même avoir à ouvrir le courriel. Soyez précis et direct. Précisez dans l’objet du mail que vous souhaitez bénéficier d’un congé et donnez les dates auxquelles vous désirez l’obtenir .

   • Par exemple, écrivez en objet : « Léon Dicaprio demande à s’absenter du 10/10/2020 au 25/10/2020. »
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   Commencez par une formule de salutation amicale. Adressez-vous directement à votre supérieur. Mentionnez son nom dans une formule de salutation amicale. Cela semble peut-être inutile ou sans importance, mais donne un ton chaleureux au courriel et le rend plus professionnel .

   • Nul besoin de faire des phrases compliquées pour le saluer. Dire quelque chose de simple comme : « bonjour Alice » , « bonjour Joseph » ou  « mes salutations Brienne » suffit amplement.
   • Renseignez-vous sur le titre de votre supérieur hiérarchique et la façon dont il préfère qu’on s’adresse à lui. Si dans votre entreprise, on a coutume de se servir du nom de famille pour communiquer, il serait irrespectueux de votre part de vous adresser à lui dans le courriel par son prénom. De même, si votre superviseur a un titre professionnel par lequel il aime bien être appelé ou que l’on utilise souvent pour communiquer avec lui (comme docteur, professeur, maitre, etc.), utilisez-le dans votre formule de salutation.
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   Précisez la période. N’oubliez pas de mentionner les jours pendant lesquels vous souhaitez vous absenter. Même si vous les avez déjà précisés dans l’objet du courriel, vous devez encore les répéter sur la première ligne de votre message. Présentez cela comme une requête.

   • Par exemple, écrivez : « Je souhaiterais aller en congé du mercredi 10 octobre au jeudi 25 octobre. »
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   Dites pourquoi vous souhaitez vous absenter. Immédiatement après avoir précisé les dates pendant lesquelles vous souhaitez vous absenter, fournissez la raison qui motive la demande. Soyez honnête. Dites exactement ce qui vous pousse à faire une telle requête, même si vous pensez cela ne recevra pas l’assentiment de votre employeur. Si vous mentez sur la raison, cela pourrait avoir de lourdes conséquences et il vous sera très difficile de demander et d’obtenir des congés à l’avenir .

   • Par exemple, écrivez : « Toute ma famille part en vacances à Hawaï, c’est la raison pour laquelle je sollicite un congé pour pouvoir me joindre à eux. »
   • Si vous souhaitez vous absenter parce que vous êtes confronté à une situation d’urgence ou un évènement inattendu, soulignez cela dans votre demande. Les funérailles, les problèmes de santé ou même les mariages subits sont des exemples d’évènements inattendus qui pourraient pousser votre chef à vous accorder un congé à la dernière minute.
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   Rassurez votre supérieur hiérarchique. Dites-lui que vous avez un plan pour parer à votre absence. Faites-lui comprendre que vous avez murement songé aux conséquences que votre absence pourrait avoir sur le travail. Si vous devez prendre certaines dispositions pour vous faire remplacer par un collègue ou si des projets et des clients peuvent avoir besoin d’une attention particulière pendant votre absence, expliquez en détail comment vous comptez résoudre ces problèmes. Plus vous réduirez la charge de travail et la frustration de votre supérieur, plus il sera enclin à vous laisser partir .

   • Par exemple, écrivez : « Je me suis assuré que mes fonctions seront prises en charge en mon absence. J’ai pris les dispositions idoines afin que Charlie puisse prendre en charge mes clients en mon absence. Par ailleurs, j’ai déjà terminé toutes les tâches dont je devrais m’occuper pendant cette période. »
   • Dites à votre chef comment on peut vous joindre pendant votre absence. Si vous ne pouvez ou ne voulez pas laisser votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique afin que l’on puisse vous contacter pendant cette période, dites-le clairement dans votre requête et donnez-en la raison.
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   Terminez sur une note positive. La dernière phrase de votre courriel doit servir à demander à votre employeur si votre demande est recevable. Remerciez-le également avant de signer de votre nom. Cela vous permettra de maintenir le ton amical et professionnel que vous avez imprimé au message dès le début.

   • Par exemple, la conclusion de votre courriel peut être la suivante : « Pensez-vous que ma demande soit recevable ? Merci, Pat. »
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Conseil d’expert(e)

Savoir profiter au maximum de ses jours de congé

• Définissez un objectif pour vous-même. Cela peut être quelque chose que vous voulez apprendre ou réaliser au cours des six prochains mois. Le fait de pouvoir espérer quelque chose vous aidera à rester motivé(e) au cours du premier mois suivant votre retour d’un long congé de travail.
• Pensez à votre carrière pendant le congé. Posez-vous la question de savoir où vous souhaitez être, et si votre travail actuel vous permet réellement d’y parvenir. Ensuite, faites un brainstorming sur les possibilités qui s’offrent à vous au sein de votre entreprise et qui peuvent vous permettre de vous rapprocher davantage de vos objectifs et de les réaliser à long terme.
• Si vous êtes content de travailler dans l’entreprise, mais pas dans la fonction précise que vous occupez actuellement, pensez à en discuter avec votre patron avant de revenir, afin d’envisager une éventuelle affectation à un autre poste.