Cómo escribir un informe de negocios

Los informes de negocios son una de las formas más efectivas de comunicarse en el mundo de los negocios de hoy en día. Aunque los objetivos de los informes de negocios tienen un alcance amplio, las empresas o las personas pueden usarlos para ayudarlas a tomar decisiones importantes. Para escribir un informe de negocios efectivo, primero tienes que comprender lo que es y cómo puede usarse.

Parte 1

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Decidir qué tipo de informe escribir

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Presenta una idea. Un informe que presenta una idea se llama informe de justificación o recomendación. Puedes usar estos informes para hacer sugerencias a la gerencia o a otros encargados importantes. Este informe normalmente contiene un resumen y un cuerpo. El resumen resalta tu solicitud. El cuerpo del informe se adentra en los beneficios, costos, riesgos, etc., asociados con tu solicitud.
- Por ejemplo, quieres una impresora 3D para tu división. Para convencer a tu gerente de hacer una solicitud por una impresora, escribirías un informe de justificación o recomendación para pedirle formalmente la impresora al equipo administrativo.
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Presenta los riesgos involucrados en una oportunidad específica. Un informe de investigación ayuda a determinar los riesgos involucrados en un plan de acción específico. Este tipo de informe es muy bueno para ayudar a la empresa a anticipar repercusiones. El informe contendrá una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción resalta el problema bajo investigación. El cuerpo se usa para discutir los hechos y resultados de la investigación. La conclusión se usa para resumir.
- Por ejemplo, digamos que la empresa farmacéutica X quiere asociarse con la empresa farmacéutica Y pero tiene algunas preocupaciones. La empresa X no quiere asociarse con una empresa que tenga problemas financieros actuales o los haya tenido en el pasado. Por lo tanto, la empresa X realiza una investigación y usa un informe de investigación para discutir la información financiera detallada de la empresa Y y sus directores.
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Presenta información de cumplimiento a un órgano rector. Este informe, conocido como informe de cumplimiento, ayuda a las empresas a mostrar responsabilidad. Una empresa usará un informe de cumplimiento para mostrar pruebas a un órgano rector (de la ciudad, del estado, del gobierno federal, etc.) de que sigue todas las leyes o reglas relevantes y gasta su dinero adecuadamente. El informe contiene una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción normalmente incluye un resumen de las secciones principales del informe. El cuerpo contiene los datos específicos, hechos, etc., que la entidad reguladora tiene que saber. La conclusión se usa para resumir.
- Por ejemplo, el Sistema de Jubilación de los Empleados Públicos de California (CALPERS, por sus siglas en inglés) necesitaba mostrarle a su consejo administrativo que seguía todas las leyes y reglas relevantes en 2010. Por ello, elaboró un informe de cumplimiento anual para mostrar sus actividades durante el año.^{[1]XFuente de investigación}
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Presenta la viabilidad de una idea o un proyecto propuesto. Un informe exploratorio para determinar si una idea funcionará se llama informe de viabilidad. El informe debe contener un resumen y un cuerpo. El resumen presenta la idea. El cuerpo cubre los beneficios, los problemas potenciales, los costos asociados, etc., de la idea propuesta. Una empresa puede usar un informe de viabilidad para explorar preguntas como las siguientes:
- ¿Puede completarse este proyecto dentro de su presupuesto?
- ¿El proyecto será rentable?
- ¿Puede completarse este proyecto dentro del plazo asignado?
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Presenta una investigación encontrada en un estudio. Un informe de estudios de investigación presenta investigación sobre un asunto o problema. Es una mirada detallada a un asunto muy específico. El informe debe contener un resumen, una introducción, métodos, resultados, una conclusión y una recomendación. También debe citar el o los estudios involucrados.
- Por ejemplo, una empresa podría llevar a cabo un estudio a nivel de toda la empresa sobre si determinar que esté prohibido fumar en la sala de empleados. La persona que redacte el estudio produciría un informe de estudios de investigación.
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Ayuda a una empresa a mejorar sus políticas, productos o procesos por medio de un monitoreo constante. Este informe, llamado informe periódico, se redacta a intervalos fijos, como semanalmente, mensualmente, trimestralmente, etc. Puede examinar la eficiencia, las pérdidas y ganancias o cualquier otra métrica a lo largo del intervalo elegido.
- Por ejemplo, un representante de ventas farmacéuticas podría proporcionar un resumen mensual de sus visitas de ventas.
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Informa sobre una situación específica. Una situación específica (a diferencia de un intervalo fijo) requiere un informe situacional. La situación puede ser tan simple como la información proporcionada en una conferencia o tan compleja como un informe sobre la reacción a un desastre natural. Estos informes contienen una introducción, un cuerpo y una conclusión. Usa la introducción para identificar el evento y dar una vista previa breve de lo que cubrirás en el cuerpo del informe. La conclusión discute las acciones emprendidas o necesarias para la situación.
- Como ejemplo, el órgano rector de un estado querría un informe situacional después de un huracán.
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Presenta varias soluciones para un problema o situación. Un informe de criterio sopesa varias soluciones potenciales para una determinada situación. Con base en los resultados, el escritor recomendaría un plan de acción particular. Un informe de criterio debe contener una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción expresa el propósito del informe. El cuerpo presenta la situación o el problema seguido de soluciones o alternativas potenciales. La conclusión revela la mejor solución o alternativa.
- Por ejemplo, la empresa ABC Fabricación de Autos quiere abrir una planta en Asia. El informe podría reducir las opciones a tres países con base en las necesidades de la empresa. El informe luego concluiría con cuál de los tres países sería la mejor ubicación para la nueva planta.
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Parte 2

