Notulen maken

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Voorbereiden

Aantekeningen maken

Notulen uitwerken

Sjablonen voor notulen gebruiken

Overige secties weergeven...

Secties verbergen...

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Gefeliciteerd, je bent zojuist gekozen of benoemd tot secretaris van het bestuur! Weet je hoe het notuleren tijdens een vergadering in zijn werk gaat en hoe je de gemaakte notulen moet uitwerken en presenteren? Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe je de notulen maakt van zowel informele vergaderingen, als van meer officiële bijeenkomsten, waarvoor je mogelijk ook het in de Verenigde Staten veel gebruikte handboek voor vergaderingen en conferenties Robert's Rules of Order (letterlijk: De regels van Robert) wilt raadplegen.

Stappen

Deel 1

Deel 1 van 4:

Voorbereiden

Pdf downloaden

1. 
   1
   Zorg dat je bekend bent met de vergaderregels van de organisatie. Als het de bedoeling is dat de secretaris officiële notulen maakt, vraag dan of je hiervoor De regels van Robert of een andere handleiding moet volgen. Als de regels minder officieel zijn, vraag dan wat er precies in de notulen moet worden opgenomen en op welke manier ze zullen worden gebruikt.

   • Als notulist hoef je heus niet alle Regels van Robert uit je hoofd te kennen. Toch kan het een goed idee zijn om het boek aan te schaffen (of het te leen te vragen aan de voorzitter), omdat er veel nuttige en specifieke informatie in staat.
   • Zorg ervoor dat je goed weet wat jouw rol is. Het kan zijn dat de secretaris of notulist niet aan de vergadering deelneemt, maar het kan ook zijn dat hij of zij wél deelneemt aan de discussie en tegelijkertijd notuleert. De rol van de secretaris is hoe dan ook altijd meer bescheiden en hij of zij is minder prominent aanwezig dan de voorzitter van de organisatie of de persoon die de vergadering leidt.
2. 
   2
   Stel vooraf een model op. Vergaderingsnotulen bevatten vaak grotendeels dezelfde informatie. Creëer daarom een model met een standaardformaat waarin je steeds terugkerende onderdelen alvast opneemt. Reserveer in ieder geval ruimte voor de volgende informatie:

   • Naam van de organisatie.
   • Soort vergadering. Gaat het om een vaste wekelijkse of jaarlijkse vergadering, de vergadering van een kleinere commissie, of is de vergadering bijeengeroepen om een speciale reden?
   • Datum, tijd en plaats. Laat ruimte over voor de begin- en eindtijden (opening en sluiting).
   • De naam van de voorzitter of de persoon die de vergadering leidt en de naam van de secretaris (of hun vervangers).
   • Lijst van 'aanwezigen' en 'verontschuldigingen van afwezigen'. Dit is een chique naam voor de presentielijst. Noteer of het quorum (het minimum aantal mensen dat nodig is om over een voorstel te kunnen stemmen) aanwezig is.
   • Ruimte voor je handtekening. Als notulist moet je je werk altijd ondertekenen. Als de notulen moeten worden goedgekeurd, kan het zijn dat er nog een extra handtekening nodig is. Dit hangt af van het beleid van de organisatie.
   • Een agenda, als die er is. Als de voorzitter of de persoon die de vergadering leidt jou niet heeft gevraagd een agenda op te stellen, dan zou de agenda op verzoek beschikbaar moeten zijn. Een agenda is een goed hulpmiddel bij het schrijven van vergaderingsnotulen.
3. 
   3
   Zorg dat je een blocnote of laptop bij je hebt. Wat je ook meeneemt, zorg dat het iets is waar je comfortabel mee kunt werken. Als je vaker gaat notuleren, schaf daarvoor dan een speciaal blocnote aan of creëer er een map voor op je computer.

