Cách để Viết email nhắc nhở hiệu quả

Viết một email nhắc nhở hiệu quả cần có sự khéo léo. Bạn không muốn mình bị đánh giá là người hay hối thúc hay thiếu kiên nhẫn, tuy nhiên bạn lại cần truyền tải thông điệp của mình. Hãy viết email thể hiện sự thân thiện với phần chào hỏi và nội dung nhẹ nhàng. Bạn cần bao gồm nội dung cần thiết trong email nhắc nhở của mình để người nhận hiểu rõ điều bạn muốn. Đảm bảo email không có sai sót để bức thư của bạn tạo được ấn tượng thân thiện và chuyên nghiệp.

Phần 1

Phần 1 của 3:

Thiết lập sự thân thiện

Tải về bản PDF

1
Chào hỏi người nhận. Trong môi trường công sở, bạn phải sử dụng câu chào hỏi theo khuôn mẫu, chẳng hạn "Kính gửi anh/chị". Tuy nhiên, ngày càng có nhều email cá nhân đang trở thành tiêu chuẩn. Dưới đây là một số câu chào hỏi dùng trong email có thể giúp bạn thiết lập sự thân thiện ngay từ đầu thư:^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Chào anh John
- Xin chào
- Đã lâu không liên lạc
- Chào!^{[2]XNguồn nghiên cứu}
2
Đề cập đến mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu bạn chỉ tập trung nhắc nhở thì tin nhắn của bạn có thể bị xem là lạnh lùng. Hãy đề cập đến mối quan hệ cá nhân của bạn với người nhận bằng cách sử dụng những câu thể hiện tình bạn và kỷ niệm đã có với nhau. Tham khảo những câu sau:^{[3]XNguồn nghiên cứu}
- Dạo này việc học thế nào?
- Dạo này bạn khỏe không?
- Anh vừa có cuộc gặp thú vị với em cuối tuần trước.
- Lần cuối chúng ta nói chuyện với nhau là khi nào nhỉ? Cách đây 1 tháng đúng không anh?
- Chuyến đi vừa rồi thật quá tuyệt! Chúng ta sẽ sớm đi chung với nhau nữa nhé.
3
Diễn đạt câu văn nhẹ nhàng. Điều này thật sự cần thiết đối với nội dung nhắc nhở trong email. Nếu bạn và người nhận đã quen nhau một thời gian, bạn nên đưa ra một lời xin lỗi nhẹ nhàng hoặc xin lỗi khi bạn chỉ liên hệ họ để nhắc nhở. Một vài gợi ý cho cách diễn đạt nhẹ nhàng như sau:
- Em biết cũng lâu rồi kể từ khi chúng ta nói chuyện với nhau, nhưng mà em muốn nhắc anh về việc...
- Mọi thứ trở nên bề bộn khi em có con nhỏ, nên giờ em mới nhớ là mình cần nhắc chị về việc...
- Chị biết là em bận rộn nên chị không muốn làm phiền em, nhưng mà chị muốn nhắc em về việc...
4
Tỏ ra lịch sự. Nếu thư nhắc nhở mang tính quan trọng, khả năng nó sẽ truyền tải thông điệp căng thẳng. Hãy nhớ là người nhận có cuộc sống riêng của họ. Bạn nên nói "làm ơn" và "cảm ơn" cũng như những từ tương tự khác. Bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự dưới đây:^{[4]XNguồn nghiên cứu}
- Xin lỗi đã làm phiền chị, nhưng em muốn đảm bảo...
- Nếu có thể, anh làm ơn trả lời email này sớm nhất có thể khi anh có thời gian ạ...
- Cảm ơn chị đã dành thời gian đọc và trả lời thư. Em thật sự biết ơn.
- Em mong chờ thư hồi âm của anh.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 3:

Bao gồm những ý cần thiết

Tải về bản PDF

1
Sử dụng dòng tiêu đề. Bạn không nhất thiết phải viết một tiêu đề sáng tạo. Tốt nhất là nên viết tiêu đề rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Tiêu đề sẽ giúp người nhận hiểu được mục đích chính trong nội dung email khi nhìn lướt qua. Một số gợi ý tiêu đề cho một email nhắc nhở khéo léo như sau:
- Hỏi thăm
- Nhắc nhở về...
- Chuyến đi/sự kiện/v.v sắp tới
- Số người tham dự chuyến đi/sự kiện/v.v.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
2
Nhớ bao gồm lời nhắc nhở của bạn. Khi bạn cố gắng để tỏ ra thân thiện và lịch sự, khả năng là bạn sẽ quên điều gì đó quan trọng, chẳng hạn lời nhắc nhở mà bạn thực sự muốn nói. Hãy để lời nhắc nhở ở đầu thư, ngay sau câu chào hỏi và câu thể hiện mối quan hệ . Chẳng hạn như:^{[6]XNguồn nghiên cứu}
- "Chào Ben,
  Cũng đã một thời gian rồi kể từ khi chúng ta nói chuyện. Vợ và con anh có khỏe không? Vợ con em khiến em khá bận rộn, nhưng mà em muốn hỏi thăm anh về..."
- "Gửi Bà!
  Bà ơi, con muốn gửi cho bà tin nhắn này. Con xin lỗi con quá bận bà ạ. Con chỉ muốn nhắc bà về ngày hẹn ăn trưa của bà cháu mình..."
3
Sử dụng từ ngữ súc tích. Thường thì những từ ngữ lịch sự lại có cách diễn đạt dài dòng. Ví dụ câu "Hãy làm việc chăm chỉ hơn" sẽ lịch sự hơn khi nói "Thật tuyệt vời nếu anh làm việc chăm chỉ hơn". Khi tỏ ra trang trọng, cách diễn đạt dài dòng có thể sẽ khiến nội dung chính của email trở nên khó hiểu.
- Sử dụng bố cục email đơn giản. Chẳng hạn như cấu trúc này: Chào hỏi (phần mở đầu) → Mối quan hệ cá nhân → Nhắc nhở → Tạm biệt (phần kết)^{[7]XNguồn nghiên cứu}
4
Lược bỏ nội dung không cần thiết. Với mỗi câu và mỗi phần trong một câu, bạn cần tự hỏi "Có cần thiết không?" Trong một số trường hợp, "cần thiết" mang ý nghĩa rộng như kiểu "Ý này cần thiết để email của mình không có giọng điệu lạnh lùng". Hãy bỏ bớt những nội dung thừa trong email.^{[8]XNguồn nghiên cứu}
- Nhìn chung, những trạng từ (như "rất", "thật sự", "quả thật", "cực kỳ", và "chắc chắn") có thể bị lượt bỏ để làm cho lời nhắn của bạn súc tích hơn.^{[9]XNguồn nghiên cứu}
5
Kết thúc email với câu chào tạm biệt. Tiếng Anh có từ "Valediction" nghĩa là "chào tạm biệt".^{[10]XNguồn nghiên cứu} Nhóm từ chào tạm biệt thường được dùng là "Trân trọng", "Thân chào", "Thân ái", và "Kính thư". Ký tên của bạn ngay dưới dòng tạm biệt. Tuy nhiên, những mẫu câu này lại quá chung chung. Bạn có thể thử dùng những gợi ý dưới đây:
- Bạn của cậu
- Chúc sức khoẻ
- Mến chúc những điều tốt đẹp nhất
- Một ngày tốt lành
- Hồi âm sớm nha
- Em mong rằng sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị^{[11]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 3:

Đảm bảo email không có sai sót

Tải về bản PDF

1
Đọc kỹ lại nội dung email. Thậm chí việc đọc sơ qua nội dung email một hoặc hai lần cũng sẽ giúp phát hiện nhiều lỗi đơn giản phát sinh trong quá trình viết. Sau khi soạn xong, bạn nên đọc kỹ lại email để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.
- Nhiều dịch vụ email hỗ trợ kiểm tra chính tả và ngữ pháp miễn phí. Chất lượng của những công cụ hỗ trợ này sẽ tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Trong một số trường hợp, các công cụ này có thể không thật sự chính xác.
- Nhớ kiểm tra tiêu đề, phần chào hỏi, và tạm biệt (phần kết thúc). Người ta thường bỏ qua những phần này và chỉ tập trung vào phần nội dung của email.^{[12]XNguồn nghiên cứu}
2
Đọc email thành tiếng. Nếu bạn đang viết một email quan trọng, hoặc nếu bạn thực sự muốn tỏ ra thân thiện hoặc lịch sự với ai đó, hãy đọc lại nội dung email từ đầu đến cuối. Giọng văn có thân thiện không? Nếu ổn rồi thì hãy tiến hành gửi email.^{[13]XNguồn nghiên cứu}
- Viết lại những câu hoặc đoạn có vẻ vụng về. Hãy dùng khả năng đánh giá tốt nhất của bạn. Mỗi người sẽ có sự đánh giá khác nhau, tùy vào văn phong của bạn.
3
Nhờ một người khác xem qua email. Đối với những trao đổi quan trọng, chẳng hạn email trong kinh doanh, bạn nên nhờ một người khác kiểm tra nội dung nhắc nhở trước khi gửi. Nếu bạn viết một email súc tích, thì chỉ cần vài phút để phát hiện ra những lỗi nhỏ nhất.
- Nhờ bạn trên mạng hỗ trợ đọc nội dung thư. Thử gửi tin nhắn đến một người bạn trên mạng để nhờ họ chẳng hạn "Xin chào, bạn có thể giúp mình đọc qua nội dung email ngắn này trước khi mình gửi không? Chỉ mất 1 phút thôi".
- Nhớ cảm ơn người đọc qua nội dung email của bạn. Bởi vì họ đang giúp đỡ bạn.
Quảng cáo