كيفية بدء مكالمة هاتفية

سواء كنت ترغب في المواعدة أو التقدم لوظيفة ما، سوف تأتي لحظة تكون فيها مضطرًا لإجراء مكالمة هاتفية. إذا لم تكن معتادًا على التحدث عبر الهاتف، فإن بدء مكالمة تليفونية يمكن أن يكون موترًا للغاية. يكمن مفتاح المحادثة الجيدة في أن يكون الطرفان مرتاحين، لتتمكنا من مناقشة الأمور بسلاسة وسهولة، لكنك بالطبع تسأل نفسك الآن عن سر تحقيق هذه الحالة السحرية؛ الإجابة تجدها بالتفصيل في النقاط التالية.

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

التخطيط المسبق

تنزيل المقال

1
حدد ما الذي تريد إنجازه من هذه المكالمة. قبل حتى أن تلتقط الهاتف وتجري المكالمة، من المهم أن تُحدد هدفك منها. على سبيل المثال، إذا كنت تهاتف فتاةً ما بغرض عاطفي، فإن الهدف هو أن تطلب منها الخروج في موعد. خلال مكالمة عمل، فإن الغرض قد يكون أن تبيع بضاعةً أو أن تعرض خدمةً. يوجد فرق شاسع بين المثالين، لذا اسأل نفسك عمّا تبتغيه من المحادثة الهاتفية لتقدر على وضع خطة مناسبة للمضي قدمًا نحو هدفك. ^{[١]Xمصدر بحثي}
- حاول أن تكون مُحددًا قدر الإمكان عند وضعك للهدف؛ يساعدك ذلك في الاستعداد بأفضل كيفية للمحادثة.
- في بعض الحالات، قد يكون هدفك هو إجراء مكالمة ذات غرض عام. على سبيل المثال، ربما تجري مكالمةً مع جهة معينة لتسأل عن الخدمات التي تقدمها، دون أن تعلم تحديدًا ما الذي يهمك بالضبط. وفي هذه الحالة، تساعدك المعلومات التي تحصل عليها على تحديد ما تحتاجه.
2
حدد من ترغب في التحدث إليه. عندما تهاتف شخصًا مُحددًا لا تعرفه جيدًا، فربما ترغب في تكوين خلفية جيدة عن ذاك الشخص. ربما يعطيك ذلك فكرةً جيدةً عمّا تتوقعه من هذه المحادثة. على سبيل المثال، إذا كنت تحادث المدير التنفيذي لشركة ما، فغالبًا ما سيكون مشغولًا جدًا ولن يكون لديه الوقت الكافي للتحدث إليك. إذا كنت تحادث شخصًا خجولًا، ربما ترغب في أن تتولى أغلب الحديث.^{[٢]Xمصدر بحثي}
- إذا كنت تجري مكالمة عمل، يمكنك زيارة الموقع الإلكتروني للشركة التي يعمل بها الشخص الذي سيتحدث إليك. يجب أن تعثر على اللقب الذي يجب أن تحدث هذا الشخص به، كما يجب أن تقرأ سيرته الذاتية أيضًا والتي ستساعدك على معرفة هوية ذلك الشخص وماهية تلك الشركة.
- إذا كنت تجري مكالمةً شخصيةً، اسأل الشخص الذي تحادثه عن أحواله قبل بدء المحادثة.
3
دوَّن باختصار بعض نقاط الحديث. حالما تعلم ما الذي تريده ومن الذي ستحادثه، ربما سيخالجك شعورٌ أفضل إذا دونت باختصار بعض الملحوظات للحديث. قد تكون هذه الملحوظات على هيئة نقاط تريد أن تخوض الحديث عنها أو أسئلة تريد أن تسألها. يمكنك عن طريق تلك القائمة أن تتجنب نسيان نقطة مهمة هي في الواقع السبب الأساسي للمكالمة. ^{[٣]Xمصدر بحثي}
- قد يساعدك أن تضع خطةً للحديث أثناء المكالمة. بالطبع ستحتاج للتأقلم مع إجابات الطرف الآخر في المكالمة، ولكن يمكنك من خلال العودة لهذا المخطط البقاء منتبهًا لأهداف المكالمة الأساسية، خاصةً إذا كنت متوترًا من تلك المحادثة.
- فكر ما المدة التي ستحتاجها بالضبط لهذه المكالمة. من الأفضل أن تفترض أن هذه المكالمة لن تستغرق وقتًا طويلًا؛ لذا عليك أن تركز وتحدد أهم الموضوعات التي ستناقشها.