   • Als je de notulen van een eerdere vergadering hebt gemaakt en ze zijn nog niet ter goedkeuring voorgelegd, neem die notulen dan ook mee naar de vergadering.
   • Je kunt de vergadering eventueel opnemen met behulp van een voice recorder. Dit kan handig zijn bij het uitwerken van de notulen, maar je moet daarnaast altijd óók aantekeningen maken. Als je de vergadering opneemt, vraag dan of iedereen het daarmee eens is en zorg ervoor dat de notulen geen letterlijke transcriptie zijn van de opname.
   • Met behulp van snelschrift of steno kun je sneller aantekeningen maken, maar je hoeft bij het notuleren niet ieder woord op te schrijven. Het is zelfs beter om dat niet te doen.
   • Als het de bedoeling is dat iedereen je kan volgen terwijl je notuleert, kun je gebruik maken van een overheadprojector of presentatiestandaard. Zorg er wel voor dat je je aantekeningen na afloop van de vergadering netjes en zonder vlekken of kreukels mee kunt nemen om de notulen verder uit te werken.
   Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 4:

Aantekeningen maken

Pdf downloaden

1. 
   1
   Laat een presentielijst rondgaan. Laat zodra iedereen er is een vel papier rondgaan (of bij grote vergaderingen met erg veel mensen, meerdere vellen) met ruimte voor ieders naam en contactinformatie. Dit kun je na de vergadering gebruiken om het onderdeel 'aanwezigen' van je model in te vullen, maar je kunt de ingevulde lijst met namen ook rechtstreeks aan de notulen hechten.

   • Als er veel mensen zijn die je niet (goed) kent, kan het handig zijn een plattegrond van alle stoelen te tekenen en deze in te vullen door alle aanwezigen één voor één te vragen zich voor te stellen. Houd deze plattegrond bij de hand tijdens het notuleren, zodat je mensen bij hun naam kunt noemen, als dit tenminste gepast is (zie hieronder).
2. 
   2
   Vul zoveel mogelijk onderdelen van het model alvast in. Terwijl je wacht tot de vergadering begint, kun je de naam van de organisatie, de datum en plaats van de vergadering en het soort vergadering alvast noteren (bijvoorbeeld: wekelijkse bestuursvergadering, vergadering van een bijzondere commissie, enz.). Noteer op het moment dat de vergadering begint de openingstijd.

   • Als je geen model hebt, noteer deze informatie dan aan het begin van je aantekeningen.
   • Als de vergadering bijeen is geroepen met een speciale reden of op een speciaal tijdstip, bewaar dan het aan de leden verstuurde convocaat. Voeg het convocaat als bijlage toe bij de uitgewerkte notulen.
3. 
   3
   Noteer het resultaat van het eerste voorstel. Een officiële vergadering begint meestal met een voorstel (formeel: een motie) ter goedkeuring van de agenda, daarom gebruiken we dat hier als voorbeeld. Als de vergadering met een ander voorstel begint, noteer dan in ieder geval dezelfde, relevante informatie:

   • Officieel zegt iemand bij het doen van een voorstel (of het indienen van een motie) 'Ik stel voor' (in het Engels: 'I move'). Er wordt dan dus gezegd 'Ik stel voor de agenda goed te keuren.'
   • De naam van degene die de motie indient (oftewel degene die het voorstel doet).
   • De uitslag van de stemming. Als er vóór gestemd wordt, noteer dan 'voorstel aangenomen.' Wordt er tegen gestemd, noteer dan 'voorstel verworpen.'
   • Is een voorstel te lang om het woord voor woord te kunnen noteren, vraag dan of de motie schriftelijk kan worden ingediend. Als dit vaker voorkomt, kun je buiten de vergaderingen vragen of dit niet het officiële beleid kan worden voor het indienen van moties of het doen van voorstellen vanaf een bepaald aantal woorden.
   • Als jij de agenda hebt opgesteld, kan het ook zijn dat jij tegelijkertijd notulist bent én degene die deze motie indient. Dat is geen probleem. Zolang je onpartijdig blijft, kun je zonder probleem je eigen acties in de notulen opnemen.
4. 
   4
   Noteer de overige voorstellen tijdens de vergadering. Luister aandachtig naar alle discussies, maar (tenzij anders aangegeven!) schrijf ze niet op. Wanneer een nieuw voorstel wordt gedaan, noteer dan alleen de relevante informatie.

