회의록 작성하는 법

만약 소속된 기관의 비서로 뽑혔다면 정말 축하할 일이다! 하지만 어떻게 회의를 기록하고 준비하며 작성하는 지 알고 있는가? 사실 생각보다 회의록은 많이 어렵지 않고 지나치게 형식적이지 않아도 된다. 다음을 읽어보자. ^{[1]X출처 검색하기}

방법 1

방법 1 의 4:

사전에 준비하기

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조직의 미팅 규칙을 이해한다. 만약 비서가 회의록을 작성해야 한다고 하면 그 기관이 특별히 따르는 회의록 가이드 라인이 있는가부터 물어보자. 비교적 덜 형식적인 자리라고 한다면 무엇을 중심으로 회의록을 작성해야 하는 지를 꼭 이해하고 있어야 한다.
- 회의의 기록자로서 아주 형식적인 규칙이나 방법을 다 일일이 다 꿰뚫고 있을 필요는 없지만 사장님 혹은 담당자의 기록을 빌려 복사하는 것도 좋은 방법이다.
- 본인의 역할을 정확하게 알고 있어야 한다. 어떤 회의 기록자는 미팅에 참석하지 않는가 하면 다른 경우에는 참여하기도 하기 때문이다. 어떤 경우든지 기록자는 사장이나 그 회의의 주관자와 같은 주요 인물이 아니라는 것도 이해한다. ^{[2]X출처 검색하기}
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템플릿을 준비한다. 미팅은 내용과 흐름 등이 비슷하여 템플릿을 이용하면 기록이 더 용이해진다. 다음과 같은 정보를 기록할 만큼의 칸을 만들어 보면 도움이 될 것이다.
- 조직의 이름/명칭
- 미팅의 종류/타입: 정기 미팅, 분기 별 미팅, 위원회의 미팅 등을 구별한다.
- 날짜, 시간, 그리고 장소: 시작하고 끝나는 시간도 기입하면 좋다.
- 사장님 혹은 주관자의 이름과 기록자의 이름
- 참석자와 불참석자의 명단: 정족수가 충분한지 파악한다.
- 서명란: 기록자로서 당신의 서명란에 서명하는 일은 필수이며 회의록이 승인되려면 추가로 더 많은 서명이 필요할 때도 있다.
- 비망록: 옵션 사항이지만 만약 비망록의 초안을 요청할 수 있으므로 참고할 비망록을 하나 만들어 두는 것이 좋다.
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노트나 노트북을 이용한다. 기록하기 가장 편한 것을 쓰는 것이 중요하다. 만약 손 글씨가 더 편하다면 노트를 쓰고 타이핑이 더 편하다면 컴퓨터를 쓰면 된다.
- 만약 지난 회의록의 승인이 완료되지 않았다면 본인이 기록한 것을 함께 제출한다.
- 차후 기록에 미팅을 녹음하는 것이 도움이 되겠지만 그것 만으로 기록을 대체할 수 없다. 만약 회의를 녹음한다면 참석자 모두에게 양해를 먼저 구해야 하고 말을 그대로 옮긴 엉성한 기록을 하지 않도록 한다.
- 속기를 하는 법을 배우면 회의록 작성이 수월해질 수 있지만 모든 것을 다 받아 적으려는 것은 피한다.
- 공식적으로 미팅 중 내용을 노트 해야 하는 상황이라면 프레젠테이션이나 프로젝터를 이용하자. 미팅이 끝난 후 다시 되묻거나 질문하지 않아도 기록을 할 수 있어 편리하다. ^{[3]X출처 검색하기}
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방법 2

방법 2 의 4:

회의 기록하기

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출석 명단을 이용한다. 참석자들이 다 왔을 때 이름과 연락처 등을 기입할 공간을 만들어 인쇄한 종이를 나눠 주며 참석자의 명단을 만드는 것도 좋은 아이디어이다. 나중에 참석자 명단을 편집할 수 있고 서명을 받아 회의록을 마무리 하기도 편하다.
- 참석자 대부분을 잘 모르는 상황이라면 자리 배정을 문서화해 참석자들에게 스스로에 대한 소개를 해달라는 요청을 하면 된다. 자리 배정표는 손에 들고 있으면 회의 기록 중 유용하게 쓰일 때가 있다. ^{[4]X출처 검색하기}
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템플릿의 빈칸을 가능한 많이 채운다. 미팅이 시작하길 기다리는 시간에 기본적인 사항에 대한 기록을 먼저 해둔다. 그리고 본격적인 미팅이 시작하면 그 내용에 집중해 기록하면 된다.
- 템플릿이 없다면 회의 내용 위에 기본적인 사항들을 먼저 적어두고 시작하면 된다.
- 특별한 목적을 위해 만들어진 자리라면 참석자들에게 보내는 통지서를 버리지 않고 보관했다가 회의록에 첨부하는 것이 좋다.
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첫 번째 발의를 잘 본다. 보통 형식적인 미팅은 안건을 발의하고 제의하는 것으로 시작하는데 이 단계는 남은 회의록을 어떻게 작성할 지의 예가 된다. 다른 발의로 시작한다면 관련 있는 정보는 모두 기록하도록 하자.
- 보통 발의의 시작은 "~을 제안합니다."로 시작한다.
- 발의자의 성명
- 투표의 결과: 만약 투표가 성공적으로 동의에 이르면 동의를 가결함 이라고 기록하고 그렇지 않을 경우 동의를 부결함 이라고 작성한다.
- 기록이 쉽지 않을 정도로 긴 길이의 의제가 등장하는 것이 반복된다면 의제에 숫자를 붙이는 것이 도움이 된다.
- 의제의 초안을 작성하는 경우 본인은 '발의자'이면서 동시에 회의록 '기록자'의 역할을 하고 있는 것이다. 객관적인 시각을 잃지 않는다면 문제되지 않으므로 문제가 되지 않는다.
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미팅 내내 다른 의제들도 기록한다. 모든 회의를 정중히 듣고 있다가 새로운 의제가 나오면 관련 있는 모든 정보와 함께 기록한다.
- 기억할 점은 의제, 발의자, 투표의 결과 등의 어법이 정확해야 한다.
- 가끔 재청자를 필요로 하는 의제가 있을 수 있는데 이 때는 "~을 재청합니다."라며 언급을 한다. 그 재청자의 이름 역시 기록한다.
- 발의자의 이름이나 의제를 명확히 알지 못할 때에는 정중히 회의를 끊어 기록을 위한 질문을 해도 된다. 회의록은 아주 중요한 문제이기 때문에 필요하다면 회의 중간 기록자가 질문을 하는 것이 용납된다.
- 의제가 개정되었다면 단어와 어법 역시 수정해 기록한다. 그 개정이 많은 문제를 야기하거나 분쟁이 될 만한 것이 아니라면 개정안을 다시 기록할 필요가 없다. ^{[5]X출처 검색하기}
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보고를 듣고 가능하면 복사본을 구한다. 보고서나 중요한 특보 등이 구술로 전달되는 상황에서는 그것을 읽고 발표한 사람의 이름을 기록하고 만약 추가된 의제가 있을 경우 이전처럼 추가 기록을 한다.
- 미팅 후 복사본을 요청하면 일이 수월하다. 회의 주관자나 사장님 등 복사를 할 수 있을지 요청을 해보자. 만약 된다면 그 복사본을 회의록에 첨부하면 된다.
- 만약 복사가 용이하지 않은 상황에서는 원래의 문서가 보관된 곳이나 저장된 파일을 기록한다. 나중에 원본을 요청 받을 수 있기 때문이다.
- 구두로 발표를 하는 상황에서는 간략히 그 내용을 요약하여 기록한다. 너무 자세한 내용을 다 쓸 필요는 없고 인용 등을 사용하지 않아도 된다.
6
승인된 결의안을 기록한다. 이는 회의 가장 마지막에 오는 것으로 새로운 결의 등을 기록하는 것이다. 누군가 새로운 결의를 승인 받았다면 그 사람의 이름과 결의안(지시 사항 등)을 기록하면 된다.
- 결정이 내려진 후 간략한 이유나 근거 등을 기록하는 것이 좋다.
반대 의견이 진행 될 때에는 그 반대의 근거와 이유 그리고 총 결정 등을 기록하면 된다.
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필요하다면 회의의 요약을 한다. 공식적으로는 회의록이란 무엇이 진행되었는가 에 대한 정보이며 무엇이 언급되었는 가가 아니라는 것을 이해한다. ^{[6]X출처 검색하기} 하지만 특정한 요구 사항이 있을 때에는 기록한다.
- 회의록은 가능한 객관적으로 작성한다. 사실에 의거하여 본인의 시각이나 의견을 담지 않고 형용사나 부사의 사용을 최대한 자제한다. 건조하고 딱딱한 문어체가 어울린다.^{[7]X출처 검색하기}
- 회의 요약에서 참석자들의 이름을 사용하지 않는다. 특히 분쟁이 있을 만한 부분의 요약에서는 특히 더 그렇다.
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마무리 한다. 회의의 휴정 시간을 기록하고 보고서의 복사본을 만들어 놓거나 복사본을 요청할 사람의 이름을 꼭 기억해두자.
- 본인의 기록을 점검해 놓친 부분이 있는지 확인하고 수정할 것이 있으면 수정한다. 질문이 있다면 참석자들이 자리를 뜨기 전에 하자.
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방법 3

방법 3 의 4:

회의록 옮기기

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끝난 후 회의 내용이 머리 속에 남아 있을 때 바로 하는 것이 가장 좋다. ^{[8]X출처 검색하기}
이미 회의록을 컴퓨터로 작성했다면 그 문서를 저장하고 새로운 문서를 작성해 초안과 비교를 해본다.
3
정돈된 문서로 편집한다. 새로운 의제, 결정 그리고 명령 등에 맞춰 절을 나누고 다음과 같은 사항들을 체크한다.
- 철자와 문법 확인하기
- 어조와 시제를 맞추기
- 객관성을 잃지 않기: 본인의 의견이나 생각을 포함하지 않도록 한다.
- 간략하고 정확한 언어로 작성하기: 모호한 단어나 꾸밈이 심한 표현은 자제한다.
- 결과에 집중하기: 회의 속 대화 내용보다 그 결과에 초점을 두고 작성한다.
- 페이지 수를 맞추기
회의 시작 전 받은 개인 정보로 (이메일 등) 회의 내용을 알고 있는 사람에게 본인의 회의록을 보내 확인하는 것도 좋다.
5
회의록의 승인을 받는다. 다음 미팅을 시작하기 전 구두로 앞선 미팅의 회의록을 읽어야 할 수도 있으니 다 끝낸 회의록은 승인을 받도록 한다. 만약 의제가 통과하면 그것 역시 기록해 두어야 한다. ^{[9]X출처 검색하기}
- 수정되거나 기록이 변경된 부분이 있다면 문서에 표시를 하고 문서 마지막에 수정되었다고 알린다.
- 기록 완료 후 다른 의제가 추가 보완된다면 그것의 통과 여부를 떠나 관련된 기록을 해야 한다.
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방법 4

방법 4 의 4:

템플릿 이용하기

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이러한 사이트들은 본인의 회의록을 다듬는데 도움이 되고 실수를 하지 않도록 해준다.
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시간을 충분히 갖고 사이트를 살펴본다. 많은 정보와 다양한 템플릿들을 잘 살펴보고 본인에게 잘 맞는 것을 선택한다.
- 특정한 템플릿이 필요한 상황이라면 그 템플릿의 이름을 검색하여 다운 받으면 된다.
압축을 풀고 워드 파일이나 엑셀 등으로 템플릿을 열어 확인한다. 이 때 가장 최신 버전의 프로그램을 쓰는 것이 좋다.
샘플 로고는 지우고 저작권 관련 사항을 잘 읽은 후 문제가 되지 않는 경우 본인의 회사 로고를 넣어 사용하면 된다.
미팅 명 등을 제목에 표기한다.
옵션 사항이지만 좀 더 전문적인 문서로 보이기 위해 색을 바꿔 강조를 하거나 폰트의 변화를 주는 등 문서의 테마를 변경할 수 있다. 회사 로고 디자인과 어울리는 색상이나 글자 체를 쓰면 좋다.
템플릿이 갖고 있는 섹션에 이름을 붙이고 필요하면 더 만들거나 지우면서 섹션을 조정한다.
완성된 템플릿을 저장한 후 회의록 작성을 위해 회사에 가져간다. 오피스 프로그램을 이용하면 어떤 컴퓨터에서든 거의 모든 템플릿의 열람이 가능하지만 안될 경우에는 인쇄한 종이를 가져가 손글씨로 회의록을 작성할 수도 있다.
회의록 템플릿이 완성되었기 때문에 회의록 작성의 편의와 전문성이 더 나아졌을 것이다. 하지만 템플릿을 다시 보며 추가될 부분은 없는지 다시 확인한 후 아무런 문제가 없다면 검수를 완료한다.
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팁

사장님과 최대한 가까이 착석하는 것이 좋다. 모든 내용을 더 잘 들을 수 있고 다시 질문을 하며 내용을 놓칠 걱정을 하지 않아도 된다.
각자의 안건이나 의제를 기록해 회의에 참석해 줄 것을 미리 요청하면 기록이 좀 더 수월해진다.
회의록을 잃어버리는 일은 없도록 하자.
한번 회의록이 만들어지면 앞으로 계속 보관이 되어지는 중요한 문서가 되니 기록에 신중 하도록 한다.
회의 중 내용은 흐름대로 작성한다. 만약 같은 내용에 대해 2번 이상 언급 될 때 기록자의 임의로 한데 묶지 않는다.

주의사항

지나친 자세한 사항을 모두 기입하지 않는다. 가능한 요점만 명확히 서술하면 된다.
개인적인 시각이나 감정 등이 기록에 드러나지 않아야 한다.
회의 중 객관적인 결과가 아닌, 예를 들면 변호사와 의뢰인 간의 대화 같은 것은 그 내용까지 세세하게 기술하지 않고 간략히 "변호인과 의뢰인 간의 조언(내용은 기록하지 않음)" 등으로 기록하면 된다.
만약 위의 상황과 같은 디테일도 모두 기록할 것을 요청한다면 따로 섹션을 더 넣어서 전체 미팅의 흐름과는 별도로 기입하는 것이 가장 좋다.