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

بدء المحادثة

تنزيل المقال

1
ابدأ بالتحية وتقديم نفسك. يجب أن تحيي الطرف الآخر في البداية، مثل أن تقول له: "مرحبًا." يمتلك أغلب الأشخاص خاصية تحديد هوية المتصل (بالإنجليزية: ID caller)، ولكن لا تزال تحتاج إلي أن تقدم نفسك ما لم يبادر الطرف الآخر بتحيتك باسمك. إذا كنت تهاتف شخصًا تعرفه إلى حد ما، فإن ذكر اسمك سيكون كافيًا. في بعض المواقف الأخرى، قد تحتاج إلى أن تزود الطرف الآخر بمعلومات أكثر ليتمكن من معرفتك.^{[٤]Xمصدر بحثي}
- عندما تحتاج إلى تحية الطرف الآخر، يمكنك أن تستخدم تعبيرًا يشير إلى توقيت اليوم، مثل: "صباح الخير" أو "مساء الخير"
- إذا كنت تجري مكالمة عمل، عليك أن تقدم اسم الشركة التي تعمل لصالحها. على سبيل المثال: "صباح الخير، أنا فادي سامح من شركة (...)"
- إذا كنت تهاتف فتاةً ما بغرض عاطفي، فربما تذكرها بمكان التقائكما. على سبيل المثال: "أنا فادي سامح. لقد تقابلنا في صالة الألعاب الرياضية الأسبوع الماضي."
- إذا كنت تحادث شخصًا تعرفه عن طريق صديق مشترك، يجب أن تزوده باسم صديقكما المشترك ذلك. على سبيل المثال، ربما تقول: "مرحبًا، أنا فادي، صديق محمد عمران. أعتقد أنه أخبرك أنني سأهاتفك."
- إذا كنت تتصل بهدف التقديم لوظيفة ما، يجب أن تذكر كيفية عثورك على تلك الوظيفة. على سبيل المثال قُل: "مرحبًا، أنا فادي سامح. أنا أتصل من أجل الوظيفة التي أعلنتم عنها في الجريدة بالأمس."
- إذا كنت تتصل تليفونيًا بعمل ما لتسأل عن معلومات عامة، فربما لا يجب عليك أن تذكر اسمك. ربما فقط تقول: "مرحبًا، أنا مهتم بالاشتراك في خدمة (...) تبعًا لشركتكم"
2
اسأل ما إذا كان الوقت جيدًا للتحدث. إذا كنت ترغب في الحصول على مكالمة جيدة، فمن المهم أن تتأكد أن الطرف الآخر بإمكانه التركيز في المكالمة الآن أم من الأفضل تأجيلها لوقت لاحق. يجب أن تسأل متحدثك إذًا عما إذا كان متفرغًا للمكالمة أم لا قبل بدئها. إذا أخبرك أنه لا يمانع الحديث الآن، يمكنك أن تبدأ محادثتك، أما إذا أخبرك أنه مشغولٌ أو على وشك الخروج، فحاول الاتفاق على وقت لاحق للحديث.^{[٥]Xمصدر بحثي}
