कैसे फ़्रेंडली (friendly) रिमाइन्डर (reminder) ईमेल लिखें

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इस आर्टिकल में:

फ़्रेंडली टोन सेट करना

आवश्यक बातों को कवर (cover) करना

त्रुटि-रहित ईमेल सुनिश्चित करना

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स्रोत और उद्धरण

फ़्रेंडली रिमाइन्डर ईमेल लिखना बहुत जटिल काम हो सकता है। आप नहीं चाहेंगे कि आपको पुशी (pushy) या बेसब्र समझा जाए, मगर यह भी ज़रूरी है कि आप अपनी बात समझा सकें। अपने ईमेल में अभिवादन के साथ ही एक फ़्रेंडली टोन और कोमल एक्सप्रेशंस (expressions) लाइये। उस रिमाइन्डर ईमेल में आपको जो भी कहना है, उसको साफ़-साफ़ कहिए ताकि उसको पाने वाला समझ सके कि आप चाहते क्या हैं। कोशिश करिए कि आपके ईमेल में ग़लतियाँ न हों, ताकि आप न केवल फ़्रेंडली लगें, बल्कि प्रोफ़ेशनल (professional) भी लगें।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 3:

फ़्रेंडली टोन सेट करना

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   पाने वाले का अभिवादन करिए: व्यापारिक परिस्थितियों में आपको "Dear so-and-so" जैसे स्टैण्डर्ड अभिवादन का इस्तेमाल "करना ही" होगा। मगर आजकल पर्सनलाइज़ (personalize) किए गए ईमेल स्टैण्डर्ड (standard) बनते जा रहे हैं। कुछ ईमेल अभिवादन जो आपको फ़्रेंडली टोन सेट करने में मदद कर सकते हैं उनमें निम्न शामिल हो सकते हैं:

   • हाय जॉन
   • हाय देयर (there)
   • बहुत दिनों से नहीं मिले
   • हे (Hey)!
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   पाने वाले से अपने कनेक्शन का संदर्भ दीजिये: अगर आप केवल रिमाइन्डर तक ही सीमित रहेंगे, तब तो आपका संदेश बहुत कोल्ड (cold) लगेगा। ऐसे शब्दों का प्रयोग करके, जिनसे आपकी दोस्ती और साथ बिताए हुये समय की याद आए, पाने वाले से अपने व्यक्तिगत कनेक्शन का संदर्भ दीजिये। इनमें ये सब हो सकते हैं:

   • स्कूल कैसा चल रहा है?
   • मेरे दोस्त, अभी तुम्हारा क्या हाल चल रहा है?
   • तुम्हारे साथ पिछले वीकेंड (weekend) पर बहुत मज़ा आया था।
   • हमने पिछली बार कब बातें की थीं, एक महीने पहले?
   • पिछली बार जब हम साथ घूमने गए थे, तब कितना मज़ा आया था! हमें जल्दी ही फिर से वही सब करना होगा।
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   अपने एक्सप्रेशंस को कोमल बनाइये: यह विशेषकर ईमेल के रिमाइन्डर वाले हिस्से के लिए महत्वपूर्ण है। अगर आपने पाने वाले से बहुत समय से संपर्क नहीं किया है तब यह उचित ही होगा, कि केवल रिमाइन्डर के लिए संपर्क बनाने के लिए पहले ही, थोड़ी क्षमा मांग ली जाये या अफ़सोस ज़ाहिर कर दिया जाये। कोमल हुये एक्सप्रेशंस के कुछ उदाहरण ये हैं:

   • मुझे पता है कि हम लोगों ने बहुत समय से बात नहीं की है, मगर मैं तुमको याद दिलाना चाहता था कि...
   • छोटे बच्चे के कारण जीवन बहुत व्यस्त हो गया है, मुझे बस अभी याद आई कि तुम्हें याद दिला दूँ कि...
   • मुझे पता है कि तुम व्यस्त हो, इसलिए तुम्हारे पीछे नहीं पड़ना चाहता था, मगर बस यह याद दिलाना चाहता था कि...
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   विनम्र रहिए: अगर रिमाइन्डर महत्वपूर्ण होगा, तब स्वाभाविक है कि आप बात को आक्रामक ढंग से कह बैठें। मगर याद रखिए कि पाने वाले का भी अपना एक जीवन है जिसमें कुछ न कुछ हो ही रहा है। इसलिए "कृपया" और "धन्यवाद" तथा उन जैसे अन्य एक्सप्रेशंस का इस्तेमाल करने की याद रखिएगा। आप ऐसे कुछ विनम्र वाक्यांश शामिल कर सकते हैं:

   • परेशान करने के लिए माफ़ करना, मगर बस यह सुनिश्चित करना चाहता था...
   • अगर तुम कृपया समय मिलते ही इस ईमेल का जवाब दे सको तो...
   • इस रिमाइन्डर को पढ़ने और इसका जवाब देने के लिए समय निकालने का धन्यवाद। मैं आभारी हूँ।
   • आपके जवाब की प्रतीक्षा करूंगा।

विधि 2

विधि 2 का 3:

आवश्यक बातों को कवर (cover) करना

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   विषय लिखिए: आपको विषय लिखने के लिए बहुत चतुराई की ज़रूरत नहीं है। बस जो स्पष्ट रूप से लिखा जाएगा वही सबसे काम का होगा। इससे पाने वाले को ईमेल का उद्देश्य, उस पर नज़र डालते ही पता चल जाएगा। फ़्रेंडली ईमेल रिमाइंडर्स के कुछ सामान्य विकल्पों में यह शामिल हो सकते हैं:

   • बस देख रहा था
   • …के लिए एक छोटा सा रिमाइन्डर
   • आने वाली ट्रिप (trip)/समारोह/आदि
   • ट्रिप/समारोह/आदि के लिए लोगों की संख्या
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   अपने रिमाइन्डर को शामिल रखने की याद रखिए: जब आप फ़्रेंडली और विनम्र होने की इतनी कोशिश कर रहे हों, तब आसानी से आप कुछ महत्वपूर्ण चीज़ भूल सकते हैं, जैसे कि वास्तविक रिमाइन्डर। अपने रिमाइन्डर को ईमेल की शुरुआत में ही रखिए, अभिवादन और व्यक्तिगत कनेक्शन के तुरंत बाद। जैसे कि:

   • "हाय देयर,
     हमने बहुत समय से बात नहीं की है, बेन। तुम्हारी पत्नी और बच्चे कैसे हैं? मेरे तो मुझे बहुत व्यस्त रखते हैं, मैं तुमसे बस यह चेक (check) करना चाहता था कि..."
   • "हे!
     दादी, तुम्हें बहुत दिनों से एक संदेश भेजना चाहता था। माफ़ करना, पिछले दिनों बहुत व्यस्त रहा। बस तुमको याद दिलाना चाहता था अपनी लंच डेट के बारे में..."
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   संक्षिप्त भाषा का इस्तेमाल करिए: आम तौर पर यह सच है कि विनम्र भाषा में लंबे एक्सप्रेशंस का इस्तेमाल होता है। जैसे कि, "कड़ी मेहनत करो" का विनम्र रूप हो जाएगा "अच्छा तो यही होता अगर तुम कुछ अधिक कड़ी मेहनत करते।" विनम्र होने के कारण, ये लंबे एक्सप्रेशंस आपकी ईमेल के फ़ोकस को पहचान पाने में कठिनाई पैदा कर देते हैं।

   • अपने ईमेल में सीधी सादी संरचना का इस्तेमाल करिए। यह कुछ ऐसा दिख सकता है: अभिवादन (शुरुआत) → व्यक्तिगत कनेक्शन → रिमाइन्डर → विदाई (समापन)
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   अनावश्यक जानकारी को एडिट (edit) करके निकाल दीजिये: प्रत्येक वाक्य और वाक्य के प्रत्येक हिस्से के लिए, स्वयं से पूछिये, "क्या यह आवश्यक है?" कुछ मामलों में, "आवश्यक" का अर्थ कुछ इतना विस्तृत भी हो सकता है "यह आवश्यक है ताकि मेरा ईमेल बहुत कोल्ड न लगे।" ईमेल के अनावश्यक भागों को निकाल दीजिये।

