Como Começar uma Conversa por Telefone

Muitas vezes precisamos fazer uma ligação importante, seja para namorar ou conseguir uma venda no trabalho. Se não tem o hábito de falar ao telefone, esse momento pode parecer assustador. O segredo para fazer uma ligação bem-sucedida é garantir que ambos os lados fiquem confortáveis para conversar à vontade.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Planejando com antecedência

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Saiba o objetivo da ligação. Antes mesmo de pegar o telefone, é importante saber o que você quer a partir da ligação. Por exemplo, ao ligar para uma pessoa de quem esteja afim, o objetivo pode ser chamá-la para sair. Em uma ligação de negócios, o propósito pode ser vender produtos ou algum serviço. Pergunte-se quais são as suas expectativas em relação à chamada telefônica.^{[1]XFonte de pesquisa}
- Sempre que possível, é bom ter um objetivo bem específico, o que pode prepará-lo melhor para a conversa.
- Em alguns casos, o propósito pode ser mais genérico. Por exemplo, você pode ligar para uma empresa para perguntar sobre os serviços oferecidos sem saber exatamente no que está interessado. A informação obtida pode ajudá-lo a esclarecer a sua necessidade ou objetivo.
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Pesquise sobre a pessoa com quem vai falar. Ao ligar para alguém específico que você não conheça muito, é bom descobrir informações básicas sobre a pessoa. Assim, dá para ter uma ideia melhor do que esperar da conversa. Por exemplo, se for falar com o presidente de uma empresa, é provável que a pessoa seja muito ocupada e não tenha muito tempo. Se ligar para alguém tímido, talvez você tenha que falar a maior parte do tempo.^{[2]XFonte de pesquisa}
- Caso a ligação seja a negócios, dê uma olhada no site na empresa onde a pessoa trabalha. Talvez dê para encontrar a função dela e até uma biografia curta, o que dá uma ideia melhor de quem ela é.
- Se a ligação for pessoal, pergunte a amigos que conheçam o indivíduo antes da conversa.
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Anote alguns pontos e assuntos que pode mencionar. Depois de descobrir o que quer e com quem vai falar, você pode se sentir mais confortável se fizer algumas anotações para a ligação. Podem ser assuntos para não esquecer de tratar ou perguntas a fazer. Uma lista evita que você se esqueça de algo importante quando chegar a hora.^{[3]XFonte de pesquisa}
- Pode ser útil criar um rascunho do que pretende dizer na ligação. É claro que você vai ter que adaptar o plano às respostas da outra pessoa, mas assim é mais fácil ficar no controle e não se perder caso esteja nervoso com a conversa ao telefone.
- Imagine quanto tempo a ligação vai durar. É melhor se preparar para um período curto e assim conseguir focar nos assuntos mais importantes que pretende discutir.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Começando a conversa

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Cumprimente a pessoa e se apresente. Você primeiro deve cumprimentar a pessoa que atender, dizendo alô ou olá. Nos dias de hoje, a maioria das pessoas tem identificador de chamadas, mas ainda assim diga quem está falando se ela não o cumprimentar pelo nome. Se ligar para alguém que já conhece bem, o nome é o suficiente. Porém, em outras situações, pode ser preciso fornecer mais informações para ser identificado.^{[4]XFonte de pesquisa}
- Ao cumprimentar, você também pode dizer "Bom dia", "Boa tarde" ou "Boa noite".
- Em uma ligação de negócios, diga também o nome da empresa para a qual você trabalha. Por exemplo: "Bom dia, aqui quem fala é a Jéssica Lopes da XXX Comunicações.".
- Se ligar para um crush, mencione onde vocês se conheceram. Diga, por exemplo: "Oi, aqui é o Mauro. A gente se conheceu na academia na semana passada, lembra?".
- Ao ligar para alguém que tenha um amigo em comum, fale também o nome desse amigo. Um exemplo é: "Olá, é a Alice quem fala. Sou amiga do Eric. Acho que ele comentou que eu ia ligar...".
- Se ligar para se informar sobre uma vaga de emprego, é bom dizer onde viu o anúncio da vaga. Fale: "Olá, meu nome é Nádia Silva. Estou ligando por causa da vaga que vi anunciada no jornal ontem.".
- Ao ligar para uma empresa para obter uma informação geral, nem sempre é preciso falar o seu nome. Você pode só dizer: "Oi, estou interessado no serviço de armazenagem.".
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Pergunte se é uma boa hora para falar. Se quiser ter uma conversa telefônica bem-sucedida, é importante garantir que a pessoa para quem está ligando esteja concentrada também. É por isso que é uma boa ideia perguntar se ela tem tempo de falar antes de começar. Se ela disser que sim, comece a conversa. Se ela estiver muito ocupada ou prestes a sair, encontre outro momento para ligar.^{[5]XFonte de pesquisa}
- Se a pessoa não estiver pronta para falar naquela hora, marque outro horário antes de desligar. Você pode dizer: "Tudo bem ligar de novo à tarde? Que tal às 15h?".
- Caso ela queira retornar, ofereça um dia e horário em que esteja disponível, por exemplo: "Vou estar disponível amanhã de manhã, por volta das 10h.".
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Quebre o gelo com perguntas casuais. Se a ligação for para perguntar ou vender algo, não é tão legal ir direto ao assunto. Isso pode ser desagradável para o outro. Tente estabelecer uma conexão falando um pouco de assuntos leves, como o tempo.^{[6]XFonte de pesquisa}
- No entanto, não perca muito tempo de conversinha ou a pessoa pode ficar impaciente.
- Se conhecer a pessoa, personalize o bate-papo com interesses que ela tenha. Por exemplo, se ligar para um fã de futebol, você pode falar: "Que jogaço o do Corinthians ontem, hein?".
- Caso não a conheça, prefira algo mais genérico, como: "Nossa, como o tempo está quente, não? Não lembro se no ano passado o verão foi assim.".
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Fale sobre o motivo da ligação. Depois de iniciar um papo e deixar ambos os interlocutores mais relaxados e à vontade, é hora de abordar a questão. Diga a pessoa o porquê de estar ligando. Seja o mais claro e breve possível, pois assim você soa mais confiante do que se ficar de enrolação.^{[7]XFonte de pesquisa}
- Demonstre confiança, mas, ao mesmo tempo, seja educado se quiser algo da pessoa em questão.
- Se falar por muito tempo sem parar, o outro pode simplesmente desligar o cérebro. É sempre bom fazer umas pausas e ver a reação dele se o que você tiver para falar não for tão rápido assim.
- Não coma nem masque chiclete enquanto estiver falando ao telefone. O barulho pode passar a impressão de que você não está interessado na conversa.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Preparando-se para a ligação

