Cara Menulis Laporan Bisnis

Laporan bisnis merupakan salah satu sarana komunikasi yang paling efektif dalam dunia usaha saat ini. Manfaat laporan bisnis sangat beragam. Perusahaan atau individu bisa menggunakan laporan bisnis untuk mengambil keputusan penting. Jika Anda ingin menulis laporan bisnis yang baik, pelajari caranya dan pahami tujuan penulisan laporan.

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Tentukan Jenis Laporan Bisnis yang Ingin Ditulis

Unduh PDF

1
Gunakan laporan bisnis untuk menyampaikan gagasan. Laporan ini disebut "laporan justifikasi/rekomendasi". Anda bisa menggunakan laporan ini untuk menyampaikan gagasan kepada manajer atau direktur. Biasanya, Anda perlu menyiapkan ringkasan dan batang tubuh laporan. Ringkasan merupakan sarana menyampaikan gagasan. Batang tubuh berisi informasi tentang manfaat, biaya, risiko, dan informasi lain yang berkaitan dengan gagasan Anda.
- Contohnya, Anda ingin membeli printer untuk divisi Anda. Untuk meyakinkan manajer bahwa printer benar-benar diperlukan, siapkan laporan justifikasi/rekomendasi untuk mengajukan permohonan pembelian printer kepada manajemen secara formal.
2
Presentasikan risiko yang menyertai peluang bisnis. "Laporan investigasi" membantu pengambil keputusan mempertimbangkan risiko yang harus dihadapi saat ingin melakukan tindakan tertentu agar manajemen mampu mengantisipasi dampak yang tidak diinginkan. Laporan ini terdiri dari kata pengantar, batang tubuh, dan kesimpulan. Kata pengantar berisi informasi penting tentang masalah yang sedang diselidiki. Batang tubuh berisi penjelasan atas fakta dan hasil investigasi. Kesimpulan berisi ringkasan laporan.
- Contohnya, perusahaan farmasi X ingin bekerja sama dengan perusahaan farmasi Y yang sedang menghadapi masalah. Perusahaan X tidak mau bekerja sama dengan perusahaan yang sedang atau pernah mengalami masalah keuangan. Oleh sebab itu, perusahaan X mencari informasi lengkap tentang perusahaan Y lalu menyusun laporan investigasi untuk mendiskusikan data finansial perusahaan Y dengan direktur keuangan.
3
Presentasikan informasi kepatuhan kepada instansi pemerintah. Laporan ini, biasa disebut "laporan kepatuhan", berguna menunjukkan akuntabilitas perusahaan dengan membuktikan kepada instansi pemerintah (kota, propinsi, pusat, dll.) bahwa manajemen bekerja sesuai undang-undang/peraturan yang berlaku dan mengelola keuangan sesuai prosedur. Laporan ini terdiri dari kata pengantar, batang tubuh, dan kesimpulan. Kata pengantar berisi penjelasan tentang topik utama yang dibahas dalam laporan. Batang tubuh berisi data, fakta, dan informasi lain yang perlu diketahui oleh instansi pemerintah. Kesimpulan berisi ringkasan laporan.
- Contohnya, direksi perusahaan asuransi pemerintah harus mempresentasikan kepada menteri keuangan bahwa pengelolaan perusahaan dilakukan sesuai undang-undang dan peraturan yang berlaku pada tahun 2019. Untuk ini, direksi menyiapkan laporan kepatuhan tahunan untuk mempresentasikan aktivitas perusahaan selama tahun 2019.
4
Presentasikan fisibilitas gagasan atau proyek yang diusulkan. Laporan yang berisi penjelasan untuk menentukan diterima atau ditolaknya gagasan disebut "laporan kelayakan". Laporan ini terdiri dari ringkasan dan batang tubuh. Ringkasan berisi gagasan, sedangkan batang tubuh menginformasikan manfaat, masalah yang mungkin terjadi, biaya, dan isu lain terkait gagasan yang diajukan. Manajemen bisa menggunakan laporan kelayakan untuk menjawab pertanyaan berikut:
- Apakah proyek ini bisa diselesaikan sesuai anggaran keuangan?