   • आम तौर से एडवर्ब्स (adverbs) (जैसे "बहुत," "सचमुच," "वास्तव में," "अत्यंत," and "बेशक") आपके संदेश को और भी संक्षिप्त बनाने के लिए निकाले जा सकते हैं।
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   ईमेल को विदाई से बंद करिए: "विदाई" एक फ़ैन्सी शब्द है जिसका मतलब है "अलविदा कहना।" विदाई में ऐसे एक्सप्रेशंस हो सकते हैं "बेस्ट (Best)," "सादर," "भवदीय," और "निष्ठापूर्वक।" विदाई के बाद आपका हस्ताक्षर होना चाहिए। हालांकि, ये सामान्य विदाई, थोड़ी अवैयक्तिक लग सकती है। आप ऐसी कुछ चीज़ें लिख सकते हैं:

   • तुम्हारा मित्र
   • चीयर्स
   • ऑल द बेस्ट
   • तुम्हारा दिन शुभ हो
   • अगर तुम वही हो, तब टैग करो
   • तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा में

विधि 3

विधि 3 का 3:

त्रुटि-रहित ईमेल सुनिश्चित करना

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   अपने ईमेल की प्रूफ़रीडिंग करिए: लिखते समय जो छोटी मोटी ग़लतियाँ रह जाती हैं, ईमेल पर बस एक नज़र डालने या दोबारा पढ़ने भर से उनको आसानी से और जल्दी से हटाया जा सकता है। जब आप लिख चूकें, तब अपने ईमेल को स्पेलिंग और व्याकरण के लिए प्रूफ़रीड करिए।

   • अनेक ईमेल सेवाओं में मुफ़्त व्याकरण और स्पेलिंग चेकर (checker) शामिल होते हैं। इनकी क्वालिटी आपके ईमेल प्रोवाइडर (provider) पर निर्भर करती है। कुछ मामलों में ये चेकर बहुत एक्यूरेट (accurate) नहीं होते हैं।
   • अपने विषय, अभिवादन और विदाई (समापन) की जांच करने की याद रखिएगा। इनको नज़रअंदाज़ करके केवल ईमेल की बॉडी पर फ़ोकस बने रह जाना बहुत आसान होता है।
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   अपने ईमेल को बोल कर पढ़िये: अगर आप कोई महत्वपूर्ण ईमेल लिख रहे हैं, या आप चाहते हैं कि किसी के साथ खास तौर से फ़्रेंडली या विनम्र रहें, तब अपने ईमेल को शुरू से अंत तक बोल कर पढ़िये। क्या यह बातचीत जैसा लग रहा है? अगर ऐसा है, तब आपका ईमेल भेजे जाने के लिए तैयार है।

   • जो वाक्य या पैसेज (passage) बहुत भारी लगें, उनको फिर से लिख डालिए। जब आप इसका आकलन कर रहे हों तब अपना निर्णय ध्यान से करिए। यह बोलने के स्टाइल के आधार पर, हर व्यक्ति के लिए फ़र्क होगा।
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   किसी दूसरे को अपना ईमेल दिखा दीजिये: महत्वपूर्ण कम्यूनिकेशंस (communications) के लिए, जैसे कि जो व्यापार के सिलसिले में हों, आप चाहेंगे कि भेजने से पहले आप अपने ईमेल को किसी दूसरे को भी दिखा दें। अगर आपने संक्षिप्त ईमेल लिखा है, तब इस काम में बहुत कम समय लगेगा और छोटी से छोटी ग़लती भी पकड़ी जा सकेगी।

   • अपनी ऑनलाइन मेसेजिंग सेवा देखिये। अपने किसी ऑनलाइन दोस्त को यह संदेश भेजिये, "सुनो, क्या एक छोटा सा ईमेल पढ़ सकते हो जो मुझे अभी भेजना है? इसमें बस एक मिनट लगेगा।"
   • जो भी आपका ईमेल पढ़ दे, उसे धन्यवाद देना और उसका आभार व्यक्त करना मत भूलिएगा। आखिरकार, वे आप पर एहसान कर रहे हैं।