   • Vergeet niet bij ieder nieuw voorstel de exacte bewoording van de motie, de naam van degene die de motie indient en de uitslag van de stemming te noteren.
   • Bij sommige moties moet het voorstel, voordat erover gestemd kan worden, worden ondersteund door een secondant. Als iemand bijvoorbeeld zegt 'Ik secundeer de motie' of 'ik ondersteun het voorstel', noteer dan de naam van die persoon als secondant.
   • Als je graag wilt dat de motie herhaald wordt maar je weet niet hoe de persoon die de motie indient heet, onderbreek dan op een beleefde manier de vergadering om de betreffende persoon naar zijn of haar naam te vragen. Het exact noteren van de juiste informatie is belangrijk genoeg om een korte onderbreking te rechtvaardigen.
   • Wanneer een voorstel gewijzigd wordt, herschrijf dan simpelweg het voorstel in je aantekeningen. Tenzij niet iedereen het met de wijziging eens is en deze veel discussie teweegbrengt, is het niet nodig te noteren dat er een wijziging (officieel: amendement) is gemaakt.
5. 
   5
   Luister goed naar alle verslagen en rapporten en vraag om een kopie. Noteer steeds wanneer iemand een rapport, nieuwsbulletin of iets dergelijks hardop voorleest de naam van die persoon (of de naam van de subcommissie die de eerste versie heeft opgesteld). Als er een motie bijhoort, noteer deze dan op dezelfde manier als alle andere voorstellen.

   • Het is erg handig om te zorgen dat je aan het eind van de vergadering een kopie krijgt. Noteer dat je na afloop van de vergadering de voorlezer of degene die de vergadering leidt (de voorzitter van de organisatie of van de vergadering) om een kopie moet vragen. Nadat je de notulen hebt uitgeschreven, voeg je van ieder rapport of verslag een kopie toe als bijlage.
   • Als er geen kopieën beschikbaar zijn, noteer dan waar het originele stuk bewaard wordt of vraag hier indien nodig naar na afloop van de vergadering.
   • Wanneer een lid van de vergadering ergens mondeling verslag van uitbrengt, in plaats van de geschreven tekst voor te lezen, schrijf dan een korte, objectieve samenvatting van dat verslag. Vermijd specifieke details en citeer de spreker niet letterlijk.
6. 
   6
   Noteer alle ondernomen acties en toegewezen taken. Hieronder valt zowel dat wat er gezegd wordt met betrekking tot de uitvoering van de tijdens de vorige vergadering toegewezen taken als alle nieuw toegewezen taken en te ondernemen acties. Wordt er iemand aangewezen voor het schrijven van een brief? Noteer dan de naam van die persoon en de gegeven instructies.

   • Afhankelijk van hoe formeel de vergadering is, zullen veel van deze acties onder het punt 'moties' (of 'voorstellen') vallen. Houd tijdens een meer informele vergadering je oren ook goed open voor eventuele minder duidelijk geformuleerde besluiten.
   • Noem, als die gegeven wordt, in het kort de reden waarom een bepaald besluit is genomen.
7. 
   7
   Noteer alle punten van orde. Wanneer er bezwaar wordt gemaakt tegen een bepaalde procedure, noteer het bezwaar dan volledig, de reden ervan, en de volledige beslissing zoals die geformuleerd wordt door de voorzitter.

   • Vergeet niet eventuele verwijzingen naar Robert's Rules of Order, de statuten van de organisatie, of het bedrijfsprotocol in de notulen op te nemen.
8. 
   8
   Noteer samenvattingen van discussies alleen als daarom gevraagd wordt. Officieel dienen de notulen een verslag te zijn van dat wat gedaan is, en niet van wat er gezegd is. Volg hoe dan ook in de eerste plaats altijd zo zorgvuldig mogelijk de voorschriften van de organisatie op.

   • Wees bij het noteren van discussies zo objectief en onpartijdig mogelijk. Neem concrete punten op, en geen meningen, en gebruik zo min mogelijk bijwoorden of bijvoeglijke naamwoorden. Probeer zo droog, feitelijk en saai te schrijven als je maar kunt!
   • Noem geen namen in de samenvatting van de discussie. Dit is vooral belangrijk bij verhitte discussies waardoor bepaalde mensen zich beledigd zouden kunnen voelen.
9. 
   9
   Zorg voor een goede afronding aan het eind van de vergadering. Noteer hoe laat de vergadering werd gesloten. Vergeet niet de kopieën van eventuele verslagen mee te nemen of iemand te vragen ze je per e-mail te sturen.