- Apakah proyek ini menguntungkan?
- Apakah proyek ini bisa diselesaikan sesuai jadwal yang sudah ditentukan?
5
Presentasikan hasil riset yang diperoleh melalui kajian. "Laporan hasil riset" menyajikan hasil kajian terperinci tentang isu atau masalah yang sangat spesifik. Laporan ini terdiri dari abstrak (ringkasan), kata pengantar, metode yang digunakan, hasil riset, kesimpulan, dan saran. Saat membuat laporan, Anda harus menginformasikan hasil studi yang dijadikan referensi.
- Contohnya, manajemen ingin mengadakan kajian yang melibatkan semua personel untuk memutuskan perlu tidaknya melarang karyawan merokok di kantin perusahaan. Orang yang melakukan kajian akan menulis laporan hasil riset.
6
Bantulah perusahaan memperbaiki kebijakan, produk, atau prosedur melalui pengawasan yang konsisten. Kemudian, siapkan "laporan periodik" yang ditulis setiap rentang waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, kuartalan, dsb. Laporan ini menyajikan tingkat efisiensi perusahaan, laba/rugi, dan data lain selama periode tertentu.
- Contohnya, pemilik apotek akan meminta wiraniaganya mempresentasikan laporan penjualan bulanan setiap tanggal 3 bulan berikutnya.
7
Berikan laporan jika terjadi situasi tertentu. Bertolak belakang dengan laporan periodik, "laporan situasional" ditulis untuk kebutuhan tertentu, misalnya sekadar memberikan informasi dalam rapat atau melaporkan upaya mengatasi bencana alam. Laporan ini terdiri dari kata pengantar, batang tubuh, dan kesimpulan. Kata pengantar berisi penjelasan tentang peristiwa yang dilaporkan dan memberikan ulasan singkat tentang isu yang dibahas dalam batang tubuh laporan. Dalam kesimpulan, jelaskan solusi yang sudah dan akan dilakukan.
- Contohnya, gubernur meminta wali kota memberikan laporan situasional setelah terjadi angin topan di area yang berada di bawah tanggung jawabnya.
8
Presentasikan beberapa solusi untuk mengatasi masalah. "Laporan tolok ukur" menyajikan beberapa opsi solusi untuk mengambil keputusan. Sesuai tujuannya, penulis merekomendasikan beberapa tindakan yang perlu dilakukan. Laporan ini terdiri dari kata pengantar, batang tubuh, dan kesimpulan. Kata pengantar menjelaskan tujuan penulisan laporan. Batang tubuh mengungkapkan situasi atau masalah yang dihadapi berikut beberapa opsi solusi. Kesimpulan menyampaikan solusi terbaik.
- Contohnya, perusahaan otomotif ingin membangun pabrik di Asia. Saat menulis laporan tolok ukur, cantumkan maksimal 3 negara sesuai kebutuhan perusahaan dan usulkan lokasi terbaik dalam kesimpulan.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Menulis Laporan Bisnis

Unduh PDF

1
Tentukan tujuan penulisan dan format laporan. Tanyakan kepada diri sendiri apa sebabnya Anda ingin menulis laporan bisnis.^{[1]XTeliti sumber} Pilihlah jenis laporan dalam lis di atas sesuai tujuan yang ingin dicapai.
- Apa pun alasannya, pastikan Anda menentukan tujuan yang singkat dan jelas. Pembaca laporan menjadi bingung jika rumusan tujuan bertele-tele sehingga kredibilitas laporan diragukan.
- Contohnya, departemen Anda membutuhkan tambahan dana promosi. Saat menulis laporan, fokuskan pada anggaran dana promosi yang tersedia saat ini dan sampaikan rencana kerja yang efektif untuk memanfaatkan dana tambahan sebaik mungkin.
2
Pertimbangkan audiens yang akan membaca laporan. Pembaca laporan mungkin berasal dari luar perusahaan (bukan karyawan) atau dari dalam perusahaan. Saat menulis laporan, pertimbangkan seberapa jauh pembaca memahami atau memiliki informasi tentang isu yang dibahas. Selain itu, pikirkan manfaat informasi yang disajikan dalam laporan bagi pembaca.^{[2]XTeliti sumber}
- Siapa pun yang akan membaca laporan, aspek finansial selalu menjadi prioritas utama bagi manajemen atau klien.
