Cách để Viết báo cáo kinh doanh

Báo cáo kinh doanh là một trong những phương thức truyền đạt thông tin hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất ngày nay. Dù có mục tiêu rất rộng, nhưng nhìn chung, chúng được sử dụng khi doanh nghiệp hay cá nhân cần đưa ra những quyết định quan trọng. Để viết báo cáo kinh doanh có hiệu quả, đầu tiên, bạn cần hiểu đó là gì và cách sử dụng của chúng.

Phần 1

Phần 1 của 2:

Xác định loại báo cáo cần viết

Tải về bản PDF

1
Trình bày ý tưởng. Đây là loại hình báo cáo giải trình/đề xuất. Những báo cáo này có thể được dùng để đề xuất lên ban quản lý hay người có quyền ra quyết định quan trọng trong công ty, thường có cấu tạo hai phần: tóm tắt và nội dung. Tóm tắt nêu bật đề nghị của bạn. Phần nội dung (thân bài) phân tích kỹ hơn lợi ích, chi phí, rủi ro, v.v. đi kèm với nó.
- Giả sử bạn muốn đề nghị trang bị máy in 3D cho bộ phận của mình. Để thuyết phục quản lý chấp thuận mua máy này, bạn cần viết một báo cáo giải trình/đề xuất nhằm kiên nghị ban quản lý một cách chính thức.
2
Trình bày rủi ro gắn liền với một cơ hội cụ thể. Báo cáo điều tra giúp xác định độ rủi ro liên quan đến một đường lối hành động nhất định. Loại báo cáo này vô cùng hữu ích trong việc hỗ trợ công ty dự báo hậu quả có thể xảy ra. Nó bao gồm phần giới thiệu, nội dung điều tra và kết luận. Phần giới thiệu nhấn mạnh vấn đề được xem xét. Phần nội dung điều tra được dùng để thảo luận về những yếu tố thực tế và kết quả điều tra. Kết luận được dùng để tóm tắt lại vấn đề.
- Giả sử công ty dược phẩm X muốn hợp tác cùng công ty dược phẩm Y nhưng vẫn còn một số lo lắng. Công ty X không muốn hợp tác với một công ty có vấn đề về tài chính trong hiện tại hoặc quá khứ. Công ty này sẽ tiến hành điều tra và dùng báo cáo điều tra để thảo luận sâu về thông tin tài chính của công ty Y và giám đốc của họ.
3
Trình bày thông tin về việc tuân thủ theo một cơ quan chủ quản nào đó. Đây là báo cáo tuân thủ, được dùng để giúp công ty thể hiện trách nhiệm của mình. Nó chứng minh việc tuân thủ luật lệ/quy định và chi tiêu hợp lý của công ty trước cơ quan chủ quản (chính quyền thành phố, tỉnh, nhà nước,…). Báo cáo này bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung báo cáo và kết luận. Phần giới thiệu thường chứa đựng cái nhìn khái quát về những nội dung chính trong báo cáo. Phần nội dung trình bày dữ liệu, sự kiện, v.v. cơ quan điều hành cần biết. Kết luận được dùng để tóm tắt lại.
- Ví dụ, Nestle cần cho hội đồng quản trị thấy họ tuân thủ hướng dẫn chính sách và luật của nước sở tại qua các năm. Do đó, họ đã dùng báo cáo tuân thủ hàng năm nhằm minh bạch các hoạt động trong năm.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
4