   • Lees je notulen altijd even door om te kijken of er niks ontbreekt en of er nergens extra uitleg moet worden gegeven. Als je nog iets aan iemand moet vragen, doe dat dan voordat iedereen vertrokken is.
   Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 4:

Notulen uitwerken

Pdf downloaden

1. 
   1
   Begin hiermee zo snel mogelijk. Je kunt de officiële notulen het beste meteen na afloop van de vergadering uitschrijven, wanneer alles nog vers in je geheugen ligt.
2. 
   2
   Typ de vergaderingsnotulen uit op een computer. Als je tijdens de vergadering een laptop gebruikt hebt, heb je dat dus al gedaan. Sla je aantekeningen op en open voor de notulen een nieuw document zodat je aan het eind je aantekeningen en de notulen naast elkaar kunt leggen om ze te vergelijken.
3. 
   3
   Deel je aantekeningen in in duidelijke alinea's. Begin voor iedere motie, ieder besluit en ieder punt van orde een nieuwe alinea. Let bij het opmaken van de notulen op het volgende:

   • Vermijd spel- en grammaticafouten. Gebruik zonodig de spellingscontrole.
   • Schrijf de hele tekst in dezelfde werkwoordstijd. Gebruik óf de verleden óf de tegenwoordige tijd, maar gebruik ze niet door elkaar binnen één en hetzelfde document.
   • Notulen moeten zo objectief en onpartijdig mogelijk zijn. Jouw eigen mening mag nooit uit de notulen blijken. Het is de bedoeling dat jij een objectief en onpartijdig verslag schrijft dat door iedereen kan worden gebruikt.
   • Gebruik eenvoudige, precieze taal. Herschrijf alles wat vaag klinkt in een meer precieze bewoording en verwijder al te kleurrijke beschrijvingen of wollig taalgebruik.
   • Neem alleen de ondernomen acties op, en niet de discussies. Tenzij je de opdracht hebt gekregen alle discussies te noteren, moet je je alleen concentreren op dat wat gedaan is, en niet op alles wat er gezegd is.
   • Nummer de pagina's zodat er later makkelijk naar verwezen kan worden.
4. 
   4
   Stuur iedereen die op de vergadering aanwezig was een eerste concept van de notulen. Je kunt hiervoor de contactinformatie op de presentielijst gebruiken, of, als je die niet hebt, kun je aan de voorzitter van de vergadering vragen hoe iedereen te bereiken is.
5. 
   5
   Zorg dat de notulen worden goedgekeurd. Het kan zijn dat je gevraagd wordt de notulen hardop voor te lezen tijdens de volgende vergadering en ze voor goedkeuring voor te leggen. Als het voorstel wordt aangenomen, geef dan op de notulen aan dat ze zijn goedgekeurd.

   • Als de notulen gecorrigeerd worden voordat ze zijn goedgekeurd, wijzig dan het document en geef aan het eind aan dat de notulen gecorrigeerd zijn. Je hoeft geen beschrijvingen te geven van specifieke correcties.
   • Wanneer iemand ná goedkeuring van de notulen een motie indient ter correctie, neem dan de exacte bewoordingen van die motie op in de betreffende notulen en noteer of het voorstel wel of niet is aangenomen.
   Advertentie

Deel 4

Deel 4 van 4:

Sjablonen voor notulen gebruiken

Pdf downloaden

1. 
   1
   Bezoek een website voor sjablonen voor notulen. Met deze vooraf gemaakte sjablonen bespaar je tijd bij het instellen van je notulen en voorkom je fouten.
2. 
   2
   Neem de tijd om de sites door te bladeren. Gebruik de zoekfuncties en blader door de opties om er een te vinden die het beste bij je past.