- Contohnya, Anda ingin menerapkan program job share di divisi Anda. Untuk ini, Anda perlu menulis laporan bisnis yang akan dibaca oleh direktur personalia, direktur operasional, dan direktur utama. Pertimbangkan kemungkinan mereka sudah mengetahui program ini agar Anda bisa menyampaikan informasi yang relevan dalam laporan. Jika manajemen belum pernah membahas program job share, laporan Anda informatif dan bermanfaat. Jika perusahaan sudah merencanakan program ini, laporan Anda tidak efektif dan kurang persuasif.
Langkah paling sulit saat menyiapkan laporan bisnis bukan menulis. Membuat kesimpulan dan mengumpulkan data pendukung adalah yang paling sulit. Anda harus memiliki berbagai keterampilan, misalnya mengumpulkan data dan menganalisis pasar. Apa yang perlu Anda dan manajemen ketahui agar mampu mengambil keputusan yang tepat tentang topik yang dibahas dalam laporan yang Anda sajikan?
4
Kumpulkan data yang relevan untuk menulis laporan. Pastikan data pendukung yang Anda sajikan merupakan hasil riset. Jika tidak, Anda bisa kehilangan kredibilitas. Pengumpulan data juga ditentukan oleh jenis laporan yang akan ditulis. Pastikan Anda menggunakan data yang akurat dan relevan dengan tujuan penulisan laporan.
- Data yang berasal dari sumber internal biasanya lebih cepat terkumpul. Contohnya, data penjualan produk bisa diminta dari departemen penjualan melalui telepon. Dengan demikian, data langsung diterima dan dicantumkan dalam laporan.
- Data eksternal bisa diperoleh dari perusahaan. Jika departemen lain pernah mengumpulkan dan menganalisis data konsumen, mintalah data tersebut agar Anda tidak perlu melakukan riset sendiri. Data yang dibutuhkan harus disesuaikan dengan bidang usaha, tetapi penulis laporan bisnis biasanya tidak perlu melakukan riset terlebih dahulu.
- Contohnya, jika Anda ingin menulis laporan justifikasi/rekomendasi, lakukan riset guna mencari tahu manfaat dari gagasan yang disampaikan lalu cantumkan hasil riset dalam laporan.
5
Tentukan cara menyusun laporan sebelum menulis. Keputusan ini dipengaruhi oleh tujuan penulisan laporan. Contohnya, cara menyusun laporan kepatuhan dan laporan kelayakan berbeda. Mulailah menulis jika Anda sudah bisa menentukan cara menyusun laporan.
- Pilah data pendukung menjadi beberapa kelompok. Laporan bisnis biasanya berisi segudang data dan informasi. Memilah data menjadi beberapa kelompok merupakan kunci keberhasilan menulis laporan bisnis yang baik. Contohnya, sajikan data penjualan secara terpisah dari data pelanggan dan cantumkan judul pada setiap rekap data.
- Susun laporan dengan mengurutkan rekap data berdasarkan judul agar mudah dibaca dan dipahami. Dengan demikian, data yang disajikan bisa mendukung tujuan utama penulisan laporan.
- Adakalanya, Anda perlu menunggu orang lain menganalisis atau menginput data. Sambil menunggu, Anda bisa mengolah kelompok data yang sudah lengkap.
6
Buat kesimpulan dan berikan saran yang spesifik. Pastikan Anda menarik kesimpulan yang logis menggunakan data yang tercantum dalam laporan. Jelaskan tindakan yang perlu dilakukan berdasarkan kesimpulan tersebut.^{[3]XTeliti sumber}
- Setiap solusi yang Anda usulkan harus diikuti oleh tindakan spesifik yang terukur. Jelaskan perubahan deskripsi kerja, jadwal, atau alokasi dana yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kerja baru. Pastikan saran Anda didukung oleh data yang membuktikan bahwa manajemen mampu mencapai target dengan menerapkan solusi yang disampaikan dalam laporan.
