Tutanak Nasıl Tutulur?

Yer aldığın komitenin sekreteri olarak seçildin ya da tayin edildin. Tebrikler! Peki toplantı tutanaklarının nasıl tutulduğunu, hazırlandığını ve sunulduğunu biliyor musun? İşte gerek resmî, gerek daha az resmî bir şekilde tutanak tutarken izlenecek önemli yöntemler:

Kısım 1

Kısım 1 / 4:

Önceden Hazırlanmak

Makaleyi İndir

1
Kuruluşunun toplantı politikalarını öğren. Eğer sekreterin resmî tutanak tutması bekleniyorsa grubun herhangi bir kılavuzu takip edip etmediğini sor. Daha az resmî ortamlarda, tutanağa nelerin dâhil edileceğini veya tutanağın nasıl kullanılacağını sor.
- Tutanak tutan kişi olarak, herhangi bir kılavuza aşina olmana gerek yoktur. Ancak, bir kopya edinmek (veya başkanınkini ödünç almak) belirli soruları cevaplamak için yararlı olabilir.
- Görevini de bil. Bazı tutanak sekreterleri toplantıya katılmazken bazısı da toplantıya katılarak tutanak tutar. Her iki durumda da sekreter, başkan veya moderatör gibi başka önemli bir görevi daha olan biri olmamalıdır.^{[1]XKaynağı araştır}
2
Önceden bir şablon hazırla. Her toplantı tutanağı çoğunlukla aynı bilgileri içerecektir. Bir şablon, referans kolaylığı için tutarlı bir format sağlar. En azından aşağıdaki bilgilere yer ayır:
- Kuruluşun adı.
- Toplantı türü. Bu, olağan haftalık ya da yıllık bir toplantı mı, daha küçük bir komite toplantısı mı yoksa özel bir sebepten dolayı yapılan bir toplantı mı?
- Tarih, saat ve yer. Başlangıç ve bitiş (toplanma ve dağılma) saatleri için yer ayır.
- Başkanın veya toplantı liderinin adı ve sekreterin adı (veya yerlerine görevli kişiler).
- "Katılanlar" ve "özür beyan edenler" listesi. Bu, yoklama kâğıdı için süslü bir terimdir. Yeterli çoğunluğun (oylamaya geçebilmek için gereken yeterli kişi sayısı) mevcut olup olmadığını not et.
- İmzan için yer bırak. Tutanak tutan kişi olarak her zaman işini imza altına alacaksın. Kuruluş politikanıza bağlı olarak tutanaklar onaylanırken belki başka bir imza daha gerekebilir.
- Eğer varsa gündemi yaz. Başkan veya moderatör senden gündem tasarısı hazırlamanı istemediyse talep edilmesi durumuna karşı yanlarında hazır bulundurmaları gerekir. Referans göstermek için elinde bir tane bulunması toplantı notlarını düzenlemene yardımcı olacaktır.
3
Yanında bir not defteri ya da dizüstü bilgisayar getir. Yanında getireceğin şeyin rahatça kullanabildiğin bir şey olduğundan emin ol. Eğer sık sık tutanak tutuyorsan kenarda buna özel bir not defteri bulundur ya da bilgisayarında bir klasör oluştur.
- Daha önceki bir toplantıda tutanak tuttuysan ve henüz onaya gönderilmediyse bunları da yanında getirdiğinden emin ol.
- Bir ses kaydedicisi daha sonra tutanağı yazıya dökmene yardımcı olsa da, not almanın yerini tutmaz. Eğer toplantıyı kaydedeceksen oradaki herkesin buna izin verdiğinden emin ol ve toplantıyı kelimesi kelimesine yazıya dökmeye çalışma.
- Stenografi öğrenmek not almayı hızlandıracaktır, ancak tutanak tutmak için her kelimeyi yazman gerekmez. Esasında, bunu yapmaktan kaçınmalısın.
- Eğer bir toplantı sırasında göstererek not tutman istenirse bir yazı tahtası ya da tepegöz kullan. Tutanak yazarken kullanmak için notları, yazıları bir yere bulaştırmadan eve götürdüğünden emin ol.^{[2]XKaynağı araştır}
Reklam