   • Als je een specifiek soort sjabloon nodig hebt, bijvoorbeeld een bepaalde standaard, blader dan door de sites voor je specifieke behoeften en download er een door op de knoppen 'downloaden' of 'sjabloon gebruiken' te klikken. Zorg ervoor dat je het op een gemakkelijk te vinden plaats bewaart, zodat het niet kwijtraakt.
3. 
   3
   Open het bestand. Nu je het hebt gedownload, pak je het bestand uit en open je het in Microsoft Word of Excel. Gebruik de nieuwste versie van Microsoft Word voor de beste kwaliteit en gebruiksgemak. Door up-to-date te blijven wordt het werk eenvoudiger en kun je gebruik maken van nieuwe functies.
4. 
   4
   Voeg je bedrijfslogo en copyrightteken toe in de koptekst. Verwijder het andere voorbeeldlogo - maar zorg ervoor dat je eerst de gebruiksvoorwaarden leest van de site waar je de sjabloon vandaan hebt gehaald. Zo voorkom je onnodige juridische problemen.
5. 
   5
   Verander de titel. Markeer in het titelgebied de woorden 'Vergadering/Groep' en typ de titel voor je vergadernotulen.
6. 
   6
   Verander het thema (optioneel). Om je notulen-sjabloon er mooier en professioneler uit te laten zien, kun je overwegen de kleuren te veranderen of een al gemaakt thema te kiezen. Het is eenvoudig: zoek het tabblad 'Pagina-indeling' en volg dit naar het gedeelte 'Kleuren en thema's'. Daar kun je aanpassen hoe je sjabloon eruitziet. Je kunt het eventueel ook laten matchen met de kleuren van je bedrijfslogo.
7. 
   7
   Geef de sjabloonsecties een naam. De sjabloon moet meerdere veldnamen bevatten. Misschien heb je meer nodig, misschien minder, of misschien vind je de manier waarop ze worden geëtiketteerd niet goed. Pas ze aan de behoeften van je vergaderingen aan.
8. 
   8
   Sla het sjabloon op je laptop op, zodat je hem mee kunt nemen naar vergaderingen en notulen kunt maken. Als je Microsoft Office blijft gebruiken, gaat het snel en gemakkelijk, en zou je de vergadering op een nog meer georganiseerde en precieze manier dan voorheen moeten kunnen bijhouden. Je kunt je sjabloon ook afdrukken om je aantekeningen met de hand te schrijven, maar zorg ervoor dat je de veldhoogte behoudt om er zeker van te zijn dat je zoveel informatie kwijt kunt als je nodig hebt.
9. 
   9
   Proeflees je sjabloon. Gefeliciteerd! Je sjabloon voor vergaderingsnotulen is voltooid. Je productiviteit en nauwkeurigheid tijdens vergaderingen zouden exponentieel moeten stijgen nu je een sjabloon hebt om je te begeleiden en je gedachten te ordenen. Zoals bij elk project blader je door de gegevens van je sjabloon om te zien of er iets ontbreekt of onduidelijk is. Zodra je zeker weet dat alles in orde is, wordt je sjabloon klaar voor gebruik en ben je klaar voor je aanstaande vergaderingen.
   Advertentie

Tips

• Typ de notulen meteen na de vergadering uit. Dit gaat namelijk het beste wanneer alles nog vers in je geheugen ligt. Het is daarom ook belangrijk dat de aanwezigen zo snel mogelijk een kopie ontvangen waarin de toegewezen taken staan uitgeschreven.
• Ga zo dicht mogelijk in de buurt van de voorzitter van de vergadering zitten zodat je alles goed kunt verstaan en onopvallend om uitleg kunnen vragen.
• Vraag of mensen hun voorstellen op willen schrijven zodat jij dat niet ter plekke hoeft te doen.
• Bewaar de notulen op een veilige plaats.
• Je mag op ieder gewenst moment de vergadering onderbreken en om uitleg vragen.
• Notulen zijn heel belangrijk. Ze worden bewaard in een archief en soms járen later nog geraadpleegd. Zeker als het om een juridische zaak gaat, kan iemands reputatie ervanaf hangen.
• Lees bepaalde fragmenten uit Robert's Rules of Order, met name het gedeelte over hoe je een goede secretaris wordt.
• Noteer dingen in de volgorde waarin ze gebeuren. Als een bepaald onderwerp twee keer genoemd wordt, noteer het dan ook twee keer, en vat het niet onder één noemer samen.

Advertentie

Waarschuwing

• Maak de notulen niet te gedetailleerd. Ook als je wordt gevraagd de discussies weer te geven, doe dit dan zo kort en bondig mogelijk. Beperk je tot het weergeven van de belangrijkste punten, anders wordt het al snel veel te veel waardoor je de draad kwijtraakt en het gevaar bestaat dat je allerlei irrelevante details opneemt.
• De notulen mogen nooit de persoonlijke mening of gevoelens van de notulist weergeven!
• Wanneer voor een gedeelte van de bijeenkomst het beroepsgeheim tussen bijvoorbeeld een advocaat en zijn of haar cliënt geldt, moet je van dat gedeelte geen aantekeningen maken. Noteer in plaats daarvan dat 'het bestuur heeft laten weten dat het gesprek onder het beroepsgeheim tussen advocaat en cliënt viel. Van het gesprek zijn geen notulen gemaakt'.
• Wanneer je de notulen maakt van een vertrouwelijk gesprek zoals hierboven beschreven, maak hiervan dan aparte notulen en bewaar ze niet samen met de notulen van gewone vergaderingen. Geef duidelijk aan dat het om vertrouwelijke informatie gaat en zorg dat duidelijk is wie er toegang toe heeft.