7
Siapkan ringkasan eksekutif. Ringkasan ini akan menjadi halaman pertama laporan bisnis, tetapi penulisannya dilakukan paling belakang. Ringkasan eksekutif merupakan sarana mempresentasikan hasil kajian dan kesimpulan untuk memberikan gambaran sekilas tentang isi laporan apabila seseorang tidak sempat membaca sampai selesai. Sebagai gambaran, ringkasan eksekutif ibarat cuplikan film atau abstrak skripsi.
- Laporan ini diberi nama ringkasan eksekutif sebab eksekutif yang sibuk mungkin hanya membaca ringkasan ini. Sampaikan informasi penting kepada atasan dalam 200-300 kata berupa ringkasan eksekutif. Ia bisa membaca lebih lanjut jika ingin tahu hal-hal mendetail.
8
Gunakan infografik untuk menyampaikan data tertentu. Adakalanya, Anda perlu memberikan data kuantitatif menggunakan grafik atau diagram. Sajikan data dengan berbagai warna agar lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan bullet points, nomor urut, atau tabel agar data lebih mudah dibaca. Langkah ini membuat penyajian data terlihat berbeda guna menunjukkan signifikansinya.
- Biasanya, gambar membuat laporan bisnis terlihat lebih menarik. Laporan terkesan monoton jika hanya berisi tulisan dan angka. Sajikan infografik yang relevan dan bermanfaat, tetapi jangan berlebihan.
- Tulis informasi dalam kotak pada halaman yang hampir seluruhnya berisi teks, tidak ada tabel atau angka. Halaman yang seluruhnya teks cenderung membosankan. Ringkasan informasi penting boleh disajikan dalam kotak.
9
Cantumkan sumber informasi. Tergantung jenis riset yang dilakukan, mungkin Anda perlu mencantumkan penyedia informasi. Dalam laporan bisnis, daftar pustaka atau laman sumber bertujuan memberikan informasi kepada pembaca seandainya ia ingin mengecek atau mencari data yang lain.
- Gunakan format yang benar saat mencantumkan kutipan dalam laporan sesuai jenis usaha.
10
Periksa laporan 2 kali. Anda terkesan tidak serius saat membuat laporan jika ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Kesalahan tersebut membuat kredibitas kajian Anda dipertanyakan. Selain itu, sajikan informasi yang jelas dan tidak bertele-tele.
- Contohnya, jangan menggunakan kata-kata yang sulit dipahami atau kalimat yang terlalu panjang.
- Hindari ragam percakapan.
- Jika pembaca laporan berkecimpung dalam bisnis yang sama, Anda boleh menggunakan jargon atau istilah teknis, tetapi jangan berlebihan.
- Biasanya, laporan bisnis ditulis menggunakan kalimat pasif. Laporan ini merupakan salah satu contoh yang menunjukkan bahwa penulisan menggunakan kalimat pasif lebih baik daripada kalimat aktif.
- Saat memeriksa laporan, eror bisa terabaikan karena Anda sendiri yang mengetik. Mintalah rekan kerja yang suportif membaca laporan Anda lalu mintalah umpan balik. Jauh lebih baik mengetahui kesalahan dari rekan kerja, alih-alih dari atasan. Manfaatkan masukan dari rekan kerja untuk memperbaiki laporan sambil mempertimbangkan saran yang diberikan.
Tulis laporan bisnis sesuai format resmi dengan membuat daftar isi yang berguna sebagai rujukan saat mencari halaman tertentu. Cantumkan nomor halaman setiap bagian laporan dalam daftar isi, terutama ringkasan eksekutif dan kesimpulan.
12
Sempatkan menjilid laporan. Cara terbaik menyempurnakan laporan yang menyajikan kajian lengkap yang bermanfaat adalah menjilidnya sebaik mungkin, misalnya menggunakan kawat spiral, binder, atau sampul karton. Dengan demikian, laporan terlihat rapi dan menarik sehingga orang lain ingin membacanya sampai selesai.
- Terapkan kiat ini saat membuat grafik atau diagram yang ingin disajikan dalam laporan.
Iklan