如何做会议纪要

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在本文中：

提前准备

会议中做笔记

会议后转录

使用模版

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参考

恭喜你刚上任秘书！不过，你知道如何做会议纪要以及如何准备、呈现吗？不管是否需要遵循会议纪要的圣经——《罗伯特议事规则》，或是没那么正式，你都要按照一定的步骤。

步骤

方法 1

方法 1 的 4:

提前准备

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1. 
   1
   了解公司的会议政策。如果对会议记录的正式性要求较高，就得问清楚是否按照《罗伯特议事规则》或是别的标准。如果没那么正式，则需问清楚公司希望会议记录里涵盖那几块内容、会议记录将作何用。

   • 作为记录者，不必熟读全本《罗伯特议事规则》，不过买一本（或借一本）用来参照还是很有帮助的。
   • 明确你的角色。有些会议秘书不参加会议讨论，而有些既要做笔记还要参加讨论。无论怎样，会议秘书的中心工作还是做笔记，不承担会议主持或协调员等角色。
2. 
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   提前准备一个模版。所有会议纪要的格式大致相同。模版能为你提供便捷的参照。 至少包括以下内容：

   • 会议类型。周会还是年会？小型会议还是特殊会议？
   • 日期、时间、地点。留一块地方写会议起始和结束的时间。
   • 会议主席、各领导及其秘书或代理人的姓名。
   • 参会人员和缺席致歉。注意是否达到法定投票人数。
   • 你的签名处。作为记录者，你需要签名。在会议纪要通过公司审核后可能还需签名。
   • 可以附上会议日程。如果会议主席或协调员没让你写会议日程，那么应该有专人写。参照会议日程对整理笔记有帮助。
3. 
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   带上电脑或笔记本。习惯用哪个就带哪个。如果你经常写会议纪要，就专门用一个本子，或者在电脑上建个独立文件夹。

   • 若上一次会议的纪要还没有提交审核，就把上一次的也带着。
   • 可以用录音设备辅助，方便会后转录，但录音不能代替现场笔记。录音前先征求参会人员的同意，之后转录时也不要一字一句照搬。
   • 学习缩记法可以加快笔记速度，但是不用记录会议中的每句话。这是应该避免的。
   • 如果公司要求你公开记录，则使用投影仪或演示板。写字不能模糊，确保会后能把笔记带走，用于转录。
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方法 2

方法 2 的 4:

会议中做笔记

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1. 
   1
   发放参会人员签名单。等到所有人到齐后，发一张纸，让大家签上自己的名字和联系方式。会后可以誊写到模版里，或者直接把这张纸作为附件也可以。这种方法一般用于大型会议。

   • 如果参会人员中有很多你不认识，你可以看看座位安排表，并在他们自我介绍时记录他们的名字。名单放在身边，以便会议记录时随时参照。
2. 
   2
   尽量填满模版。在等待开会时，填好公司名、日期、地点、会议类型（如董事会、特别委员会等）。会议一开始，记下开始时间。

   • 如果没有模版，就把这些信息写在笔记最上方。
   • 若会议在特殊时期召开、有特殊目标，提前通知参会人员。转录笔记后，也要把会议特殊目标作为附件。
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   记录第一次提议的结果。大多数会议都会以一个提议开始，我们以此举例。确保记下提议的所有相关信息：

   • 一般以这样的句子开头：“我提议采用此项计划。”
   • 提议人的姓名。
   • 投票结果。提议通过或提议未通过。
   • 如果提议很长，你可以要求他们以书面形式提交，以免不能准确记录。如果经常遇到这种问题，你应该向公司建议制定一个规章：一定字数以上的提议需要以书面形式提交。
   • 若你起草了本次会议日程，那么你既是记录者也是提议者。这没什么不可，只要你在记录自己的话语和行动时也保持客观。
4. 
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   记录其他提议。仔细聆听所有讨论，但是不需要记录讨论内容，除非有特殊规定。只记录和提议相关的内容。

   • 每个提议都要严格按照原本的措辞，还要记录提及人和投票结果。
   • 有些提议在投票前需要附议。如果有人说“我附议该项提议”，你就要记下附议人和附议内容。
   • 假如你不知道提议人的名字，或需要他重复提议，可以礼貌地询问。打断一下没关系，重要的是保证信息的准确性。
   • 如果提议的措辞有改动，只需直接在记录上相应改动。除非改动违背了之前的意思，而且引起激烈讨论，否则不需要记录“有过改动”。
5. 
   5
   听参会人员的报告，并获取报告副本。当有人对照某文件念了一则报告或新闻，你要记下报告人和报告内容。如果其中包含提议，用常规记录提议的方式来记录。

   • 最实际的做法就是会后向报告人要一份报告副本。在会议过程中记一笔，提醒自己会后去要相关材料。转录会议纪要后，把报告作为附件。
   • 如果报告人没提供副本，要弄清楚怎样能够得到。会后需要获取。
   • 如果只是口头报告，而不是对照文件读，那么只需对报告内容进行简要客观的概括。不需要记录细节和报告人的具体措辞。
6. 
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   记录分配的任务。包括提交的上次会议任务和本次会议布置的新任务。有人被指定写一份信件？记下他的名字和任务要求。

