Een telefoongesprek beginnen

Het maakt niet uit of je een date wil vastleggen of professioneel iets probeert te verkopen. Er zullen altijd momenten zijn waarop je een belangrijk telefoontje moet plegen. Als je het niet gewoon bent om via de telefoon te praten, dan kan het intimiderend zijn om een telefoongesprek te beginnen. De sleutel tot een geslaagd telefoongesprek is ervoor zorgen dat beide partijen zich comfortabel voelen zodat je moeiteloos het onderwerp ter sprake kan brengen.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Vooraf plannen

Pdf downloaden

1
Weet wat je met het telefoontje probeert te bereiken. Nog voordat je de telefoon vastneemt, is het belangrijk om te weten wat je precies tracht te bereiken. Als je bijvoorbeeld iemand opbelt waar je romantische gevoelens voor koestert, dan kan het doel zijn om die persoon te overhalen om met jou op date te gaan. Tijdens een professioneel gesprek zal je waarschijnlijk goederen of diensten proberen te verkopen. Stel jezelf de vraag wat je met het telefoongesprek probeert te bereiken.^[1]XBron
- Indien mogelijk is het goed om zo specifiek mogelijk te zijn wanneer je jouw doel bepaalt. Dit kan helpen om je beter voor te bereiden op het gesprek.
- In sommige gevallen zal je doel algemener zijn. Je kan bijvoorbeeld een professioneel gesprek voeren en vragen naar welke diensten aangeboden worden zonder dat je weet wat je precies wil of waar je precies in geïnteresseerd bent. De informatie die je krijgt kan van pas komen om te bepalen wat je wilt of nodig hebt.
2
Doe wat research naar de persoon met wie je zal praten. Wanneer je met iemand praat die je niet goed kent, dan kan het van pas komen om wat achtergrondinformatie over hem of haar te bekomen. Dit kan helpen om een beter idee te krijgen over wat je van het gesprek mag verwachten. Wanneer je bijvoorbeeld praat met de CEO van een bedrijf, dan zal die het gewoonlijk heel druk hebben en niet veel tijd hebben om met je te praten. Wanneer je iemand opbelt die heel verlegen is, dan zal jij waarschijnlijk meestal moeten praten.^[2]XBron
- Voor een professioneel gesprek kan je de website van het desbetreffende bedrijf bezoeken. Waarschijnlijk zal je de functie en misschien zelfs een biografie kunnen vinden van de werknemer die je aan de lijn zal krijgen, zodat je een algemene impressie krijgt van wie die persoon is.
- Bij een persoonlijk gesprek kan je voordat je belt informatie vragen aan een vriend die de persoon in kwestie die je opbelt kent.
3
Noteer enkele gespreksonderwerpen. Eenmaal je weet wat je wilt en met wie je zal spreken, kan het een goed gevoel geven om enkele notities te maken voor tijdens het telefoongesprek. Dit kunnen punten zijn die je ter sprake wil brengen of vragen die je niet mag vergeten te stellen. Een lijstje kan helpen om niets belangrijks over het hoofd te zien.^[3]XBron
- Het kan ook helpen om een overzichtje te maken van alles dat je tijdens het gesprek wil zeggen. Je zal je uiteraard moeten aanpassen aan de antwoorden van de andere persoon, maar het kan van pas komen om de draad niet te verliezen terwijl je aan de telefoon hangt.
- Bedenk hoeveel tijd je voor het gesprek zal hebben. Het is beter om aan te nemen dat je niet heel lang zal hebben, zodat je je focust op de belangrijke onderwerpen die je wenst te bespreken.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Een gesprek beginnen