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Escribir un informe de negocios

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Determina tu objetivo y formato. Pregúntate qué te gustaría que lograra el informe.^{[2]XFuente de investigación} Con base en el objetivo deseado, elige un tipo de informe de la lista anterior.
- Independientemente de la respuesta, tienes que hacer que tu objetivo sea conciso. Si es confuso, tu informe solo confundirá al público, lo cual corre el riesgo de dañar la credibilidad del informe.
- Por ejemplo, es posible que lo que quieras lograr sea recibir un mayor presupuesto de publicidad para tu departamento. Tu informe debe enfocarse en el presupuesto actual de publicidad y cómo podrías usar un presupuesto más grande de forma efectiva.
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Identifica al público. El público puede incluir una parte externa (alguien que no trabaje dentro de tu empresa) o alguien dentro de tu agencia. Considera el conocimiento o familiaridad que el público ya tiene con el tema planteado. También piensa en cómo el público usará la información del informe.^{[3]XFuente de investigación}
- Recuerda que, independientemente del público, ninguna conclusión habla más claro para una empresa o cliente que el dinero.
- Por ejemplo, digamos que quieres implementar un programa de trabajo compartido para tu división. Decides que el público objetivo serán el director de recursos humanos, el director ejecutivo y el director de operaciones de la empresa. Considera cuánto es probable que ya sepan sobre los programas de trabajo compartido. La respuesta determinará el tono del informe. Si tu empresa nunca ha considerado un programa de trabajo compartido, el informe será tanto informativo como estratégico. Si la empresa ya ha considerado un programa de trabajo compartido, el informe será menos informativo y más persuasivo.
La parte más difícil de escribir un informe de negocios no es la escritura. Es formar una conclusión y reunir los datos necesarios para respaldarla. Esto involucra una variedad de habilidades, incluyendo la recopilación de datos y el análisis de mercado. ¿Qué es lo que tú (y, a la larga, la gerencia) tienes que saber para tomar una decisión informada sobre el tema?
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Reúne los datos apropiados para tu informe. Es importante que tus datos estén bien investigados; de otro modo, corres el riesgo de perder credibilidad. La recopilación de datos en sí dependerá del tipo de informe que escribas. Asegúrate de que los parámetros de datos que elijas sean concisos y relevantes al punto del informe.
- Los datos pueden venir de adentro, lo que significa que podrás recopilarlos de forma bastante rápida. Las cifras de ventas, por ejemplo, deben estar disponibles en el departamento de ventas con una llamada telefónica, lo que significa que puedes recibir los datos e incorporarlos a tu informe rápidamente.
- Los datos externos también pueden estar disponibles internamente. Si un departamento ya realiza recopilaciones de datos de análisis de clientes, toma prestadas las de ese departamento. No tienes que realizar la investigación por tu cuenta. Esto será diferente para cada tipo de empresa, pero el escritor de un informe de negocios a menudo no tiene que realizar una investigación de primera mano.
- Por ejemplo, si vas a escribir un informe de justificación o recomendación, tienes que investigar todos los beneficios de tu idea propuesta e incorporar la investigación a tu informe.
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Organiza y escribe el informe. La forma como organices tu informe dependerá de tu objetivo. Por ejemplo, organizarías un informe de cumplimiento de forma diferente a un informe de viabilidad. Una vez que tengas una idea de cómo quieres organizar tu informe, puedes escribir el contenido.
- Divide los datos relevantes en secciones separadas. Un informe de negocios no puede inundar al lector con cifras e información. Organizar los datos en secciones separadas es clave para el éxito de un informe de negocios bien escrito. Por ejemplo, mantén los datos de negocios separados de los datos de análisis de clientes, cada uno con su propio encabezado.
- Organiza el informe en encabezados de sección apropiados, los cuales puedan leerse rápidamente como investigaciones independientes pero que también respalden en conjunto el objetivo básico del informe.
- Debido a que algunas de las secciones pueden depender del análisis o de los aportes de otros, a menudo puedes trabajar en secciones por separado mientras esperas que se termine el análisis.