   • 和会议的正式性相关，很多任务被包括在提议内。若是非正式会议，可能某些决定表述得不够不清晰，所以你需要仔细听。
   • 如果会上还说明了决定的理由，你也需要概括性地记录。
7. 
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   记录会议主席的指示。当某个异议正式进入讨论程序，就要记录该异议及其理由，还有会议主席的指示。

   • 建议参照《罗伯特议事规则》和公司章程。
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   8
   只有在特别要求时，才需概括性地记录会议中的讨论。严格地来说，会议纪要是记录正式提议和决定的，而不是具体讨论内容。不过，如果公司有特殊规定，那就记录讨论。

   • 客观地记录讨论。记实质性的要点而不是观点，删去形容词、副词等修辞。以客观、精简为目标。
   • 不记录讨论中的说话人。这点在记录激烈的争论时尤其重要，提到名字可能会冒犯对方。
9. 
   9
   收尾。记录会议结束的时间。记得向报告人要报告副本，或让他们用邮件发送给你。

   • 快速浏览纪要，检查是否有遗漏或不清楚的地方。如果有问题，在参会人员离开前及时问清楚。
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方法 3

方法 3 的 4:

会议后转录

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1. 
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   尽早转录。最好会后马上转录，此时记忆最清晰。
2. 
   2
   用电脑把笔记打成电子版。如果会议中是用电脑记的，那就跳过这步。然后新建一个文档转录笔记，把笔记文档打开在一边做参照。
3. 
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   把笔记整理成明确的段落。每个提议、决定、要求独立成段。检查以下几点：

   • 拼写和语法正确。可以使用拼写检查软件。
   • 客观性。不能含有你自己的个人意见。会议纪要必须保证客观性。
   • 用词明了、准确。用精准的词替换模糊的词。删去修饰性的描述。
   • 只记录行动，不记录讨论。除非有特殊要求。
   • 标页码。
4. 
   4
   把会议纪要的初稿发放给相关人员。按照一开始让参会人员填写的联系方式，发放到他们的邮箱。会议主持人那边应该也有联系方式。
5. 
   5
   审定，获得批准。你可能需要在下次会议上朗读这次的会议纪要，接受审定。如果纪要中的提议都通过，则纪要获得批准。

   • 如果在批准前经过修改，要在文件中注明有修改。但不用注明具体修改内容。
   • 如果获得批准后再有人提议修改，要一字不差地记录提议内容和提议是否通过。
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方法 4

方法 4 的 4:

使用模版

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1. 
   1
   访问会议文件模版网站。使用模版会更有条理，也能避免格式错误。
2. 
   2
   浏览比较。用网站上的搜索功能，找一个最适合你用的模版。

   • 按照具体要求检索模版（通用或标准），找到适合的模版，然后点击“下载”或“使用”。保存下来，确保下次能找到。
     
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   3
   打开模版。下载后解压，用Microsoft Word或Exel打开。为了方便使用、达到最佳效果，建议使用最新版Microsoft Word。保持更新就能享受更多新功能，操作更方便。
4. 
   4
   在页眉处添加公司标识和版权信息。删去范例中的标识，不过记得阅读模版使用条例，避免不必要的法律纠纷。
5. 
   5
   换标题。删去范例文字，写上实际的会议纪要标题。
6. 
   6
   换模版主题（可选）。你可以更换模版的颜色或别的主题，使之更专业。很简单：找到“页面布局”，点击“颜色和主题”，你可以自己设置。比如选用和公司标志相配的颜色。
7. 
   7
   调整模版结构。有些板块多余或缺失，或者你不喜欢它的样式。根据自己的需要来调整。
8. 
   8
   保存，以备会议上使用。用Microsoft来做会议笔记，方便快捷且更有条理。不过你也可以把模版打印出来，手写笔记。注意调整好行高，确保空白足够填写信息。
9. 
   9
   检查模版。恭喜你做好了模版。有了模版作参考，一定能提高效率和准确度。别忘了快速浏览一遍，看看有没有缺失的或模糊的地方。检查完，确保没有问题，那么你已经充分准备好啦！
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小提示

• 会后立即转录笔记，因为此时记忆最清晰。争取尽早传递到相关人员手中。
• 会议中靠近主持人坐，方便询问没听清楚的信息。
• 把会议纪要储存在安全的地方。
• 让提议人提交书面提议，以免记录不准确。
• 有疑问时要问清楚，别怕打断会议。
• 会议纪要很重要。它们会被保存、参照很多年。尤其是关于法律问题的会议纪要，还影响到相关人员的声誉。
• 阅读部分《罗伯特议事规则》，尤其关于秘书的职责那一节。
• 按照时间顺序记录。如果某话题被提起两次，不要合并到一起。

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警告

• 不要记录太多细节。即使被要求记录讨论，也要尽量精简。只记重点，避免不必要的细节。
• 保持客观，不能参杂个人推断。
• 不记录受到“律师客户保密协议”保护的内容，只需注明“该部分讨论系律师客户保密协议，故不记录。”
• 如果被指定要求记录保密性讨论（如律师和客户间），应该把这部分记录独立开来，并表明保密性和哪些人有权阅读。

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