Kısım 2

Kısım 2 / 4:

Toplantı Notları Tutmak

Makaleyi İndir

1
Bir yoklama kâğıdı dolaştır. Herkes geldikten sonra isim ve iletişim bilgilerinin yazılacağı bir sayfa (daha büyük toplantılar için daha fazla) kâğıt dağıt. Bunu, toplantıdan sonra şablonunun katılanlar kısmını doldurmak için kullanabilir ya da imzalanan sayfayı tutanağa iliştirebilirsin.
- Eğer katılan insanların çoğunu tanımıyorsan bir oturuma düzeni çiz ve insanlardan kendilerini tanıtmalarını istediğinde bunu doldur. Not alırken bunu elinin altında bulundur ki yeri geldiğinde (aşağıda belirtilecek) kişilere adıyla atıfta bulunabilesin.^{[3]XKaynağı araştır}
2
Şablonunu mümkün olduğunca doldur. Toplantının başlamasını beklerken kuruluşun adını, tarihi, toplantı yerini ve toplantı türünü yaz (ör., haftalık yönetim kurulu toplantısı, özel bir komite toplantısı gibi). Toplantı başladığında başlangıç saatini not et.
- Eğer bir şablonun yoksa bu bilgiyi toplantı notlarının en üstüne yaz.
- Toplantı özel bir amaç için veya özel bir zamanda yapılacaksa üyelere gönderilen daveti sakla. Tutanak yazıldıktan sonra onu tutanağa iliştirmelisin.
3
İlk önergenin sonucunu yaz. Resmî toplantıların çoğu bir gündem belirlenmesi önergesi ile başlar, bu nedenle bu adım bunu örnek olarak kullanacaktır. Toplantı farklı bir önerge ile başlarsa, aynı ilgili bilgilerin tümünü kaydettiğinden emin ol:
- Önergenin başlangıcının tam ifadesi “teklif ediyorum” şeklindedir. Bu genellikle, "Bu gündemin görüşülmesini teklif ediyorum." şeklinde beyan edilir.
- Teklif edenin adı (önergeyi teklif eden kişi).
- Oylamanın sonucu. Eğer oylama başarılı olursa “önerge kabul edildi” yaz. Eğer başarılı olmazsa “önerge reddedildi” yaz.
- Eğer tam olarak kayıt altına alamazsan uzun önergelerin yazılı olarak verilmesini isteyebilirsin. Eğer bu problem tekrar ediyorsa toplantılar arasında belirli bir kelime sayısının üzerindeki önergeler için bunun resmî bir politika yapılıp yapılamayacağını sor.
- Eğer gündemi sen planladıysan tutanak sekreterliğinin yanında bu önergenin teklif edeni seni olabilirsin. Bu sorun değil; tarafsız kaldığın sürece kendi eylemlerini kayıt altına almanda bir problem yok.
4
Toplantı sırasında yapılan diğer önergeleri kayıt altına al. Tüm tartışmaları dikkatlice dinle, ancak (aksi belirtilmediği sürece!) bunları kayıt altına alma. Yeni bir önerge yapıldığında ilgili bilgileri kaydet.
- Her önergede, önergenin tam olarak ifadesi, teklif eden kişinin adı ve oylamanın sonucunun yer alması gerektiğini unutma.
- Bazı önergelerde oylamaya geçilmeden önce başka destekleyicilerin de olması gerekir. Eğer birisi "Önergeyi destekliyorum" gibi bir şey söylerse o kişinin adını destekleyici olarak yaz.
- Eğer teklif eden kişinin adını bilmiyorsan ya da önergenin tekrarlanmasını istiyorsan sormak için toplantıyı kibar bir şekilde böl. Bilgileri doğru bir şekilde kayıt altına almak küçük bir kesintiyi haklı gösterecek kadar önemlidir.