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Saca conclusiones con recomendaciones específicas. Saca conclusiones claras que resulten lógicamente de los datos examinados en el informe. Recomienda claramente el mejor plan de acción con base en esas conclusiones, si es apropiado.^{[4]XFuente de investigación}
- Cualquier objetivo debe incluir acciones específicas y mensurables. Anota cualquier cambio en las descripciones de los puestos, horarios o gastos necesarios para implementar el nuevo plan. Cada expresión debe indicar directamente cómo el nuevo método ayudará a cumplir con el objetivo o la solución descrito en el informe.
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Redacta el resumen ejecutivo. El resumen ejecutivo debe ser la primera página del informe pero lo último que escribas. El resumen ejecutivo debe presentar tus hallazgos y conclusiones y dar un resumen muy breve de lo que alguien leería si optara por seguir leyendo el informe completo. Es como un tráiler de una película o un resumen documental en un trabajo académico.
- El resumen ejecutivo obtiene su nombre porque es probablemente lo único que un ejecutivo ocupado leería. Dile a tu jefe todo lo importante en esta parte en no más de 200 a 300 palabras. El jefe puede leer detenidamente el resto del informe si tiene más curiosidad.
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Usa infografías para datos relevantes, si es necesario. En algunos casos, es posible que te sea útil incluir gráficos o cuadros que muestren los datos cuantitativos.^{[5]XFuente de investigación} Usa colores dentro de ellos ya que atraen más atención a la información y ayudan a diferenciarla. En donde sea posible, usa viñetas, números o datos dentro de recuadros para ayudar con la legibilidad. Esto distingue a los datos del resto del informe y ayuda a indicar su importancia.
- En términos generales, las cifras visuales son una gran idea para los informes de negocios porque la escritura y los datos en sí pueden ser un poco sosos. Sin embargo, no te excedas. Todas las infografías deben ser relevantes y necesarias.
- Usa recuadros en páginas con mucho texto y que no tengan tablas o cifras. Una página llena de texto puede ser tediosa para un lector. La información en recuadros también puede resumir de forma efectiva los puntos importantes de la página.
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Cita tus fuentes si es necesario. Dependiendo del tipo de investigación que hayas realizado, es posible que tengas que explicar en dónde obtuviste tu información. El propósito de la bibliografía o la página de fuentes en un informe de negocios es proporcionar un recurso para los demás si desean hacerle seguimiento a los datos y revisarlos.
- Usa el formato apropiado para las citas en tu informe con base en el sector.
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Corrige tu informe dos veces. Los errores ortográficos o los errores básicos de gramática pueden darles a los lectores la impresión de que no te esforzaste lo suficiente en el informe. Estos errores pueden incluso poner en tela de juicio la credibilidad de tus hallazgos. También asegúrate de presentar la información de una forma clara y concisa.^{[6]XFuente de investigación}
- Por ejemplo, no uses palabras sofisticadas en exceso ni hagas que tus oraciones sean demasiado prolijas.
- Evita usar jergas.
- Si tu informe y el público están estrechamente vinculados a un sector específico, es apropiado usar jerga o términos técnicos, pero debes tener cuidado de no usarlos en exceso.
- Por lo general, la escritura de negocios se realiza en la voz pasiva y este es uno de los pocos casos en los que la voz pasiva generalmente es mejor que la voz activa.
- A menudo, puedes pasar por alto errores al corregir tu propio trabajo debido a la familiaridad de escribirlo. Considera pedirle a alguien más en tu departamento que quiera que el informe tenga éxito que lo lea. Sé abierto a la retroalimentación. Es mejor enterarte de tus errores por un colega que por un jefe. Revisa cada comentario de la revisión por parte de tus pares y reescribe el informe tomando en consideración los comentarios.
Crea un índice. Dale formato al informe de negocios de la forma más formal posible, creando un índice para hacer que sea más fácil consultar y hojear el informe. Incluye todas las secciones relevantes, sobre todo el resumen ejecutivo y las conclusiones.
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Empaqueta tu informe de negocios. El mejor complemento para un informe minucioso y bien investigado es la presentación pulcra. Esto puede incluir carpetas, archivadores o papel de buena calidad. En resumidas cuentas, tu informe de negocios debe verse elegante para intrigar al público lo suficiente como para leerlo.
- Esto aplica también para cualquier gráfico o cuadro incluido en el informe.
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