Pdf downloaden

1
Begroet de andere persoon en stel jezelf voor. Eerst moet je de persoon die antwoordt begroeten, bijvoorbeeld met een hoi of een hallo. Tegenwoordig hebben de meeste mensen een beller ID, maar je moet jezelf nog steeds voorstellen tenzij de persoon aan de andere kant van de lijn jou begroet met je naam. Wanneer je iemand belt die je relatief goed kent, dan is je naam gewoonlijk voldoende. In andere situaties moet je echter wat meer informatie verstrekken zodat de andere persoon jou kan identificeren.^[4]XBron
- Wat betreft begroetingen kan je ook kiezen voor iets dat past bij het specifieke tijdstip van de dag, zoals ‘Goeiemorgen’, Goeiemiddag’ of ‘Goeienavond’.
- Bij een professioneel gesprek moet je ook het naam van het bedrijf vermelden waarvoor je werkt. Je kan bijvoorbeeld zeggen ‘Goeiemorgen, dit is Jessica Verburgh van IBM’.
- Wanneer je iemand belt waar je romantische gevoelens voor koestert, dan kan je vermelden waar jullie elkaar ontmoet hebben. Je kan bijvoorbeeld zeggen ‘Hoi, dit is Mike Daniels. We ontmoetten elkaar vorige week in de gym’.
- Wanneer je iemand belt met wie je een gemeenschappelijke vriend deelt, dan kan je de naam van die vriend vermelden. Zeg bijvoorbeeld ‘Hallo, dit is Alicia. Ik ben een vrienden van Erik... ik denk dat hij jou zei dat ik zou bellen.’
- Wanneer je belt voor een jobaanbieding, dan moet je vermelden waar je de vacature zag staan. Zeg bijvoorbeeld ‘Hallo, mijn naam is Noah Demacker. Ik bel in verband met de vacature die ik gisteren in de krant las.’
- Wanneer je een bedrijf opbelt voor algemene informatie, dan hoef je niet noodzakelijk je naam te vermelden. Je kan gewoon zeggen ‘Hoi, ik heb interesse in jullie opslagdiensten voor persoonlijke spullen’.
2
Vraag of het een goed moment is om te praten. Als je een geslaagd telefoongesprek wil voeren, dan is het belangrijk dat je zeker weet dat de persoon die je belt net zo gefocust is als jij. Daarom is het altijd een goed idee om te vragen of de persoon in kwestie tijd heeft om met je te praten voordat je het gesprek op gang brengt. Begin het gesprek wanneer ze zeggen dat ze tijd hebben om te praten. Wanneer ze zeggen dat ze het druk hebben, stel dan een ander moment voor om terug te bellen.^[5]XBron
- Wanneer de persoon die je opbelt niet klaar is om te praten, leg dan een ander moment vast voordat je het gesprek beëindigt. Je kan zeggen ‘Zou het passen moest ik in de namiddag terugbellen? Rond 3 uur misschien?’.
- Wanneer de andere persoon wilt dat je terugbelt, stel dan een datum en een tijdstip voor wanneer je beschikbaar bent. Zeg bijvoorbeeld ‘Ik ben morgenochtend beschikbaar. Rond 10 uur misschien?’.
3
Breek het ijs met een luchtig praatje. Wanneer je iemand belt om iets te vragen of om iets te verkopen, dan is het soms een goed idee om niet meteen ter zake te komen. Dat kan de persoon die je belt immers afschrikken. Probeer in plaats daarvan een gesprek aan te gaan over luchtige onderwerpen, zoals het weer.^[6]XBron
- Rek dit praatje echter niet te lang uit. De andere persoon zou ongeduldig kunnen worden.
- Wanneer je de persoon die je opbelt kent, dan kan je het gesprek persoonlijker maken door het over interesses te hebben van die persoon. Wanneer je bijvoorbeeld iemand opbelt die dol is op sport, dan kan je zeggen ‘Dat was nogal een match van Club Brugge gisteravond, niet?’.
- Wanneer je de persoon die je opbelt niet kent, moet je het praatje beperken tot algemeenheden. Je kan bijvoorbeeld zeggen ‘Wat is het warm, hé? Vorige zomer was het volgens mij niet zo erg’.
4
Kom ter zake. Eenmaal je het gevoel hebt dat de andere persoon zich comfortabel en ontspannen voelt, kan je het echte onderwerp aansnijden. Vertel de persoon waarom je belt. Wees zo duidelijk en beknopt mogelijk want je zal minder zelfzeker klinken wanneer je maar wat afratelt.^[7]XBron
- Wanneer je zelfvertrouwen wil uitstralen, zorg er dan voor dat je beleefd bent wanneer je de persoon die je opbelt om iets vraagt.
- Wanneer je te lang praat zonder te stoppen, dan kan de andere persoon zijn aandacht verliezen. Het is een goed idee om af en toe te stoppen en wat feedback te krijgen als je heel veel te vertellen hebt.
- Eet niets en vermijd kauwgom terwijl je belt. De geluiden kunnen de indruk wekken dat je niet echt geïnteresseerd bent in het gesprek.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Je voorbereiden op het telefoongesprek