- إذا كان الشخص الذي تحادثه ليس مستعدًا للمكالمة، حدد وقتًا آخرًا للمكالمة قبل أن تنتهيا من المحادثة. ربما تقول: "هل سيكون الوقت مناسبًا إذا أعدت الاتصال بك لاحقًا؟ الساعة الثالثة ربما؟"
- إذا أراد الطرف الآخر أن يحادثك مجددًا، فاعرض عليه يومًا ووقتًا ستكون متفرغًا فيه. ربما تقول: "سأكون متفرغًا غدًا صباحًا. هل الساعة العاشرة ستكون مناسبةً لك؟"
3
اكسر حاجز الصمت بمحادثة صغيرة. إذا كنت تتصل بهدف السؤال عن شيء أو لبيع سلعة ما، فأنت بحاجة لتجنب الخوض في الحديث عن غرضك من المكالمة فور بدئها. قد يكون ذلك التصرف منفرًا بالنسبة للطرف الآخر. في المقابل، تحتاج إلى إنشاء علاقة جيدة مع الطرف الآخر من خلال بدء المكالمة بحديث بسيط ولطيف، كأن تتحدث مثلًا عن الطقس أو عن أحوال صديقك. ^{[٦]Xمصدر بحثي}
- لا تُطِل في التحدث عن تلك المواضيع البسيطة، فقد ينفد صبر الطرف الآخر.
- إذا كنت تعرف الشخص الذي تحادثه، يمكنك أن تحاول المزاح معه باستخدام عبارات حول شيء يفضله. على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث مع شخص مهتم بالرياضة، يمكنك أن تقول: "لقد كانت مباراة مثيرة بالأمس، أليس كذلك؟"
- إذا كنت لا تعرف الشخص الذي يتحدث إليك، حاول أن تجعل الدردشة عامةً بعض الشيء. على سبيل المثال، قُل: "لقد كان الطقس حارًا مؤخرًا، أليس كذلك؟ لا أتذكر أن الطقس كان بهذه الحرارة الصيف الماضي."
4
عبر عمّا تصبو إليه من المكالمة. ما أن تشعر أنك أصبحت على وفاق مع الطرف الآخر ولم يعد هناك توترٌ، فهذا يعني أن الوقت قد حان للوصول إلى صُلب الموضوع. تحدث عن غرضك إلى الشخص الذي تهاتفه؛ كن واضحًا وتحدث بإيجاز قدر الإمكان لأنك بهذه الطريقة ستبدو واثقًا أكثر بشكل يجنبك التشتت أو الإسهاب في الحديث أكثر من اللازم. ^{[٧]Xمصدر بحثي}
- بينما تريد أن تؤكد على ثقتك بنفسك، تأكد من التصرف بنحو مهذب إذا كنت تطلب شيئًا ما من الشخص الذي تحادثه.
- إذا كنت تتحدث طويلًا دون توقف، فإن الطرف الآخر قد يفقد تركيزه. من الأفضل أن تتوقف وتسأل الطرف الآخر عن تقييمه، إذا كان لا يزال لديك بعض الكلام لتقوله.
- لا تتناول طعامًا أو تمضغ علكةً عندما تتحدث عبر الهاتف. فقد تعبر هذه الجلبة عن عدم اهتمامك بالحديث.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