Trình bày tính khả thi của ý tưởng hay dự án được đề xuất. Báo cáo thăm dò dùng để xác định liệu một ý tưởng có thiết thực hay không được gọi là báo cáo khả thi. Báo cáo này nên có kết cấu hai phần: tóm tắt và nội dung báo cáo. Phần nội dung trình bày lợi ích, những vấn đề có thể gặp phải, chi phí đi kèm,v.v. của ý tưởng được đề xuất. Một công ty có thể sử dụng báo cáo khả thi nhằm khai thác những câu hỏi tương tự như sau:
- Dự án này có thể được hoàn thành trong ngân sách hay không?
- Dự án này liệu sẽ sinh lời?
- Dự án này có thể được hoàn thành trong khung thời gian được phân bổ hay không?
5
Trình bày kết quả nghiên cứu điều tra. Báo cáo nghiên cứu điều tra trình bày nghiên cứu về một vấn đề hay vướng mắc nào đó. Đó thường là cái nhìn chuyên sâu về một vấn đề đặc biệt cụ thể, nên bao gồm các phần: tóm tắt, giới thiệu, phương pháp nghiên cứu, kết quả thu được, kết luận và đề xuất. Nghiên cứu liên quan cũng nên được đề cập đến trong báo cáo này.
- Ví dụ, một doanh nghiệp có thể tiến hành nghiên cứu ở quy mô toàn công ty về việc nên hay không cấm hút thuốc ở sảnh nhân viên. Người thực hiện sẽ lập báo cáo nghiên cứu điều tra.
6
Giúp công ty cải thiện chính sách, sản phẩm hay quy trình hoạt động thông qua việc không ngừng theo dõi, kiểm tra. Được lập trên những khoảng thời gian cố định, chẳng hạn như tuần, tháng, quý, v.v., báo cáo định kỳ có thể rà soát một cách chi tiết tính hiệu quả, lợi nhuận và thua lỗ hay bất kỳ tiêu chuẩn nào khác trong khoảng thời gian cho trước.
- Chẳng hạn như, hàng tháng, đại diện bán hàng dược phẩm có thể sẽ lập bảng tóm tắt số lượng cuộc gọi bán hàng của họ.
7
Báo cáo về một tình huống cụ thể. Trái ngược với khoảng thời gian cố định, tình huống cụ thể cần đến báo cáo tình hình. Tình hình ở đây có thể chỉ đơn giản như thông tin thu được từ một cuộc hội thảo hay phức tạp như báo cáo về việc phản ứng trước một thảm họa tự nhiên. Báo cáo này bao gồm các phần: giới thiệu, nội dung và kết luận. Dùng phần giới thiệu nhằm nhận diện sự kiện và điểm qua những gì sẽ được đề cập đến trong nội dung báo cáo. Kết luận được dùng để nêu lên những cam kết hay hành động cần thiết trong tình huống này.
- Chẳng hạn như, sau đợt bão lớn, cơ quan chủ quản nhà nước sẽ cần đến một báo cáo tình hình.
8
Trình bày giải pháp cho vấn đề hay tình huống. Báo cáo so sánh cân nhắc một vài giải pháp khả dĩ cho một tình huống nào đó. Dựa trên kết quả, người viết sẽ đề xuất đường lối hành động cụ thể. Nó thường bao gồm ba phần: giới thiệu, nội dung và kết luận. Phần giới thiệu nêu rõ mục đích của báo cáo. Phần giữa trình bày tình huống hay vấn đề cùng giải pháp/lựa chọn khả thi. Phần kết tiết lộ giải pháp hay lựa chọn thay thế tốt nhất.
- Xét tình huống công ty sản xuất xe hơi ABC muốn mở một nhà máy tại châu Á. Dựa trên những gì công ty cần, báo cáo có thể thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống ba quốc gia. Tiếp đó, nó sẽ kết luận đâu là địa điểm thành lập nhà máy tốt nhất trong số ba quốc gia này.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 2:

Viết báo cáo kinh doanh

Tải về bản PDF

1
Xác định mục tiêu và định dạng báo cáo của bạn. Tự hỏi bạn muốn đạt được gì qua báo cáo.^{[2]XNguồn nghiên cứu} Dựa trên mục tiêu mong muốn, hãy chọn loại báo cáo phù hợp từ danh sách được liệt kê trên đây.
- Bất kể câu trả lời là gì thì bạn cũng cần đảm bảo tính ngắn gọn, súc tích của mục tiêu. Nếu mục tiêu không rõ ràng, báo cáo sẽ chỉ khiến người đọc bối rối và có thể làm ảnh hưởng đến độ tin cậy của nó.
- Chẳng hạn như trường hợp bạn muốn nhận được ngân sách quảng cáo lớn hơn cho bộ phận của mình. Khi đó, báo cáo nên tập trung vào ngân sách hiện tại và cách mà bạn có thể sử dụng ngân sách lớn hơn một cách hiệu quả.
2
Nhận diện đối tượng người đọc. Người đọc có thể bao gồm cả người ngoài (những người không làm việc trong công ty của bạn) hoặc nội bộ. Cân nhắc hiểu biết hay sự quen thuộc sẵn có với chủ đề mục tiêu của họ, đồng thời nghĩ về cách mà họ sẽ sử dụng thông tin được trình bày trong báo cáo.^{[3]XNguồn nghiên cứu}
- Nhớ rằng bất kể đối tượng người đọc của bạn là ai, không lời kết nào thuyết phục hơn là lượng tiền có thể đem lại cho công ty hoặc khách hàng.
- Giả sử bạn muốn tiến hành chương trình chia sẻ công việc trong bộ phận của mình và xác định rằng đối tượng người đọc ở đây là giám đốc nhân sự, giám đốc điều hành và tổng giám đốc. Cân nhắc mức độ quan tâm hiện có của họ với chương trình này. Câu trả lời sẽ định hình giọng điệu của báo cáo. Nếu công ty chưa từng xem xét một chương trình nào tương tự như vậy thì báo cáo này sẽ vừa mang tính chiến lược lại vừa có giá trị thông tin. Trong trường hợp ngược lại, báo cáo nên ít tính thông tin và mang tính thuyết phục nhiều hơn.
Phần khó nhất không nằm ở phần viết mà là ở phần rút ra kết luận và thu thập dữ liệu cần thiết nhằm hỗ trợ kết luận đó. Nó cần đến nhiều kỹ năng, bao gồm thu thập dữ liệu và phân tích thị trường. Những gì bạn và sau nữa là ban quản lý cần biết nhằm ra quyết định xác đáng về đề tài được đưa ra là gì?
4
Thu thập dữ liệu phù hợp cho báo cáo. Quan trọng là dữ liệu của bạn được nghiên cứu kỹ càng. Bằng không, có thể báo cáo sẽ thiếu tính tin cậy. Bản thân việc thu thập dữ liệu cũng đã phụ thuộc vào loại báo cáo mà bạn viết. Hãy đảm bảo thông số dữ liệu được lựa chọn ngắn gọn và phù hợp với luận điểm của báo cáo.
- Dữ liệu có thể là thông tin nội bộ - nghĩa là bạn có thể nhanh chóng thu thập chúng. Chẳng hạn như bạn có thể có được thông số bán hàng từ bộ phận bán hàng chỉ với một cuộc gọi. Hay nói cách khác, bạn có thể nhận dữ liệu và chuyển vào báo cáo một cách mau lẹ.
- Dữ liệu bên ngoài cũng có thể được lưu trữ nội bộ. Nếu phòng nào đó từng thu thập dữ liệu phân tích khách hàng, hãy xin của họ. Bạn không cần tự mình thực hiện điều tra đó. Dù không đồng nhất ở những loại hình kinh doanh khác nhau nhưng thường thì người viết báo cáo kinh doanh không cần tiến hành điều tra trực tiếp.
- Giả sử bạn đang viết báo cáo giải trình/đề xuất. Khi đó, bạn phải nghiên cứu toàn bộ lợi ích đến từ ý kiến đề xuất của mình và tổng hợp những nghiên cứu đó vào báo cáo.
5
Tổ chức và viết báo cáo. Cách lựa chọn bố cục và viết báo cáo phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Chẳng hạn như, bố cục của bản báo cáo tuân thủ sẽ khác với bố cục của báo cáo khả thi. Một khi đã có ý tưởng về cách sắp xếp báo cáo, bạn có thể bắt đầu với nội dung của mình.
- Chia nhỏ dữ liệu liên quan thành từng phần riêng biệt. Báo cáo kinh doanh không thể hỗn độn với vô số dữ liệu và thông tin. Tổ chức dữ liệu thành những phần riêng biệt là chìa khóa thành công của một báo cáo kinh doanh tốt. Ví dụ như bạn có thể tách dữ liệu bán hàng khỏi dữ liệu phân tích khách hàng và đặt đề mục riêng cho chúng.
- Sắp xếp báo cáo với những đề mục phù hợp, những đề mục có thể được lướt nhanh như một nghiên cứu độc lập nhưng đồng thời cùng hỗ trợ cho mục tiêu cơ bản của báo cáo.
- Bởi một vài phần có thể phụ thuộc vào phân tích hay dữ liệu đầu vào của phần khác, thường thì bạn vẫn có thể làm việc riêng từng phần trong lúc chờ kết quả phân tích.
6