Pdf downloaden

1
Zoek een kalme plek. Wanneer je moet bellen, is het de bedoeling dat het zo geslaagd mogelijk verloopt. Dit betekent dat je een omgeving moet creëren die geschikt is voor een gesprek, dus zoek een rustige plek waar je kan bellen. Beperk achtergrondgeluiden tot een minimum zodat je de persoon die je belt niet moet vragen om zaken opnieuw te zeggen of om te roepen, omdat je hem of haar niet goed begrijpt.^[8]XBron
- De beste plaats om te bellen is in een kamer met de deur dicht. Zo ben je zeker van een stille plek.
- Als je moet bellen in een open kantoor waar je je collega’s kan horen, probeer dan om het gesprek te voeren op een moment dat het niet zo druk is. Je kan bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze bellen of aan het eind van de dag wanneer iedereen op weg is naar huis.
- Vermijd indien mogelijk om belangrijke gesprekken te voeren op openbare plaatsen, zoals in winkels of restaurants. Deze zitten gewoonlijk vol afleidingen en zijn te luid voor een geslaagd gesprek. Wanneer je buitenshuis iemand moet opbellen, probeer dan een rustige plek te vinden, zoals de gang voor het toilet in een restaurant of een leeg gangpad in een winkel.
2
Controleer of je een goed signaal hebt. Tegenwoordig gebruiken de meeste mensen hun mobieltje als vaste telefoon. Wanneer dit voor jou ook geldt, dan moet je ervoor zorgen dat je een goed signaal hebt op je telefoon voordat je belt. Zo weet je dat de kwaliteit van het gesprek voldoende zal zijn. Wandel wat in het rond tot je een signaal hebt dat voldoende sterk is. Wanneer dit met je mobieltje niet lukt, dan kan je eventueel kiezen voor een vaste lijn.^[9]XBron
- De geluidskwaliteit van een vaste lijn zal gewoonlijk beter zijn dan die van een mobieltje, dus als het een zeer belangrijk gesprek betreft dan moet je indien mogelijk een vaste lijn gebruiken. Dit geldt vooral wanneer je belt met iemand die ouder is en mogelijk minder goed hoort.
- Wanneer je een mobieltje gebruikt moet je ervoor zorgen dat je die zo houdt dat de interne microfoon je stem moeiteloos zal opnemen. Het is beter om belangrijke gesprekken niet met de luidspreker van het mobieltje te voeren.
3
Zorg ervoor dat je comfortabel bent. Voordat je begint te bellen moet je ervoor zorgen dat je in staat bent om je volledig op het gesprek te concentreren. Je moet bijvoorbeeld controleren of je niet naar het toilet moet gaan en dat je een drankje bij de hand hebt in geval je dorst zou krijgen. Het is ook een goed idee om zakdoekjes bij de hand te hebben voor het geval je tijdens het gesprek moet niezen.
- Beslis of het comfortabeler is om zittend of rechtstaand te bellen. Als je zenuwachtig bent dan kan het helpen om wat te ijsberen terwijl je praat, want dit kan een kalmerend effect hebben.
Advertentie

Tips

Wanneer je zenuwachtig bent om een bepaald telefoongesprek te voeren, dan kan het van pas komen om wat te oefenen. Vraag een vriend of familielid om zich voor te doen als de persoon die je moet opbellen zodat je een testgesprek kan voeren.
Wanneer je iemand in een persoonlijke of sociale hoedanigheid belt, dan kan je beginnen met een bericht met de vraag: ‘Heb je enkele momenten om via de telefoon te praten?’. De andere persoon zal zich comfortabeler voelen wanneer die jou telefoontje verwacht.
Probeer om tijdens het gesprek een positieve ingesteldheid uit te stralen. Hoewel de andere persoon jou niet kan zien, kan het helpen om tijdens het praten te lachen zodat je positiever en enthousiaster overkomt langs de telefoon.
Zorg ervoor dat je duidelijk articuleert tijdens het telefoongesprek. Het is de bedoeling dat de andere persoon probleemloos kan begrijpen wat je wil zeggen.
Schenk ook aandacht aan hoe snel je praat. Wanneer je te snel praat kan het moeilijk zijn om jou te begrijpen.

Advertentie