- Eğer bir önergede değişiklik olursa sadece notlarındaki önergenin ifadesini değiştir. Değişiklik ihtilaflı ve çok fazla tartışmaya neden olmadığı sürece, bir değişiklik olduğunu kaydetmeye gerek yoktur.^{[4]XKaynağı araştır}
5
Raporları dinle ve kopyalarını edin. Bir rapor, haber bülteni ya da benzer bir şey sesli okunduğunda raporun adını ve onu okuyan kişiyi (ya da onu tasarlayan alt komitenin adını) not et. Eğer buna ilişik bir önerge varsa onu diğer önergeler gibi kayıt altına al.
- Kopyayı toplantının sonunda edinmek daha pratiktir. Toplantıdan sonra raporu okuyan kişiden ya da toplantı başkanından bir kopya isteyeceğini not al. Yazıya döküldükten sonra her bir raporun bir kopyasını tutanağa iliştir.
- Eğer kopyalar mevcut değilse asıl dokümanın nerede olduğunu not düş. Toplantıdan sonra bu bilgiyi sorman gerekebilir.
- Eğer üyelerden birisi (bir dokümandan okumak yerine) sözlü bir rapor sunarsa raporun kısa, tarafsız bir özetini yaz. Detaylara girme ya da konuşmacıyı motamot aktarma.
6
Yapılan eylemleri ya da verilen görevleri kayıt altına al. Buna, yeni toplantılardakilerin yanı sıra son toplantıdaki görevlerin "kontrolü" da dâhildir. Bir kişiye bir mektup yazma görevi mi verildi? İsimini ve talimatları not et.
- Toplantının resmiyetine bağlı olarak bu eylemlerin çoğu "önerge" çatısı altında toplanabilir. Daha az resmî toplantılarda çok net bir şekilde düzenlenmeyen kararlar için de kulaklarını dört açman gerekebilir.
- Yapılması hâlinde, bir kararın arkasındaki mantıklı açıklamaları da kısa bir şekilde dâhil et.
7
Talimat ve kararları tüm noktalarıyla kaydet. Bir prosedüre itiraz yapılırsa itirazı ve dayanağının yanı sıra Başkan tarafından verilen kararın tamamını kayda geçir.
- Bir kılavuza, kuruluşun iç tüzüklerine ya da şirket protokolüne yapılan atıfları eklediğinden emin ol.
8
Eğer istenirse tartışmaların özetini kaydet. Resmî olarak, tutanak ne söylendiğinin değil, ne yapıldığının kaydıdır.^{[5]XKaynağı araştır} Ancak, kuruluşunun yaptığı özel istekleri yerine getir.
- Tartışmayı kayıt altına alırken mümkün olduğunca tarafsız ol. Görüşleri değil somut noktaları ekle ve sıfat ve zarfların kullanımını en aza indir. Senin amacın kuru, gerçek, sıkıcı yazıdır!^{[6]XKaynağı araştır}
- Tartışma özeti sırasında kişilere isimleriyle atıf yapma. Bu özellikle incitici sözler sarf edilen hararetli tartışmalar sırasında önemlidir.
9
Toplantının sonunda toparla. Toplantının sona erdiği saati yaz. Rapor kopyalarını almayı ya da sana göndermeleri için birilerine hatırlatmayı unutma.
- Eksik ya da netleştirilmesi gereken bir nokta olup olmadığını görmek için notlarına göz gezdir. Eğer birine bir soru sorman gerekirse o kişi ayrılmadan bunu yap.
Reklam

Kısım 3

Kısım 3 / 4:

Tutanakları Yazıya Dökmek

Makaleyi İndir

Resmî tutanakları, toplantının hemen sonrasında aklındaki olaylar hâlâ tazeyken yazıya dökmek en iyisidir.^{[7]XKaynağı araştır}
Eğer toplantıda dizüstü bilgisayar kullandıysan zaten bunu yapmış oldun. Notlarını kaydet ve tutanak için yeni bir belge başlat, böylece notlarını ve tutanakları yan yana karşılaştırabilirsin.
3
Notlarını düzgün paragraflar hâline getir. Her yeni önerge, karar veya gündem konusu kendi paragrafında olmalıdır. Onları biçimlendirirken şunları kontrol et:
- Doğru yazım ve dil bilgisi kullan. Gerekirse bir yazım denetleyici kullan.
- Başından sonuna kadar aynı zamanı kullan. Geçmiş veya şimdiki zamanı kullan, ancak asla aynı belge içinde aralarında geçiş yapma.
- Mümkün olduğunca tarafsız ol. Kendi fikrin tutanaktan asla anlaşılmamalıdır. Herkesin kullanması için nesnel bir kayıt oluşturmaya çalışıyorsun.
- Basit ve kesin bir dil kullan. Belirsiz ifadeler kesin ifadelerle değiştirilmelidir. Süslü tanımlamalar tamamen çıkarılmalıdır.
- Sadece yapılanları dâhil et, tartışmaları değil. Tartışmaları kayda alman söylenmediği takdirde söylenenlere değil yapılanlara odaklanmalısın.
- Referans kolaylığı olması açısından sayfalara numara ver.
Yoklama kâğıdındaki iletişim bilgilerini kullanarak her üyeye bir kopya gönder. Eğer iletişim bilgileri yoksa toplantı başkanı onlara ulaşabilecektir.
5
Toplantı tutanaklarını onaylat. Tutanağı sonraki toplantıda sesli bir şekilde okuman ve onları onaya sunman istenebilir. Eğer önerge geçerse tutanakları kabul edilmiş olarak işaretle.^{[8]XKaynağı araştır}
- Tutanaklar kabul edilmeden önce düzeltilmişse belgedeki değişiklikleri yap ve en sonunda tutanakların düzeltildiğini belirt. Nelerin düzeltildiğini belirtme.
- Kabul edildikten sonra tutanağın düzeltilmesi için bir teklif yapılırsa, ilgili tutanağa o teklifin tam ifadesini ve teklifin geçip geçmediğini de ekle.
Reklam

Kısım 4

Kısım 4 / 4:

Tutanak Şablonlarını Kullanmak

Makaleyi İndir

Önceden hazırlanmış bu şablonlar sana tutanağını düzenlerken zaman kazandırır ve hataların önüne geçmene yardımcı olur.
2
Her bir siteye bir süre göz at. Arama özelliklerini kullan ve senin için en uygun olanı bulmak için seçenekler arasında gezin.
- Belirli bir şablona ihtiyacın varsa - genel veya standart gibi - özel ihtiyaçların için sitelere göz at ve “indir” veya “şablonu kullan” düğmelerine tıklayarak indir. Dosyanın kaybolmaması için onu bulunması kolay bir yere kaydettiğinden emin ol.
Dosyayı indirdikten sonra onu bir klasöre çıkart ve Microsoft Word veya Excel’de aç. En iyi kalite ve kullanım kolaylığı için Microsoft Word’in en son sürümünü kullan. Yazılımı güncel tutmak işleri daha kolay hâle getirecek ve yeni özelliklerden yararlanmanı sağlayacaktır.
Diğer örnek logoyu sil, fakat önce şablonu aldığın sitedeki kullanım şartlarını mutlaka oku. Durduk yere yasal sorunlarla uğraşmaya gerek yok, değil mi?
Başlık alanında “Toplantı/Grup” kelimelerini vurgula ve kendi toplantı tutanağının başlığını yaz.
Eğer tutanak şablonunun daha hoş ve profesyonel gözükmesini istiyorsan renkleri değiştirmeyi ya da önceden yapılan bir temayı seçmeyi düşünebilirsin. Çok basit: “Sayfa düzeni” sekmesini bul ve “Renkler ve Temalar” kısmına geç. Orada, şablonunun görünümünü düzenleyebilirsin. Hatta temayı şirket logosunun renkleriyle uyumlu hâle getirebilirsin.
Şablonda birkaç tane alan adı bulunmalıdır. Belki daha fazlasına, belki daha azına ihtiyacın vardır ya da belki sadece yazılış şekilleri hoşuna gitmemiştir. Toplantının ihtiyaçlarına göre bunları düzenle.
Eğer Microsoft Office'i kullanmaya devam edersen işlerini hızlı ve kolay bir şekilde halledecek ve toplantıyı eskisinden daha organize ve doğru bir şekilde takip edebileceksin. Alternatif olarak, şablonun çıktısını alarak notlarını elle yazabilirsin, ancak alan yüksekliklerini ihtiyaç duyacağın kadar bilgiyi sığdırabileceğin yüksekliğe ayarladığından emin ol.
Tebrikler! Toplantı tutanağı şablonun tamamlandı. Sana yol gösterecek ve düşüncelerini organize edecek bir şablona sahip olduğuna göre toplantı sırasındaki üretkenliğin ve kesinliğin katlanarak artmalıdır. Herhangi bir projede olduğu gibi, eksik veya belirsiz bir şey olup olmadığını görmek için şablonunun detaylarını gözden geçir. Her şeyin düzenli olduğundan emin olduktan sonra şablonun kullanım için kesinlik kazanacak ve sen de sonraki toplantılarına hazır olacaksın.
Reklam

İpuçları

Tutanağı toplantı bittikten hemen sonra yaz. Olaylar zihninde hâlâ taze iken bunu yapmak en iyisidir. Ayrıca katılımcıların, eylem kalemleri listesinin bir kopyasını toplantıdan sonra en kısa sürede almaları önemlidir.
Toplantı başkanına mümkün olduğunca yakın otur. Bu, her şeyi duymanı ve sesini yükseltmek zorunda kalmadan açıklama istemeni sağlayacaktır.
Tutanakları güvenli bir yerde dosyala.
İnsanlardan önergelerini yazmalarını istersen onları anında kaydetmene gerek kalmaz.
Herhangi bir zamanda araya girmekten ve açıklama talep etmekten çekinme.
Tutanaklar çok önemlidir. Yıllar boyunca saklanır ve referans olarak kullanılabilirler. Örneğin; yasal bir mesele olduğunda birinin itibarı buna bağlı olabilir.
Tutanak kılavuzlarının özellikle sekreter olmakla ilgili bölümlerini oku.
Olayları olduğu gibi yaz. Aynı konu iki kez gündeme getirilirse, bunları gruplandırma.

Reklam

Uyarılar

Tutanakta çok fazla ayrıntıya yer verme. Tartışmaları kayıt altında alman istense bile, bunları kısa ve öz tut. Sadece önemli meseleleri kayıt altına almak hususunda kendini kısıtla, yoksa bunalır ve tutanağı gereksiz ayrıntılarla doldurmuş olursun.
Tutanağı tutan kişinin kişisel yorum ve düşünceleri tutanak kaydında yer almamalıdır.
Toplantının bir kısmı avukat-müvekkil gizliliğine girerse o kısmı kaydetme. Bunun yerine, "danışman, görüşmenin avukat-müvekkil gizliliğine girdiğini belirtti. Tartışma kayıt altına alınmadı." şeklinde not düş.
Bir avukatla müvekkili arasındaki gibi gizli bir görüşmeyi kaydetmen istenirse ayrı bir tutanak tut ve bunları genel toplantı tutanağından ayrı olarak dosyala. Bunları gizli olarak işaretle ve bunlara kimin erişimi olduğunu açıkça belirt.

Reklam