Rút ra kết luận với đề xuất cụ thể. Kết luận đưa ra cần rõ ràng và phải là kết quả hợp lý từ việc xem xét kỹ càng những dữ liệu được trình bày trong báo cáo. Nếu phù hợp, hãy đề xuất rõ đường lối hành động tốt nhất dựa trên những kết luận đó.^{[4]XNguồn nghiên cứu}
- Mục tiêu nào cũng nên chứa đựng những hành động cụ thể và đo lường được. Viết ra bất kỳ thay đổi nào trong mô tả công việc, lịch trình hay chi phí cần thiết để hoàn thành kế hoạch mới. Mỗi khẳng định nên trình bày trực tiếp các phương pháp mới - những phương pháp sẽ giúp đáp ứng mục tiêu/giải pháp được đưa ra trong báo cáo.
7
Viết tóm tắt dự án. Tóm tắt dự án nên là trang đầu tiên của báo cáo nhưng cũng nên là điều cuối cùng mà bạn viết. Tóm tắt này trình bày kết quả nghiên cứu và kết luận cũng như khái quát thật ngắn gọn những gì sẽ được trình bày nếu người đọc lựa chọn đọc tiếp toàn bộ báo cáo. Nó như là đoạn quảng cáo của một bộ phim hay phần tóm tắt của một bài viết học thuật.
- Tóm tắt dự án (tiếng Anh là Executive Summary) có tên gọi trên bởi nó gần như là thứ duy nhất mà một thành viên ban quản trị bận rộn sẽ đọc. Hãy trình bày mọi điều quan trọng với cấp trên của bạn ở đây, tối đa là 200-300 từ. Phần còn lại có thể sẽ được xem xét kỹ hơn nếu họ muốn biết thêm.
8
Sử dụng đồ họa thông tin cho dữ liệu được sử dụng nếu cần. Trong vài trường hợp, thể hiện dữ liệu định lượng thông qua bảng biểu hay đồ thị có thể sẽ hữu dụng. ^{[5]XNguồn nghiên cứu} Dùng màu sắc khi trình bày, bởi chúng sẽ thu hút sự chú ý hơn và giúp phân biệt thông tin. Mỗi khi có thể, hãy sử dụng gạch đầu dòng, dùng số hay đóng khung dữ liệu để chúng trở nên dễ đọc hơn. Nhờ đó, bạn sẽ tách biệt dữ liệu khỏi phần còn lại của báo cáo và thể hiện được ý nghĩa quan trọng của chúng.
- Nhìn chung, hiệu ứng về mặt thị giác là yếu tố tuyệt vời, giúp báo cáo kinh doanh trở nên thú vị hơn khi mà bản thân văn bản và số liệu có thể tương đối khô cứng. Nhưng bạn cũng đừng đi quá xa, chỉ nên sử dụng khi phù hợp và cần thiết.
- Một trang toàn chữ và không chứa bảng hay số liệu có thể sẽ khiến người đọc mệt mỏi. Hãy đóng khung nội dung ở đó. Hộp thông tin còn có thể tóm tắt luận điểm được trình bày một cách hiệu quả.
9
Trích dẫn nguồn khi cần thiết. Tùy thuộc vào loại nghiên cứu được tiến hành, có thể bạn sẽ cần giải thích nguồn thông tin của mình. Mục đích của trang tài liệu hay nguồn tham khảo trong báo cáo kinh doanh là cung cấp nguồn thông tin để người khác có thể tự tìm hiểu thêm hay tìm kiếm số liệu nếu muốn.
- Sử dụng định dạng phù hợp cho việc trích dẫn trong báo cáo, tùy vào ngành nghề kinh doanh của bạn.
10
Đọc lại hai lần. Lỗi chính tả hay ngữ pháp có thể khiến người đọc cảm thấy bạn không đủ nỗ lực với báo cáo và khiến độ tin cậy trong kết quả nghiên cứu bị nghi ngờ. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo là bạn đã trình bày thông tin một cách rõ ràng, súc tích.^{[6]XNguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn như, đừng lạm dụng những từ hoa mỹ hay dùng câu quá dài dòng.
- Tránh sử dụng tiếng lóng.
- Nếu cả báo cáo và người đọc đều có mối quan hệ mật thiết với một ngành cụ thể, bạn có thể sử dụng biệt ngữ hay thuật ngữ chuyên môn. Nhưng hãy cẩn thận, đừng lạm dụng chúng.
- Nhìn chung, báo cáo kinh doanh được viết ở thể bị động và là một trong số ít những trường hợp mà ở đó, câu bị động tốt hơn.
- Bạn có thể thường xuyên bỏ sót lỗi khi đọc lại công trình của mình bởi cảm giác quen thuộc từ lúc viết. Hãy cân nhắc nhờ ai khác trong phòng, người cũng muốn báo cáo thành công, đọc qua. Cởi mở với phản hồi nhận được. Sẽ tốt hơn khi lỗi được chỉ ra bởi đồng nghiệp thay vì cấp trên. Xem lại từng nhận xét và viết lại báo cáo.
Định dạng báo cáo kinh doanh trang trọng hết mức có thể, tạo mục lục để dễ dàng theo dõi và đọc nhanh. Bao gồm toàn bộ những phần quan trọng, đặc biệt là tóm tắt quản trị và kết luận.
12
Làm bìa cho bản báo cáo kinh doanh của bạn. Cách tốt nhất để hoàn thiện một báo cáo điều tra tốt, kỹ lưỡng là làm bìa một cách tương xứng. Bạn có thể sử dụng tập hồ sơ, bìa còng hay giấy tốt. Điểm mấu chốt ở đây là báo cáo kinh doanh cần bắt mắt, dễ nhìn, đủ để khơi gợi hứng thú của người đọc.
- Điều này cũng áp dụng với mọi bảng biểu, đồ thị có trong báo cáo.
Quảng cáo