الاستعداد للمكالمة

تنزيل المقال

1
ابحث عن مكان هادئ. عندما يحين وقت إجراء المكالمة، فبالتأكيد أنت ترغب في أن تكون المكالمة ناجحةً قدر الإمكان. هذا يعني أنك يجب أن تُعدّ الأجواء المناسبة للمكالمة، لذا عليك أن تحدد بقعةً هادئةً يمكنك فيها استعمال الهاتف. كل ما عليك فعله هو أن تحافظ على هدوء المكان الذي تجري المكالمة منه وتمنع الضوضاء قدر الإمكان لتتجنب الاضطرار أن تطلب من الطرف الآخر أن يُعيد كلامه أو أن تضطر أن ترفع صوتك حد الصراخ لكي يسمعك. ^{[٨]Xمصدر بحثي}
- أفضل مكان لإجراء المكالمة هو أن تختار غرفةً فارغةً مع غلق الباب. بهذه الطريقة، فإنك تضمن مكانًا هادئًا.
- إذا كان يجب أن تجري المكالمة في المكتب وسط زملائك وأنت تسمع صوتهم وضجيجهم أثناء العمل، فربما تختار موعدًا لا يكون فيه المكتب مزدحمًا. على سبيل المثال، يمكنك أن تجري المكالمة في موعد الغداء أو في نهاية اليوم عندما يبدأ الناس في التوجه إلى منازلهم.
- إذا كان من الممكن، حاول أن تتجنب إجراء المكالمات في الأماكن العامة، مثل: المطاعم أو المتاجر. فهذه الأماكن تعج بكل وسائل الإلهاء والإزعاج التي قد تهدد نجاح المكالمة. إذا كنت مضطرًا لأن تتصل بشخص وأنت في الخارج، حاول أن تعثر على مكان هادئ، مثل: الرواق الموجود خارج الحمامات في المطعم أو الممر الفارغ في المتجر.
2
ابحث عن مكان بشبكة إشارة هاتفية قوية. يستخدم أغلب الأشخاص هواتفهم النقالة كهاتف أساسي في الوقت الحالي. إذا كانت هذه الحالة تنطبق عليك، حاول أن تتأكد أنك في مكان تكون فيه إشارة هاتفك جيدةً لتتمكن من إجراء المكالمة، وبالتالي تضمن إجراء المكالمة بجودة جيدة. تمشَ قليلًا في الأرجاء حتى تبلغ المكان الذي تجد به أقوى إشارةً. إذا لم تعثر على مكان تكون فيه إشارة هاتفك قويةً، عليك أن تستعمل هاتفًا أرضيًا. ^{[٩]Xمصدر بحثي}
- ستكون إشارة الهاتف الأرضي غالبًا أقوى من الهاتف الخلوي، لذا إذا كانت مكالمتك مهمةً للغاية، حاول أن تستعمل هاتفًا أرضيًا. سيكون هذا الأمر لزامًا عليك وضروريًا إذا كنت تهاتف شخصًا أكبر منك ولا يمتلك حاسة سمع قوية.
- إذا كنت تستعمل هاتفًا خلويًا، تأكد أن تحمله بشكل يجعل الميكروفون الداخلي قادرًا على استقبال صوتك دون أي عوائق. من الأفضل ألا تستعمل مكبر الصوت عند إجراء مكالمات هامة.
3
تأكد أنك مرتاحٌ. قبل أن تبدأ في الاتصال، عليك أن تتأكد أن انتباهك سيكون منصبًا بالكامل على مكالمتك. على سبيل المثال، عليك أن تتأكد أنك لن تحتاج إلى الذهاب للحمام وأن هناك مشروبًا أمامك في متناول اليد في حال صرت عطشًا. من المهم أيضًا أن يكون أمامك مناديل في حال عطست أو احتجت لاستعمالها بشكل أو آخر أثناء المكالمة.
- حدد ما إذا كنت ترتاح أكثر لإجراء المكالمة وأنت جالس أم واقف. إذا كنت متوترًا، فربما تجد أنك إذا خطوت قليلًا ذهابًا وإيابًا فستهدأ.

أفكار مفيدة

إذا كنت متوترًا بشأن إجراء مكالمة هاتفية، فربما ترغب في التدرب. اطلب من صديق أو فرد من العائلة أن يحل محل الطرف الذي ستحادثه لتتمكن من التدرب معه.
إذا كنت تحادث شخصًا بصفة شخصية أو اجتماعية، يمكنك أن تراسله نصيًا قائلًا: "هل يمكنني أن أحادثك بضعة دقائق عبر الهاتف؟" سيشعر الشخص براحة أكبر إذا كان بإمكانه توقع مكالمتك.
حاول أن تترك انطباعًا جيدًا أثناء المكالمة. لا يمكن أن يراك الطرف الآخر أثناء المكالمة، ولكن يظل من الممكن لابتسامتك خلال الحديث أن تجعلك تبدو أكثر تفاؤلًا وإيجابيةً عبر الهاتف.
تأكد من حسن نطقك للألفاظ والعبارات أثناء المحادثة، فمن الواجب مراعاة أن يفهمك الطرف الآخر دون أي صعوبات.
انتبه لسرعة حديثك أيضًا. إذا تحدثت سريعًا، فقد يصبح من الصعب فهمك.