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Encontre um local silencioso. Quando for a hora de ligar, é bom que tudo esteja certo para que a conversa flua bem. Ou seja, o ambiente onde estiver deve ser favorável à chamada, portanto localize um cômodo silencioso para usar o telefone. O ideal é ter o mínimo de barulho ao fundo para evitar a necessidade de pedir para a pessoa repetir o que disse ou ter que gritar para ser ouvido.^{[8]XFonte de pesquisa}
- O melhor lugar para fazer uma ligação é em uma sala vazia com a porta fechada. Dessa forma, você garante mais silêncio.
- Se tiver que ligar do escritório com várias pessoas no mesmo ambiente fazendo barulho, talvez seja preciso programar a chamada para quando o local estiver mais vazio. Uma opção é a hora do almoço ou no fim do expediente.
- Sempre que possível, evite fazer ligações importantes em locais públicos, como em um restaurante ou em uma loja. Há muitas distrações e muito barulho, atrapalhando uma conversa decente. Se precisar ligar para alguém quando estiver na rua, tente encontrar um local mais privado, como o hall de entrada do banheiro em um restaurante ou um corredor vazio em uma loja.
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Veja se o sinal está bom. Hoje em dia, muitas pessoas usam o celular como o telefone principal. Se for esse o seu caso, verifique se o sinal está forte antes de ligar, pois assim a qualidade da chama fica melhor. Ande até encontrar o melhor sinal. Se não for possível, é melhor usar um telefone fixo.^{[9]XFonte de pesquisa}
- A qualidade do som em uma chamada de um telefone fixo costuma ser melhor do que a do celular, portanto prefira essa opção se a ligação for muito importante, principalmente se a pessoa for mais velha e não tiver uma audição tão boa.
- Se usar o celular, segure-o de modo que o microfone capte a sua voz sem problemas. Não faça chamadas importantes no viva-voz.
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Fique confortável. Antes de começar a discar os números, você deve ter certeza de que está pronto para se concentrar totalmente na conversa. Por exemplo, veja se não precisa ir ao banheiro antes e deixe um copo de água por perto caso fique com sede ou rouco. Também é uma boa ideia ter uns lencinhos por perto caso precise espirrar no meio da chamada.
- Decida se prefere ficar sentado ou em pé. Se estiver nervoso, pode ser que se acalme ao andar um pouquinho durante a ligação.
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Dicas

Se estiver tenso com uma ligação específica, é melhor praticar. Peça a um amigo ou familiar para fingir ser a pessoa para que você consiga ensaiar a chamada.
Caso queira ligar para alguém que esteja com outras pessoas, é melhor mandar uma mensagem antes, perguntando se ela tem alguns minutos para falar no telefone. Ela não vai ser pega de surpresa e pode ficar mais à vontade ao saber que você vai ligar.
Tente soar positivo na ligação. A outra pessoa não consegue ver você, mas sorrir ao conversar pode fazer a sua voz soar mais entusiasmada.
Concentre-se para falar com clareza. A outra pessoa deve conseguir entender o que você diz sem dificuldades.
Preste atenção ao ritmo da sua fala também. Se falar muito rápido, pode ficar incompreensível.